新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效途徑研究

紀佩汝

摘 要：在信息技術快速發(fā)展的今天，計算機技術在各行各業(yè)得以發(fā)展與普及。事業(yè)單位檔案管理信息化建設，已經成為社會新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的重要目標。加強事業(yè)單位檔案信息化建設的推行，才能讓事業(yè)單位檔案管理工作跟上信息化發(fā)展的新形勢，進而高效完成檔案管理工作任務。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案;信息化;建設

加強相關事業(yè)單位檔案信息化建設，已經成為事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展的必然趨勢。計算機技術的普及，讓事業(yè)單位檔案管理工作也經歷著一場全新的洗禮。以計算機技術為手段，不斷提高事業(yè)單位檔案工作的準確性和安全性，才能達到信息資源合理利用的最終目的。分析事業(yè)單位檔案信息化建設的必要性和建設過程中的困難，加強創(chuàng)新，才能為事業(yè)單位檔案信息管理提供保障。

1 認清事業(yè)單位檔案管理信息化建設的必要性

傳統(tǒng)的檔案管理工作，已經不能滿足新時達的工作需求。重視事業(yè)單位檔案信息化建設，才能應對新時代下的發(fā)展要求。在日常工作中，需要通過現(xiàn)代化的檔案管理手段，促進檔案管理信息的共享，以此來加強協(xié)同辦公。全新的社會環(huán)境下，進行事業(yè)單位檔案管理方式革新，檔案服務質量也會隨之提高。

在檔案信息不斷增多的今天，檔案的管理和使用問題逐漸增多。檔案信息資源是源源不斷的，要促進檔案管理工作效率提高，就不能再將傳統(tǒng)的工作方式和檢索方式作為主體。在全新檔案媒介產生之后，現(xiàn)代化的管理方式得到了相關領導人員的重視。做好檔案管理信息化建設，一定要在思想上認清檔案管理信息化發(fā)展的必要性。營造良好的檔案管理工作創(chuàng)新氛圍，推進信息化建設進程的加快，在最早的時間為實際工作助力。

2 加強事業(yè)單位電子文檔系統(tǒng)的有效建立

建立電子文檔系統(tǒng)，是推進事業(yè)單位檔案信息化建設的重要途徑之一。電子文檔，是利用化學磁性材料為載體的資源形式，像電子文書、電子圖紙、電子報表等都屬于電子文檔材料。在檔案管理工作中，管理人員需要利用計算機，加強檔案資料的收集、篩選，并對其進行加工。根據未來的使用需求，使他它們成為能夠被快速提取的信息。

電子文檔的開發(fā)，能夠讓計算機的多項功能、優(yōu)勢得以發(fā)揮。大多數(shù)基層事業(yè)單位檔案，是在利用計算機時，沒有關注其數(shù)據統(tǒng)計和整理功能，只是利用計算機打字存儲，需要耗費許多的人力、物力，浪費時間，致使計算機設備功能開發(fā)不全。電子文檔系統(tǒng)的建立，能夠讓計算機的利用率得以提高，切實提升檔案管理的實際效率。除此之外，還能極大地縮短檔案信息編撰的時間，使檔案信息的時效性得以提高，讓數(shù)據庫得以快速更新。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案管理人員需要先選擇題材，選擇材料，再編輯出版。這樣的工作方式，讓檔案信息的整理時間過長，不利于檔案信息時效性的提升，也影響了檔案信息的利用價值。在建立電子文檔系統(tǒng)的過程中，檔案管理者可以利用計算機去讀取檔案，做好信息的加工。在第一時間，讓檔案信息投入到事業(yè)單位的實際工作中。在檔案信息數(shù)字化的過程中，事業(yè)單位系統(tǒng)內部的檔案信息可以得以共享，使各個單位的信息化建設得以接軌。

3 給予事業(yè)單位檔案管理信息化建設技術支持

首先，利用事業(yè)單位信息網，為檔案電子文件建立歸檔專遞網線。在信息化時代來臨的今天，從基層事業(yè)單位到往上的每一級單位，都在建立信息化的工作環(huán)境。許多信息的傳遞，都已經有網絡平臺承載。檔案管理的對象是事業(yè)單位日常工作中所產生的信息，這些信息能夠反映事業(yè)單位內部各職能部門的具體工作情況與工作內容。傳輸上網的文件信息，是歸檔的重中之重。為電子文檔開辟歸檔專遞網線，有利于歸檔工作效率的提高。能夠在網絡上進行歸檔的文件，需要按照事業(yè)單位內部的要求做好文件格式的統(tǒng)一處理，從而保證信息的可靠性，提高其應用性，使各個單位可以在調取信息時快速利用。還有一部分信息沒能在第一時間傳輸上網，但仍具有較高的保存價值。檔案信息管理人員可以利用信息網，開辟各業(yè)務單位與檔案管理部門之間的文件專遞網線。利用歸檔專用的子系統(tǒng)，將具有保存價值的電子文件，利用專門的系統(tǒng)傳輸給檔案部門，做好保密工作，提高檔案管理工作的安全性。

其次，加強計算機信息管理部門與檔案管理部門工作的融合。在信息化建設過程中，各職能部門逐漸實現(xiàn)了辦公自動化的目標。在日常工作中，信息整理的系統(tǒng)性和標準性都在提高。檔案管理工作，就是將分散在各單位的信息統(tǒng)一錄入到信息系統(tǒng)中，使這些信息能夠被集中處理，統(tǒng)一使用，打破各個部門之間的界限。在一切檔案信息成為電子文檔之前，計算機與信息管理部門是做好檔案管理規(guī)劃，并統(tǒng)籌各單位信息管理工作的一線奮斗者，起到了極為重要的牽頭作用。計算機信息管理部門與檔案管理部門之間職能的融合，能夠為檔案信息管理工作提供必要的技術支持。

4 明確事業(yè)單位檔案信息化建設的關鍵問題

首先，做好專業(yè)人才隊伍建設。在原始的檔案信息管理工作中，紙質檔案的立卷工作也是一項技術性較強的工作。在建立電子文檔的過程中，應當利用當前的骨干隊伍，做好檔案信息化建設隊伍的組建工作。從紙質檔案管理隊伍中選擇一些骨干，作為領導或牽頭人。加強立卷工作的監(jiān)督檢查力度，使電子文檔的歸檔工作，也有一支對應的專業(yè)隊伍完成。在實際工作中，計算機信息管理人員并不了解檔案管理工作的具體流程，而紙質檔案管理工作人員對立卷歸檔工作十分熟悉，業(yè)務水平較高。能夠在紙質檔案轉化成為電子文檔之時，利用專業(yè)的業(yè)務技巧，做好信息化檔案的立卷工作。將紙質檔案管理人員中的優(yōu)秀工作者和計算機信息管理人員，作為檔案信息化建設隊伍的成員，有利于檔案信息化建設目標的實現(xiàn)。

其次，做好紙質檔案與電子檔案的雙重歸檔。在當前事業(yè)單位工作中，有一部分具有法律效力和憑證作用的檔案，必須以紙質形式存在。電子文檔的歸檔方便、快捷，但具有不穩(wěn)定性。比如，電子文件容易被修改，也有可能被拷貝盜取，缺少絕對安全性。要做好檔案信息化建設，不得忽視紙質檔案的管理。加強電子文檔和紙質文件的雙重歸檔，才能讓檔案管理工作更有嚴密性，使檔案信息有互補型的參照物。從紙質檔案與電子文檔管理入手，建立雙軌型的檔案管理制度，建立兩種形式檔案的對應聯(lián)系，才能使檔案完整，降低檔案管理風險，預防不可測的意外。

5 結語

綜上所述，在全新的歷史時期，加強事業(yè)單位檔案信息化建設，充分利用一切可以利用的信息手段提升檔案管理水平，才能使檔案信息轉變成為檔案資源。以信息化建設為途徑，提高檔案管理的高密度性、可操作性和快捷性、安全性，有助于事業(yè)單位檔案信息管理過程的優(yōu)化和結果的豐富，為事業(yè)單位工作提供強大的信息力量。

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