事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的思考

孫艷麗

摘 要：近年來信息技術(shù)在各行各業(yè)有著廣泛的應(yīng)用，為各行業(yè)的發(fā)展注入了新的生機(jī)和活力。在事業(yè)單位檔案管理工作中引入信息技術(shù)，積極推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，這不僅能夠提升檔案信息化管理水平，而且對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展也能夠提供重要的信息支撐。文中針對(duì)目前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問題提出了具體的解決策略，以此來促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;信息化建設(shè);問題;策略

近年來檔案工作中加快了由人工管理向信息化管理模式的推進(jìn)，檔案管理信息化水平有了較大程度的提升。對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理是最為基礎(chǔ)性的管理工作之一，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效收集和整理，為事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用提供了更多的便利，也能夠進(jìn)一步發(fā)揮出檔案的實(shí)際效能，確保檔案價(jià)值和作用的充分發(fā)揮，助推事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 信息化建設(shè)觀念意識(shí)有待提高

在事業(yè)單位檔案管理工作中，由于受傳統(tǒng)檔案管理模式影響較大，這也導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)程相對(duì)緩慢，不僅檔案管理觀念落后，而且在實(shí)際檔案管理工作中，對(duì)于信息化建設(shè)缺乏參與，往往只是針對(duì)檔案信息的進(jìn)行集合，無法真正做到檔案的應(yīng)用。面明在檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中，沒有特色的服務(wù)，檔案信息質(zhì)量不高，缺乏完善的檔案信息化建設(shè)機(jī)制，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施與信息化建設(shè)不匹配

大部分事業(yè)單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作不重視，這也導(dǎo)致實(shí)際檔案信息化建設(shè)過程中缺乏人力、物力和財(cái)力的支持，導(dǎo)致信息化建設(shè)措施得不到有效的落后。目前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)人才，各部門之間配合協(xié)調(diào)不到位，部門之間的協(xié)作無法實(shí)現(xiàn)，這對(duì)于檔案收集、處理、交接等工作的開展帶來了一定的制約。再加之管理層對(duì)于檔案信息化建設(shè)支持力度足，無法實(shí)現(xiàn)檔案信息化資源的有效調(diào)度，這必然會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程帶來較大的阻礙。

1.3 事業(yè)單位檔案管理人員信息化水平不高

基于事業(yè)單位自身的屬性和工作性質(zhì)，檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)知識(shí)，對(duì)信息化技術(shù)缺乏深入了解，掌握不到位，這就導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作只是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，信息化建設(shè)只局限于表面，檔案信息化水平相對(duì)滯后。

1.4 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)面臨安全挑戰(zhàn)

事業(yè)單位檔案信息化管理作為一種全新的管理模式，需要依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，但基于互聯(lián)網(wǎng)的開放性和共享性特點(diǎn)，這也導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)易受到病毒和黑客的攻擊，導(dǎo)致信息泄露和丟失，使事業(yè)單位檔案信息的安全性面臨較大的挑戰(zhàn)。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的策略

2.1 提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度

在當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，同時(shí)還要加大基礎(chǔ)設(shè)施的投入，使硬件設(shè)施與信息化建設(shè)相匹配。這就要求事業(yè)單位管理層要認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并在日常工作中要加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入。同時(shí)還要在單位內(nèi)部加大宣傳力度，使單位從上到下都認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)于自身發(fā)展的意義，并在實(shí)際工作中積極配合，全面做好檔案信息化建設(shè)工作的落實(shí)。

2.2 構(gòu)建完善的檔案信息化建設(shè)機(jī)制

任何工作的開展都離不開健康的機(jī)制支持，目前事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，需要加快建立健全檔案信息化管理機(jī)制，并結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況來實(shí)施不同的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息化建設(shè)工作的能夠有章可循，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。同時(shí)，事業(yè)單位還要重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，建立檔案信息管理系統(tǒng)，加快促進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的有效銜接，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)之間信息資源的及時(shí)更新和有效利用，促進(jìn)單位內(nèi)部檔案信息資源的共享。另外，在實(shí)際檔案管理工作中，還需要規(guī)范檔案信息化管理流程，做好責(zé)任落實(shí)工作，以此來全面提高事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平。

2.3 強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化工作的開展離不開完善的基礎(chǔ)設(shè)施，這就需要事業(yè)單位要加大投入力度，積極購(gòu)進(jìn)檔案信息化建設(shè)所需要的各項(xiàng)軟硬件設(shè)施?；A(chǔ)設(shè)施具體以軟件設(shè)施和硬件設(shè)施為主，這是檔案信息化建設(shè)過程中重要的物質(zhì)保障。因此事業(yè)單位管理者需要加大人力、物力和財(cái)力的投入力度，確?；A(chǔ)設(shè)施能夠與檔案信息化建設(shè)需求相匹配。而且在實(shí)際工作開展過程中，還要借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)來建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)完成檔案信息的錄入，并重視檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)工作，做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)信息的更新。另外，還要積極提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，打造良性的人才發(fā)展和晉升機(jī)制，為事業(yè)單位檔案管理工作提供重要的人才保障。

2.4 打造一支檔案信息化管理人才隊(duì)伍

由于一直以來事業(yè)單位檔案管理工作中缺乏專業(yè)性人才，這在一定程度上制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。針對(duì)這種情況，事業(yè)單位需要積極打造一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍。并在具體工作中，加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育，通過開展有針對(duì)性的培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)技能和信息素養(yǎng)。同時(shí)還要重視檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的整體水平。另外，事業(yè)單位還要積極引進(jìn)信息化專業(yè)人才，并建立健全考核機(jī)制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，全面提升檔案管理人員的工作的主動(dòng)性和積極性，為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.5 加強(qiáng)檔案管理的安全建設(shè)

事業(yè)單位檔案信息化水平的提升，雖然為檔案管理工作帶來了諸多的便利，但基于網(wǎng)絡(luò)的特殊性，其所帶來的信息安全隱患也隨之增加。在檔案信息管理系統(tǒng)中，容易受到來自網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的攻擊，從而發(fā)生信息泄露的危險(xiǎn)。因此在實(shí)際工作中需要重視各種安全防護(hù)技術(shù)的運(yùn)用，如采用加密技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)等，根據(jù)不同等級(jí)檔案采取不同程度的加密，有效的保證檔案信息的安全。同時(shí)還要設(shè)置防火墻和殺毒軟件等，進(jìn)一步保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，保障檔案信息的安全。另外，還要采取異地備份措施，這樣即使發(fā)生突發(fā)事件，也能夠及時(shí)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的檔案信息進(jìn)行恢復(fù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，信息技術(shù)在檔案工作中廣泛應(yīng)用，這在一定程度上提升了事業(yè)單位檔案管理信息化水平。近年來事業(yè)單位加快了檔案信息化建設(shè)，各種先進(jìn)的技術(shù)在檔案工作中進(jìn)行應(yīng)用，并通過積極構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和安全建設(shè)，以此來推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，使檔案能夠更好的服務(wù)于事業(yè)單位的發(fā)展和建設(shè)。

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