淺析檔案管理工作面臨的問(wèn)題和對(duì)策

摘 要：我國(guó)的檔案發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于檔案的管理一度引起了人們的高度重視。現(xiàn)如今，不同領(lǐng)域、不同環(huán)境下的檔案管理工作都面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，本文便針對(duì)檔案管理中的現(xiàn)代人事檔案管理、事業(yè)單位檔案管理、健康檔案管理這三大領(lǐng)域進(jìn)行具體闡述，分析其在發(fā)展過(guò)程中所面臨的棘手問(wèn)題并給予一定意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人事檔案;事業(yè)單位檔案;健康檔案

1 現(xiàn)代人事檔案管理

1.1 面臨問(wèn)題

1）對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)知不足。人事檔案管理的過(guò)程中，很多工作人員對(duì)于這一職位并不熟悉，對(duì)于人事檔案管理的服務(wù)理念和管理認(rèn)知并不明確，檔案管理工作本身又是一項(xiàng)具有固定流程的崗位，許多工作人員在管理檔案的過(guò)程中便會(huì)出現(xiàn)一些消極應(yīng)對(duì)的情緒產(chǎn)生，這便導(dǎo)致了人事檔案管理在工作過(guò)程中并沒(méi)有發(fā)揮其原有的工作價(jià)值。另外，一些人事檔案管理工作中的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門對(duì)于檔案管理的開(kāi)展工作不夠重視，也是導(dǎo)致人事檔案管理發(fā)展停滯不前的主要原因[1]。2）人事檔案管理設(shè)施缺乏。人事檔案工作的開(kāi)展環(huán)境相較于以前有了較大變化，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案管理逐漸出現(xiàn)在了人們的視野之中，很多企業(yè)都開(kāi)始用電子檔案取代了紙質(zhì)檔案，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案無(wú)論是從保存時(shí)間還是從便攜程度上來(lái)說(shuō)，都較電子檔案落后許多，所以，現(xiàn)如今的人事檔案逐漸開(kāi)始通過(guò)網(wǎng)上運(yùn)營(yíng)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的管理與錄入，但由于一些地區(qū)對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，導(dǎo)致了很多企業(yè)并沒(méi)有使用電子檔案保存信息，這也成為目前最為棘手的問(wèn)題之一。3）檔案管理人員的綜合素質(zhì)普遍不高。由于很多企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有專門檔案管理工作的培訓(xùn)，導(dǎo)致了很多工作人員并不熟悉檔案管理工作中的流程，加之工作人員自身的綜合素質(zhì)較差，這便造成了現(xiàn)如今人事檔案管理工作中頻繁出現(xiàn)疏漏與問(wèn)題。同時(shí)，許多企業(yè)的人員對(duì)接與轉(zhuǎn)調(diào)問(wèn)題并沒(méi)有通過(guò)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行記錄，這也促使很多用人單位之間無(wú)法對(duì)檔案管理記錄進(jìn)行核對(duì)，這種長(zhǎng)時(shí)間不遵守檔案對(duì)接記錄的情況也間接導(dǎo)致了整體檔案管理工作質(zhì)量的下滑。

1.2 解決現(xiàn)代人事檔案管理問(wèn)題對(duì)策

1）推行責(zé)任管理制度。想要從根本上減少人事檔案管理問(wèn)題的出現(xiàn)，首先是要落實(shí)好責(zé)任管理制度，把工作任務(wù)與責(zé)任分配到每一個(gè)工作人員的身上，并再具體實(shí)施的過(guò)程中要公平公正，不能夠出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象。如果在工作過(guò)程中出現(xiàn)了檔案丟失或是其他失誤，便要追究負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的工作人員，并給予一定懲罰，只有這樣才能夠使人事檔案管理工作的流程更加規(guī)范和嚴(yán)格。2）推進(jìn)管理工作的信息化進(jìn)程。一些檔案管理工作基礎(chǔ)較差的企業(yè)要對(duì)公司內(nèi)部進(jìn)行信息普及，保證工作人員在對(duì)接信息與檔案管理工作中的準(zhǔn)確性[2]，并配備好在工作中所用到的基礎(chǔ)設(shè)備，比如打印機(jī)、掃描儀器、電腦等等，使人事檔案管理工作更加趨于信息化運(yùn)營(yíng)。3）加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。在保證了基礎(chǔ)設(shè)施完備的情況下，各企業(yè)要對(duì)人事檔案管理的工作人員進(jìn)行統(tǒng)一訓(xùn)練，加強(qiáng)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，通過(guò)培訓(xùn)與教學(xué)，使工作人員能夠從思想與行動(dòng)上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，讓其具備一定的專業(yè)化水準(zhǔn)，并進(jìn)行定期考核，沒(méi)有通過(guò)考核的人員要進(jìn)行相應(yīng)懲罰或裁員。只有塑造出一支優(yōu)秀化、專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，才能夠讓人事檔案管理工作有效的進(jìn)行下去。

2 健康檔案管理

2.1 面臨問(wèn)題

1）居民認(rèn)知度偏低。居民的健康意識(shí)程度偏低是健康檔案管理發(fā)展中的主要問(wèn)題所在，很多社區(qū)中的居民對(duì)于自身的健康管理程度不夠重視，并且通常會(huì)隱瞞自己的病情不說(shuō)，甚至很多老年人的文化水平有限，很多偏遠(yuǎn)的山區(qū)衛(wèi)生檔案管理的實(shí)施條例不夠完善等，這些原因都是導(dǎo)致健康檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題的重要因素。2）居民健康檔案管理不集中。很多的居民健康檔案管理不集中，這樣不僅會(huì)使健康檔案管理難以保存，還會(huì)造成健康管理的整體工作方式呈發(fā)散性，很多企業(yè)醫(yī)院與衛(wèi)生院之間的改造受到地形影響，很難形成集中的管理制度，這會(huì)促使社區(qū)居民的健康檔案與使用造成極大阻礙。

2.2 解決健康檔案管理問(wèn)題對(duì)策

1）加強(qiáng)基層的宣傳工作。目前，由于互聯(lián)網(wǎng)信息發(fā)展的速度較快，很多微信公眾號(hào)、微博等社交網(wǎng)站已經(jīng)開(kāi)始全面普及健康保護(hù)知識(shí)[3]，而對(duì)于一些不常使用網(wǎng)絡(luò)的老年人，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站可以成立一個(gè)社區(qū)免費(fèi)門診小組，對(duì)前來(lái)詢問(wèn)病情的老年人予以解惑，并通過(guò)一些傳統(tǒng)的宣傳方式，對(duì)健康知識(shí)進(jìn)行普及，確保居民能夠主動(dòng)幫助社區(qū)的健康檔案管理進(jìn)行相應(yīng)完善。2）加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)?，F(xiàn)如今，我國(guó)的專業(yè)檔案管理人員較少，所以必須重視從事健康檔案管理工作人員的自身專業(yè)素質(zhì)是否完善，并定期對(duì)這些健康管理人員進(jìn)行訓(xùn)練和培養(yǎng)，使相關(guān)工作人員對(duì)健康檔案的內(nèi)容進(jìn)行熟悉，并通過(guò)相關(guān)法律對(duì)其進(jìn)行條例的普及，有一定資金基礎(chǔ)的企業(yè)還可以培養(yǎng)工作人員多學(xué)習(xí)一些信息技術(shù)及其計(jì)算機(jī)知識(shí)，使健康檔案管理工作的價(jià)值能夠發(fā)揮到最大。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理

3.1 面臨問(wèn)題

1）檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。由于現(xiàn)如今的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展較快，大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理也會(huì)隨之出現(xiàn)一些安全問(wèn)題，其中較為主要的便是病毒入侵和木馬的侵襲，而大多數(shù)的檔案管理人員對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)并不高，很難對(duì)突如其來(lái)的病毒進(jìn)行有效處理，網(wǎng)絡(luò)中的一些私有信息和檔案材料便會(huì)隨之公布在網(wǎng)絡(luò)。有些工作人員的警覺(jué)意識(shí)不夠強(qiáng)，在打開(kāi)或關(guān)閉網(wǎng)頁(yè)的過(guò)程中忽略了一些危險(xiǎn)信息，也會(huì)導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的整體崩盤(pán)，繼而一些黑客會(huì)通過(guò)這些網(wǎng)絡(luò)漏洞尋找機(jī)會(huì)進(jìn)行網(wǎng)頁(yè)攻擊，非法篡改一些重要信息。2）檔案管理人員的綜合能力問(wèn)題。檔案的管理具備一定復(fù)雜性，其相關(guān)人員必須了解相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)與檔案管理知識(shí)，同時(shí)也要具備自身的綜合能力素養(yǎng)。但從目前發(fā)展的現(xiàn)狀來(lái)看，很多檔案管理人員在具體實(shí)施的過(guò)程中并未體現(xiàn)出管理的專業(yè)性，很多人因計(jì)算機(jī)知識(shí)的技術(shù)性較強(qiáng)也會(huì)放棄報(bào)考檔案管理工作，因此我國(guó)的檔案管理人員綜合素質(zhì)便難以得到有效完善。

3.2 解決大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的問(wèn)題對(duì)策

1）加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全.想要保證檔案信息的安全程度，首先便要做好網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)工作。檔案管理人員要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，按部就班的對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的每一道關(guān)卡進(jìn)行排查，并了解相關(guān)的病毒木馬入侵條件等，很多頑固性病毒木馬會(huì)藏在一些插件和程序之中，所以相關(guān)工作人員要具備一定的警覺(jué)性，不能在工作期間接收一些來(lái)歷不明的文件與鏈接。2）提高檔案管理人員的綜合能力.檔案的管理工作與我國(guó)檔案機(jī)密與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著較為主要的聯(lián)系，有關(guān)部門要及時(shí)規(guī)劃好檔案管理發(fā)展的策略，不斷提高檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)與素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的地位，轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)于檔案管理的偏見(jiàn)與誤解，并根據(jù)實(shí)際情況擇優(yōu)錄取具備相應(yīng)能力的人員，不斷加強(qiáng)其基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)技術(shù)及其檔案管理能力。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，只有明確自身存在的問(wèn)題，轉(zhuǎn)變管理理念，同時(shí)積極引進(jìn)先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，才能真正提高檔案管理水平，使檔案管理工作滿足企業(yè)以及社會(huì)的發(fā)展需求。

參考文獻(xiàn)

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[3]周穎.事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（信息版），2019（4）：131.

作者簡(jiǎn)介

孫迪（1984-），女，漢族，山東濰坊人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。