備考表功能抑揚(yáng)建議

宋雪

摘 要：新時(shí)代背景下，根據(jù)不同門類檔案的發(fā)展實(shí)際，抑揚(yáng)處理備考表的功能，將有效提高檔案的查閱利用效率。文章梳理了現(xiàn)行行規(guī)中對(duì)備考表的定義，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：檔案;備考表;功能;抑揚(yáng)

備考，留作參考、記載雜事之用。文書檔案、科技檔案、照片檔案和專門檔案等盒（冊(cè)）內(nèi)都存放有備考表，雖然說法不盡相同，但擺放位置相同、功能相近。如何提高檔案的查閱利用效率，為高質(zhì)量、快速發(fā)展的工作服好務(wù)是擺在我們蘭臺(tái)人面前的一項(xiàng)重要任務(wù)。筆者認(rèn)為，根據(jù)不同門類檔案的發(fā)展實(shí)際，抑揚(yáng)處理備考表的功能將是一條便捷的途徑。

1 現(xiàn)行行規(guī)中對(duì)于備考表的定義和功能解釋

《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）對(duì)于備考表的解釋是：置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期。中國(guó)文史出版社2016年5月北京第1版《歸檔文件整理規(guī)則解讀》（李明華/主編）對(duì)備考表進(jìn)行了進(jìn)一步的解釋：用于記錄整理、檢查情況并對(duì)盒內(nèi)歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行必要的注釋說明。備考表是機(jī)關(guān)檔案部門對(duì)歸檔文件進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的有效措施。歸檔文件在機(jī)關(guān)檔案部門保存階段內(nèi)如有變動(dòng)情況，檔案工作人員應(yīng)隨時(shí)在備考表中注明，以便后續(xù)管理以及檔案移交進(jìn)館等工作得以正常進(jìn)行。

《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）稱之為“卷內(nèi)備考表”，定義為卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。項(xiàng)目包括說明（案卷內(nèi)科技文件的總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題）、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期、互見號(hào)、檔號(hào)。

《照片檔案管理規(guī)范》（GB11821-2002）稱之為“冊(cè)內(nèi)備考表”，放置在冊(cè)內(nèi)最后位置，項(xiàng)目包括本冊(cè)情況說明、立冊(cè)人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間。

不難看出，備考表的基本功能是記載立卷有關(guān)情況、記載案卷變化情況和供案卷利用者查閱利用[1]。

2 不同門類檔案?jìng)淇急淼陌l(fā)展現(xiàn)狀

隨著計(jì)算機(jī)的全面普及和辦公自動(dòng)化的深入推進(jìn)，特別是信息技術(shù)的快速發(fā)展，不同門類檔案對(duì)備考表的功能需求發(fā)生了不同的變化。

2.1 文書檔案?jìng)淇急砉δ苴呌谌趸?/p>

以“件”為單位的文書檔案盒內(nèi)文件獨(dú)立性非常強(qiáng)，即便是分散地存放于不同的案卷盒內(nèi)，其關(guān)聯(lián)性借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通過查找關(guān)鍵字段即可實(shí)現(xiàn)[2]。一些盒內(nèi)文件說明已經(jīng)輸入到歸檔文件的備注項(xiàng)，無需在備考表中重復(fù)注明。文書檔案?jìng)淇急淼牟殚喞脵C(jī)會(huì)不多在事實(shí)上是客觀存在的。因此，業(yè)界有人提出在一定條件下可以取消文書檔案盒內(nèi)備考表。

2.2 科技檔案卷內(nèi)備考表記錄內(nèi)容有待充實(shí)完善

與文書檔案不同，科技檔案盒內(nèi)文件是成套的，一個(gè)科技項(xiàng)目檔案盒內(nèi)文件彼此是相關(guān)聯(lián)的。翔實(shí)的卷內(nèi)備考表有利于查閱者閱讀案卷，并查出與之相關(guān)的檔案[3]?！吨腥A人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》頒布實(shí)施以來，各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的科技檔案（主要指設(shè)備、基建檔案）中的采購(gòu)環(huán)節(jié)增加了許多內(nèi)容。無論案卷的總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)，還是該項(xiàng)目涉及的審批程序、審批部門、服務(wù)公司都增加了不少。案卷利用者在查閱利用檔案時(shí)需要仔細(xì)閱讀卷內(nèi)文件目錄甚至逐個(gè)翻閱每一份文件才能找到有用的信息。這無疑給檔案的查閱利用工作帶來了難度，不利于現(xiàn)代社會(huì)快速、高效的辦公需求。如何提高檔案的查閱利用效率？筆者認(rèn)為，可以為每個(gè)項(xiàng)目的科技檔案增加一個(gè)一目了然、提綱挈領(lǐng)性的說明，而這個(gè)一目了然、提綱挈領(lǐng)性的說明的落腳點(diǎn)就在卷內(nèi)備考表上。

3 功能拓展建議

3.1 完成基本功能

針對(duì)實(shí)體檔案本身，從檔案管理的角度出發(fā)，按照行業(yè)規(guī)范的要求，如實(shí)記載好檔案整理、檢查情況并對(duì)盒內(nèi)歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行必要的注釋說明。對(duì)于文書檔案?jìng)淇急?，在保住基本功能的前提下順?yīng)時(shí)代潮流該抑則抑。照片檔案和專門檔案因歸檔內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，其備考表的功能抑揚(yáng)原則參照文書檔案執(zhí)行。

3.2 添加個(gè)性化功能

針對(duì)科技檔案，著眼檔案產(chǎn)生、發(fā)展的過程，從檔案查閱利用需求出發(fā)，適當(dāng)?shù)赝卣箓淇急淼墓δ?、增添個(gè)性化描述，即在整理檔案時(shí)提取必要的數(shù)據(jù)信息，言簡(jiǎn)意賅地羅列在備考表上。個(gè)性化描述與基本功能描述并列排列。個(gè)性化描述有以下內(nèi)容：

1）設(shè)備檔案：設(shè)備名稱，規(guī)格型號(hào)，產(chǎn)地，購(gòu)買費(fèi)用預(yù)算（招標(biāo)控制價(jià)），采購(gòu)方式（公開招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、單一來源采購(gòu)等），招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，采購(gòu)項(xiàng)目編號(hào)，歷經(jīng)幾次招標(biāo)，中標(biāo)供應(yīng)商，中標(biāo)價(jià)，安裝驗(yàn)收日期，報(bào)廢日期，重要缺陷、糾紛（訴訟）記載等。

2）基建檔案：基建項(xiàng)目名稱，施工具體地址，招標(biāo)控制價(jià)，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，歷經(jīng)幾次招標(biāo)，設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位及相應(yīng)中標(biāo)價(jià)，重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)（開工日期、竣工日期等），竣工結(jié)算審計(jì)價(jià)、建成后建筑面積，重要缺陷、糾紛（訴訟）記載等。

4 總結(jié)

高質(zhì)量發(fā)展是現(xiàn)代社會(huì)的根本要求，我們蘭臺(tái)人肩負(fù)“為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)”的神圣使命，雖然身處“故紙堆”，但應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。在提高檔案查閱利用效率上，熟練掌握運(yùn)用現(xiàn)代高科技手段，多途徑地編制和開發(fā)查閱利用工具。其中，針對(duì)不同門類檔案適當(dāng)抑揚(yáng)處理其備考表，不乏為一條有效途徑。

參考文獻(xiàn)

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[2]艾濤，曹酉虹.文書檔案盒內(nèi)備考表優(yōu)化可行性研究[J].蘭臺(tái)世界，2016（S2）：68-69.

[3]崔鋒，胡永賀.關(guān)于卷內(nèi)備考表的思考[J].山西檔案，2009（04）：34-35.