加強(qiáng)學(xué)校文書檔案管理的對策

何芳雯

摘 要：文書檔案管理工作是學(xué)校管理工作中非常重要的一部分，與學(xué)校的其他工作有著密切的聯(lián)系，是維持學(xué)校穩(wěn)定和諧的重要環(huán)節(jié)。基于此，筆者在本文中著重從加強(qiáng)對檔案管理的重視程度、規(guī)范文書工作和檔案管理的銜接、提高檔案人員的整體素質(zhì)、提高服務(wù)效率以及加強(qiáng)制度建設(shè)等五個方面著重對加強(qiáng)學(xué)校文書檔案管理的對策進(jìn)行了較為詳細(xì)的探討。

關(guān)鍵詞：中學(xué);文書檔案管理;對策探究

文書檔案管理工作是學(xué)校開展內(nèi)部管理工作中非常重要的組成部分，是衡量一所學(xué)校管理水平高低的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，能夠真實(shí)的反映學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r，具有綜合性、職業(yè)性、保密性以及階段性等特點(diǎn)。加強(qiáng)學(xué)校文書檔案管理工作的開展，不僅能夠使學(xué)校的文書檔案得到有效的管理、利用，還能夠提高學(xué)校開展相關(guān)工作的效率。總之，推動學(xué)校文書檔案管理工作的開展有著非常重要的意義，檔案管理工作人員需要采取必要的措施加強(qiáng)學(xué)校文書檔案管理工作的開展。

1 加強(qiáng)對檔案管理的重視程度

1）轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)思想，樹立全員檔案管理的意識。加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視程度的第一步就是要樹立全員檔案意識，使相關(guān)工作人員充分地利用當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、視窗系統(tǒng)等工具對文書檔案管理工作進(jìn)行宣傳，盡可能讓每一位在校師生都能夠在對文書檔案管理工作有較為透徹的了解的基礎(chǔ)上，合理地使用文書檔案[1]。而與此同時，相關(guān)管理人員也需要增強(qiáng)自身的服務(wù)意識，采取一些積極的手段來深化文書檔案的開發(fā)與利用。

2）提升檔案管理地位，設(shè)置專職檔案管理工作人員。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理觀念對整個學(xué)校的發(fā)展方向有非常重要的影響，因此在推動文書檔案管理工作開展時，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需認(rèn)識到檔案管理的地位，明確檔案管理的重要性，并引入一些能夠?qū)n案進(jìn)行系統(tǒng)化整理，能夠以合理的方式保管文件的具有較強(qiáng)溝通能力、業(yè)務(wù)能力的人員來管理文書檔案，讓他們有條理地整理相關(guān)檔案，并與本校其它組織的人員進(jìn)行聯(lián)系，保持較為順暢、持續(xù)的溝通，進(jìn)而推動各個部分的檔案管理工作有序開展，保質(zhì)保量地完成文書檔案管理工作。

2 明確管理責(zé)任，開展管理工作

為了加強(qiáng)學(xué)校文書檔案管理工作的成效，需要對檔案管理人員的責(zé)任進(jìn)行明確，讓他們認(rèn)識到自己的工作任務(wù)是在整理、分類和保存文書檔案的基礎(chǔ)上有序地開展管理工作。而這也就意味著，檔案管理人員需要具備按照標(biāo)準(zhǔn)對文書檔案進(jìn)行分類的能力，及保存以及修復(fù)文書檔案的能力，并能做好鑒別、收集、整理、歸檔等相關(guān)工作。除此之外，檔案管理人員還要能夠在實(shí)際的管理工作中積極履行指導(dǎo)、監(jiān)督以及服務(wù)職責(zé)[2]。在他人來提取文書檔案時提供適時的幫助與監(jiān)督，在為他人服務(wù)的同時堅(jiān)守自己的崗位，對他們的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全。當(dāng)然，在有條件的情況下，相關(guān)工作人員還應(yīng)該積極引入一些全新的檔案管理設(shè)備到文書檔案管理工作中，適當(dāng)淘汰一些老舊的檔案管理設(shè)備來幫助自己開展歸檔以及保管工作，進(jìn)而有效推動文書檔案管理工作的開展。

3 提高檔案人員的整體素質(zhì)

1）對檔案管理人員的素質(zhì)要求。（1）具備扎實(shí)的政治素養(yǎng)以及黨性修養(yǎng)。文書檔案管理人員必須要具備正確的政治理論認(rèn)識以及鮮明的、明確的政治立場。這也就是說，從事文案檔案管理的人員需要保持忠誠之心，在學(xué)習(xí)工作中保持刻苦的品行，要堅(jiān)持愛崗敬業(yè)、誠信友善等良好品質(zhì)。（2）具有一定的專業(yè)水平以及能力。文書檔案管理人員必須要對檔案管理學(xué)有一定了解，對“歸檔范圍的原則、依據(jù)”“正確保存文書的方法”以及“文書的種類”等基礎(chǔ)知識有一定認(rèn)知，要有足夠的服務(wù)能力、解決問題的能力，并且要具備一定的職業(yè)道德素養(yǎng)，具有一定的奉獻(xiàn)精神以及責(zé)任心，能夠以合適的方式開展文書檔案管理工作。只有這樣，文書檔案管理人員才能夠以積極的狀態(tài)更好地開展文書檔案管理工作。

2）提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)主要可以采用兩種途徑：第一，積極引入專業(yè)人員。學(xué)校在招聘文書檔案管理工作人員時可以適當(dāng)招聘一些專業(yè)水平極高能熟練掌握多媒體信息技術(shù)的工作人員，使得檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平得到有效提高。第二，落實(shí)繼續(xù)教育。隨著社會的不斷發(fā)展，人們更新技能的頻率也因此得到極大提升，如果我們沒有及時順應(yīng)社會的發(fā)展吸取一些新的知識，就很可能會難立足于社會，很難順暢地開展文書管理工作。而如果僅僅依靠工作人員進(jìn)行自我教育，不僅會加大工作人員的負(fù)擔(dān)，而且很難取得明顯地效果。所以，除了參與到文書管理工作中的工作人員需要對自己進(jìn)行繼續(xù)教育之外，相關(guān)部門也需要為他們提供一定的契機(jī)，讓他們更好地進(jìn)行繼續(xù)教育。

4 增強(qiáng)創(chuàng)新能力，提高服務(wù)效率

創(chuàng)新永遠(yuǎn)是各項(xiàng)工作開展的第一動力，因此，在落實(shí)文書檔案管理工作的時候，也需要增強(qiáng)創(chuàng)新能力，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，并借此提高文書檔案管理部門的服務(wù)效率。不管是開展檔案管理工作、進(jìn)行檔案信息交流以及開展檔案業(yè)務(wù)工作，要樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，都必須充分應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)手段，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展現(xiàn)代化的管理工作，提高管理工作的水平及效率，有效解決文書檔案管理中存在的一系列問題[3]。比如說，文書檔案管理人員可以借助現(xiàn)代技術(shù)將以紙質(zhì)形式存在的文書檔案通過掃描形式變成電子版，進(jìn)而在有效保護(hù)紙質(zhì)的文書的基礎(chǔ)上，提升自身的服務(wù)效率，提高文書的利用效率。

5 加強(qiáng)制度建設(shè)，保證執(zhí)行力度

推動制度創(chuàng)新工作，并根據(jù)本校實(shí)行的管理體制以及文書管理工作的現(xiàn)狀，甄別一些不適宜的規(guī)定，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，進(jìn)而為文書檔案管理工作的開展提供強(qiáng)有力的制度保障。

1）完善文書檔案管理制度。各個中學(xué)的行政管理部門和文書檔案管理部門需要根據(jù)本校的現(xiàn)實(shí)狀況共同采取必要的措施建立和完善中學(xué)的檔案管理制度，盡可能保證中學(xué)文書檔案管理有一定的制度可循。除此之外，學(xué)校也需要根據(jù)文書檔案管理的特點(diǎn)，采取一些科學(xué)合理的方式，完善學(xué)校內(nèi)部的管理制度，明確與文書檔案管理制度相聯(lián)系的各個部門之間的職責(zé)，將文書檔案的管理工作明確到相應(yīng)的部門，使各部門在檔案管理的收集、整理、保存等各個環(huán)節(jié)相互配合，較好的完成工作。

各個學(xué)校的檔案管理部門以及行政管理部門需要從各自掌管的領(lǐng)域?qū)W(xué)校的檔案管理工作的開展提供一定的監(jiān)督管理，學(xué)校需要安排部分工作人員對文書管理人員的業(yè)務(wù)開展進(jìn)程進(jìn)行監(jiān)督，并嘗試著將工作人員的業(yè)務(wù)情況與其績效情況相連接，進(jìn)而有效調(diào)動文書管理工作人員的工作積極性，盡可能提升檔案的安全性。除此之外，專職檔案管理人員還需要與各個部分的領(lǐng)導(dǎo)以及兼職檔案人員保持密切的聯(lián)系，認(rèn)真監(jiān)督兼職檔案人員的動向，避免出現(xiàn)一些不必要的問題。

2）建構(gòu)文書檔案工作組織體系。文書檔案管理工作在某種程度上是一種具有連續(xù)性以及系統(tǒng)性的工作，是需要學(xué)校各個部門的配合的。因此，學(xué)校應(yīng)該積極構(gòu)建文書檔案管理工作的組織網(wǎng)絡(luò)，設(shè)置一些專業(yè)的文書管理人員，并在每個職能部門都分配一部分文書檔案管理員。使文書檔案管理人員建構(gòu)起一個相對嚴(yán)密的體系，促使每一職能部門的比較雜亂且易損壞的文書檔案都能夠得到妥善處理，為文書檔案管理部門開展管理工作奠定基礎(chǔ)。而學(xué)校也需要根據(jù)自身業(yè)務(wù)的需要，按照相應(yīng)的規(guī)章管理制度來對其進(jìn)行分工，明確每個部門的職責(zé)，通過分工合作的方式做好文書檔案管理工作的開展。

6 結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理工作是一項(xiàng)具有很強(qiáng)的專業(yè)性的工作，是提高學(xué)校管理工作效率以及質(zhì)量的重要條件，也是維護(hù)各個中學(xué)歷史真實(shí)的一項(xiàng)不可或缺的工作，學(xué)校和管理人員需要采取必要的措施推動文書檔案管理工作的有序開展，發(fā)揮文書檔案在中學(xué)改革發(fā)展過程中的重要作用，以更好地為學(xué)校和社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王笑.文書檔案管理存在問題及對策實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（19）：115-116.

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[3]孫紅源.做好高校文書檔案管理工作之我見[J].蘭臺內(nèi)外，2019（22）：19-20.