數(shù)字化技術(shù)手段在檔案管理工作中的運(yùn)用

宋方圓

摘 要：數(shù)字化的檔案管理工作模式逐漸成為現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)的有利條件，從傳統(tǒng)的檔案處理演化過(guò)程當(dāng)中，出現(xiàn)形式多樣的數(shù)字化管理需求，來(lái)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理數(shù)字化建設(shè)。利用數(shù)字技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)積極構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，將只是檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，從而更加系統(tǒng)化的結(jié)合起來(lái)。利用現(xiàn)代化的科學(xué)處理方法和統(tǒng)計(jì)分析，可以讓檔案的存取和查詢更加符合工作開(kāi)展的實(shí)際需要。本文分析了檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義，并剖析數(shù)字化技術(shù)手段在檔案管理工作中運(yùn)用存在的主要問(wèn)題，從建立健全電子檔案管理數(shù)據(jù)資源庫(kù)，著力加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化體系的建設(shè)與注重培養(yǎng)具備數(shù)字化技術(shù)與檔案管理專業(yè)的綜合性人才的角度提出與針對(duì)性的改進(jìn)措施，以提升但管理數(shù)字化工作的質(zhì)量與效果。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù)手段;檔案管理工作;信息資源

中圖分類號(hào)：F299.23 ????????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于大眾的生活與工作方方面面，其中在檔案管理工作中數(shù)字化技術(shù)手段的使用，有效提升了工作的效率與質(zhì)量。檔案管理數(shù)字化就是在檔案管理的環(huán)節(jié)中使用數(shù)字化信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案存置于檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。數(shù)字化、智能化的檔案管理工作模式，正逐步修補(bǔ)并改正傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的漏洞，使檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展持續(xù)向前推進(jìn)。使用數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，能夠有效地節(jié)約儲(chǔ)存空間，分門別類的劃分檔案管理的內(nèi)容助于快速檢索并且利于保存，從而實(shí)現(xiàn)高效的存取檔案資源。在數(shù)字化檔案管理工作中始終堅(jiān)持真實(shí)有效、安全便捷的服務(wù)原則，大力提升但數(shù)字化管理工作的實(shí)效性。

1檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)實(shí)意義

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高度發(fā)展的今天，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化是必不可少的。檔案管理數(shù)字化技術(shù)主要是依托于計(jì)算機(jī)、數(shù)字掃描等現(xiàn)代化技術(shù)，將原始檔案資料，以數(shù)字化的信息資源儲(chǔ)存并歸檔在檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，有效提升了檔案管理的質(zhì)量水平。同時(shí)便捷而智能的檔案數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的管理形式，可以大力提升檔案管理的工作效率。

總的來(lái)說(shuō)，檔案管理數(shù)字化需要兩個(gè)層面的現(xiàn)實(shí)意義。一方面數(shù)字化的管理形式可以極大的壓縮檔案管理的空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案相對(duì)厚重，需要占據(jù)較大的空間來(lái)保存此類檔案，同時(shí)在保管過(guò)程當(dāng)中，需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。而數(shù)字化的管理模式，可以有效節(jié)約儲(chǔ)存的空間，并且有效壓縮管理成本。另一方面，檔案管理數(shù)字化有利于數(shù)字檔案的處置與共享。使用數(shù)字化的管理模式，可以快速檢索檔案信息，方便相關(guān)工作人員快速下載，這既便于但資源的有效管理和處置，也可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的及時(shí)共享。

2數(shù)字化技術(shù)手段在檔案管理工作中運(yùn)用存在的問(wèn)題

雖然我國(guó)對(duì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理的歷史周期較短，但是還是取得了顯著的成效，從20世紀(jì)90年代檔案管理行業(yè)試試數(shù)字化管理模式以來(lái)，檔案管理向人工智能化和信息管理轉(zhuǎn)變，這一方面保護(hù)了檔案資源的安全性，有加快檔案資源的高校開(kāi)發(fā)和有效應(yīng)用，全面提升了當(dāng)然管理的實(shí)效性。但是數(shù)字化的管理模式，對(duì)于該領(lǐng)域的發(fā)展而言，仍然是一個(gè)不穩(wěn)定，并且容易出現(xiàn)各種突出問(wèn)題的新鮮事物，這也體現(xiàn)了事物發(fā)展的規(guī)律，發(fā)展是需要不斷摸索的過(guò)程。因此，對(duì)于發(fā)展尚未成熟的檔案管理數(shù)字化工作來(lái)說(shuō)，并不是十全十美的。在當(dāng)今的檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中存在的問(wèn)題可以劃分為如下幾個(gè)方面。

2.1檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟

檔案管理工作中數(shù)字化技術(shù)手段的應(yīng)用，其目的就是為了方便檔案資源的存取查閱，這亟需建立完善的檔案管理數(shù)字化智能數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案資源的管理和使用都需要一個(gè)全面的資源平臺(tái)，但目前而言，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)發(fā)展尚不成熟。長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理資料的作用只是提供服務(wù)咨詢和材料證明的作用，在實(shí)際的使用和服務(wù)上都缺乏創(chuàng)新性的突破，造成檔案管理工作僅停留在表層以上，缺乏開(kāi)發(fā)與挖掘的深度，因此，眾多的檔案管理服務(wù)工作無(wú)法全面鋪開(kāi)。

2.2檔案管理數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范性要求

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)與人工智能技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代環(huán)境下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)變得日益普及，逐漸改變著人們的生活與工作方式，但事物的發(fā)展具有相對(duì)性，大量的信息爆發(fā)，使但管理工作的整理與收集環(huán)節(jié)變得復(fù)雜，這一定程度會(huì)造成資料的缺失與錯(cuò)誤。因此，檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)需要構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范性流程。但是目前而言，我國(guó)的檔案管理還缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，對(duì)于數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中運(yùn)用相關(guān)規(guī)范和具體要求尚不健全。

2.3檔案管理數(shù)字化工作存在較大的人才缺口

對(duì)于檔案管理工作開(kāi)展的創(chuàng)新形式與數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用，需要熟悉檔案管理數(shù)字化的人才支撐。但是目前而言，我國(guó)對(duì)于檔案管理學(xué)科人才培養(yǎng)的重視力度不足，并且該門學(xué)科屬于冷門學(xué)科，較少的高等院校開(kāi)設(shè)相關(guān)專業(yè)，因此，為社會(huì)輸送的專門性人才存在較大的缺口，難以滿足當(dāng)前檔案管理數(shù)字化工作的實(shí)際需要。

3數(shù)字化技術(shù)手段在檔案管理工作中運(yùn)用的改進(jìn)措施

3.1建立健全電子檔案管理數(shù)據(jù)資源庫(kù)

在過(guò)去，原始的檔案資料是紙質(zhì)材料的，需要耗費(fèi)大量的人力將檔案進(jìn)行錄入或掃描，從而將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案。這兩種模式是如今檔案管理工作的最主要兩種途徑，相較而言，人工的錄入方式效率較低，并且容易出現(xiàn)錯(cuò)漏，也耗費(fèi)了大量的人工成本，而使用掃描儀將紙質(zhì)版的材料轉(zhuǎn)化為電子檔案是一種實(shí)用的制作模式（下轉(zhuǎn)第267頁(yè)）（上接第264頁(yè)）。想要確保檔案資料不遺漏、無(wú)錯(cuò)誤就需要建立健全電子檔案管理數(shù)據(jù)資源庫(kù)。首先要求檔案管理工作人員使用掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，同時(shí)將紙質(zhì)版的原始檔案材料重新錄入，并全面檢查修改和補(bǔ)充檔案資源。此外，還要將原始的紙質(zhì)材料完好保存，防止在轉(zhuǎn)化與傳輸?shù)倪^(guò)程因操作失誤或其他不可控因素造成的原始檔案材料丟失和損壞。

3.2著力加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化體系的建設(shè)

缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理容易造成檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題和錯(cuò)漏，使檔案管理工作不能滿足社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需要，從而失去檔案管理工作與建設(shè)的實(shí)際意義，甚至損耗檔案管理數(shù)字化的價(jià)值。但是在當(dāng)前的檔案管理中使用數(shù)字化技術(shù)手段，這些現(xiàn)象仍然普遍存在，這很大程度上會(huì)阻礙檔案管理數(shù)字化工作的快速發(fā)展和創(chuàng)新體系建設(shè)。因此，著力加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，應(yīng)當(dāng)著力健全相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)體系，保障檔案管理工作的規(guī)范性與完整性，充分運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)手段，確保數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的效用有效發(fā)揮。此外，規(guī)范的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)可以大大促進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)。

3.3注重培養(yǎng)具備數(shù)字化技術(shù)與檔案管理專業(yè)的綜合性人才

各行各業(yè)的快速發(fā)展都離不開(kāi)人才支撐，在檔案管理工作當(dāng)中，同樣需要注重人才的可持續(xù)性培養(yǎng)與合理運(yùn)用。只有擁有大量懂得現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)和檔案管理專業(yè)的人才，才能在新時(shí)代的發(fā)展形勢(shì)下推動(dòng)檔案管理工作的高校開(kāi)展。為此，我國(guó)的檔案管理數(shù)字化人才培養(yǎng)模式主要可以從如下兩個(gè)方面為切入點(diǎn)。第一，對(duì)已經(jīng)擁有了數(shù)字化管理能力的人才進(jìn)行專業(yè)性培訓(xùn)，逐步轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的思維模式與知識(shí)架構(gòu)，著力提升人才的創(chuàng)新精神和綜合管理水平，轉(zhuǎn)變檔案管理領(lǐng)域的人才結(jié)構(gòu)。第二，要積極吸納一批具有專業(yè)素養(yǎng)、綜合技能的數(shù)字化檔案管理人才，從人才招聘、人才管理、人才培養(yǎng)、人才激勵(lì)等人力資源管理環(huán)節(jié)，留住檔案管理數(shù)字化專業(yè)人才。

4結(jié)論

數(shù)字化技術(shù)手段在當(dāng)管理中的運(yùn)用，可以極大的節(jié)省人力物力和財(cái)力資源，將人力逐步向服務(wù)轉(zhuǎn)型，在簡(jiǎn)化檔案管理的復(fù)雜流程的同時(shí)，還提升了檔案管理工作的效率和效果。運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理的工作環(huán)節(jié)，要注重堅(jiān)持安全有效、方便快捷的基本原則，簡(jiǎn)化檔案的存取和查詢流程，便于檔案信息資源的高質(zhì)量使用。為了進(jìn)一步助推檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程，需要建立健全電子檔案管理數(shù)據(jù)資源庫(kù)，著力加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化體系的建設(shè)，并且進(jìn)一步的注重培養(yǎng)具備數(shù)字化技術(shù)與檔案管理專業(yè)的綜合性人才。

參考文獻(xiàn)

[1]郭佳劼.檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用[J].東西南北：教育，2019（12）：46.

[2]汪茂琳.檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用[J].課程教育研究（新教師教學(xué)），2016（18）：290.

[3]柳萌.檔案管理中數(shù)字化的應(yīng)用分析[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2014（33）：150.

[4]張華.淺談檔案管理中檔案的數(shù)字化處理技術(shù)[J].科學(xué)與財(cái)富，2014（07）：388.