鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)途徑分析

摘 要：檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)工作過程中的一項重要組成成分，它的工作程度會直接影響著政府當(dāng)中其他工作活動是否能夠進(jìn)行下去。利用當(dāng)前先進(jìn)的技術(shù)方式，對結(jié)果當(dāng)中的檔案進(jìn)行合理的分類和管理，完成良好的儲存，能夠?qū)χ暗墓ぷ鲀?nèi)容進(jìn)行合理的改善，解決第二之前工作當(dāng)中的不足和問題，從而為整個鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)的管理工作提供更有力的支持，同時這項工作內(nèi)容也是社會發(fā)展的必然結(jié)果。在這項內(nèi)容之上，這篇文章就要對如何才能提升機(jī)構(gòu)檔案管理的信息水平這一重要問題進(jìn)行探討，以此來促進(jìn)相關(guān)部門的工作。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu);信息化;檔案管理;方式

1 前言

隨著當(dāng)前各項內(nèi)容的不斷進(jìn)步和發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展獲得了很大的推動，信息化和數(shù)字化的內(nèi)容已經(jīng)逐步深入到人們的生活當(dāng)中，并且給人們的生活條件帶來了之前從未有過的變化。但是在這個過程當(dāng)中，我們需要充分了解到，在信息化社會不斷發(fā)展的過程當(dāng)中，政府需要憑借他自身的職能，為社會創(chuàng)造出更多的重要信息內(nèi)容，同時提升自身的信息管理水平。從這一內(nèi)容出發(fā)，加快鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)的信息化管理水平，促進(jìn)這項內(nèi)容的高速發(fā)展，利用新型的科學(xué)技術(shù)來對檔案信息進(jìn)行深入的了解，能夠更好的發(fā)揮出檔案資料的價值。

2 新時期鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理采取信息化的意義

2.1 符合鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作特殊性的要求

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展條件下，科學(xué)技術(shù)水平也得到了很大提升。信息技術(shù)已經(jīng)成為人們工作生活當(dāng)中必不可少的一項內(nèi)容，并且在檔案管理工作中獲得了非常廣泛的使用。從政府的工作內(nèi)容來看，由于它本身具有極強(qiáng)的政治特點，我涉及的團(tuán)隊數(shù)目多，內(nèi)容大，如果在檔案管理工作中出現(xiàn)了一絲差別，會造成極嚴(yán)重的影響，對于管理內(nèi)容的基本性質(zhì)造成極大的威脅。但是，在管理活動當(dāng)中，采取信息化建設(shè)的方式，能夠?qū)n案管理的有效性充分發(fā)揮出來，促進(jìn)政府更好的工作。

2.2 方便日后檔案查找

隨著信息化技術(shù)在鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的管理工作中的使用，能夠?qū)崿F(xiàn)各項內(nèi)容的分類，同時，能夠幫助人員快速查找他們所要查找的資料。從傳統(tǒng)的方式來看，利用紙質(zhì)的檔案資料，在查找起來比較復(fù)雜，并且需要花費大量的時間，然而信息化水平的發(fā)展能夠快速解決這一問題，通過關(guān)鍵詞的檢索能夠準(zhǔn)確找到檔案的位置，避免了尋找錯誤的情況。

2.3 減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)

使用傳統(tǒng)的管理方式，主要是采取手工整理的方式來完成，檔案的歸總，由于檔案涉及的人口數(shù)量比較大，所以在工作過程中具有極大的負(fù)擔(dān)，并且對于檔案的有效性還無法進(jìn)行充分的保證。然而使用一些信息化的技術(shù)手段，能夠減少工作人員的工作壓力，提升對檔案的管理效率。從另一個方便來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更容易被損壞和銷毀，造成了資料的損失，嚴(yán)重?fù)p害了檔案的全面性。然而信息化技術(shù)的使用，能夠更好保證檔案資料的完整性，減少了資料出現(xiàn)丟失的情況。

3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)途徑中存在的問題

3.1 缺乏完備的系統(tǒng)和專業(yè)的理論指導(dǎo)

傳統(tǒng)的檔案管理工作大多涉及檔案的收集和保存，而在信息化建設(shè)的途徑下，對于檔案管理工作并不是僅僅為了檔案的收錄，更重要的是要將檔案得到有效的使用，發(fā)揮出它的最大價值。但是從當(dāng)前情況來看，我國許多鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府當(dāng)中，缺乏專業(yè)化的人才，不具備專業(yè)性的指導(dǎo)理論，在管理方式上仍然采用之前的一些傳統(tǒng)思想方式，并不能發(fā)揮出檔案最大的價值。同時在管理過程當(dāng)中，不具備一套科學(xué)完整的系統(tǒng)條件，會給整個檔案的檢索工作帶來極大的困難，阻礙整個信息化建設(shè)的水平。

3.2 設(shè)備不足，問題突出

從當(dāng)前我國鄉(xiāng)村的發(fā)展情況來看，與城市有著很大的差別，鄉(xiāng)村整個呈現(xiàn)出比較落后的狀態(tài)，加之，缺乏有足夠的資金和技術(shù)內(nèi)容的支持，這就會導(dǎo)致政府在進(jìn)行檔案信息管理過程當(dāng)中缺乏有專業(yè)性的設(shè)備內(nèi)容，這就導(dǎo)致信息化建設(shè)受到了阻礙，使整個內(nèi)容不能更好的發(fā)展下去。

3.3 檔案管理人員素質(zhì)低，操作水平低

從當(dāng)前情況來看我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)構(gòu)當(dāng)中的檔案管理人員并沒有經(jīng)歷過專業(yè)性的培訓(xùn)，有些甚至都不是檔案專業(yè)出身的。所以在管理過程當(dāng)中，出現(xiàn)了許多專業(yè)與工作內(nèi)容不相符的特征。再加上工作人員在操作過程當(dāng)中，由于對一些操作方式和技術(shù)內(nèi)容并沒有深刻的了解，導(dǎo)致整個操作缺乏熟練感，有些時候還會出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致整個檔案的丟失，帶來極大的隱患。除此之外，由于這項工作比較單一而且復(fù)雜，所以工作人員在工作過程中不具有足夠的責(zé)任心，不能充分調(diào)動自身的積極性，在整個工作中缺少有主動性，降低了整體的管理效率。

3.4 檔案編研工作之后

檔案管理的內(nèi)容具有極強(qiáng)的復(fù)雜性，才從當(dāng)前來看，許多工作人員只注重眼前工作內(nèi)容的管理，而忽視了后期內(nèi)容的運作，對于檔案進(jìn)行編制過程中缺乏一定的能力，這就會使整個黨缺乏完整性。導(dǎo)致了檔案管理工作不能得到良好的創(chuàng)新，而且，在一些工作在進(jìn)行上會造成極大的影響。

4 提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)水平的幾點措施

4.1 健全檔案管理制度，實現(xiàn)信息化管理的規(guī)范化

整個管理內(nèi)容會涉及檔案管理工作的相關(guān)經(jīng)驗，由于一些工作人員工作時間短或者工作內(nèi)容變動比較大，所以不具備足夠的經(jīng)驗，在整個管理活動當(dāng)中具有很強(qiáng)的隨意性，不能規(guī)范自身的行為，從而會對整個檔案管理過程的安全性造成極大的影響。這就要求相關(guān)單位需要制定一套合理的管理方式，管理人員在工作過程當(dāng)中，需要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來完成工作，此外還要建立一套監(jiān)督制度，通過對檔案信息化是工作的監(jiān)督，完成對整個檔案的保護(hù)，使得整個管理內(nèi)容更加規(guī)范。

4.2 提高對政府信息化檔案管理工作認(rèn)識，加大對這項內(nèi)容的投資

這項工作的進(jìn)行能夠促進(jìn)政府以及其他方面的工作內(nèi)容更好的發(fā)展，這也是提升信息化檔案管理的重要作用。所以，這就要求相關(guān)人員需要充分認(rèn)識到這項內(nèi)容的重要作用，并給予其足夠的重視，同時可以采取各種宣傳的方式來對這項工作進(jìn)行宣傳，提升工作人員對自身工作內(nèi)容的認(rèn)知，使他們在工作過程中更加具有責(zé)任意識，能夠更加主動的投入到工作活動中。

4.3 強(qiáng)化工作人員隊伍建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)人才

針對當(dāng)前工作人員素質(zhì)比較低的特征，所以需要引進(jìn)一些專業(yè)的技術(shù)人員。同時要針對不同的情況來對他們的道德行為進(jìn)行合理的規(guī)劃，加強(qiáng)對他們的技術(shù)培訓(xùn)，對他們的知識體系進(jìn)行不斷的更新，使他們在操作過程中更加熟練，提升他們的專業(yè)化水平，更好的促進(jìn)這項工作的進(jìn)行。

5 結(jié)束語

結(jié)合上文所說，這項內(nèi)容這項工作會給政府發(fā)展帶來極大的影響，保證政府工作的順利展開。在新的時期完善好檔案管理工作，能夠更好滿足新時代的要求，從實際情況出發(fā)，對整個發(fā)展過程中的問題進(jìn)行解決，推動檔案信息化的完整性，使其發(fā)揮出最大價值。

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作者簡介

殷利智（1975-），男，漢，山西省忻州市保德縣東關(guān)鎮(zhèn)西大街，檔案室，助理館員，山西師范大學(xué)（大專、漢語言文學(xué)專業(yè)），研究方向：檔案管理。