信息化時代檔案管理有效方法初探

葉玉紅

摘 要：在科技不斷發(fā)展的大趨勢下，檔案管理工作也提出了更高的要求。檔案管理是所有改革發(fā)展中的重中之重，應(yīng)順應(yīng)新的發(fā)展態(tài)勢，但長期以來我國對各單位檔案管理工作重視程度不是很高，很多單位檔案的歸檔、整理、保管等工作還不完善，本文就當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀進行分析，進而提出檔案管理信息化建設(shè)方法。

關(guān)鍵詞：新時代;檔案管理;改革;信息化

各單位工作的開展，必離不開檔案管理，檔案管理工作包含記錄單位的成立、發(fā)展和職能演變以及單位文化、業(yè)績考核、人才培養(yǎng)等多種功能。有效的檔案管理工作，可以使單位更明朗有效地了解工作人員的各種信息情況。檔案信息化是單位把所用人員信息統(tǒng)一化管理，以便在以后的過程中更加有效的查詢了解，并對以后開展各項工作提供更加全面的重要依據(jù)。首先之前傳統(tǒng)的檔案基本上都是紙質(zhì)的檔案存檔，實行檔案信息化管理首先需要管理人員提前把紙質(zhì)版的檔案進行歸類整理，然后按部門進行分別錄入，此環(huán)節(jié)是至關(guān)重要的，如果錄入有誤的話，在以后查閱的過程中就會依據(jù)錯誤的檔案進行判斷，所以做好檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)對以后單位檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。

1 檔案管理的現(xiàn)狀

目前，檔案管理工作中存在很多問題，具體表現(xiàn)為：

1）檔案管理工作重視程度方面。在對檔案的收集、整理和存檔工作中經(jīng)常處于被動狀態(tài)，沒有充分認識到隨時隨地搜集資料的重要性，且檔案監(jiān)管機制不到位，資料收集跟蹤不到位，造成資料收集不及時且零散。

2）檔案管理技術(shù)方面。雖然大部分單位都引進且利用了電子檔案管理模式，但仍存在檔案利用率和查詢效率偏低等一系列問題。原因主要是電子檔案管理模式是一項新生事物，單位原有的檔案管理工作人員一時無法接受和掌握此種模式，且缺乏專業(yè)培訓(xùn)，因而對電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用不熟練。工作人員普遍對檔案的管理保存不夠重視，更不會主動的創(chuàng)新檔案管理信息化方式，這也就導(dǎo)致在這方面投入的資金極其有限，不能夠支撐購買各項先進的存儲設(shè)備及檔案管理系統(tǒng)等硬件設(shè)施，因此大部分單位還停留在刻光盤、移動硬盤存儲階段，信息化管理平臺覆蓋率低，這極大的降低了日常工作的效率，也加大了檔案毀損的可能，因此，推動事業(yè)單位檔案管理信息化已經(jīng)是不容忽視的問題。

3）部分單位檔案管理工作缺乏專門負責(zé)部門和負責(zé)人員。檔案管理工作由其他部門工作人員兼職管理，由于工作人員忙于其本職工作，造成對檔案管理工作的疏漏，影響檔案管理工作質(zhì)量?，F(xiàn)有的工作人員，專業(yè)學(xué)習(xí)過檔案管理技術(shù)的微乎其微，大部分人不具備專業(yè)的檔案管理知識，更是缺乏這方面的工作經(jīng)驗，在日常繁忙的工作中更是無法高質(zhì)量的完成檔案管理工作。由個人完成檔案管理工作隨意性大，紙質(zhì)檔案、光盤、移動硬盤等在保存、傳遞中容易遺失、毀損，在后續(xù)查找相關(guān)信息時耗費時間長，已嚴(yán)重影響工作效率。又由于事業(yè)單位工作人員，年齡層次不一，對于年長人員來說，學(xué)習(xí)新的技術(shù)存在一定難度，而少部分的年輕人，思維雖然活躍，但在檔案管理模式轉(zhuǎn)變方面起的作用也很微小，起不到引領(lǐng)作用。

4）人才流動頻繁。在新的市場經(jīng)濟形勢下，大部分單位人員已經(jīng)擺脫了“鐵飯碗”的限制，人才流動日益頻繁，老員工的離職和新員工的上崗已經(jīng)不足為奇。在各單位的基層，因人少事多，一人兼多職的現(xiàn)象普遍存在，能夠分離出專門管理檔案部門的單位少之又少。

2 新事態(tài)下檔案管理新思路

1）利用信息管理手段，擴大服務(wù)內(nèi)容。各個單位應(yīng)順應(yīng)信息時代要求，利用信息化的管理手段，實行信息化管理，做到以下幾個方面：一是要制定信息化發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)具體情況和社會要求，分階段、分步驟實施方案;二是創(chuàng)建檔案信息庫，進而建立信息網(wǎng)站，通過本單位網(wǎng)站主頁的形式來為人們提供開放的檔案信息填報、查詢和調(diào)取服務(wù)，有效提高檔案管理和利用效率，實現(xiàn)資源共享;三是建立檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)。用建立內(nèi)網(wǎng)的方式，通過對電子文件歸檔管理前端的控制來分析檔案數(shù)據(jù)，從而進一步對數(shù)據(jù)進行處理與開發(fā)。

2）完善檔案管理體系，提高信息利用率。在新形勢下，檔案管理工作受到了巨大沖擊，檔案管理工作容易出現(xiàn)結(jié)構(gòu)松散，過程混亂等情況，為了避免這些情況的出現(xiàn)，首先，單位各項制度的制定都要貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，要維護單位持續(xù)的發(fā)展和大部分員工的切身利益，要改變重事輕人的傳統(tǒng)觀念，建立切實可用的檔案制度。其次，檔案管理體系還應(yīng)具備靈活機動的特點，以便于在今后的工作中能根據(jù)發(fā)展進一步完善制度。除此之外，檔案管理機制的完善應(yīng)包含每一個關(guān)節(jié)，做到精準(zhǔn)無誤，因而可以提高檔案管理人員的工作積極性。最后，要注重檔案管理信息的安全，在保證安全的前提下積極利用檔案數(shù)據(jù)。

3）檔案管理組織的架構(gòu)重組。信息化對檔案管理工作具有全方面且本質(zhì)性的沖擊，因而檔案管理工作的信息化改革必不可少，從本質(zhì)上講就是要徹底改革創(chuàng)新，除了檔案管理本身要改，其背后的組織構(gòu)架體系也要改。最直接有效的變革是將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有關(guān)人才納入檔案管理組織架構(gòu)中，從而保證檔案管理信息的安全性，并且可以更加有效地利用檔案管理信息化的優(yōu)勢;。引入新生力量，憑借其創(chuàng)造性和活力為檔案管理工作添磚加瓦。

4）健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在如今各單位的檔案管理工作中，電子檔案成為檔案管理的主流，用電子文件的形式進行保存，有利于檔案的查閱和調(diào)取。利用先進的現(xiàn)代化多媒體技術(shù)，使得紙質(zhì)文檔逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n。計算機網(wǎng)絡(luò)處理已經(jīng)成為各個行業(yè)專業(yè)化的一種標(biāo)志，尤其對于檔案管理來說，需要處理大量的數(shù)據(jù)與資料，傳統(tǒng)的人工管理難免出現(xiàn)疏忽或錯誤，而計算機處理則相對要精確且高效得多，因此檔案管理必須突破傳統(tǒng)模式，適應(yīng)現(xiàn)代化管理模式，才能更加充分的滿足人們的需求。工作單位應(yīng)該建立健全的局域網(wǎng)和檔案管理相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)，使得資源以及計算機軟件能夠共享，為檔案室和相關(guān)科室搭建一條信息橋梁，利于檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化及信息化。建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)之后，可以使用計算機進行人工模擬，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，使得檔案管理工作提高準(zhǔn)確性，更具說服力。

5）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn) 普及檔案管理專業(yè)知識。推動檔案管理信息化在完善硬件設(shè)施的同時，對工作人員進行專業(yè)知識的培訓(xùn)是必不可少的。目前，從事檔案管理工作相關(guān)專業(yè)的人員微乎其微，要想改變現(xiàn)狀，首先要向從事檔案管理工作的人進行專業(yè)培訓(xùn)，包括專業(yè)的檔案管理工作知識、檔案管理信息化系統(tǒng)的操作、檔案管理工作的主要內(nèi)容、與本單位實際結(jié)合后的工作重點、以及其他相關(guān)的知識。檔案管理人員要認識到檔案管理與傳遞的重要性，要在工作中創(chuàng)新思維，積極的學(xué)習(xí)專業(yè)知識，并結(jié)合本單位業(yè)務(wù)實際，從實際出發(fā)，選擇適合本單位檔案管理的工作方式，提高檔案管理信息化的質(zhì)量及工作效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，在新的形勢下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，新形勢也為檔案管理工作提供了新思路和新方法。本文在分析了檔案管理工作的現(xiàn)狀和面臨的問題的基礎(chǔ)上，還探討了新事態(tài)下檔案管理工作的新思路。希望通過本文的論述，可以引起對“新時代檔案管理改革路徑”的充分思考與探究，能夠互相交流溝通，共同探索檔案管理工作新路徑和新方法，從而提高檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量，能夠從檔案管理層面促進工作單位更好更快向前發(fā)展！

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