醫(yī)院檔案管理中數(shù)字檔案的應(yīng)用價值及方法分析

岳媛

摘 要：現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)時代，我國各個領(lǐng)域都在順應(yīng)社會需求與時俱進，隨著科學(xué)醫(yī)療事業(yè)的不斷提升，醫(yī)院檔案管理工作也在向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型發(fā)展。本文就數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用背景，分析數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢及其應(yīng)用價值，并對數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用予以分析，以期對醫(yī)院檔案管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;醫(yī)院檔案管理;應(yīng)用價值

醫(yī)院檔案是在醫(yī)院日常管理運作當(dāng)中形成的具有保存價值和重要意義的歷史記錄和運行資料，其涉及領(lǐng)域眾多，包含醫(yī)療管理、醫(yī)學(xué)科研、教學(xué)管理、防疫保健、醫(yī)療器械、黨群管理、人事管理、財務(wù)管理等多個方面。它是醫(yī)院各區(qū)域各項工作的真實寫照，是制定醫(yī)院工作標(biāo)準(zhǔn)、重大決策的有力依據(jù)。隨著醫(yī)療體制的改革以及科學(xué)的進步，醫(yī)院的信息化水平也隨之提高，醫(yī)院檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)運而生，有力推動了醫(yī)院整體管理水平和工作業(yè)績。

1 數(shù)字檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案管理的大部分是以紙張作為媒介，主要借助文字、符號、圖像、表格等形式對信息進行采集、歸納和處理形成檔案，耗時耗力且不易于使用查找;數(shù)字檔案管理是通過現(xiàn)代科技手段，把紙質(zhì)文檔、聲像文件等傳統(tǒng)文件及電子檔案都系統(tǒng)化形成檔案數(shù)字信息庫，以此達(dá)到對大量檔案信息資源的集中收集、管理、保存和使用。隨著醫(yī)療體系的深入改革，我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展水平得到提高，也進一步推動了醫(yī)院檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用。

2 如何完善數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

醫(yī)院檔案管理要實現(xiàn)數(shù)字化管理，應(yīng)遵循受眾面廣、簡單方便、快捷迅速、個性多元等多方面需求，從而充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案的強大功能。其管理的核心部分包括醫(yī)院檔案管理、數(shù)字化處理、查閱檢索、統(tǒng)計備份、檔案流通等?？偟膩碚f，完善醫(yī)院檔案數(shù)字化管理應(yīng)該做到以下幾點：

1）注重培養(yǎng)醫(yī)院檔案管理人才。所謂專業(yè)人做專業(yè)事，專業(yè)的檔案管理工作人員是保障醫(yī)院檔案管理達(dá)到數(shù)字化管理的關(guān)鍵前提。檔案管理人員首先要具備有數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的概念，才能將檔案管理工作領(lǐng)入數(shù)字化管理之中，其次醫(yī)院要充分重視檔案數(shù)字化管理工作，將醫(yī)院信息管理工作列入醫(yī)院的總體工作規(guī)劃范疇。同時，為提高檔案管理人員對信息技術(shù)應(yīng)用水平和專業(yè)能力，要安排對其進行系統(tǒng)化培訓(xùn)指導(dǎo)，使其熟悉掌握各項數(shù)字化系統(tǒng)和軟件的應(yīng)用，以便更好地運用在檔案管理工作中。此外，在注重對現(xiàn)有檔案管理人才管理和培訓(xùn)的同時，還要考慮引進具備數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體運用技術(shù)及檔案管理技術(shù)多方面綜合型人才，為未來醫(yī)院規(guī)模擴充檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供人才支持。

2）加強醫(yī)院檔案數(shù)字化基礎(chǔ)建設(shè)。醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)是一項長期重大的工程，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視以及過硬的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備、專業(yè)的檔案管理人才。醫(yī)院要將數(shù)字檔案管理工作提到醫(yī)院重要工作計劃中，組建成立醫(yī)院檔案管理工作小組，小組成員由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)牽頭，主動帶領(lǐng)醫(yī)院上下全體人員關(guān)注檔案管理工作，科普檔案管理工作的宣傳，為全院營造出檔案管理工作的濃厚氛圍。同時，醫(yī)院應(yīng)加強檔案數(shù)字管理工作所需軟硬件設(shè)施的配置，在硬件方面比如有計算機、復(fù)印掃描打印機、數(shù)碼相機等等，還要建立獨立的辦公場地;在軟件方面則包括先進高端的檔案管理軟件、語言處理軟件以及各種操作軟件。大型醫(yī)療機構(gòu)有條件的，可考慮通過第三方合作，結(jié)合醫(yī)院檔案管理需要制定專門的檔案管理軟件系統(tǒng)。

3）加強醫(yī)院檔案數(shù)字化過程管控。醫(yī)院檔案數(shù)字化管理包含檔案收集、前端控制、質(zhì)量管理以及安全保護四個方面。收集檔案要鑒定文件資料范圍，不是所有的紙張檔案都必須經(jīng)過數(shù)字化處理，要從檔案的破損情況、價值高低、使用情況等方面去綜合考量，以確定醫(yī)院檔案數(shù)字管理的范疇。在前端控制環(huán)節(jié)，則需要檔案管理人員深入了解各業(yè)務(wù)科室一線，到一線主動介入文件檔案的形成并指導(dǎo)科室醫(yī)務(wù)工作者正確管理文件，跟進文件前期制作印刷、下發(fā)以及后期的歸檔處理，直到形成數(shù)字化檔案，在這個過程當(dāng)中，只有檔案管理人員時時把關(guān)，及時監(jiān)督，才能保證數(shù)字檔案的真實全面完整。在質(zhì)量管理方面，也就是在形成數(shù)字檔案的過程中，檔案管理人員要嚴(yán)格按照檔案號和頁號流程去操作，避免出現(xiàn)遺漏偏差，保障數(shù)字檔案中文字圖像的清晰度，并規(guī)范文件存儲格式。在數(shù)字檔案安全保護方面，要做好光盤、磁帶、磁盤、膠片等數(shù)字檔案載體的安全措施，對其及時進行信息處理，如磁盤載體的數(shù)字檔案要每2年檢測一次，光盤每4年檢測一次等等。為防止數(shù)字載體受溫度、濕度環(huán)境方面以虛擬網(wǎng)絡(luò)黑客的影響，有必要對載體存儲環(huán)境進行人工改善，并對數(shù)據(jù)進行備份處理、計算機設(shè)置訪問權(quán)限等操作，以保障檔案數(shù)字管理的信息存儲、傳輸、維護及使用的每個階段安全。

3 數(shù)字檔案在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用價值

1）促進醫(yī)院檔案管理工作的開展進步。為適應(yīng)醫(yī)院日常管理，醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化發(fā)展是各項工作開展的必要前提，也是醫(yī)療事業(yè)持續(xù)不斷地發(fā)展的迫切需求。醫(yī)院檔案信息量龐大，涉及內(nèi)容繁多，檔案的查詢使用率頻繁，通過數(shù)字檔案管理可將記錄在紙張上的信息通過各種格式轉(zhuǎn)換為數(shù)字模式，對工作人員查閱使用檔案提供巨大方便，更不會造成原始檔案因使用頻繁而出現(xiàn)磨損或丟失的問題，有效提高了醫(yī)院檔案使用效率。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)形成之后，日常查閱使用檔案僅需要在檔案信息目錄庫中輸入關(guān)鍵信息，即可快速查詢到目標(biāo)檔案資料，真正的起到方便、快捷、高效、準(zhǔn)確的作用。同時，數(shù)字檔案管理還可以實現(xiàn)檔案不同主體之間的相互傳閱，不受到原文無法共享的問題，從而也相應(yīng)提升了檔案的高效利用率。

2）強化醫(yī)療機構(gòu)的管理。隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)、檢驗信息系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)影像管理系統(tǒng)以及辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的廣泛應(yīng)用，綜合大型醫(yī)療機構(gòu)已經(jīng)從傳統(tǒng)的醫(yī)院管理模式逐步向數(shù)字化集成管理模式轉(zhuǎn)型。在此過程中，以電子文檔為主的醫(yī)院檔案信息數(shù)據(jù)庫已經(jīng)產(chǎn)生，而醫(yī)院檔案實行數(shù)字管理則可以滿足信息精細(xì)集中化管理。醫(yī)院檔案數(shù)字管理實現(xiàn)了各級醫(yī)院進行網(wǎng)絡(luò)交流、醫(yī)學(xué)人才交流、醫(yī)療技術(shù)信息共享、遠(yuǎn)程會診、病例資料查詢等多項功能的運用。同時，醫(yī)院檔案數(shù)字管理為醫(yī)院科學(xué)、規(guī)范、精細(xì)管理提供了基礎(chǔ)，在檔案數(shù)字化編研的工作中，優(yōu)秀的編研成果可以作為未來醫(yī)院管理的經(jīng)驗，從而有效提升醫(yī)院的管理水平。

3）推動醫(yī)療機構(gòu)的體制改革。隨著醫(yī)療行業(yè)的不斷發(fā)展，前期醫(yī)療工作中存有大量的重要文件資料、醫(yī)療技術(shù)以及反映改革的重大成果，這些都是檔案管理中的重要管理對象，數(shù)字化檔案管理就是要做好這些檔案的收集、整理、編研，為醫(yī)療體系發(fā)展提供強有力的參考依據(jù)和支持。早在前些年，我國就出臺了《醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革實施方案》，其中就強調(diào)醫(yī)院的檔案是電子健康檔案形成的重要基礎(chǔ)，同時是建立全國統(tǒng)一電子健康檔案的重要依據(jù)。故此，做好醫(yī)院檔案數(shù)字管理工作，可以多方位全面收集到醫(yī)療改革的信息，以電子化的方式保存、輸出、管理，為我國醫(yī)療行業(yè)改革決策提供重要的信息資料，有助于推動醫(yī)療事業(yè)的深化改革發(fā)展。

4 總結(jié)

醫(yī)院的擴大發(fā)展與檔案建設(shè)息息相關(guān)，醫(yī)院檔案施行數(shù)字管理是一種發(fā)展趨勢，它將助力醫(yī)療工作邁上一個全新的臺階，對推動醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。信息技術(shù)時代，醫(yī)院管理要與時代并列，積極推動醫(yī)院檔案管理數(shù)字化發(fā)展，以此實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的科學(xué)合理利用及有效開發(fā)，讓醫(yī)療機構(gòu)都可以從中受益，達(dá)到醫(yī)院檔案信息實時共享，促進我國整體醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

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