檔案信息技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新的新思考

黨珍珠

摘 要：進(jìn)入信息技術(shù)新時(shí)代后，高職院校檔案信息化管理的速度明顯加快，特別是在檔案管理的資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施、管理制度以及管理標(biāo)準(zhǔn)等方面都取得了令人矚目的成效，有效促進(jìn)了院校檔案信息化管理的水平。本文結(jié)合高職檔案管理實(shí)際，在剖析信息技術(shù)背景下檔案管理特征的基礎(chǔ)上，就信息技術(shù)背景下檔案管理的創(chuàng)新思路進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息技術(shù);管理創(chuàng)新;發(fā)展思路

進(jìn)入信息技術(shù)新時(shí)代后，高職院校檔案信息化管理的速度明顯加快，特別是在檔案管理的資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施、管理制度以及管理標(biāo)準(zhǔn)等方面都取得了令人矚目的成效，有效促進(jìn)了院校檔案信息化管理的水平。然而，由于檔案管理本身受到的工作限制，致使許多單位的檔案建設(shè)與管理仍延續(xù)傳統(tǒng)的管理模式，仍是只注重檔案資料的保管，忽視對檔案信息的有效利用，從而不可避免地形成了檔案信息利用效率不高的實(shí)際。而且對檔案的建設(shè)與管理重視不夠，在人力和物力方面投入不足，進(jìn)而致使檔案管理信息化建設(shè)設(shè)施較差，更不能有效推動高職檔案建設(shè)信息化管理的發(fā)展。為此，筆者在此針對信息技術(shù)發(fā)展的新形勢，就如何創(chuàng)新高職檔案管理信息化工作予以探究，以期能提升高職院校檔案信息化管理的水平。

1 信息技術(shù)背景下檔案管理的基本特征

1.1 檔案信息獲取向多元化快速發(fā)展

傳統(tǒng)的檔案資料主要是紙質(zhì)文件，加上檔案室有限的儲藏空間，以及落后的管理模式，致使檔案管理部門對檔案信息采取選擇性收集，故而造成檔案信息的來源極為有限，甚至?xí)斐捎行┖芫哐芯績r(jià)值的歷史資料文檔也由于種種原因而不能有效收錄歸檔。而在信息化時(shí)代，檔案資料不再會受到紙質(zhì)文件的局限，可以包含大量的圖像、影音以及文字等多種類型的信息檔案資料，其內(nèi)容完全可以借助電子文檔形式存儲于微小的硬盤之中，從而使檔案資料的儲存空間及信息資料的渠道得到更大的拓展，即便是一個小小的U盤便可儲存相當(dāng)于幾個小型圖書館的信息檔案內(nèi)容，這為檔案的收集與管理帶來了極大的便利條件。

1.2 檔案信息處理向高效化確立標(biāo)準(zhǔn)

信息技術(shù)背景下，檔案管理人員通過計(jì)算機(jī)操作，可在最短的時(shí)間內(nèi)依照多個標(biāo)準(zhǔn)對收集的檔案信息予以整理歸納，且不需要打亂原有紙質(zhì)檔案信息的排序條件，將紙質(zhì)檔案與電子檔案保持充分對應(yīng)。故而，在這個基礎(chǔ)之上，不僅可以大大提高檔案整理歸檔工作的整體效率，還可以有效降低檔案工作人員的實(shí)際工作量，同時(shí)又能有效避免人工操作時(shí)可能會出現(xiàn)的缺號、跳號以及頁碼編錯等具體問題。信息化技術(shù)還能使檔案的快速檢索與利用更為便捷，我們通過計(jì)算機(jī)操作來搜索，即可按檔案的歸檔時(shí)間、類型或關(guān)鍵詞等，疾速檢索到我們所需的檔案，徹底解決了傳統(tǒng)檔案管理中繁瑣的查詢以及費(fèi)時(shí)費(fèi)力的實(shí)際問題。此外，檔案管理信息化的高能和高效還能在檔案管理的信息化傳輸，即借助計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)快速傳輸電子檔案，而不受地域及時(shí)間的限制方面得到體現(xiàn)。

1.3 檔案信息管理向安全化設(shè)置權(quán)限

以往的紙質(zhì)型檔案比較容易受潮或損壞，也不利于長時(shí)期儲存，可是信息化下的電子檔案就可完全消除這些顧慮。各種形式的檔案資料均可通過電子文檔形式儲存于硬盤之中，不僅方便還又安全，同時(shí)對一些較為重要的檔案資料還可以多個備份，能有效避免檔案信息可能出現(xiàn)的毀損，使檔案資料得以長期保存。除此之外，信息化電子檔案在安全保密方面更好，我們通過密碼權(quán)限設(shè)置形式能有效保護(hù)檔案信息的安全，確保檔案資料不會丟失和信息難以泄露。

2 信息技術(shù)背景下檔案管理的創(chuàng)新思路

2.1 順應(yīng)時(shí)代趨勢，創(chuàng)新檔案管理理念

面對信息技術(shù)時(shí)代，沿襲傳統(tǒng)的檔案信息管理理念已完全不能適應(yīng)，需要我們順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，創(chuàng)新檔案管理理念，促進(jìn)檔案管理單位工作的更好開展。首先要確定好發(fā)展基調(diào)，為檔案管理確立好發(fā)展方向。檔案管理人員在工作中，要努力使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化，積極與信息技術(shù)相融合進(jìn)一步促進(jìn)檔案建設(shè)。要在信息化建設(shè)中積極轉(zhuǎn)換思維模式，樹立創(chuàng)新理念，順應(yīng)時(shí)代趨勢，打破傳統(tǒng)的檔案管理方法，努力使檔案管理向現(xiàn)代信息化方向發(fā)展。

2.2 實(shí)施科學(xué)管理，加大人才培育力度

檔案管理創(chuàng)新需遵循科學(xué)理念，將檔案管理與科學(xué)技術(shù)有機(jī)結(jié)合，并堅(jiān)持創(chuàng)新理論聯(lián)系工作實(shí)際，促進(jìn)新時(shí)代檔案管理工作有效展開。積極發(fā)揮管理者的智慧作用，需要檔案管理人員有高超的綜合素質(zhì)，單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，強(qiáng)化人員培訓(xùn)，完善規(guī)章制度。

積極挑選愛崗敬業(yè)、工作負(fù)責(zé)的管理人員。檔案管理者需具有一定的應(yīng)變能力，能夠從完整的方面看到檔案管理工作的走向與趨勢，要對檔案管理人員進(jìn)行年度考核，促進(jìn)他們及時(shí)更新管理技術(shù)，關(guān)注發(fā)展趨勢，做好本職工作。要建立規(guī)范的管理體系，規(guī)范他們的服務(wù)意識，發(fā)揮他們的主觀能動作用，不斷促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)運(yùn)行。

2.3 實(shí)施統(tǒng)籌管理，完善技術(shù)設(shè)施設(shè)備

傳統(tǒng)的檔案采取分散式管理，不能實(shí)施大量的集中管理，可是信息化背景下檔案管理就要把信息資料一起統(tǒng)合，予以集中管理，這能從根本上解決傳統(tǒng)檔案管理的難題。同時(shí)，信息化時(shí)代的檔案管理需將檔案有效分類，將不同類型的信息予以整理規(guī)劃，使它更簡單明了，以提高運(yùn)用效率。要對管理系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)整理，確實(shí)使它科學(xué)化，就要給檔案管理者明確管理規(guī)則。院校要積極完善相關(guān)的設(shè)備與設(shè)施，使它切實(shí)符合實(shí)際需要，更有利于檔案的統(tǒng)籌管理。

2.4 創(chuàng)新管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享

信息化時(shí)代的信息傳播很快，信息量也很大，單位各部門要在檔案信息化管理方面予以合作，建立大型檔案管理系統(tǒng)，以便資源共享。這不僅有利于完善院校的檔案管理機(jī)制，更能擴(kuò)展空間與范圍。在建立檔案信息管理平臺的基礎(chǔ)上，人人都可自由學(xué)習(xí)檔案管理的基本知識，以促進(jìn)檔案管理知識的普及。同時(shí)能夠促進(jìn)檔案管理人才的培養(yǎng)，改變?nèi)瞬湃狈Φ木置?，促進(jìn)檔案管理良性循環(huán)。這樣還便于完善檔案管理體系，促進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)傳播，使檔案管理人員注重轉(zhuǎn)變管理理念，不斷充實(shí)自我，提升自我，積極做好檔案管理工作。

2.5 強(qiáng)化機(jī)構(gòu)整合，建設(shè)數(shù)字化檔案館

人才將永遠(yuǎn)處于時(shí)代的領(lǐng)導(dǎo)者地位，特別是檔案的電子管理等方面，更是一直缺乏復(fù)合型人才，往往人才的類型比較單一，這就需要我們不斷強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。我們一是要尊重這些管理人才，要尊重他們平時(shí)的勞動成果，并要及時(shí)肯定他們所做出的成果，積極給予鼓勵，使他們能持續(xù)不斷地去努力探尋管理新技術(shù)，破解信息化檔案管理工作中的技術(shù)難題。二是要不斷調(diào)動檔案管理者的工作積極性。檔案管理工作確實(shí)枯燥而繁雜，很多人難以對此項(xiàng)工作產(chǎn)生興趣，這就需要我們積極完善獎懲機(jī)制，要充分調(diào)動他們的工作積極性，為他們創(chuàng)設(shè)良好的工作環(huán)境，確保他們能在愉悅的環(huán)境中積極完成任務(wù)。三是要注重人才的資源整合，通過調(diào)整使每位有才能的人切實(shí)找到適合自己的崗位，并努力發(fā)揮自己的所長，為院校的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。四是要健全管理制度，強(qiáng)化機(jī)構(gòu)整合，努力配備好充足的檔案管理設(shè)備，積極引進(jìn)人才，為院校數(shù)字化檔案建設(shè)打好基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語

總而言之，伴隨著信息化技術(shù)的快遞發(fā)展，高職院校信息化檔案管理的發(fā)展時(shí)不我待，這就需要檔案管理工作者切實(shí)由高素質(zhì)的管理人才去勝任，并不斷對院校的檔案管理工作提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和創(chuàng)新性工作思路。與此同時(shí)，檔案管理部門要積極把握時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，切實(shí)完善并提升基礎(chǔ)設(shè)施，還要注重引進(jìn)管理人才，培育檔案管理隊(duì)伍，提升人員綜合素質(zhì)，使檔案管理工作快速邁上時(shí)代發(fā)展快車道。

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