信息化背景下高校教學(xué)檔案管理及開發(fā)利用

岳德海

摘 要：現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理還存在很多問題，將信息技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理對于優(yōu)化教學(xué)資源配置有重要作用。信息技術(shù)簡化了高校傳統(tǒng)檔案管理繁瑣的步驟，從一定程度上優(yōu)化了教學(xué)管理體系，開創(chuàng)了檔案管理的新格局。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);高校;檔案管理;策略

教育改革背景下，高校招生范圍也逐漸擴大，檔案管理者的工作量也越來越大。如采用傳統(tǒng)人工檔案管理模式，容易遺漏部分項目，不利于后續(xù)檔案管理工作的開展。信息化背景下，相關(guān)部門對高校教學(xué)檔案管理提出了更高的要求，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)多種資源的高效整合，優(yōu)化教學(xué)資源配置[1]。現(xiàn)階段高校優(yōu)化教學(xué)檔案管理模式具有現(xiàn)實意義，要秉持創(chuàng)新的原則，利用大數(shù)據(jù)、云計算等各種數(shù)據(jù)處理技術(shù)，完善搜索引擎設(shè)置，從根本上減輕檔案管理工作人員的負擔，提高檔案管理質(zhì)量，優(yōu)化高校教學(xué)資源配置。

1 現(xiàn)階段高校教學(xué)檔案管理陷入困境的原因分析

1.1 檔案管理工作者思想落后

目前來看，高校的建設(shè)規(guī)模及招生規(guī)模均在擴大，無形之中增加了教學(xué)檔案管理工作者的工作量。部分管理者仍采用人工管理模式，不僅不利于提高檔案管理效率，而且還從一定程度上打消了其工作積極性，使檔案管理工作陷入困境。

1.2 檔案管理工作者個人素質(zhì)不能保障

現(xiàn)階段負責高校教學(xué)檔案管理的工作者多為其他教學(xué)工作的管理者，身兼數(shù)職，不利于檔案管理制度的創(chuàng)新。還有部分檔案管理人員不具備良好的專業(yè)素養(yǎng)，不能勝任該工作，其管理思想與時代脫軌、管理效率低、不能熟練應(yīng)用信息技術(shù)、缺乏工作經(jīng)驗等，使高校檔案管理工作陷入困境。

1.3 缺乏必要的設(shè)備支持

現(xiàn)階段雖然部分高校將信息技術(shù)列為教學(xué)檔案管理的重要應(yīng)用技術(shù)，但受經(jīng)濟的影響，信息設(shè)備缺乏，高校教學(xué)檔案信息化管理舉步維艱。

2 信息化背景下高校教學(xué)檔案管理模式的優(yōu)化措施

2.1 做好教學(xué)檔案信息化管理的宣傳

高校要將工作重心放到檔案信息化管理的相關(guān)宣傳上，給相關(guān)教育工作者介紹檔案管理信息化的特征以及實現(xiàn)路徑，提高相關(guān)管理者的信息化管理意識。思想對行動有主導(dǎo)作用，高校教學(xué)檔案管理者要將工作重心放到信息技術(shù)的應(yīng)用方面，結(jié)合現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)狀提出實現(xiàn)檔案管理信息化的具體路徑，從根本上提高管理效率。此外，相關(guān)工作者還要完善檔案管理制度，做好責任分工，并且還要做好交接工作，使各項工作有效銜接，進一步優(yōu)化檔案管理體系。

2.2 加大檔案管理工作者的培訓(xùn)力度

檔案管理工作者為重要的檔案管理人員，其個人素質(zhì)關(guān)系到整個檔案管理工作能否正常進行。高校在教學(xué)檔案管理過程中，要將檔案管理工作者的工作培訓(xùn)提上日程。首先，高校要提高檔案管理工作者的選拔門檻，不允許不具備專業(yè)能力的檔案管理人員從事相關(guān)工作，保障檔案管理工作質(zhì)量。其次，高校要聘請教學(xué)檔案管理專家為檔案管理人員做工作培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案整理方面的內(nèi)容，也包括管理技術(shù)方面的內(nèi)容，從理論與實踐兩個方面給予相關(guān)工作者有針對性的指導(dǎo)。同時，高校還要完善教學(xué)檔案管理人員的考核制度，同時還要將計算機操作水平列為重要的考核內(nèi)容之一，全面提升檔案管理人員的素質(zhì)。再次，高校要將團隊建設(shè)列為教學(xué)檔案管理的重要內(nèi)容，加強教學(xué)檔案管理團隊建設(shè)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的管理團隊。提高檔案管理者素質(zhì)主要從以下兩個途徑實現(xiàn)：

1）細化培訓(xùn)制度，制定階段性的培訓(xùn)計劃。從高校教學(xué)檔案管理內(nèi)容來看，涉及多個方面，不僅包括教案整理，還包括教師個人檔案、學(xué)生成績整合等多個內(nèi)容，內(nèi)容比較繁雜，且這些內(nèi)容處于動態(tài)變化之中，如采用人工管理模式不僅增加了管理人員的工作量，而且信息更新難度也比較大。在整理過程中，相關(guān)人員要應(yīng)用信息技術(shù)，提取各個檔案資料的關(guān)鍵詞，管理人員根據(jù)關(guān)鍵詞將這些檔案歸類，提高檔案管理效率。在培訓(xùn)過程中，要加強對檔案管理人員計算機操作能力培訓(xùn)力度，利用大數(shù)據(jù)、云計算等多種數(shù)據(jù)處理技術(shù)整合檔案，提高檔案管理效率。與此同時，相關(guān)部門還要制定階段性的考核任務(wù)，考核檔案管理人員的工作能力與個人素質(zhì)，根據(jù)考核結(jié)果進一步細化培訓(xùn)內(nèi)容。此外，培訓(xùn)過程中還要嚴格篩選培訓(xùn)內(nèi)容，要符合客觀實際，同時還要與時代發(fā)展聯(lián)系起來，引入最新的知識與技術(shù)，使高校教學(xué)檔案管理與時俱進[2]。

2）引進專業(yè)的管理人才。高校教學(xué)檔案管理過程中，不僅要提高內(nèi)部人才素質(zhì)，而且還要引進專業(yè)的管理人才，彌補現(xiàn)階段檔案管理人才缺乏的漏洞。在此過程中，高校要適當增加人才方面的投資，同時還要打造獨特的校園文化，吸引更多的檔案管理人才，為檔案管理的信息化發(fā)展奠定人才基礎(chǔ)。高校要秉持創(chuàng)新的原則，突破人工檔案管理的束縛，做到人才盡用。因此，人才引進過程中不僅要考察其專業(yè)能力，還要考察其信息技術(shù)的應(yīng)用能力，引進綜合性的檔案管理人才。為了調(diào)動人才的工作積極性，高校還可設(shè)置多級薪酬，充分挖掘這些人才的潛能，提高檔案管理效率。

2.3 增加信息設(shè)備的投資

高校要適當增加信息設(shè)備的投資，為教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)提供有利的條件。首先，高校要購買先進的設(shè)備，同時還要更新硬件系統(tǒng)，使其符合現(xiàn)階段信息技術(shù)的發(fā)展特征。高校在購買設(shè)備的過程中要根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)狀及信息設(shè)備的實際數(shù)量及性能制定合理的購買計劃，同時還要嚴格檢查設(shè)備的性能，選擇具有生產(chǎn)許可證的廠家，保障設(shè)備能夠正常運行。其次，高校還要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，鼓勵檔案管理人員應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理，在短時間內(nèi)整合多種信息，提高管理效率。再次，高?？山⑾嚓P(guān)的信息管理平臺，將同一類檔案歸到一起，方便管理人員查找各種資料。同時還可在信息管理平臺上設(shè)置留言欄，方便相關(guān)部門之間進行聯(lián)系，也能廣泛征集大眾的意見，進一步完善檔案管理制度。第四，高校要進一步強化專業(yè)管理，要求各個專業(yè)的負責人將專業(yè)教學(xué)檔案匯總到一起，方便檔案管理人員整理相關(guān)信息，同時也能減輕相關(guān)工作者的工作負擔。第五，高校要加強與其他院校的聯(lián)合，借鑒其他院校良好的管理經(jīng)驗，結(jié)合自身檔案管理現(xiàn)狀創(chuàng)新管理模式。在此過程中，高校要將創(chuàng)新放到檔案管理的重心，不能一味按照其他院校的管理方法進行管理，要體現(xiàn)自身的特色，結(jié)合不同階段高校教學(xué)現(xiàn)狀進行管理，做到有的放矢[3]。

2.4 加大檔案管理軟件的開發(fā)力度

高校要進一步加大檔案管理軟件的開發(fā)力度。首先相關(guān)部門要了解檔案管理軟件開發(fā)標準，如《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》。其次，相關(guān)部門還要調(diào)查軟件開發(fā)需求。再次，軟件開發(fā)后不能直接應(yīng)用，要事先測試，確認無問題后應(yīng)用。

3 結(jié)束語

高校教學(xué)檔案信息化管理是一個長期的過程，在此過程中，高校始終要將創(chuàng)新放到第一位，結(jié)合不同階段教學(xué)管理現(xiàn)狀優(yōu)化檔案資源管理模式，實現(xiàn)教學(xué)資源的最優(yōu)化處理。此外，高校還要適當增加信息設(shè)備的投資，為檔案信息化管理創(chuàng)造有利的環(huán)境。與此同時，高校還要加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，使其掌握更多的專業(yè)知識，實現(xiàn)檔案的信息化管理。最后，高校還要加大檔案管理工作的宣傳力度，使管理人員了解更多檔案管理的最新知識與技術(shù)，并積極投身到管理模式的創(chuàng)新研究中，進一步完善管理制度。

參考文獻

[1]溫靜.信息化時代高校檔案服務(wù)開發(fā)的困境與對策[J].蘭臺內(nèi)外，2019（07）：3-4.

[2]吳哲.信息化時代下高校檔案管理的創(chuàng)新及發(fā)展[J].蘭臺內(nèi)外，2019（05）：39-40.

[3]卓瑪吉.高校檔案信息化的優(yōu)勢和風險分析[J].蘭臺世界，2018（10）：50-52.