大數(shù)據(jù)時代檔案管理的幾點探索

張洪娟

摘 要：當前，信息技術已經(jīng)應用到了各個行業(yè)，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，各行各業(yè)都面臨著如何對龐大而繁雜的信息數(shù)據(jù)進行有效管理的問題。檔案管理工作的各個流程都需要加工和整理大量的信息，大數(shù)據(jù)時代的到來給檔案業(yè)務的發(fā)展帶來了機遇。本文從檔案管理面臨的機遇和加強檔案管理的做法兩方面探討了大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作，以期為新時期的檔案管理提供一些借鑒。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;機遇;方法

隨著科技的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)浪潮已經(jīng)席卷了各個行業(yè)，檔案館作為數(shù)據(jù)集散地，我們現(xiàn)在老式手工書寫的傳統(tǒng)的檔案管理方式早就已經(jīng)和現(xiàn)在目前電子化管理對檔案開發(fā)與利用的方式不相適宜了。因此，檔案部門應當借助當前大數(shù)據(jù)時代的背景，抓住這一時代機遇，在學習和應用新的錄入整理、預測工具和方法上，對社會發(fā)展的變化和需求上做出積極響應，將信息“數(shù)字化”作為檔案管理承載體，從而深入研究收集信息、管理信息和利用信息的新方法、新模式，進而充分開發(fā)檔案數(shù)據(jù)的價值，促進數(shù)字化檔案館的建設，以便更好地發(fā)揮檔案信息的功能和作用。

1 大數(shù)據(jù)界定

自2012年開始，大數(shù)據(jù)一詞被越來越頻繁地提及，人們通常用它來描述海量的信息和數(shù)據(jù)，但是，至今為止，大數(shù)據(jù)還沒有確切的概念，對于它的定義也是仁者見仁智者見智，比如，美國的麥肯錫公司認為，大數(shù)據(jù)是指大小超出常規(guī)的數(shù)據(jù)庫工具獲取、存儲、管理和分析能力的數(shù)據(jù)集;全球最大的電子商務公司（亞馬遜）認為，大數(shù)據(jù)是超過了任何一臺計算機處理能力的數(shù)據(jù)量;維基百科借鑒了麥肯錫公司的觀點，將大數(shù)據(jù)定義為：利用常用軟件工具捕捉、管理和處理數(shù)據(jù)所消耗的時間超過了容忍時間的數(shù)據(jù)集。不管哪一種說法，都提到了一個詞“數(shù)據(jù)集”，體現(xiàn)了“大”的特點。不可否認，“大”是大數(shù)據(jù)的一個主要特點，但并不代表全部，我們應當更關系它的功能和作用，能對我們的生活、學習、工作有什么幫助，因此，大數(shù)據(jù)還應當體現(xiàn)出如何從多樣的、海量的數(shù)據(jù)中迅速提取信息的能力。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理面臨的機遇

2.1 信息利用的高效性機遇

檔案館作為服務性的文化機構，需要保存和管理各種各樣的檔案，這必然會涉及大量的信息，而且檔案信息呈現(xiàn)出了遞增趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理方式、工具、手段已經(jīng)不能滿足檔案管理的需求，而大數(shù)據(jù)時代的到來，給當前的檔案管理工作帶來了發(fā)展機遇，檔案館逐漸轉向了數(shù)字化、信息化建設，檔案信息更新速度加快，充實了數(shù)據(jù)庫，而且管理也更加有序，數(shù)據(jù)查詢功能大大提升，用戶可以使用現(xiàn)先進的工具來找到自己需要的文件和資料，大大提高了信息的利用

效率。

2.2 信息內容的及時性機遇

大數(shù)據(jù)時代，海量的數(shù)據(jù)給檔案館的館藏提供了豐富的信息和資源，沖破了傳統(tǒng)檔案管理中信息資源缺乏、服務范圍有限、服務能力有限的瓶頸。不僅如此，達大數(shù)據(jù)技術還使檔案館的館藏信息和資源具有了廣泛的外延，如可以吸收互聯(lián)網(wǎng)中的數(shù)據(jù)，還可以吸收用戶在查詢利用檔案信息資源中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。多個途徑的信息來源，豐富多樣的信息，加快了檔案館館藏信息的更新速度，為檔案館創(chuàng)設了及時充實信息資源的良好機遇，也為用戶提供更加全面的檔案信息服務創(chuàng)造了條件。

2.3 信息保存的永久性機遇

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理中數(shù)據(jù)的完整性、多樣性更能夠得以保持，信息保存的時間和信息存儲量也會更大，所以在大數(shù)據(jù)時代檔案管理迎來了信息保存的永久性機遇。

2.4 檔案工作從實體管理上升到知識管理的機遇

從當前檔案用戶對檔案使用的實際訴求看，單純的數(shù)據(jù)查詢抑或是文件借閱已經(jīng)不能滿足其對檔案利用的實際訴求。現(xiàn)今，檔案用戶更希望藉由對相關數(shù)據(jù)的查閱從而洞悉文本背后的特定信息。有鑒于此，檔案管理工作應注重由傳統(tǒng)的查找、借閱、利用等服務實現(xiàn)向知識發(fā)掘層面的轉型?，F(xiàn)今檔案管理機構向公眾提供的相關知識服務多依托技術引擎加以實現(xiàn)，具體涵蓋文獻搜索引擎、檔案資源推薦引擎、用戶行為與訴求智能化分析引擎等。

3 大數(shù)據(jù)時代背景下如何加強檔案管理

從工作內容看，檔案管理行業(yè)的具體工作范圍涵蓋了對檔案文件的歸檔、整理、保管、建立全宗以及檢索服務等;從工作性質看，檔案管理工作強度較大、任務較為繁雜。隨著信息技術時代的到來，當前檔案管理工作將迎來全新的挑戰(zhàn)與發(fā)展機遇。

3.1 對檔案進行統(tǒng)一備份

信息時代所帶來的大數(shù)據(jù)技術能夠實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的存儲與高速處理，因此作為當前的檔案管理工作而言，應對既有的檔案資源進行系統(tǒng)化整合與備份處理。在這一過程中，檔案管理機構還應充分考慮到檔案的安全問題，現(xiàn)今對檔案資源的備份模式都為對紙質檔案進行電子化處理，然而考慮到大數(shù)據(jù)技術的廣泛應用，單獨的電子檔案的使用效率度過低，基于此種情形，應創(chuàng)設數(shù)據(jù)能夠實現(xiàn)大規(guī)模地域覆蓋的全國性抑或是區(qū)域性的檔案備份機構，以便應對大數(shù)據(jù)技術對傳統(tǒng)檔案管理工作的挑戰(zhàn)。

3.2 做好檔案開放工作

從以往的檔案資源社會利用狀況看，檔案開放工作同公眾對檔案資源的實際利用訴求存在不小的預期差距。信息時代的到來，意味著檔案管理工作的實際績效如何取決于對檔案開放工作的具體落實情況。因此，作為檔案管理機構而言，首先應清晰界定檔案資源開放鑒定的主體，安排專人負責具體的檔案資源開放鑒定工作，同時組織專人制定詳實、細致的檔案資源限制開放和利用名錄。其次，在對檔案資源進行館際移交過程中，應由移交機構出具相關的開放意見，列明限制開放檔案資源的明細。

3.3 注意潛在的風險

從檔案管理安全性角度看，檔案資源的高利用率并非意味著對檔案資源不加篩選、區(qū)分的全部加以開放利用，應注重對“秘密、機密、絕密”類檔案資源的妥善保管，避免泄密?；诖朔N情況，怎樣在對檔案資源實現(xiàn)最大化利用過程中，提升檔案資源的信息安全性，規(guī)避潛在的風險，以免檔案資源因被不當利用而為國家、集體、公眾帶來損失，是信息技術時代每一位檔案管理從業(yè)者均應思考的問題。

4 結語

總的來說，大數(shù)據(jù)時代使得現(xiàn)今的檔案管理工作面對前所未有的挑戰(zhàn)，同時也是全新的發(fā)展契機所在。有鑒于此，檔案管理機構以及整個行業(yè)應把握機遇，力求在當前時代背景下實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，同時，應注重規(guī)避大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作造成負面影響。

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