新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理工作改革的路徑

趙久范

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作必須順應(yīng)信息化的時(shí)代潮流，切實(shí)強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)，注重以有效的方法提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，逐步的將信息技術(shù)融入到事業(yè)單位檔案管理體系當(dāng)中，從而在事業(yè)單位檔案管理制度上、內(nèi)容上、方法和人才配置上進(jìn)行優(yōu)化改革，針對(duì)性的解決好事業(yè)單位檔案管理的主要問題，達(dá)到提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作改革

檔案管理信息化明確了檔案管理必須構(gòu)建智能化管理系統(tǒng)，大力運(yùn)用信息化的方式進(jìn)行檔案信息處置，在不斷完善相關(guān)技術(shù)的背景下滿足基層對(duì)事業(yè)單位檔案的使用需求，解決好傳統(tǒng)檔案管理工作的問題，提高檔案管理工作的整體效率。事業(yè)單位還要針對(duì)性提出檔案管理改革的路徑。本文基于事業(yè)單位轉(zhuǎn)型的新形勢(shì)研究檔案管理改革的方法和解決傳統(tǒng)檔案管理問題的對(duì)策。

1 新形勢(shì)下檔案管理工作的主要問題

1）檔案管理重視不足。新形勢(shì)下要求提高檔案管理工作的總體質(zhì)量水平，發(fā)揮事業(yè)單位檔案對(duì)公益事業(yè)發(fā)展建設(shè)的輔助作用。由于長期以來事業(yè)單位沒能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不夠重視開展規(guī)范化的檔案管理工作，很多檔案管理的基礎(chǔ)性工作不牢固，因此嚴(yán)重的影響了事業(yè)單位檔案管理工作的建設(shè)水平。例如，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)未能認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，不能積極的爭取人力物力的支持，同樣沒能在事業(yè)單位管理決策中發(fā)揮檔案的輔助作用，不能在充分的信息保障下提高決策的質(zhì)量水平，不足以體現(xiàn)檔案的作用價(jià)值，不足以促進(jìn)檔案管理部門圍繞重點(diǎn)工作提升檔案的應(yīng)用價(jià)值。很多事業(yè)單位基層員工也沒能認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，不夠重視開展事業(yè)單位檔案管理的輔助工作，造成了事業(yè)單位檔案管理工作的配合性缺失問題。事業(yè)單位還要優(yōu)化檔案管理工作體系，高度的重視收集、整理、完善和共享服務(wù)工作，強(qiáng)調(diào)在新理念下明確檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值，根據(jù)新形勢(shì)下檔案應(yīng)用的需要不斷創(chuàng)新檔案管理工作的方式方法。

2）管理人員素質(zhì)問題。檔案員素質(zhì)參差不齊，事業(yè)單位檔案員的整體年齡偏大，檔案員的待遇較低，檔案員在事業(yè)單位得不到應(yīng)有重視，這些問題都極大的影響事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新。事業(yè)單位從事檔案管理的兼職人員占比較高，專職檔案員數(shù)量較少，有限的檔案管理人員不滿足檔案管理信息化的發(fā)展需要。很多事業(yè)單位從事檔案管理人員信息化水平不高，長期以來熟悉了紙質(zhì)檔案管理的方法，不具備專業(yè)的檔案管理實(shí)踐能力。加上檔案管理重視不足，檔案記錄的整合分類不當(dāng)，檔案管理人員缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，這些問題都制約了事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展。新情況下事業(yè)單位檔案管理人才的引進(jìn)難度較大，由于事業(yè)單位人才編制日漸緊缺，致使很多事業(yè)單位在引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才的時(shí)的難度較大，加上事業(yè)單位的薪資待遇對(duì)優(yōu)秀大學(xué)畢業(yè)生的吸引力不足，因此導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理人才有短板，檔案管理工作的整體質(zhì)量水平較低。

3）技術(shù)設(shè)備相對(duì)落后。目前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作不足，技術(shù)設(shè)備水平有限，檔案管理技術(shù)設(shè)備的整體建設(shè)質(zhì)量較低。一方面事業(yè)單位缺乏科學(xué)的檔案管理信息化設(shè)備引進(jìn)規(guī)劃，存在著盲目大規(guī)模的引進(jìn)信息化檔案管理設(shè)備的問題。還有的事業(yè)單位檔案管理信息化設(shè)備的建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施投入落后，嚴(yán)重的制約了檔案管理信息化、電子化水平，致使很多老舊檔案仍未能進(jìn)行電子化錄入。另一方面事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化水平不足，檔案管理軟件系統(tǒng)難以適應(yīng)新時(shí)代的工作需要，有限的設(shè)施設(shè)備不滿足檔案管理信息化的需要。

4）缺乏科學(xué)管理制度。事業(yè)單位為了達(dá)到高效進(jìn)行檔案管理工作的目標(biāo)還要建立更為先進(jìn)的檔案管理工作制度，強(qiáng)調(diào)優(yōu)化配置檔案管理資源，在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的理念中解決好事業(yè)單位檔案管理的各種問題。但是，有些事業(yè)單位的檔案管理工作較為混亂，缺少符合檔案管理創(chuàng)新需要的工作制度，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平較低，不能以有效的程序規(guī)范滿足檔案管理創(chuàng)新開展的需要。傳統(tǒng)的檔案管理制度形同虛設(shè)，檔案管理工作整體陷入混亂，無法滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要。檔案員由于缺乏必要的指導(dǎo)約束，導(dǎo)致檔案管理盲目性增加，檔案管理成本居高不下。

2 新形勢(shì)下檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

1）提高檔案管理認(rèn)知水平。新形勢(shì)下還要提高事業(yè)單位檔案管理的認(rèn)知水平，強(qiáng)調(diào)高度的重視完善事業(yè)單位檔案管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理工作路徑，從而解決檔案管理的具體問題。從長遠(yuǎn)來看，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)當(dāng)給予重視，建設(shè)檔案管理的宣傳機(jī)制，普及檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)，讓事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和基層員工了解檔案的實(shí)用價(jià)值。消除檔案管理工作趨于表面的問題，根據(jù)檔案管理使用需求指導(dǎo)開展具體的檔案管理工作。檔案管理工作的創(chuàng)新必須滿足事業(yè)單位內(nèi)部和群眾對(duì)檔案使用的需求。事業(yè)單位還要成立專職的檔案管理部門，從而抓好具體的檔案管理工作任務(wù)，有效解決以往檔案管理工作重視不足，檔案管理操作不到位，以檔案管理監(jiān)督不足等實(shí)際問題。

2）提高檔案管理人員素養(yǎng)。新形勢(shì)下還要依靠專業(yè)的檔案管理人員開展具體的檔案管理工作。因此，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，要求檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)性，保證檔案管理操作方法的實(shí)用性與科學(xué)性。首先，大力引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，在現(xiàn)有的編制情況下盡可能的騰出編制引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，從而肩負(fù)起具體的檔案管理工作職責(zé)，有效發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息的實(shí)用價(jià)值。其次，重點(diǎn)解決專兼職檔案員的專業(yè)素養(yǎng)不高的問題，大力加強(qiáng)檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作，創(chuàng)新檔案管理人員的培訓(xùn)工作形勢(shì)，豐富檔案管理人培訓(xùn)的方法，把脫產(chǎn)培訓(xùn)與網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)相結(jié)合，采用輪流培訓(xùn)的方式提高檔案管理技術(shù)水準(zhǔn)，從而優(yōu)化檔案管理人員的專業(yè)技能水平。第三，加強(qiáng)檔案管理人員的技能考核，保證檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理工作方法，只有檔案員不斷掌握先進(jìn)的技術(shù)，才能推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作切實(shí)向前發(fā)展。

3）更新檔案管理工作設(shè)備。新時(shí)代還要更新檔案管理工作設(shè)備，完善檔案管理工作軟硬件體系，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理改革的需要強(qiáng)化滿足各種軟硬件設(shè)備的需要。大力完善信息技術(shù)設(shè)備，根據(jù)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理需要按時(shí)向財(cái)政部門申報(bào)資金使用需求。這些設(shè)備可以采用購買的方式獲得，也可以采用租賃的方式使用，還可以委托第三方機(jī)構(gòu)代為開發(fā)和完善某些功能。應(yīng)當(dāng)把事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革的重視放在引進(jìn)專業(yè)的軟件方面，注重開發(fā)符合行業(yè)特色的事業(yè)單位檔案管理工作的軟件系統(tǒng)，從而提高事業(yè)單位檔案運(yùn)轉(zhuǎn)供給的效率，切實(shí)發(fā)揮檔案資源管理系統(tǒng)的社會(huì)服務(wù)價(jià)值。

4）完善檔案管理規(guī)章制度。新形勢(shì)下還要完善檔案管理規(guī)劃制度，注重提高檔案管理制度的科學(xué)性，進(jìn)一步提高檔案管理制度的可操作性，保證相關(guān)制度的可行性。首先，完善事業(yè)單位檔案管理工作的調(diào)研機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)的事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范，保證檔案管理制度的嚴(yán)肅性和公正性，從而提高事業(yè)單位檔案管理的靈活性。其次，還要完善檔案管理制度的定期修訂機(jī)制，在檔案管理制度運(yùn)行中總結(jié)評(píng)估具體的問題，針對(duì)實(shí)際檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行相關(guān)管理方式方法的修改。

3 結(jié)論

檔案管理工作是事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，事業(yè)單位必須充分的認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，明確檔案管理改革的重點(diǎn)，找出事業(yè)單位檔案管理改革的創(chuàng)新路徑，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新應(yīng)當(dāng)獲得強(qiáng)有力的人力物力支持，積極貫徹上級(jí)的檔案管理工作政策要求，不斷的實(shí)現(xiàn)新技術(shù)與先進(jìn)檔案人才的結(jié)合，達(dá)到全面提高檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。

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