事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題研究

萬(wàn)雪梅

摘 要：個(gè)人經(jīng)歷和實(shí)踐的歷史記錄的重要形式就是人事檔案，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長(zhǎng)過程的真實(shí)反映和記錄，同時(shí)又能反映個(gè)人在社會(huì)中的表現(xiàn)好和各種社會(huì)關(guān)系。因此對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的管理和運(yùn)用具有非常大的價(jià)值和作用。在目前我國(guó)對(duì)檔案管理的工作中，存在人事檔案管理意識(shí)薄弱、檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)、制度不規(guī)范以及信息化水平較低等問題，對(duì)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)展產(chǎn)生了非常不利的影響。以下對(duì)檔案管理工作中的問題及對(duì)策進(jìn)行分析和闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;問題及對(duì)策

人事檔案管理的有效管理和合理利用對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用，對(duì)人事檔案管理的水平高低直接影響著人才資源開發(fā)的質(zhì)量，從而對(duì)我國(guó)整體發(fā)展起到一定的限制作用。新的時(shí)代發(fā)展下，有新的要求，國(guó)家一直致力于對(duì)人才資源開發(fā)質(zhì)量和有效率的提升，因此必須對(duì)人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行系統(tǒng)的分析，針對(duì)具體的問題提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

1 人事檔案管理中存在的問題分析

1.1 人事檔案管理意識(shí)有待提升

部分單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，他們認(rèn)為對(duì)檔案進(jìn)行管理是一項(xiàng)事務(wù)性工作，因此以“籠統(tǒng)”的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，認(rèn)為只要對(duì)其完好無(wú)損的進(jìn)行保存，不發(fā)生損壞和丟失就可以了。這樣的管理方式失去了對(duì)檔案管理的價(jià)值和意義。單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案管理意識(shí)的薄弱，導(dǎo)致了負(fù)責(zé)人對(duì)這項(xiàng)工作的不重視度，工作觀念和具體的工作方法都有一定的偏差，導(dǎo)致檔案管理工作的無(wú)效性。

另外，在個(gè)別單位中，仍舊將檔案管理工作視為檔案保管工作，認(rèn)為檔案管理人員只要妥善保管檔案資料即可，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏充足的經(jīng)費(fèi)支持，設(shè)施配備也并不齊全，個(gè)別單位甚至并沒有設(shè)置專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，在這種情況下，檔案管理工作很容易出現(xiàn)疏漏，從而影響團(tuán)隊(duì)建設(shè)和服務(wù)水平提升。

1.2 檔案管理人員的專業(yè)性不過關(guān)

檔案管理工作是一項(xiàng)繁冗復(fù)雜的工作，因此專業(yè)技能和知識(shí)強(qiáng)的人員才能勝任這項(xiàng)工作。在實(shí)際進(jìn)行檔案管理的人員中，往往缺乏足夠的專業(yè)知識(shí)和技能，有的單位甚至讓其他在職人員兼職人事檔案的管理，造成了很多工作的失誤 。

在一些單位中，檔案管理工作缺乏專業(yè)的高素質(zhì)人才，由于個(gè)別單位對(duì)檔案管理人員的要求較低，檔案管理職位的門檻較低，因此檔案管理人員嚴(yán)重缺乏專業(yè)知識(shí)，這就導(dǎo)致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，很多檔案資料都散存在各個(gè)部門，不能及時(shí)收回，甚至出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，對(duì)單位的穩(wěn)定發(fā)展十分不利。也有一部分單位中，檔案管理人員對(duì)于現(xiàn)代化辦公設(shè)施十分陌生，不懂得現(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用方法，再開展工作時(shí)還采用傳統(tǒng)的工作模式，這就制約了檔案管理工作的實(shí)際效率，同時(shí)也不利于提升檔案管理工作的信息化水平。另外，由于對(duì)檔案管理工作不夠重視，因此檔案管理人員的薪資待遇水平普遍不高，這就導(dǎo)致專業(yè)人才流失，無(wú)法吸納高素質(zhì)管理人才，在一定程度上制約了檔案管理工作的開展和進(jìn)步。

1.3 檔案材料收集不完整，格式不嚴(yán)謹(jǐn)

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，人員的流動(dòng)性是比較小的，工組相對(duì)較穩(wěn)定，因此人事檔案的穩(wěn)定性也是比較強(qiáng)的。這種情況下，管檔和人相對(duì)一致，檔案的完整性也能得到很大程度的保障社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立以后，就業(yè)的方式以及就業(yè)選擇性都是相對(duì)較靈活的，人事檔案管理工作暴露出諸多問題，最主要的是檔案與人員的不統(tǒng)一性。其次檔案材料收集不完整，格式也缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性。

2 人事檔案管理中的解決對(duì)策

2.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案材料管理的重視度

人才工作的重要組成部分就是對(duì)人事檔案材料管理，是用人單位的一種人事記錄，是人力資源管理過程中的重要工作痕跡，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理工作充分重視，將檔案管理工作納入重點(diǎn)工作來抓，加大對(duì)檔案管理工作的把控力度，避免檔案管理工作存在隨意性和盲目性。在進(jìn)行選拔和使用人才時(shí)，人事檔案材料是非常有價(jià)值的參考依據(jù)，借助人事檔案材料可以對(duì)人才的主要表現(xiàn)、成績(jī)以及優(yōu)勢(shì)和不足進(jìn)行明確的分析和評(píng)估，從而能夠提升對(duì)人才選拔的質(zhì)量和效率。因此要加強(qiáng)對(duì)人事檔案材料管理的重視度，完善基本設(shè)施，把專職檔案管理人員落實(shí)到位 ，建立和健全各種檔案管理制度，為檔案的有效管理和高效利用奠定良好的基礎(chǔ)。此外應(yīng)該為檔案管理工作提供充足的經(jīng)費(fèi)支持，積極引進(jìn)現(xiàn)代化辦公室設(shè)備，提升檔案管理工作的信息化水平，防止檔案管理工作出現(xiàn)疏漏，推動(dòng)人力資源管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

2.2 規(guī)范檔案材料的收集與格式的嚴(yán)謹(jǐn)性

要不斷完善和建立檔案的收集和整理制度，建立健全的工作協(xié)調(diào)和運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，各部門之間加強(qiáng)具體的工作交流，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的漏洞，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，及時(shí)進(jìn)行整改。在對(duì)檔案資料進(jìn)行收集的過程中，要利用分類的方法，分門別類的對(duì)檔案資料進(jìn)行分收集和整理，這樣能提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在收集基本檔案資料的時(shí)候，要對(duì)其格式的嚴(yán)謹(jǐn)性和內(nèi)容的完整性進(jìn)行嚴(yán)格的篩查，保證收集的檔案資料的質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，及時(shí)將個(gè)性化強(qiáng)和價(jià)值大的檔案資料進(jìn)行加入，以增強(qiáng)檔案資料的價(jià)值性和可利用性。

2.3 提升檔案管理工作的科學(xué)性

現(xiàn)代社會(huì)是信息化的社會(huì)，因此要想提升檔案管理工作的科學(xué)性和有效性，必須利用先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)該通過有效措施的干預(yù)，建立規(guī)范科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)，把以往的人事檔案材料都納入系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案資料的線上管理，增加人事檔案材料的時(shí)效性和利用價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和完善，對(duì)人事檔案信息及時(shí)更新，以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化的管理模式，保證人事檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，把優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供給人事工作，提高檔案的使用效率。

2.4 建立檔案管理的獎(jiǎng)罰制度

應(yīng)該建立精細(xì)化獎(jiǎng)罰制度，使檔案管理人員的工作情況與薪資待遇相互掛鉤，將制度細(xì)化，明確獎(jiǎng)勵(lì)和處罰的標(biāo)準(zhǔn)。如果工作人員的工作質(zhì)量突出，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，鼓舞工作人員在以后的工作中再接再厲，一旦工作人員在工作中出現(xiàn)違反工作制度等現(xiàn)象，則給予一定的處罰，促使檔案管理人員重視本職工作，避免出現(xiàn)應(yīng)付了事等現(xiàn)象。

還要制定檔案使用制度，對(duì)檔案使用者進(jìn)行約束，要求檔案使用者妥善保管檔案資料，按時(shí)將檔案資料交回，如果逾期不能交回，須重新提出申請(qǐng)。一旦出現(xiàn)檔案遺失、擅自挪用檔案資料等現(xiàn)象，應(yīng)適當(dāng)予以處罰，促使全體員工都能重視檔案管理工作。

3 結(jié)語(yǔ)

人力資源管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是人事檔案管理，是做好人事工作的重要基礎(chǔ)和保障。就目前來看，很多單位在開展檔案管理工作時(shí)，都存在一些問題，不僅制約了檔案管理工作的高效開展，也關(guān)系著企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)行。優(yōu)質(zhì)的人事檔案可以為單位進(jìn)行人才的選擇和錄用提供動(dòng)態(tài)、真實(shí)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)，具有非常大的價(jià)值和意義。如果檔案管理工作落實(shí)不到位，就無(wú)法及時(shí)為管理者和決策者提供有力依據(jù)，進(jìn)而影響管理者的工作效率，甚至?xí)?dǎo)致決策者判斷失誤，做出錯(cuò)誤的決策。新時(shí)代下，人力資源是一種非常重要的社會(huì)力量，只有重視人事檔案的管理工作，將其真正落到實(shí)處，人事檔案資料才能真正發(fā)揮它的價(jià)值和作用。

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