三合一管理體系下如何做好檔案管理工作

劉穎

摘 要：質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全三合一管理體系的構(gòu)建，是實(shí)現(xiàn)高度集約化管理的一種重要途徑。三合一管理體系將單位發(fā)展中涉及的質(zhì)量因素、環(huán)境因素及職業(yè)健康安全因素，集中整合到一起，進(jìn)行管理把控，更容易保證管理的高效化，并實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。三合一管理體系下，對(duì)檔案管理工作也提出了新的要求，要想做好檔案管理工作，還需要結(jié)合三合一管理體系的新特征，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效創(chuàng)新，提高檔案管理水平，從而與集約化管理有效適應(yīng)。

關(guān)鍵詞：三合一;管理體系;檔案管理;工作

檔案管理工作的開(kāi)展，對(duì)于重要信息記錄、文獻(xiàn)資料的收集、保存、保護(hù)、利用等都具有重要的意義。三合一管理體系的提出，改變了單位管理的模式，強(qiáng)化了質(zhì)量管理、環(huán)境管理、職業(yè)健康安全管理三項(xiàng)工作的整合，這也改變了檔案管理工作所面臨的條件。在實(shí)際的檔案管理工作中，還應(yīng)當(dāng)對(duì)三合一管理的基本理念、運(yùn)行特點(diǎn)等進(jìn)行有效把握，及時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，保證檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量，也為三合一管理體系的有效實(shí)施提供支持。

1 完善三合一管理體系下檔案管理制度體系

管理體系的構(gòu)建決定著檔案管理工作中的制度保障水平，也影響著檔案管理工作開(kāi)展的規(guī)范性和有序性。檔案管理工作的開(kāi)展，必須要以制度先行，以避免管理隨意、盲目，導(dǎo)致管理漏洞出現(xiàn)，影響檔案資源的保護(hù)、管理、利用效果。在三合一管理體系下，單位檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)立足檔案管理的實(shí)際條件，從三合一管理體系所帶來(lái)的檔案管理工作變化出發(fā)，對(duì)管理制度體系進(jìn)行完善建設(shè)。三合一管理體系更加強(qiáng)調(diào)管理的集約化和效率性，在對(duì)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理要素的整合下，也要求檔案管理中的原始資料收集、管理、利用要更具效率，且要保證檔案分類準(zhǔn)確、規(guī)范。這就要在檔案制度中，做出明確的要求，并要對(duì)檔案管理工作中的具體責(zé)任進(jìn)行清晰劃分，保證檔案管理工作中各項(xiàng)工作內(nèi)容的可靠落實(shí)，在適應(yīng)集約化管理所帶來(lái)的集中工作壓力同時(shí)，也為三合一管理體系的順利實(shí)施，以及作用價(jià)值的長(zhǎng)期有效發(fā)揮提供支持。

2 加強(qiáng)三合一管理體系下專業(yè)檔案管理人才培養(yǎng)

當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，人才在社會(huì)各領(lǐng)域都是重要的資源，對(duì)于人才的競(jìng)爭(zhēng)始終非常激烈，檔案管理領(lǐng)域也是如此。三合一管理體系下，要做好檔案管理工作，也離不開(kāi)優(yōu)秀的檔案管理人才作為支持和保障。因此，單位面對(duì)檔案管理的新環(huán)境與新挑戰(zhàn)，也要注意加強(qiáng)綜合素質(zhì)高的優(yōu)秀檔案管理人才的培養(yǎng)。一方面，要在檔案管理工作隊(duì)伍準(zhǔn)入環(huán)節(jié)加強(qiáng)把關(guān)，不僅要考察檔案管理工作者的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)與能力，還要從多方面加強(qiáng)把控，信息化素質(zhì)、創(chuàng)新能力、溝通能力、協(xié)作能力、責(zé)任意識(shí)、工作態(tài)度、學(xué)習(xí)能力等，篩選綜合素質(zhì)較高，且責(zé)任意識(shí)和思想態(tài)度端正的優(yōu)秀人才，為檔案管理工作隊(duì)伍注入新鮮而有活力的血液。另一方面，要做好檔案管理工作人員教育培訓(xùn)工作，通過(guò)引入檔案管理新理論、新知識(shí)、新方法，作為教育培訓(xùn)內(nèi)容，為現(xiàn)有檔案管理工作人員進(jìn)行頭腦充電，促進(jìn)他們知識(shí)技能結(jié)構(gòu)的革新。還要結(jié)合三合一管理體系進(jìn)行宣傳教育，幫助檔案管理者加深對(duì)三合一管理體系的認(rèn)識(shí)和理解，把握好新管理體系下，檔案管理工作的要點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理工作的良好開(kāi)展。

3 保證三合一管理體系檔案管理的精細(xì)化水平

在三合一管理體系下，檔案管理工作也要注重精細(xì)化，應(yīng)當(dāng)采取精細(xì)化管理策略，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作中的細(xì)節(jié)把控。精細(xì)化管理強(qiáng)調(diào)全面、細(xì)致，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)從檔案管理全過(guò)程著眼，對(duì)各項(xiàng)相關(guān)管理要素及管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致梳理，尤其是三合一管理體系中的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等相關(guān)要素，科學(xué)進(jìn)行分類整合，把握各類要素對(duì)檔案管理的影響方式與特征，準(zhǔn)確判斷可能的薄弱環(huán)節(jié)以及管理缺陷，從而在檔案管理中，通過(guò)工作細(xì)節(jié)調(diào)整，來(lái)加以應(yīng)對(duì)。在質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全三方面檔案信息集中收集，精細(xì)把控下，有效控制檔案管理中細(xì)節(jié)問(wèn)題的發(fā)生，并提高復(fù)雜檔案管理任務(wù)的完成效果，保證檔案管理工作開(kāi)展的有效性。

4 加強(qiáng)信息化管理手段在檔案管理工作中的運(yùn)用

信息化技術(shù)的快速發(fā)展，促進(jìn)了檔案管理方式的變革，信息化管理手段的應(yīng)用，也成為當(dāng)前時(shí)代檔案管理工作的必然趨勢(shì)。基于這樣的背景，在三合一管理體系下的檔案工作開(kāi)展中，也應(yīng)充分發(fā)揮信息化管理手段的優(yōu)勢(shì)價(jià)值。檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展，完善電子化檔案管理的模式，利用計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，以及人工智能技術(shù)的作用發(fā)揮，提高三合一管理體系所帶來(lái)的復(fù)雜管理環(huán)境下，檔案信息自動(dòng)收集、自動(dòng)歸納、自主分析的能力，減少人為疏忽導(dǎo)致的檔案信息不完整，記錄錯(cuò)誤等問(wèn)題的發(fā)生率，提高信息的真實(shí)性與可靠性。同時(shí)，通過(guò)對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)和功能開(kāi)發(fā)，還能夠有效提高檔案儲(chǔ)存、調(diào)取、查閱等管理工作開(kāi)展的便捷性，保證檔案管理工作的效率。此外，借助云存儲(chǔ)、云備份等技術(shù)，還能夠提高檔案信息資料的安全性，這些都能夠?yàn)闄n案管理工作提供保障。

5 做好三合一管理體系下檔案管理工作的監(jiān)督考核

三合一管理體系下，檔案管理工作的開(kāi)展，還需要通過(guò)完善科學(xué)的監(jiān)督、考核，來(lái)提供外部約束力，保證檔案管理的規(guī)范性和可靠性。監(jiān)督方面，應(yīng)當(dāng)注重檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，及上級(jí)管理部門(mén)上對(duì)下垂直監(jiān)督的功能發(fā)揮，對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中和效果，進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督考察，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題與不足。同時(shí)，還要注意其他部門(mén)對(duì)檔案管理工作的平行監(jiān)督，對(duì)檔案管理工作各環(huán)節(jié)實(shí)踐操作規(guī)范性進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)于所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題可以通過(guò)多渠道快速反映給檔案管理部門(mén)及其管理部門(mén)，從而使檔案管理部門(mén)及時(shí)糾正，保證檔案管理的規(guī)范開(kāi)展?？己朔矫?，可根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，制定專門(mén)的績(jī)效考核指標(biāo)體系，定期開(kāi)展績(jī)效考核工作，并與檔案管理工作者的待遇、獎(jiǎng)勵(lì)相掛鉤，激勵(lì)檔案管理工作者規(guī)范做好本職工作，提高檔案管理工作開(kāi)展整體質(zhì)量。

6 注重三合一管理體系下檔案利用的渠道和方法創(chuàng)新

檔案的利用水平與檔案價(jià)值的發(fā)揮效果是密切相關(guān)的，因而，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的充分利用，也是檔案管理工作中的重要任務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于本身檔案利用服務(wù)具有一定的被動(dòng)性，檔案利用的渠道和方法也較為局限，限制了檔案信息利用價(jià)值的發(fā)揮水平。對(duì)此，在三合一管理體系下，檔案管理工作服務(wù)價(jià)值的發(fā)揮，對(duì)三合一管理體系的有序?qū)嵤┖统掷m(xù)完善都是非常重要的。要做好檔案管理工作，還需要對(duì)檔案利用環(huán)節(jié)加以重視，應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)新檔案利用的渠道和方法，提高檔案利用服務(wù)的主動(dòng)性。如可借助檔案數(shù)據(jù)庫(kù)搭建檔案服務(wù)公共平臺(tái)，開(kāi)設(shè)對(duì)外服務(wù)的虛擬窗口，有需要的人員可以利用專門(mén)賬號(hào)自動(dòng)登錄，獲取自己權(quán)限內(nèi)許可的檔案資料，進(jìn)行瀏覽或下載。同時(shí)，也可加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)檔案的主動(dòng)分析，為單位三合一管理決策的制定，提供輔助支持。

7 結(jié)語(yǔ)

三合一管理體系下，檔案管理工作開(kāi)展，更加強(qiáng)調(diào)規(guī)范性、效率性和可靠性，這樣的情況下，檔案管理工作者要從檔案管理的全過(guò)程及各項(xiàng)要素進(jìn)行把握，做好檔案管理制度體系的建設(shè)和優(yōu)化，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，同時(shí)將精細(xì)化管理思維引入到檔案管理當(dāng)中，并積極加強(qiáng)信息化建設(shè)，引入信息化管理技術(shù)手段，結(jié)合完善的監(jiān)督考核，以及檔案利用渠道與方法的創(chuàng)新，保證檔案管理有效性，促進(jìn)檔案利用價(jià)值的充分有效發(fā)揮。

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