新形勢下職業(yè)院校文書檔案管理探討

趙靜文

摘 要：文書檔案不僅僅是學生學歷的代表，更是學生時的青蔥歲月的美好記錄，同時還是后期就業(yè)時的一道通關(guān)符，可是在現(xiàn)代新形勢下文書檔案管理工作常常得不到重視，檔案流失的現(xiàn)象也較為嚴重，本文將針對新形勢下職業(yè)院校文書檔案管理工作進行探討，指出當下所存在的問題，制定出切實可行的改善措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀;探討;改善措施

職業(yè)院校傳統(tǒng)的檔案管理主要包括早期的信息采集與歸檔，對于后期的材料收集較少，且所收集材料缺乏規(guī)范性，但是隨著社會和經(jīng)濟的發(fā)展，很多機構(gòu)都在相繼轉(zhuǎn)型，職業(yè)院校也同樣如此，因此職業(yè)院校的檔案種類越來越多，在新形勢下檔案管理工作也必須通過一系列改變進而符合新時代發(fā)展要求。

1 當前職業(yè)院校文書檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理單位對檔案管理工作不夠重視

針對檔案管理工作，很多管理單位通常認為只是需要將檔案歸置保管好便可以了，不具備專業(yè)性和科技技術(shù)性，因此在人員安排上也較為隨意。但其實檔案管理工作包含內(nèi)容眾多，例如收集檔案、整理檔案、保管檔案、維護檔案、借閱檔案等都屬于檔案管理工作范疇。

1.2 學生檔案內(nèi)容單一、材料不全，被利用率較低

學生檔案內(nèi)容的單一性體現(xiàn)在學生檔案中的組織性的結(jié)論和老師評語以及個人鑒定等都不具有專業(yè)性，所陳述的內(nèi)容較為任意;而關(guān)于體現(xiàn)學生個人德、智、體、美、勞等特長以及專業(yè)素質(zhì)能力的材料較少，內(nèi)容和語言風格還有陳列格式都千篇一律，不具有創(chuàng)新性，因此學生檔案收藏價值和使用價值都相對較低。而造成學生檔案使用價值低的還有另外一個原因，部分職業(yè)院校為了美化學校的教育成果以及幫助學生順利畢業(yè)、順利就業(yè)，會通過一些非常規(guī)操作促使學生的成績較為可觀，將學生的不及格科目美化為優(yōu)勢科目，學生如果在校期間違反校規(guī)校紀被處分并記錄檔案，在畢業(yè)時學校也會將檔案里的所有不良記錄清除，通過保持檔案的完美性而失去了檔案的真實性與完整性，因此很多企業(yè)，尤其是民營企業(yè)在進行任人選用的過程中只注重學生的實際專業(yè)水平，并不會調(diào)取學生檔案對其進行考核，進一步顯示了學生檔案的低利用率[1]。

1.3 畢業(yè)生的棄檔行為也會造成檔案流失

畢業(yè)生的棄檔行為在現(xiàn)在職業(yè)院校中是很普遍的行為，一方面是由于“完美的”檔案對于畢業(yè)生的擇業(yè)和就業(yè)沒有任何幫助;另一方面有部分學生認為未來就業(yè)更多的是靠關(guān)系與個人的實際能力，檔案無所謂;還有一方面是因為大部分畢業(yè)生沒有意識到畢業(yè)時可以將檔案申請轉(zhuǎn)移或者是托管，因而自主的放棄了檔案。

1.4 電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理機制有待完善

雖然檔案管理中也已經(jīng)成功的運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，但是電子化檔案網(wǎng)絡(luò)管理也存在著一些問題。例如如何規(guī)避學生檔案的“完美性”，盡可能的保證檔案的真實性與安全性，在電子化檔案網(wǎng)絡(luò)管理中用戶的權(quán)限該如何被定義，查詢信息之前需要準備哪些相關(guān)的書緒，在什么條件下用戶可以更改自身的信息等，此外網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)有待提高，長期保存電子檔案的軟件還需要再進行更新升級等，沒有完善的電子檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理機制。

1.5 檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

雖然當前有部分職業(yè)院校有聘請專門負責檔案管理工作的人員，主要負責日常的檔案收集和整理以及歸檔等工作，但是當前的檔案管理室的工作人員大都不是管理專業(yè)出身，且沒有經(jīng)過系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓，專業(yè)水平、專業(yè)素質(zhì)都相對較低?，F(xiàn)在新技術(shù)也被逐漸運用到檔案管理工作中，而這一技術(shù)對于專業(yè)水平、專業(yè)素質(zhì)都較低的檔案管理人員也是一大難題，因此便直接影響了職業(yè)院校文書檔案管理工作的水平。

2 針對當前文書檔案管理工作存在的問題擬行的改善措施

2.1 加強管理部門對檔案管理工作的重視度

學校應加強對檔案管理部門的重視，一方面加大對檔案管理部門人力、物力、財力的支持，另一方面學校對檔案管理人員實行責任制，并由校領(lǐng)導成立監(jiān)督小組對其定時的進行監(jiān)督和指導，還有定期的對檔案管理部門的領(lǐng)導及工作人員進行思想意識教育，使其認識到檔案管理工作的重要性，進而促進檔案管理工作的效率提高。

2.2 提高檔案的利用率

檔案利用率的提高需從三方面入手，一方面為學生，另一方面為學校，還有一方面為教師。首先學校方面需保證學生檔案的真實性與完整性，在此基礎(chǔ)上通過收集與整理材料使檔案內(nèi)容進一步豐富，除此之外還應杜絕“完美檔案”的再出現(xiàn);其次教師方面，首先需告訴學生檔案的重要性，其次除了鼓勵學生認真學習之外還應積極引導學生參加一些積極的、有意義的組織性或競賽性的活動，幫助學生豐富檔案內(nèi)容，最后告知學生關(guān)于學校的校紀校規(guī)，并對學生進行思想教育和素質(zhì)教育，防止學生出現(xiàn)違規(guī)違紀的舉動;最后是學生方面，學生應改變以往對檔案的錯誤認知，懂得如何保護自身的檔案及隱私，在校時不僅要認真對待自己的每一門學科認真學習，另外多參加一些有意義的組織性的或競賽性的活動，豐富自身的學習能力與實踐能力，促使自己的檔案可以更加豐富與精彩，在畢業(yè)時主動地根據(jù)自身情況轉(zhuǎn)移檔案或者進行檔案托管等，繼而保護自己的檔案[2]。

2.3 完善學生的檔案管理制度，并且將電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合

職業(yè)院校的相關(guān)部門應加強對檔案管理工作的認知，將高等院校的檔案管理制度與職業(yè)院校的實際情況相結(jié)合，建立并完善屬于職業(yè)院校的檔案管理制度，明確要求學生檔案的歸檔范圍與標準，并予以專人管制。學校應規(guī)定有關(guān)部門應定期收集和評價學生的學習材料，包括技能材料、論文材料等，待收集整理好之后移交至學校的檔案管理部門。

由于在當前信息技術(shù)中電子檔案的印章技術(shù)、密封技術(shù)以及簽名技術(shù)都還存在著一定的缺陷，因此電子檔案與紙質(zhì)檔案保持共存的狀態(tài)是目前最為妥善的解決辦法。當學生初入學校開始便將學生的基本數(shù)據(jù)記錄入冊，管理人員做好維護工作，在檔案管理的電子系統(tǒng)中學生與教師以及管理人員都是該系統(tǒng)中的用戶，但是每個用戶的權(quán)限定義不同，進而可以在一定程度上降低檔案的“完美性”，同時為了保證檔案的真實性與完整性，仍需要將學生的相關(guān)材料及時的收集與整理、歸檔，重要的數(shù)據(jù)不僅要保存紙質(zhì)檔案還要保存電子檔。在收集的資料當中如果有需要永久性的保存的文件，不僅要將紙質(zhì)文件進行簽名歸檔，還要將文件中的數(shù)據(jù)復刻到關(guān)盤當中[3]。

2.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平

針對現(xiàn)有的檔案管理人員對其定期進行專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理知識培訓以及計算機知識培訓以及數(shù)字通信技術(shù)培訓等，并實行考核制度，鼓勵管理人員積極的參與到培訓學習當中，除此之外還可以通過聘請專業(yè)的檔案管理人員以及檔案管理部門的負責人等方式提高整個檔案管理團隊的專業(yè)素質(zhì)水平。

3 結(jié)束語

時代在不斷發(fā)展，而處在發(fā)展軌道上的組織或機構(gòu)也時刻不能停下其發(fā)展的腳步，職業(yè)院校如此，職業(yè)院校中的文書檔案管理工作更是如此，況且在發(fā)展的過程中還可以搭乘科技技術(shù)的便車，進而提升文檔管理水平及管理人員的專業(yè)水平等。檔案管理看似是一個簡單的工作，其實一點也不簡單，需要不斷地收集、歸納與整理以及后期的維護等，內(nèi)容豐富多樣、工程量龐大且整理與維護的時間較長，因此學校應該加大對文書檔案管理工作的重視，加大投入力度，及時更新與改進管理方式，保障文書檔案的安全性與完整性。

參考文獻

[1]劉潔.淺析新形勢下職業(yè)院校人事檔案管理的發(fā)展[J].中國管理信息化，2018，21（08）：173-174.

[2]孫紅玲.新形勢下職業(yè)院校的檔案管理[J].科技創(chuàng)新導報，2017，14（14）：227+229.

[3]程珺.新形勢下職業(yè)院校學生檔案管理的再認識[J].山東工業(yè)技術(shù)，2013（14）：267+191.