談如何提升現(xiàn)代檔案管理工作的規(guī)范性

郭梅

摘 要：檔案管理是各企事業(yè)單位的一項重要工作內(nèi)容，因為其一方面記錄了單位的職能履行和發(fā)展歷史情況，可以作為一種歷史留存，而另一方面通過檔案管理，又能夠為未來的各項決策制定、業(yè)務開展、服務優(yōu)化提供指導和參考依據(jù)，幫助企事業(yè)單位提高自身的社會服務、經(jīng)濟服務水平。不過，現(xiàn)如今檔案管理工作面對的各類信息越來越多，處理過程也越來越復雜，容易出現(xiàn)各種的疏漏，要想克服這樣的困境和難題，我們便必須要不斷提升現(xiàn)代檔案管理工作的規(guī)范性，在規(guī)范的約束和秩序下開展檔案管理工作，以確保檔案管理工作的質(zhì)量。本文基于作者自身的實際工作經(jīng)驗與學習認識，首先簡單分析了提升現(xiàn)代檔案管理工作規(guī)范性的意義，然后主要就如何提升現(xiàn)代檔案管理工作規(guī)范性，提出了部分探討性建議，以期能為檔案管理工作的實踐提供參考。

關鍵詞：檔案管理;規(guī)范性;策略

在現(xiàn)代檔案管理工作當中，我們應當將如何提升檔案管理的規(guī)范性作為一個關鍵課題，積極加強研究、探討與實踐，既要客觀、深入認識到提升現(xiàn)代檔案管理工作規(guī)范性的意義所在，提高關注與重視力度，更要采取科學、合理的策略，有效構建起現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范機制，切實提升檔案管理的規(guī)范性，從而確保檔案管理工作的質(zhì)量。

1 提升現(xiàn)代檔案管理工作規(guī)范性的意義

所謂的檔案管理工作，指的是按照國家檔案管理工作政策、法律要求，以及單位自身的需求，對各類文件、數(shù)據(jù)、信息等，進行收集、整理、編撰和保管、開發(fā)、利用[1]。對于具有社會服務、經(jīng)濟服務職能的企事業(yè)單位來說，檔案管理工作的開展是極其重要的，因為其首先是通過對各類文件、數(shù)據(jù)和信息的整理、歸檔，記錄了單位自身的職能履行和發(fā)展歷史情況，是一種具有歷史價值的留存;其次是在今后的決策制定、業(yè)務開展、服務優(yōu)化中，通過對檔案的分析、挖掘和利用，能從中獲取到參考依據(jù)，對職能履行的改進和優(yōu)化，具有指導價值。

不過，與此同時我們需要認識到，隨著單位業(yè)務量的增多、業(yè)務管理的嚴格化，檔案管理所需要處理的材料數(shù)量也與日俱增，而且原始的檔案信息材料往往非常的瑣碎、復雜，因此非常容易在檔案的收集、整理、編撰和保管、開發(fā)、利用中出現(xiàn)疏漏，這就會大大降低檔案管理的質(zhì)量，使得其價值得不到體現(xiàn)和發(fā)揮。為了解決這個問題，我們便必須要提升檔案管理工作的規(guī)范性，從實際的檔案管理情況出發(fā)，構建起規(guī)范化的檔案管理工作機制，使得檔案管理的各項具體事務、細微環(huán)節(jié)，都具有科學的指導和約束，形成檔案管理的明確準繩。這樣一來，就可以使得檔案管理工作的推進更加高效率、高質(zhì)量，避免可能出現(xiàn)的各類檔案管理疏漏，使檔案管理發(fā)揮出更大的作用、價值。

2 提升現(xiàn)代檔案管理工作規(guī)范性的策略

2.1 對檔案管理的立卷歸檔標準做出完善

“立卷歸檔”是決定檔案管理質(zhì)量的一個基本要素，如果在其相關的工作環(huán)節(jié)當中，缺少明確的標準和規(guī)范，便會使得檔案管理工作的推進變得混亂不堪，如出現(xiàn)完全無用、無價值的檔案信息，或遺漏真正有價值的檔案信息等等。為此，在如今的檔案管理工作實踐中，我們必須要對檔案管理的立卷歸檔標準做出完善，例如要明確檔案立卷和歸檔的重點，并對各類檔案的原始資源、原始文件等，做出詳細的、全面的區(qū)分[2]。諸如各種文件資料本身在內(nèi)容、形式等方面類似，必然需要針對相關問題實施系統(tǒng)的研究，避免檔案管理存在重復、信息冗余的現(xiàn)象。再者，還應當全面掌控立卷歸檔對應的時效性，必須要完成現(xiàn)行文件任務之后，才能開展歸檔立卷操作，保障整個檔案管理流程的規(guī)范性。最后，因為檔案材料完整與否會對檔案最終的價值產(chǎn)生巨大的影響，同時案卷對應的立卷方法、裝訂質(zhì)量同樣至關重要，必須要嚴格按照規(guī)范的流程標準來協(xié)調(diào)立卷方法、案卷裝訂質(zhì)量，保障立卷歸檔的規(guī)范化標準化。

2.2 對檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作制度予以明確

當前的檔案管理工作涉及的具體工作內(nèi)容，所以工作環(huán)節(jié)復雜，前后需要經(jīng)過多道程序，而其中任何的一個環(huán)節(jié)、程序都有可能出現(xiàn)疏漏，導致前期的所有工作付出完全白費。因此，為了提升檔案管理工作的規(guī)范性和質(zhì)量，當前我們應當對檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作制度予以明確，即對各項具體的工作事務，做出細致的規(guī)定、要求和指導、約束，在細化且具有高度可操作性的工作標準下，推進檔案管理實踐。例如在檔案資料的收集與信息填寫環(huán)節(jié)，應當根據(jù)檔案的分卷、類型等，制定一個明確的收集范圍，同時對信息填寫的格式、內(nèi)容以及可讀性等，均需要給出標準要求，從而確保檔案信息的完整性、可讀性、可用性[3]。另外是在檔案的保管、保密、調(diào)閱方面，更應當制定出明確的制度依據(jù)，一方面是要以國家《檔案管理法》、《機關檔案管理規(guī)定》為基礎，另一方面還要考慮到單位自身的權、責分配情況，對檔案在后期的使用上，給出嚴格的規(guī)定。

2.3 對檔案管理的信息化技術標準做出統(tǒng)一

在當前的檔案管理工作當中，信息化技術的應用已經(jīng)相當?shù)钠毡?，其確實在很大程度上提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，減輕了人的工作壓力。而且憑借信息化技術的功能和優(yōu)勢，其能夠幫助我們自動化的發(fā)現(xiàn)、修整和提示一些不合規(guī)范的檔案信息內(nèi)容，因此其對于提升檔案管理工作的規(guī)范性來說，也是有所幫助的。但同時我們需要認識到的一個問題是，各個單位的檔案管理信息化技術標準還并不統(tǒng)一，所以這降低了我國檔案管理工作整體的規(guī)范性，對于這樣的情況，我們勢必要盡快做出改進，統(tǒng)一檔案管理的信息化技術標準。如檔案的存儲格式、傳輸格式等等，都需要保持一致，這樣才能防止“異構問題”的出現(xiàn)，確保電子檔案信息的規(guī)范性，使其能夠得到更高效的傳輸、應用和管理。再者，在檔案信息化管理的急性、安全性制度方面，我們也需要做出統(tǒng)一。電子檔案依賴信息技術生成，因此必須采用先進的信息安全技術對電子檔案全過程加強監(jiān)控，為電子檔案管理筑牢安全屏障。如可在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)增設管理監(jiān)視子系統(tǒng)，對電子檔案的存取過程進行全程監(jiān)管。在實際的系統(tǒng)設計之中，工程人員可將智能傳感器、無線網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫檢測作為一個整體的系統(tǒng)來構建，通過實時的物聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡鏈接，系統(tǒng)可實現(xiàn)對電子檔案24小時無間斷的監(jiān)管。在保證計算機系統(tǒng)安全運行方面，可采取安全檢測和監(jiān)控監(jiān)測、防火墻技術、訪問控制技術等手段。在保證數(shù)據(jù)安全方面，可采取加密技術、數(shù)字簽名技術、數(shù)字水印技術、文件備份與災難恢復技術、防病毒技術等手段[4]。

2.4 對檔案管理工作人員加強教育培訓

需要認識到，在檔案管理工作中，人始終是決定檔案管理規(guī)范性和質(zhì)量的核心要素。因此我們必須要對檔案管理工作人員加強教育培訓，一方面要提升其對自身工作的責任意識、質(zhì)量意識和規(guī)范意識，另一方面還要增強他們對自身工作的勝任能力，使其深入、熟練掌握當前檔案管理工作開展，所需要具備的各項知識、技能。這樣一來，在各項標準、制度的配合下，檔案管理的規(guī)范性便能夠得到大大的提升。

3 結語

檔案管理工作的開展，是具有必要性和重要價值的。而為了使檔案管理的質(zhì)量得到保證、價值得到體現(xiàn)，當前我們則應當積極加強檔案管理的規(guī)范化建設，提升其規(guī)范性水平，避免檔案管理實踐當中可能出現(xiàn)的各種疏漏。

參考文獻

[1]武星焰.如何推進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化開展[J].城建檔案，2020（04）：78-79.

[2]盧榮平.行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略[J].辦公室業(yè)務，2020（07）：153-154.

[3]王浩宇.對于檔案管理規(guī)范化的幾點思考[J].才智，2020（01）：238-239.

[4]李慧勛.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究[J].黑龍江科學，2019（03）：128-129.