試論新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

曹燦

摘 要：在新時(shí)期事業(yè)單位為了提高自身的經(jīng)濟(jì)效益與社會競爭力，就需要重視檔案管理工作，良好的檔案管理將會促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展?？梢?yàn)闄n案管理涉及了很多的內(nèi)容，管理形式很繁瑣，這就需要有關(guān)員工對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，以提高檔案管理工作的綜合效率以及質(zhì)量。在新時(shí)期的背景下，本文首先介紹了事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性，然后分析了事業(yè)單位檔案管理存在的具體問題，最后提出了有效的應(yīng)對措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路;方法

伴隨時(shí)代的飛速發(fā)展，事業(yè)單位的社會作用逐漸突出，其管理工作也獲得了越來越多的關(guān)注。檔案管理作為單位管理工作的核心構(gòu)成部分，對于外部人員的招聘與內(nèi)部員工的獎(jiǎng)懲具有很關(guān)鍵的作用[1]?，F(xiàn)如今，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)產(chǎn)生了大量問題，使得管理工作質(zhì)量很難提高。于是在新時(shí)期，單位應(yīng)該對檔案管理工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新，填補(bǔ)檔案管理工作中的缺陷，進(jìn)而使檔案管理質(zhì)量獲得提高，讓單位在社會飛速發(fā)展的過程中施展更關(guān)鍵的作用。

1 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

現(xiàn)如今，我國已經(jīng)邁向全面實(shí)現(xiàn)小康社會的重要階段。而事業(yè)單位作為國家機(jī)構(gòu)的核心構(gòu)成部分，將會充分施展關(guān)鍵的作用。檔案是事業(yè)單位全部信息的集合地，創(chuàng)新檔案管理工作，可以有效保障事業(yè)單位的總體改革。在單位的檔案管理工作中引入網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，能夠充分提高單位檔案管理的系統(tǒng)化以及網(wǎng)絡(luò)化水平，進(jìn)而使管理的科學(xué)性獲得提高，有利于進(jìn)一步提高檔案管理工作的綜合效率[2]。新時(shí)期，持續(xù)解決檔案管理工作中存在的相關(guān)問題，能夠促進(jìn)檔案管理工作體制的持續(xù)優(yōu)化，這對單位管理工作質(zhì)量的提升具有很關(guān)鍵的意義。

2 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作存在的具體問題

2.1 監(jiān)管體制不完善

現(xiàn)如今，國內(nèi)的事業(yè)單位普遍會出現(xiàn)管理工作混亂的現(xiàn)象，其中也涵蓋檔案管理工作，這主要?dú)w因于事業(yè)單位欠缺一個(gè)完整的監(jiān)管體制，同樣的，由于一些單位盡管有一個(gè)很完善的管理制度，可是其對應(yīng)的管理工作卻很落后，如此一來，全面優(yōu)化制度也并沒有多大用。針對一些事業(yè)單位來講，假如員工不能嚴(yán)格遵守管理制度，那么就需要開展對應(yīng)的監(jiān)督，于是，完善監(jiān)管制度顯得非常有必要。

2.2 管理方法很過時(shí)

伴隨現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的持續(xù)進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理工作的管理模式也日漸變得繁瑣，這也進(jìn)一步增加了檔案管理工作的難度，盡管這樣，還是有大量的單位沒有把檔案管理工作和信息技術(shù)深入聯(lián)系起來，其管理模式仍舊是人工管理[3]?，F(xiàn)如今，針對大規(guī)模的信息整理來講，人工管理模式還存在大量缺陷，導(dǎo)致檔案管理工作的綜合效率不斷降低。同時(shí)，單位檔案管理方法也欠缺一定的創(chuàng)新，更別說其理論基礎(chǔ)。伴隨如今形勢的復(fù)雜化，管理方法以及制度還是不能跟上時(shí)代飛速發(fā)展的步伐，這極大地影響了檔案管理的工作進(jìn)程，嚴(yán)重的時(shí)候乃至?xí)o國家進(jìn)一步帶來損害。

3 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

3.1 對檔案管理思想進(jìn)行創(chuàng)新

在新時(shí)期的背景下，人們需要重視事業(yè)單位崗位管理的相關(guān)創(chuàng)新思路，于是，單位的員工需要對以前的檔案管理思想進(jìn)行改變，充分落實(shí)檔案管理工作，同時(shí)對單位檔案管理員的老思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變，持續(xù)學(xué)習(xí)檔案管理的創(chuàng)新策略，才可以推進(jìn)自我提升，把單位檔案管理工作與創(chuàng)新思想進(jìn)行有效整合[4]。同時(shí)，相關(guān)員工還需要相互學(xué)習(xí)、持續(xù)獲得進(jìn)步，并且在單位領(lǐng)導(dǎo)的不斷鼓勵(lì)下，相關(guān)員工還能夠?qū)I(yè)知識進(jìn)行積極學(xué)習(xí)，在具體工作中充分引入全新的管理方法，與同事開展有效合作。

3.2 采取信息化的檔案管理方法

在以前，傳統(tǒng)的事業(yè)單位的方法很過時(shí)，一般需要員工花費(fèi)很長的時(shí)間才可以結(jié)束工作，同時(shí)其工作效率很低，于是，有關(guān)員工應(yīng)該主動(dòng)將信息技術(shù)結(jié)合起來，把其進(jìn)一步落實(shí)到單位檔案管理工作中，同時(shí)，有關(guān)員工也應(yīng)該跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，借助于計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行搜集、分類以及整理，這可以有效節(jié)省檔案管理工作的時(shí)長[5]。同時(shí)，信息技術(shù)也可以很好地提升單位檔案的保密性，它能夠?qū)n案實(shí)施加密處理，避免其內(nèi)容進(jìn)一步泄露。因此，單位檔案工作人員應(yīng)該將網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)充分結(jié)合起來，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，借助于先進(jìn)的管理方式不斷代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方式，將信息技術(shù)的優(yōu)勢發(fā)揮出來。例如，管理工作人員能夠把檔案放在不一樣的文件夾中，然后實(shí)施加密、備份、上傳、保存等操作，這為管理工作人員進(jìn)一步提供了很大的便利，也能夠使其工作效率獲得提升。

3.3 將檔案管理制度落到實(shí)處

在以前，事業(yè)單位的檔案管理工作一般欠缺對應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制以及規(guī)章制度，這導(dǎo)致管理工作人員很難在短期內(nèi)完成檔案的整理以及總結(jié)工作，同時(shí)，因?yàn)榍啡睒?biāo)準(zhǔn)化的整理流程以及對應(yīng)的整理規(guī)章制度，大部分檔案的擺放都很混亂，在需要的時(shí)候很難實(shí)現(xiàn)快速的查找，這個(gè)對檔案的查找效率以及管理效果產(chǎn)生了極大的影響[6]。于是，在新時(shí)期的背景下，單位應(yīng)該將檔案管理制度落到實(shí)處，重點(diǎn)涵蓋如下幾個(gè)點(diǎn)：首先，在開展檔案管理工作以前，有關(guān)員工應(yīng)該按照詳細(xì)的整理工作量進(jìn)一步制定對應(yīng)的獨(dú)立方案，并且在整理的時(shí)候，對于表現(xiàn)優(yōu)異的員工應(yīng)該提供一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，進(jìn)而全面激發(fā)檔案管理工作人員的主動(dòng)性。其次，事業(yè)單位在管理過程中，管理工作人員也需要根據(jù)對應(yīng)的管理流程來開展工作，關(guān)于違背規(guī)章制度的員工應(yīng)該設(shè)置對應(yīng)的處罰依據(jù)，如此才可以有效開展單位的檔案管理工作。

3.4 對檔案管理的服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新

現(xiàn)如今，事業(yè)單位為了深入創(chuàng)新檔案管理工作，同時(shí)也需要重視其檔案管理的服務(wù)方式，管理工作人員也應(yīng)該主動(dòng)采取信息化技術(shù)來開展檔案管理工作，也能夠借助于在線服務(wù)系統(tǒng)向其他部門進(jìn)一步傳達(dá)相關(guān)的檔案信息，這不但對單位的檔案管理工作實(shí)施了創(chuàng)新，而且充分提升了檔案管理工作的綜合效率[7]。另外，管理工作人員也能夠借助于在線服務(wù)系統(tǒng)來歸納以及整理檔案信息，對相關(guān)的檔案進(jìn)行查找與檢索，對文件與資料進(jìn)行研究等等。于是，在新時(shí)期的背景下，單位檔案管理需要深入創(chuàng)新服務(wù)方式。

4 結(jié)語

總而言之，在新時(shí)期的背景下，事業(yè)單位需要充分意識到檔案管理工作的核心意義。主動(dòng)實(shí)施專業(yè)化的檔案管理工作將會推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展，使經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益獲得提高。而要促進(jìn)檔案管理工作的成功實(shí)施，就需要跟上社會發(fā)展的步伐，筆者提出了對檔案管理思想進(jìn)行創(chuàng)新、采取信息化的檔案管理方法、對檔案管理的服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新、將檔案管理制度落到實(shí)處的創(chuàng)新思路，以此保證單位檔案管理工作質(zhì)量的提升，為推動(dòng)單位的可持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

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