突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急機(jī)制

劉彥君

摘 要：檔案是國(guó)家及企業(yè)的寶貴財(cái)富之一，檔案工作應(yīng)急機(jī)制是最大程度的預(yù)防和減少突發(fā)事件對(duì)檔案可能造成的危害和損失的有效途徑。因此，各單位應(yīng)建立突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急機(jī)制，建立健全相關(guān)規(guī)章制度，提高突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)對(duì)及應(yīng)急處理能力。本文首先簡(jiǎn)單介紹了檔案工作應(yīng)急機(jī)制，并闡明了關(guān)于建立突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急機(jī)制的相關(guān)內(nèi)容，提出了突發(fā)事件中應(yīng)遵循的檔案工作規(guī)章制度。為突發(fā)事件下做好檔案工作應(yīng)急處理提供理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：突發(fā)事件;檔案工作;應(yīng)急機(jī)制

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)外各種重大突發(fā)事件頻發(fā)，給社會(huì)上眾多領(lǐng)域帶來(lái)嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。尤其是一些全球性的突發(fā)公共衛(wèi)生事件，會(huì)給世界各國(guó)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。面對(duì)這些突發(fā)事件，圖紙文件等檔案資料能夠?yàn)閼?yīng)對(duì)突發(fā)事件提供重要的幫助，即檔案工作在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)具有重大意義。因此，如何建立健全突發(fā)事件檔案工作應(yīng)急機(jī)制是我們檔案工作者研究的重點(diǎn)。

1 檔案工作應(yīng)急機(jī)制概述

檔案是國(guó)家的記憶、企業(yè)的生產(chǎn)命脈之所在，它記錄著國(guó)家的歷史、企業(yè)的發(fā)展，是社會(huì)的寶貴財(cái)富，具有非常重要的價(jià)值。檔案具有數(shù)量少、信息量大、價(jià)值高等特點(diǎn)，另外，檔案一經(jīng)破壞將是不可逆的損失。檔案工作應(yīng)急機(jī)制是為了預(yù)防和處理各種人為或自然的突發(fā)事件對(duì)檔案造成的影響而設(shè)立的應(yīng)急處置方案，以期能夠降低檔案損失。檔案工作包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是面對(duì)突發(fā)事件時(shí)檔案的保留和轉(zhuǎn)移，相關(guān)人員要盡可能的保證檔案的完整性。二是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件過(guò)程中形成的檔案，相關(guān)人員要進(jìn)行收集和管理。檔案工作應(yīng)急機(jī)制的建立不僅是確保檔案安全的有效途徑，而且是應(yīng)對(duì)檔案突發(fā)事件的重要舉措。建立檔案工作應(yīng)急機(jī)制應(yīng)注意以下問(wèn)題：1）檔案工作應(yīng)急機(jī)制的建立雖然能夠一定程度上減少檔案的受災(zāi)度，但是也會(huì)造成部分工作人員過(guò)度依賴應(yīng)急機(jī)制，安全意識(shí)逐漸降低。因此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案安全的宣傳工作，提高相關(guān)工作人員乃至社會(huì)群眾的檔案安全意識(shí)。2）應(yīng)急機(jī)制的建立應(yīng)該以預(yù)防為主，防治結(jié)合。3）應(yīng)急機(jī)制中考慮突發(fā)事件的種類、突發(fā)事件帶來(lái)的后果時(shí)，應(yīng)該結(jié)合以往經(jīng)驗(yàn)，做到盡可能的全面。

2 突發(fā)事件的檔案工作應(yīng)急機(jī)制

2.1 領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制

根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)以及突發(fā)事件的等級(jí)提前成立檔案工作應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，在發(fā)生危及檔案安全等的突發(fā)事件時(shí)，能夠統(tǒng)一指揮、組織和協(xié)調(diào)事故的處理、救災(zāi)的管理，盡早收集統(tǒng)計(jì)本部門的受災(zāi)情況和受災(zāi)程度，及時(shí)向上級(jí)主管部門匯報(bào)。其次，能夠統(tǒng)一組織收集和管理突發(fā)事件中形成的檔案，為未來(lái)的檔案工作提供良好的事件預(yù)警，主題教育，專業(yè)培訓(xùn)等的參考資料。因此，各部門和各企事業(yè)單位要結(jié)合自身情況，做好應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案處置工作，建立健全相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，在災(zāi)害來(lái)臨時(shí)可以有條不紊的做好檔案收集整理工作，為國(guó)家和社會(huì)、為企業(yè)記錄下第一手資料。

2.2 責(zé)任人機(jī)制

重大突發(fā)事件檔案管理以及應(yīng)急處置工作，離不開(kāi)檔案工作者的勞動(dòng)與付出。因此，有必要成立檔案工作應(yīng)急處置工作小組，培養(yǎng)建立一支專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、責(zé)任意識(shí)較強(qiáng)、響應(yīng)快速的檔案管理隊(duì)伍，以應(yīng)對(duì)重大突發(fā)事件。要從根本上提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平，建立重大突發(fā)事件檔案管理責(zé)任人體系，在檔案信息保存、檔案收集、信息反饋等方面建立相應(yīng)的管理隊(duì)伍，明確責(zé)任分工，獎(jiǎng)懲分明，落實(shí)崗位責(zé)任追責(zé)機(jī)制。在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)，可以簡(jiǎn)潔高效的去處理問(wèn)題，收集信息，在事件發(fā)生后，也更加方便的去尋找管理上的漏洞，健全檔案管理機(jī)制。

2.3 宣傳工作機(jī)制

做好檔案工作關(guān)鍵是要增強(qiáng)檔案意識(shí)，檔案意識(shí)是指對(duì)檔案工作的性質(zhì)、作用和價(jià)值的認(rèn)識(shí)，包括兩個(gè)層面，一是指檔案工作者對(duì)本職工作的態(tài)度與認(rèn)識(shí)，二是指全社會(huì)的人員對(duì)與檔案工作的認(rèn)知、看法、了解程度等等。我們不僅要加強(qiáng)檔案工作者的檔案意識(shí)，增強(qiáng)其業(yè)務(wù)水平，還要大力宣傳檔案工作，培養(yǎng)和強(qiáng)化全民檔案意識(shí)，使全社會(huì)形成“珍惜檔案、重視檔案、保護(hù)檔案、合理利用檔案”的觀念，讓社會(huì)各界認(rèn)識(shí)到檔案“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、助力中國(guó)夢(mèng)”這一重要意義。

3 突發(fā)事件中應(yīng)遵循的檔案工作規(guī)章制度

3.1 應(yīng)急情況通報(bào)制度

突發(fā)事件檔案工作應(yīng)急情況通報(bào)制度是指應(yīng)急事件的匯報(bào)流程和處置過(guò)程的通報(bào)方式，它是各級(jí)人員之間相互通報(bào)突發(fā)事件詳情的渠道，也是各級(jí)人員了解突發(fā)事件實(shí)際情況的主要途徑。通過(guò)突發(fā)事件檔案工作應(yīng)急情況通報(bào)制度能夠建立多方聯(lián)系，快速部署和開(kāi)展相關(guān)檔案應(yīng)急工作。因此，相關(guān)部門之間恪盡職守、相互協(xié)調(diào)配合對(duì)做好檔案應(yīng)急工作具有重要意義。

3.2 應(yīng)急預(yù)案制度

應(yīng)急預(yù)案就是針對(duì)將來(lái)可能發(fā)生重大突發(fā)事件而事先制訂的計(jì)劃或方案，其核心思想就是未雨綢繆，防患于未然，通過(guò)日常工作中時(shí)刻準(zhǔn)備的應(yīng)急預(yù)案工作，對(duì)未來(lái)有可能發(fā)生的突發(fā)事件做到事先預(yù)警、超前規(guī)劃、及時(shí)化解。把檔案應(yīng)急預(yù)案管理工作納入常態(tài)化、正規(guī)化、法制化的道路，建立重大突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案體系，在災(zāi)害發(fā)生時(shí)最大限度地減少損失，保證檔案的安全。

3.3 應(yīng)急培訓(xùn)和演習(xí)制度

應(yīng)急培訓(xùn)和演習(xí)是檔案工作人員了解檔案突發(fā)事件應(yīng)急知識(shí)、檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案有效性和可操作性的方式和方法。通過(guò)定期組織應(yīng)急培訓(xùn)，提高工作人員的應(yīng)急防災(zāi)意識(shí)和抵御災(zāi)害的技能水平。通過(guò)定期開(kāi)展應(yīng)急演習(xí)，增強(qiáng)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)管理的有效性和操作性，提高工作人員的應(yīng)急事件快速響應(yīng)能力和應(yīng)急處置實(shí)戰(zhàn)能力，并通過(guò)演習(xí)找出不足，及時(shí)修正改進(jìn)應(yīng)急預(yù)案。

3.4 突發(fā)事件中形成檔案的應(yīng)急收集原則和范圍

檔案的應(yīng)急收集是突發(fā)事件下檔案工作的第一步，它關(guān)系到突發(fā)事件中檔案是否能完整保存。在檔案的應(yīng)急收集工作中，應(yīng)該遵循以下原則：1）突發(fā)事件下應(yīng)盡早進(jìn)行檔案收集工作。2）突發(fā)事件下應(yīng)收集多種類型的檔案。3）突發(fā)事件下應(yīng)廣泛收集檔案，即檔案收集范圍要廣。檔案的應(yīng)急收集范圍包括與突發(fā)事件相關(guān)的文件、圖片和影像等材料以及應(yīng)急處置過(guò)程中各類執(zhí)行文件。

4 小結(jié)

總而言之，在突發(fā)事件下的檔案工作時(shí)間緊、任務(wù)重，檔案的應(yīng)急機(jī)制關(guān)系到檔案的完整性，因此，相關(guān)部門和企事業(yè)單位都應(yīng)該重視檔案應(yīng)急機(jī)制的建立，嚴(yán)格制定并執(zhí)行相關(guān)規(guī)章制度，相關(guān)人員也應(yīng)該提高檔案保護(hù)意識(shí)，提升應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。

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