新時(shí)期強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的研究

黃翊鵬

摘 要：提升檔案管理工作水平，完善檔案管理工作流程，強(qiáng)化檔案管理工作力度，完整、規(guī)范、科學(xué)的記錄日常工作，可為推動(dòng)單位高質(zhì)量發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。本文就新時(shí)期背景下事業(yè)單位如何強(qiáng)化檔案管理工作作出分析，提出建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理

事業(yè)單位作為當(dāng)前社會(huì)事務(wù)管理的重要參與者，承擔(dān)大量基礎(chǔ)公益服務(wù)職能，受到政府與社會(huì)各界的廣泛監(jiān)督?？茖W(xué)高效開(kāi)展檔案管理，全面準(zhǔn)確記錄主要工作，可為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，維護(hù)單位合法權(quán)益，保障工作平穩(wěn)有序進(jìn)行提供有力支撐。但目前由于受機(jī)構(gòu)編制、場(chǎng)地經(jīng)費(fèi)等客觀因素限制，以及長(zhǎng)期以來(lái)形成的檔案管理是“幕后”工作等錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)的影響，各單位普遍對(duì)檔案工作重視不夠，對(duì)人員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，日常工作中時(shí)常出現(xiàn)檔案丟失、歸檔資料混亂、不完整等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資料難以發(fā)揮資政作用和憑證價(jià)值。本文從分析事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題入手，在工作機(jī)制、管理手段、人員隊(duì)伍建設(shè)等方面提出建議策略，以期為更新事業(yè)單位檔案管理理念、創(chuàng)新管理方法，應(yīng)用全面合理的管理策略，不斷提高整體工作水平提供參考。

1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題

1）檔案管理制度不完善。完善的管理制度可為事業(yè)單位檔案管理工作提供有力支撐，促使檔案管理工作更加規(guī)范有序開(kāi)展[1]。但由于長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理在事業(yè)單位各項(xiàng)工作中未受到應(yīng)有的重視，導(dǎo)致其所相關(guān)的工作流程、管理制度在規(guī)劃制定方面存在較大的滯后性。雖然有部分事業(yè)單位能夠?yàn)闄n案管理工作配備相應(yīng)的管理制度，但制度內(nèi)容不科學(xué)、不貼近實(shí)際，使得制度執(zhí)行效果較差，未取得預(yù)期

效果。

2）檔案管理信息化水平較低。信息技術(shù)及智能設(shè)備的有效應(yīng)用，可輔助檔案管理人員高效管理檔案資料，提升工作效能[2]。但現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理方式多以人工為主。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，事業(yè)單位職能不斷轉(zhuǎn)變，工作要求標(biāo)準(zhǔn)顯著提升，資料數(shù)據(jù)不斷增多。傳統(tǒng)的檔案管理模式，已難以適應(yīng)現(xiàn)代化工作需要，利用信息技術(shù)設(shè)備，建立數(shù)字化檔案，提高信息化管理水平，已經(jīng)成為提升工作水平的現(xiàn)實(shí)需要。

3）檔案管理人員能力不足。無(wú)論是人工管理還是應(yīng)用信息技術(shù)，都需要配備專業(yè)的檔案管理人員，能夠?qū)n案管理工作各項(xiàng)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面管理，及時(shí)解決存在的問(wèn)題或隱患，同時(shí)也能夠?qū)n案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有效建議。但目前檔案管理人員能力不足，事業(yè)單位難以根據(jù)檔案管理工作需求制定相應(yīng)的人員培訓(xùn)計(jì)劃，即使開(kāi)展培訓(xùn)工作，在培訓(xùn)過(guò)程中很多檔案管理人員也只是掌握基礎(chǔ)的檔案管理內(nèi)容，在檔案業(yè)務(wù)的新知識(shí)、新管理方法、新技術(shù)等方面缺乏深入了解，導(dǎo)致人員整體能力水平較低。

2 新時(shí)期強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的策略分析

1）完善事業(yè)單位檔案管理制度。緊跟時(shí)代步伐，及時(shí)對(duì)檔案管理制度作出優(yōu)化調(diào)整，以完善的管理制度推動(dòng)和保障檔案管理工作的有序進(jìn)行[3]。一是提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知水平及重視度，了解檔案管理工作開(kāi)展對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要性，加大對(duì)檔案管理工作的人力、物理投入，改變檔案工作弱化、邊緣化的現(xiàn)狀。二是深入分析當(dāng)前檔案管理工作要求、內(nèi)容，結(jié)合本單位職能及現(xiàn)階段工作開(kāi)展情況、發(fā)展規(guī)劃等方面，科學(xué)設(shè)置管理部門(mén)，對(duì)綜合性檔案、業(yè)務(wù)檔案、干部人事檔案進(jìn)行歸口管理，厘清管理權(quán)責(zé)，明確責(zé)任主體。三是根據(jù)我國(guó)檔案管理工作相關(guān)要求，梳理完善現(xiàn)有管理制度，強(qiáng)化對(duì)文書(shū)檔案材料的整理歸檔、人事檔案材料的收集報(bào)送管理，嚴(yán)格做好檔案材料驗(yàn)收、鑒別等工作內(nèi)容。建立健全檔案庫(kù)房管理、檔案安全應(yīng)急處置、人員培訓(xùn)等方面制度。同時(shí)，嚴(yán)肅工作紀(jì)律，對(duì)違規(guī)違紀(jì)違法工作行為予以嚴(yán)懲，促進(jìn)檔案管理工作的健康開(kāi)展。

2）提高檔案管理工作信息化程度。積極運(yùn)用圖像識(shí)別、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)配備掃描儀、開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件等方式，將檔案資料錄入相應(yīng)的管理系統(tǒng)[4]。利用系統(tǒng)對(duì)檔案資料進(jìn)行安全存儲(chǔ)和自動(dòng)化、智能化分析處理，實(shí)現(xiàn)高效便捷的查詢閱檔功能。這種檔案管理方式，一方面能夠確保檔案資料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確;另一方面能夠提升檔案資料存取效率，便于檔案管理人員進(jìn)行管理;更重要的是，可以有效減少對(duì)紙質(zhì)檔案的使用損耗，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案壽命。另外，開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)，還需要加大對(duì)信息技術(shù)及設(shè)備使用方面的安全管理力度，做好相關(guān)軟件系統(tǒng)、智能設(shè)備的安全加密工作，如根據(jù)用戶設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，采用人臉識(shí)別方式定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)及設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行檢查維護(hù)，確保檔案管理工作的安全穩(wěn)定[5]。

3）高效開(kāi)展檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。高水平高素質(zhì)的檔案管理人員能夠快速熟練掌握工作技能，嚴(yán)格按照管理制度和相關(guān)要求高效開(kāi)展各項(xiàng)工作，促進(jìn)檔案管理更加全面合理。因此，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力對(duì)檔案工作的開(kāi)展質(zhì)量、管理效果、信息化應(yīng)用程度等方面有重要作用。工作中，需注重對(duì)在職檔案管理人員的培養(yǎng)，緊跟形勢(shì)發(fā)展變化，時(shí)刻關(guān)注檔案業(yè)務(wù)的新知識(shí)、新技能，根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際情況和能力水平，合理設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容，設(shè)置考核目標(biāo)，強(qiáng)化檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，通過(guò)理論知識(shí)講解、軟件技術(shù)技能實(shí)踐操作等方式，幫助檔案管理人員快速更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)技能儲(chǔ)備，有效提升檔案管理人員的綜合能力，為更好地從事本職工作奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，還要注重關(guān)心關(guān)愛(ài)檔案管理人員，制定科學(xué)有效的激勵(lì)機(jī)制，在考察專業(yè)能力的基礎(chǔ)上，突出對(duì)工作態(tài)度、創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)的考量，讓長(zhǎng)期默默在一線奉獻(xiàn)的人員得到更多的晉升機(jī)會(huì)，更好地激發(fā)工作人員的積極性、創(chuàng)新性。

4）拓展檔案管理服務(wù)范疇。首先，要轉(zhuǎn)變工作思路，結(jié)合電子政府、辦公OA建設(shè)，通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò)將成文材料及時(shí)歸檔，使檔案資料由事后收集變?yōu)槭轮惺占?，進(jìn)一步提升檔案資料歸檔效率。采取協(xié)作共管的辦法，建立相應(yīng)的檔案資料填寫(xiě)、收集標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于常規(guī)性工作制定制式表格，將檔案管理工作由被動(dòng)收集變?yōu)榭壳爸笇?dǎo)，引導(dǎo)資料形成部門(mén)或者個(gè)人規(guī)范打印，為后期掃描、軟件提取信息奠定基礎(chǔ)。其次，要積極融入單位的各項(xiàng)工作，將檔案管理由“幕后”變?yōu)椤芭_(tái)前”，使檔案記錄的歷史經(jīng)驗(yàn)切實(shí)發(fā)揮指導(dǎo)作用。比如，在編制單位發(fā)展規(guī)劃、項(xiàng)目招標(biāo)等重大工作時(shí)，通過(guò)調(diào)閱以往檔案資料，可以充分總結(jié)借鑒成功經(jīng)驗(yàn)，幫助承擔(dān)具體工作的人員迅速了解情況進(jìn)入角色，確保單位各項(xiàng)工作有序傳承銜接。第三，還要針對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、編纂，讓檔案得到全面的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，將檔案管理和服務(wù)由對(duì)內(nèi)收集保管擴(kuò)展到對(duì)外宣傳利用方面，通過(guò)制作視頻短片、圖片展板等方式，以檔案工作獨(dú)有的視角，生動(dòng)直觀的宣傳展示單位全貌和細(xì)節(jié)，詮釋單位歷史，進(jìn)一步提升單位影響力和公眾認(rèn)知度。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)代發(fā)展背景下，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，全面分析目前檔案管理工作過(guò)程中存在的不足之處，通過(guò)完善管理制度、提高檔案管理信息化水平、加強(qiáng)人員培訓(xùn)等方式規(guī)范檔案管理流程，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展更符合時(shí)代發(fā)展要求。

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