數(shù)字化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的轉(zhuǎn)型探索

周應(yīng)

摘 要：近年來，我國科學(xué)技術(shù)呈現(xiàn)了快速發(fā)展的態(tài)勢(shì)，醫(yī)療事業(yè)取得了顯著進(jìn)步，在此背景下，建立數(shù)字化檔案管理體系已成為當(dāng)前各個(gè)醫(yī)院檔案管理工作的重要任務(wù)。因此，探索數(shù)字化背景下醫(yī)院檔案管理轉(zhuǎn)型問題不僅僅符合了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，而且也為醫(yī)院檔案管理工作提供了有效借鑒與參考。本文主要就數(shù)字化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的轉(zhuǎn)型進(jìn)行研究和探索。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;醫(yī)院;檔案管理;轉(zhuǎn)型

1 數(shù)字化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)具備的特征

1）檔案信息處理具有高效性特征。處于醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展背景下的醫(yī)院檔案管理工作無論是管理范圍還是內(nèi)容都呈現(xiàn)出了寬泛性特點(diǎn)，一方面需要醫(yī)院各職能部門的共同參與，另一方面還要兼顧患者、醫(yī)護(hù)人員和其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)等多個(gè)方面的要求，這也對(duì)新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作效率提出了較高的要求。數(shù)字化時(shí)代的來臨，醫(yī)院檔案管理工作可以有多樣化的方式來進(jìn)行檔案管理工作，不僅檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，而且檔案信息處理的時(shí)效性也得到了保障。

2）檔案信息存儲(chǔ)具有數(shù)字化特征。以往醫(yī)院檔案主要以紙質(zhì)形式為主，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，紙質(zhì)檔案保存形式具有的工作量大、資源浪費(fèi)、效率低下等特點(diǎn)也逐漸凸顯出來。數(shù)字化環(huán)境中，系統(tǒng)化、數(shù)字化和智能化是醫(yī)院檔案存儲(chǔ)的顯著特征，既彌補(bǔ)了以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有的弊端，又使檔案存儲(chǔ)方式更加靈活。

3）檔案信息資源具有多元化特征。處于數(shù)字化背景中的醫(yī)院檔案管理工作可以依托信息共享化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各類信息的收集，從而使醫(yī)院檔案管理工作需求得到滿足。同時(shí)，在醫(yī)院檔案管理信息來源多元化的影響下，檔案信息管理也必將呈現(xiàn)多元化的特征，想要使醫(yī)院檔案管理工作效率和水平向更高的層次所發(fā)展，就必須將數(shù)字化等現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中，并在強(qiáng)化與醫(yī)院各部門信息溝通和交流的同時(shí)，逐步提升信息共享化平臺(tái)的完善性。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理存在的問題

1）數(shù)字化資源管理意識(shí)不足。近年來，雖然醫(yī)療事業(yè)獲得了迅猛發(fā)展，但是醫(yī)院的檔案管理工作依然存在許多問題需要引起相關(guān)工作者的重視，其中數(shù)字化資源管理意識(shí)缺乏就是當(dāng)前較為突出的問題。以檔案編號(hào)處理工作為例，當(dāng)前部分醫(yī)院檔案管理工作者在進(jìn)行檔案編號(hào)處理工作時(shí)仍然采用傳統(tǒng)的管理辦法，不僅無法保證效率，而且許多新的檔案內(nèi)容也無法獲得及時(shí)的錄入。甚至部分醫(yī)院沒有對(duì)檔案目錄進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計(jì)，從內(nèi)容層面來講沒有對(duì)其進(jìn)行明確定義，如果保管不當(dāng)出現(xiàn)丟失的情況，不僅無法找回檔案內(nèi)容，而且現(xiàn)有的檔案內(nèi)容排序也會(huì)受到影響。

2）由電子和紙質(zhì)文件雙重保存導(dǎo)致了資源重疊。目前，雖然許多醫(yī)院都已經(jīng)完成了向辦公自動(dòng)化的邁進(jìn)，但是通過網(wǎng)上傳送的文件又將其打印下來進(jìn)行歸檔和保存的情況也時(shí)有發(fā)生，這也是導(dǎo)致內(nèi)容相同文件重復(fù)發(fā)布和保存等情況出現(xiàn)的重要因素，造成了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。

3）檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)間的聯(lián)系不足。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是面向醫(yī)院和醫(yī)療系統(tǒng)由此建立的個(gè)性化軟件，在醫(yī)院中得到了較為普遍的應(yīng)用。而醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)通常是由行政主管部門設(shè)計(jì)并建立的系統(tǒng)，因此，兩種系統(tǒng)在運(yùn)行環(huán)境方面就存在較為顯著的區(qū)別，不僅兩個(gè)系統(tǒng)聯(lián)系性不強(qiáng)，而且對(duì)于一些數(shù)據(jù)資源也無法實(shí)現(xiàn)共享和轉(zhuǎn)化。

4）檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)偏低。據(jù)了解，當(dāng)前部分醫(yī)院中從事醫(yī)院檔案管理工作的工作者具有年齡大、對(duì)于新事物接受能力不強(qiáng)等特點(diǎn)，所以在學(xué)習(xí)數(shù)字化和信息化的相關(guān)知識(shí)時(shí)較為吃力，也不具備一定的數(shù)字化操作技能，對(duì)于當(dāng)前先進(jìn)的檔案管理方法不能做到準(zhǔn)確理解，靈活運(yùn)用更無從談起，這也成為制約檔案管理數(shù)字化開展的重要因素。同時(shí)，檔案管理工作者專業(yè)素養(yǎng)還有待提升，對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作重要性認(rèn)識(shí)不足等也是當(dāng)前檔案管理工作無法順利開展的重要因素，醫(yī)院檔案管理工作中敷衍了事等情況也時(shí)有發(fā)生。

3 數(shù)字化環(huán)境中醫(yī)院檔案管理的轉(zhuǎn)型策略

1）增強(qiáng)數(shù)字化資源管理意識(shí)。在我國醫(yī)療事業(yè)迅猛發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案管理工作者要深刻認(rèn)識(shí)到當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的突出問題，加大對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視力度，著力于醫(yī)院檔案管理體系的建立和健全，在明確醫(yī)院檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，促使其積極參與到探索檔案管理新方式和新方法當(dāng)中。同時(shí)，以往的檔案管理方式對(duì)于新形勢(shì)背景下的醫(yī)院檔案管理工作來講并不適用，所以，檔案管理工作者還要逐步樹立數(shù)字化資源管理意識(shí)，從而為數(shù)字化醫(yī)院檔案管理體系的健全提供重要助力。

2）建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺(tái)。醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，需要醫(yī)院結(jié)合自身特征開發(fā)和建立一套具有自身特色的檔案管理系統(tǒng)，并確保配備的硬件設(shè)施的全面性。就檔案管理系統(tǒng)而言，除了要具備雙服務(wù)器和光盤等雙備份等功能外，還要具備高速掃描和集中掃描等功能，這不僅是醫(yī)院檔案資料能夠迅速、準(zhǔn)確歸檔的基本保障，而且也是實(shí)現(xiàn)檔案安全管理的重要前提。同時(shí)，還要注重檔案查詢系統(tǒng)的建立，在觸摸屏檢索和網(wǎng)絡(luò)文檔等功能支撐下推動(dòng)檔案資源數(shù)字化管理的有效落實(shí)。另外，還要針對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的持續(xù)更新與優(yōu)化。

3）強(qiáng)化檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的信息交流。首先，要注重?cái)?shù)字化檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)間的聯(lián)系和交流。從醫(yī)院角度來講，可以將檔案資料查詢功能納入信息查詢接口當(dāng)中，為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教研管理系統(tǒng)等與檔案資料管理系統(tǒng)間的有效集成奠定良好的基礎(chǔ)。這樣既可以方便各部門電子文件的收集，提升檔案資料庫數(shù)據(jù)信息的完善性，又為檔案管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化間的聯(lián)系構(gòu)建了路徑;其次，要強(qiáng)化紙質(zhì)文件和電子文件間的信息交流。對(duì)于之前電子文件和紙質(zhì)文件重疊的問題，可以將其轉(zhuǎn)換為文本和影像共存的方式，并在明確數(shù)字化檔案特征的基礎(chǔ)上建立檔案管理規(guī)章制度，從而在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔和電子文檔非重疊和可共享等特征下保證檔案資料的安全性。

4）建立高素質(zhì)的檔案管理專職隊(duì)伍。醫(yī)院檔案管理工作數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)，還需要有一支專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員為支撐，而對(duì)于檔案管理人員來講，具備先進(jìn)的數(shù)字化管理意識(shí)和技能以及較高的知識(shí)層次是其基本要求。同時(shí)，還要將關(guān)注點(diǎn)放在檔案管理人員分析能力上，對(duì)于一些專業(yè)性強(qiáng)、復(fù)雜性高的檔案資料來講，可以做到精準(zhǔn)把握，并能夠以相關(guān)要求為依據(jù)準(zhǔn)確提供他人所需檔案信息等。從醫(yī)院和相關(guān)部門來講，要注重檔案管理專業(yè)性人才的引進(jìn)，對(duì)現(xiàn)有員工實(shí)施數(shù)字化培訓(xùn)工作，從而使醫(yī)院的檔案管理水平得到充分提升。

4 結(jié)束語

總之，數(shù)字化已成為醫(yī)院檔案資源管理工作的主流趨勢(shì)，如何在落實(shí)數(shù)字化過程中推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的順利轉(zhuǎn)型成為當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作者著重思考和研究的話題。對(duì)此，需要明確當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的具體問題，并依賴于增強(qiáng)數(shù)字化資源管理意識(shí)、建立健全醫(yī)院數(shù)字化信息檔案管理平臺(tái)、強(qiáng)化檔案管理領(lǐng)域內(nèi)的信息交流和建立高素質(zhì)的檔案管理專職隊(duì)伍等途徑推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的轉(zhuǎn)型與發(fā)展，進(jìn)而使醫(yī)院檔案管理工作高效、優(yōu)質(zhì)開展。

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