大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作改革路徑探討

楊倩

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的到來，為檔案管理的提質(zhì)增效創(chuàng)造了良好的平臺載體和技術(shù)手段，促進(jìn)了檔案管理的信息化。與此同時，目前檔案管理行業(yè)仍存在創(chuàng)新意識缺乏、檔案數(shù)據(jù)要求低、數(shù)據(jù)庫缺乏、安全意識缺乏、專業(yè)人才缺乏等問題，影響了檔案管理水平的有效提升。針對這些現(xiàn)狀，本文提出增強安全管理、建立數(shù)據(jù)規(guī)范、創(chuàng)新管理理念、拓展服務(wù)內(nèi)容、建立管理團(tuán)隊的應(yīng)對措施，具有一定創(chuàng)新性和針對性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;管理策略

現(xiàn)階段，我國不斷走向信息化、現(xiàn)代化，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助下各領(lǐng)域各行業(yè)都迎來了發(fā)展的新時期。與此同時，大數(shù)據(jù)為行業(yè)的發(fā)展帶來了相應(yīng)的問題，這些問題在檔案的管理工作當(dāng)中有所體現(xiàn)?；跈n案所具備的重要性，相關(guān)管理人員在對其進(jìn)行保存、整理時需要保持高度的嚴(yán)謹(jǐn)性。另外，個人的檔案信息是實時更新的，管理人員需要及時對信息進(jìn)行保存，保證檔案的完整性、實時性。

1 現(xiàn)階段影響檔案管理工作的相關(guān)因素

1.1 對檔案數(shù)據(jù)要求低

有些管理者對檔案信息管理的要求不高，對檔案信息技術(shù)的要求也不高，在采集信息時直接利用宏觀數(shù)據(jù)分析中觀數(shù)據(jù)，再到微觀數(shù)據(jù)。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人們提高了對數(shù)據(jù)的要求，需要深入、具體、全面的檔案數(shù)據(jù)，因此，管理者要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案信息，適應(yīng)時代的發(fā)展要求。而且檔案管理工作缺乏完善的保護(hù)機(jī)制和行業(yè)準(zhǔn)則，部分管理者缺乏維權(quán)意識和安全意識，如果發(fā)生檔案信息泄露的問題無法采取有效的應(yīng)對方法，導(dǎo)致檔案管理環(huán)境日益惡化，不利于檔案管理行業(yè)的健康發(fā)展。

1.2 檔案信息數(shù)據(jù)的安全系數(shù)低

現(xiàn)階段，我們國家社會不斷走向信息化，公民的個人信息也變得更加完善、更加復(fù)雜、更加全面，為了有效地對個人數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保護(hù)，提高個人信息數(shù)據(jù)的安全性，相關(guān)部門需要對檔案管理工作的安全性進(jìn)行再升級。大數(shù)據(jù)技術(shù)一方面幫助提高了檔案管理的質(zhì)量和水平，但是另外一方面又對檔案內(nèi)的信息數(shù)據(jù)造成了相應(yīng)的威脅。對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息造成威脅的兩大因素：一是網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒的威脅。二是檔案管理相關(guān)人員、技術(shù)的缺失。由于兩大主要因素的威脅，大數(shù)據(jù)時代的檔案信息數(shù)據(jù)安全仍然難以得到百分百的保障。

1.3 缺乏專門的數(shù)據(jù)庫

檔案管理工作缺乏大數(shù)據(jù)時代下的具體流程與規(guī)范，在這種情況下，檔案的登錄、修改、存檔各環(huán)節(jié)容易造成失誤、偏差，甚至?xí)?dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失，特別是如果檔案管理服務(wù)的后期監(jiān)督?jīng)]有跟上，檔案管理的質(zhì)量和效率會大受影響。管理者需要掌握信息收集和整理能力，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，才能提高檔案管理的效率。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作改革路徑

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，推進(jìn)檔案管理改革

近年來，雖然我國檔案事業(yè)取得快速發(fā)展，但是，檔案管理的工作理念依然落后，不能適應(yīng)信息時代人們對檔案資料的多樣化需求。這就要求在現(xiàn)實工作中，要加快轉(zhuǎn)變工作理念，結(jié)合具體國情和地方現(xiàn)實情況，不斷優(yōu)化檔案管理體制和管理模式，以不斷提高科學(xué)化水平。不斷引進(jìn)先進(jìn)的信息資源，全面提升檔案管理的信息化水平，有效推進(jìn)檔案管理向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化方向發(fā)展。并且，相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、加強管理，不斷強化檔案工作人員的責(zé)任意識，科學(xué)定位檔案管理的目標(biāo)、找準(zhǔn)檔案工作的重心，有效達(dá)到檔案管理工作的目的。從而，全面推進(jìn)檔案管理改革，提升檔案管理的效率。

2.2 完善檔案管理工作的相關(guān)制度

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作要與完善的檔案管理工作相關(guān)制度相匹配才能最大程度地發(fā)揮信息化技術(shù)的優(yōu)勢。在完善相關(guān)制度的同時，需要充分了解大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的相應(yīng)原則和需求，深刻認(rèn)識檔案管理工作的具體信息。在建立相關(guān)制度之后，還需要嚴(yán)格落實制度的相關(guān)工作，不斷優(yōu)化完善工作，提高制度的可行性，從嚴(yán)從實落實制度。最后，還需要在日常工作中不斷監(jiān)測制度落實過程中所遇到的阻礙因素，實時對問題進(jìn)行解決。

2.3 增強安全管理，實現(xiàn)資源共享

數(shù)據(jù)安全是時代背景和應(yīng)用中最為重要的關(guān)鍵要素，檔案管理中安全性是值得重點關(guān)注的，由于信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，數(shù)據(jù)不再是紙質(zhì)的形式，通過計算機(jī)使其面對更多的安全問題。信息的安全問題涉及個人，如果信息泄露，個人的安全和信息完全處于暴露狀態(tài)，個人完全得不到保障。檔案信息安全管理，首先要在技術(shù)上加強，通過運用各種新技術(shù)、新手段，如身份認(rèn)證、單點登錄、人臉識別、瞳孔識別、數(shù)據(jù)加密、權(quán)限設(shè)置等，建立起完善的檔案信息安全防護(hù)系統(tǒng)。對新接手的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，從源頭上避免信息泄露等問題，對于網(wǎng)上共享的檔案資源要進(jìn)行信息分層，避免在下載和傳輸信息的過程中泄露資源。其次，要完善針對數(shù)據(jù)化管理的相關(guān)安全規(guī)章制度，確保各項工作有章可循。特別要完善檔案開放標(biāo)準(zhǔn)和保密制度，注重內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)的使用原則，注意操作中的流程，避免信息泄露或信息盜用，在信息安全的前提下實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享利用。最后，要建立檔案備份數(shù)據(jù)庫，檔案數(shù)據(jù)庫方便了檔案信息的管理，但數(shù)據(jù)庫儲存空閑有限，面對大量的檔案資源管理人員必須改變原來的儲存方式，降低儲存成本。大數(shù)據(jù)有強大地數(shù)據(jù)處理和信息儲存功能，因此，管理者可以借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行備份管理，這樣既保證了檔案信息的安全，也方便檔案資源的集中管理、開發(fā)和利用。

2.4 創(chuàng)建專業(yè)智能化檔案服務(wù)體系

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理需要不斷創(chuàng)新管理方法和管理模式，以專業(yè)化帶動檔案利用，挖掘檔案價值，從而更好地起到服務(wù)作用。因此，數(shù)字檔案要具有明顯的小巧性、功能性、便捷性和高效性特征，實現(xiàn)智能化管理，智能化應(yīng)用，最終形成使用方便、管理方便、價值轉(zhuǎn)化方便、服務(wù)方便的創(chuàng)新管理模式。同時，在新的管理模式下，要不斷運用新的信息化技術(shù)如云技術(shù)、智能技術(shù)和人工智能等，打造一流的專業(yè)化檔案服務(wù)體系。這些創(chuàng)新需要在原有信息化管理檔案的基礎(chǔ)上增加檔案數(shù)據(jù)挖掘與分析工作，以便于形成精確尋找、利用，從而提高檔案服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

2.5 統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

我國的檔案事業(yè)在不同的時期具有不同的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，而且，現(xiàn)在各地方也有自己的一套管理體系和標(biāo)準(zhǔn)。在國家大力推進(jìn)檔案數(shù)字化信息資源建設(shè)背景下，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，勢必會影響紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)度?！爸贫茖W(xué)化管理建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，切實為檔案管理工作提供規(guī)范要求支撐，有效解決各行業(yè)之間標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題”，能夠大幅度提高檔案管理的現(xiàn)代化。這就要求從國家層面制定明確的檔案管理細(xì)則。特別是在推進(jìn)檔案管理數(shù)字化方面的技術(shù)指標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)，以便各地方結(jié)合自身發(fā)展實際全面推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化建設(shè)，全面提升檔案管理科學(xué)化水平。

3 結(jié)語

總而言之，大數(shù)據(jù)時代的來臨改變了我國檔案管理工作方式，優(yōu)化了檔案管理工作的結(jié)構(gòu)。為了適應(yīng)新時代發(fā)展的需求，我國檔案管理人員應(yīng)具備創(chuàng)新創(chuàng)造意識，將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理緊密結(jié)合在一起，制定出嚴(yán)格的檔案管理制度，構(gòu)建安全的檔案管理平臺，豐富檔案管理工作的服務(wù)內(nèi)容，培養(yǎng)出專業(yè)的管理人才，建立起一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊，從而促進(jìn)檔案管理的信息化發(fā)展。

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