探討醫(yī)院電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法

楊怡然

摘 要：電子檔案信息是指利用計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，建立相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件信息集合。近年來，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，電子檔案信息呈現(xiàn)出快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，電子檔案信息的收集、保管、傳輸、利用的模式和方法都發(fā)生了顯著變化，較傳統(tǒng)介質(zhì)檔案相比，其面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)更為復(fù)雜和嚴(yán)峻。因此，及時(shí)把握電子檔案信息的特點(diǎn)、識(shí)別存在的風(fēng)險(xiǎn)，提出相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制策略，對(duì)保護(hù)電子檔案信息安全具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：風(fēng)險(xiǎn)控制;電子信息檔案管理;醫(yī)院

電子檔案在管理上占有很大的優(yōu)勢(shì)是紙質(zhì)管理不可比擬的，醫(yī)院中的檔案眾多，每項(xiàng)檔案都關(guān)系著醫(yī)院的服務(wù)能力。醫(yī)院的管理水平也必須與時(shí)俱進(jìn)，電子檔案的出現(xiàn)恰好滿足了現(xiàn)代醫(yī)院的需求。筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行研究，促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展水平提升。

1 醫(yī)院人事檔案電子信息化建設(shè)的重要性

人事檔案電子信息化是醫(yī)院人才戰(zhàn)略的重要保障。醫(yī)療行業(yè)人才的競(jìng)爭(zhēng)變得愈來愈激烈，人事檔案的電子信息化建設(shè)能夠幫助醫(yī)院構(gòu)建集共享與存儲(chǔ)為一體的平臺(tái)，促進(jìn)信息更新速度的不斷提升，這樣，醫(yī)院工作人員就能對(duì)人才信息進(jìn)行快速的查詢，提升了工作效率。此外，電子信息化人事檔案的建設(shè)還能為醫(yī)院人才決策的科學(xué)性提供有效的保證，為醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)。有利于保障人事檔案信息的完整性與安全性。人事檔案的電子信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)原始檔案資料的高效處理與存儲(chǔ)，很好地解決了傳統(tǒng)檔案在保存中存在的遺失、磨損等問題。此外，通過電子信息化的人事檔案管理，還能對(duì)人事檔案進(jìn)行授權(quán)訪問或者加密處理，提升了檔案的安全性與保密性。有利于促進(jìn)醫(yī)院人事管理效率的提升。電子信息化人事檔案，能夠解決以往檔案管理復(fù)雜且難以管理的問題，通過建立電子信息化人事檔案，工作人員能夠在很短的時(shí)間內(nèi)，高效完成人事檔案的管理工作，促進(jìn)了工作時(shí)效性的大幅提升，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理工作整體水平的提升有著十分積極的意義。

2 醫(yī)院電子信息化人事檔案管理存在的問題

1）電子檔案管理系統(tǒng)不完善。在電子檔案管理的過程當(dāng)中，為了維護(hù)數(shù)字信息的基本安全，各個(gè)部門之間都需要建立相關(guān)的法律制度，通過多樣化的特點(diǎn)建立檔案信息以及相關(guān)的管理制度，才能夠保證其檔案管理的有效性以及安全性。但是很多醫(yī)院針對(duì)信息的安全是屬于各個(gè)部門之間的職責(zé)，而針對(duì)其溝通方面卻缺乏一定的安全保護(hù)措施，這就造成了數(shù)字檔案系統(tǒng)存在著很大的安全隱患。尤其是在電子技術(shù)檔案整理以及使用檔案的環(huán)境之下，電子檔案的管理系統(tǒng)不完善直接影響了網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)完整性，從而直接影響了醫(yī)院電子檔案信息管理中的安全性。

2）管理人員的能力不足。檔案管理人員能力不足是當(dāng)前檔案管理中存在的一大問題，檔案信息化管理需要專業(yè)的信息技術(shù)人才。但是電子檔案管理人員并不是熟知軟件開發(fā)或有相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的人群，管理電子檔案的還是以前的紙質(zhì)管理人員，他們對(duì)電子檔案的管理技術(shù)并不了解，使得紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案的過程非常緩慢。還有部分職業(yè)素養(yǎng)不高的管理人員，不能認(rèn)真對(duì)待檔案，導(dǎo)致檔案錄入不完整。

3）硬件設(shè)備缺失，技術(shù)手段落后。首先，醫(yī)院電子檔案因其復(fù)雜程度較高，涉及的科室較多，對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)，需要進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，但是醫(yī)院對(duì)此資金投入有限，導(dǎo)致硬件設(shè)備投入不足，難以進(jìn)行全面統(tǒng)一的管理，如果分開管理則需要占據(jù)更多資源，得不償失。其次，醫(yī)院檔案管理人員的管理手段較為落后，并未將智能化軟件應(yīng)用起來，導(dǎo)致管理效率較低。

3 醫(yī)院電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)控制方法

1）加強(qiáng)資金投入的力度。醫(yī)院的人事檔案資料能夠推動(dòng)人事管理工作的順利有序開展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，醫(yī)院要想確保人事檔案管理工作的順利開展，就需要根據(jù)《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的具體規(guī)定與要求，擴(kuò)大醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，結(jié)合信息化建設(shè)的具體要求，對(duì)配套的軟硬件設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新，為人事檔案管理工作的開展奠定好物質(zhì)基礎(chǔ)。真實(shí)性與完整性是人事檔案的兩個(gè)關(guān)鍵性指標(biāo)，要對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行充分的應(yīng)用，構(gòu)建系統(tǒng)的人事管理信息系統(tǒng)，詳細(xì)記錄醫(yī)院職員的各種信息資料，在保證人事檔案準(zhǔn)確、真實(shí)、全面的基礎(chǔ)上，促進(jìn)其實(shí)用性的不斷提升，使檔案信息的查閱更加方便快捷。這些信息化平臺(tái)的建立與完善都需要資金的支撐。

2）完善醫(yī)院電子檔案的管理制度。加強(qiáng)醫(yī)院的電子信息化的檔案管理，需要在電子檔案管理過程當(dāng)中建立完善的制度，將檔案的信息采集、整理、分類、歸檔、保存以及使用等一系列的流程進(jìn)行相應(yīng)的管理職責(zé)的分工，能夠針對(duì)各個(gè)科室管理的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理分配權(quán)限，使得醫(yī)院的檔案管理制度能夠保護(hù)其信息安全，在維護(hù)信息安全意識(shí)的過程當(dāng)中能夠樹立信息安全的觀念并建立保密完制度，從而有效開展數(shù)字檔案信息安全的教育，通過一系列的課程培訓(xùn)，能夠在新的時(shí)代背景之下完善信息檔案的管理方式。

3）及時(shí)清理檔案和定期檢查。醫(yī)院的檔案管理的復(fù)雜性，使得檔案管理工作人員要提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，尤其是針對(duì)電子檔案管理當(dāng)中出現(xiàn)的基本問題要及時(shí)地解決，在日常的檔案工作中，增進(jìn)自己的專業(yè)技能，適應(yīng)新時(shí)代電子檔案管理存在的挑戰(zhàn)，通過新的理念以及新的方法推動(dòng)信息化電子檔案的建設(shè)，更好地服務(wù)群眾。因此，這就需要在電子檔案信息的過程當(dāng)中能夠進(jìn)行定期的檢查，及時(shí)針對(duì)管理當(dāng)中出現(xiàn)的基本問題要進(jìn)行確認(rèn)，從而能夠保證其檔案的完整性。而完善的信息檔案管理程序可以提高在網(wǎng)絡(luò)背景之下，社會(huì)信息管理當(dāng)中的真實(shí)性、可靠性以及安全性，使得在為人民群眾服務(wù)的過程當(dāng)中更好地實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值。

4）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。電子檔案相較于傳統(tǒng)檔案而言具有諸多優(yōu)點(diǎn)，如電子檔案信息不需要人工識(shí)別，減少檔案處理過程中的人工誤差;電子檔案保存在網(wǎng)絡(luò)中，對(duì)檔案信息具有較高的保密性;電子檔案依托于非紙質(zhì)介質(zhì)，可以實(shí)現(xiàn)介質(zhì)與載體之間的分離等等。目前電子檔案在醫(yī)療信息化和電子政務(wù)領(lǐng)域應(yīng)用較為廣泛。針對(duì)醫(yī)院的電子檔案信息，關(guān)系著患者的隱私以及基本的信息內(nèi)容。因此，針對(duì)檔案的丟失以及被損壞的基本情況需要對(duì)于電子信息進(jìn)行加密或者權(quán)限的設(shè)置，一方面防止黑客以及病毒的攻入，同時(shí)也要防止信息的損壞，從而在備份的情況之下能夠完善其信息的有效性并加強(qiáng)和保障信息的安全，這就需要醫(yī)院能夠建立相應(yīng)穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，保證電子檔案信息安全。通過一定的安全性使得數(shù)字電子檔案能夠長(zhǎng)期保存，建立和提供外部的硬件設(shè)施，保證醫(yī)院的電子檔案管理安全不受威脅，從而提升電子檔案管理系統(tǒng)。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院電子檔案管理對(duì)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的延伸應(yīng)用，可以促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展。但實(shí)際當(dāng)中，很多醫(yī)院在人員、制度、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面依然存在一定問題，導(dǎo)致大數(shù)據(jù)未能發(fā)揮出真正的作用。因此，醫(yī)院想要進(jìn)一步提升電子檔案管理工作的質(zhì)量，必須要改善傳統(tǒng)管理意識(shí)，培養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的管理人才隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)，制定完善的管理制度。

參考文獻(xiàn)

[1]趙穎.電子檔案對(duì)醫(yī)院檔案管理發(fā)展的推動(dòng)作用研究[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2018（23）：202.

[2]朱堃.醫(yī)院電子檔案的安全防護(hù)措施優(yōu)化探討[J].全科口腔醫(yī)學(xué)電子雜志，2018，5（34）：35-36.

[3]古成.醫(yī)院規(guī)范化管理電子檔案的方法探討[J].才智，2018

（34）：197.

[4]潘帥.大數(shù)據(jù)條件下醫(yī)院電子檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018

（19）：128-129.

[5]高萌.醫(yī)院檔案管理中信息保密技術(shù)的研究[J].文化產(chǎn)業(yè)，2018

（17）：44-45.