檔案管理系統(tǒng)在城市供水工作中的具體應(yīng)用

摘 要：隨著信息時(shí)代的來臨，檔案管理相關(guān)部門所能發(fā)揮的價(jià)值在機(jī)構(gòu)、企業(yè)、單位中具有重要意義。城市供水工作主要由自來水公司承擔(dān)，而自來水公司的文件資料等管理尤為重要，本文主要就城市供水工作中檔案管理的具體應(yīng)用展開了分析，以期能夠提供相應(yīng)的建議和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;城市供水;資料維護(hù)

現(xiàn)階段，自來水公司已經(jīng)成為城市供水工作中的重要組成部分，自來水公司目前的檔案管理系統(tǒng)中，由于DARMS文件資料對系統(tǒng)綜合管理中的性能發(fā)揮具備相當(dāng)大的優(yōu)越性，因此廣泛應(yīng)用于諸多自來水公司系統(tǒng)中。DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)能夠綜合管理如未歸檔文件、軌道文件、卷內(nèi)文件等，并且還具備年報(bào)統(tǒng)計(jì)、關(guān)鍵詞檢索、全文錄入等功能，伴隨該系統(tǒng)在實(shí)際使用的過程中持續(xù)的完善與更新，對城市供水工作的檔案管理系統(tǒng)具有重要作用。此系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確性、高效性、安全性、有序性的為檔案管理部門組織相關(guān)的檔案管理

工作。

1 城市供水工作對檔案管理系統(tǒng)的需求

現(xiàn)階段的檔案管理部門中，檔案管理系統(tǒng)由于其具備的信息處理系統(tǒng)而受到廣泛關(guān)注。由于檔案管理系統(tǒng)需要處理相關(guān)的檔案借閱信息與電子文件，同時(shí)還需要處理檔案中存在的靜態(tài)信息。因此，檔案管理系統(tǒng)必然要具備相應(yīng)的實(shí)用性、安全性、高效性、可靠性、準(zhǔn)確性等，且還需要具備較高水平的自動(dòng)化管理。

城市供水工作由于要在城市中各個(gè)地理位置保持水供應(yīng)，因此，通常情況下均是由總部與諸多分布于城市各個(gè)地理位置的分部所構(gòu)成，這也就導(dǎo)致分布于城市各個(gè)角落中的各個(gè)分部與總部之間所存在的距離相對較遠(yuǎn)。經(jīng)調(diào)查結(jié)果表明，我國各個(gè)城市中的城市供水工作仍然處于人工手動(dòng)檔案管理的階段，又因?yàn)槌鞘泄┧ぷ骺偛颗c其各個(gè)分部分布的距離而造成在傳遞檔案與移交檔案時(shí)具有極大難度，同時(shí)，當(dāng)相關(guān)檔案經(jīng)過各個(gè)分部最終傳遞到城市供水公司總部時(shí)，相關(guān)的檔案管理人員有需要對這些檔案進(jìn)行整理，這也就導(dǎo)致檔案管理人員由于檔案的數(shù)量較大。因此，實(shí)際工作具備相當(dāng)大的復(fù)雜性與繁瑣性，在整理檔案的過程中發(fā)生一系列問題的概率也會(huì)大大提升。為確保這種情況能夠從根本上得到改善，我國的城市供水工作應(yīng)當(dāng)采取信息化管理的方式對內(nèi)部的檔案進(jìn)行管理。使用計(jì)算機(jī)對城市供水工作內(nèi)部的檔案構(gòu)建集中數(shù)據(jù)庫，在此數(shù)據(jù)庫中應(yīng)該對分布于城市中各個(gè)不同位置的分部所產(chǎn)生的需求做到充分考慮。此外，現(xiàn)代化的公司在日常辦公時(shí)均會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，所產(chǎn)生的電子文件數(shù)量非常龐大，在城市供水工作采取信息化管理檔案管理的過程中也應(yīng)該對這些電子文件充分考慮。

2 城市工作中檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

信息化辦公對于現(xiàn)代各個(gè)公司而言均具有良好的發(fā)展前景，城市供水工作的檔案管理中也同樣應(yīng)當(dāng)按照日常運(yùn)營中的實(shí)際狀況采取信息化管理檔案管理。因此，城市供水工作中的檔案管理系統(tǒng)必須具備能夠在網(wǎng)絡(luò)上開展數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)查閱的內(nèi)容。

城市供水工作的檔案管理系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)上應(yīng)當(dāng)屬于拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，城市供水工作的總部應(yīng)當(dāng)構(gòu)建出主數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，進(jìn)而通過城市供水工作總部中的主數(shù)據(jù)庫服務(wù)器針對位于城市中各個(gè)地點(diǎn)的分部內(nèi)擴(kuò)充節(jié)點(diǎn)，確保每一個(gè)分部能均具備一個(gè)節(jié)點(diǎn)同時(shí)每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)該安裝一個(gè)客戶端。城市供水工作可以通過如此這般的檔案管理系統(tǒng)真正意義上實(shí)現(xiàn)城市供水工作總部與各個(gè)分部工作間的數(shù)據(jù)傳輸過程[1]。此外，為確保檔案數(shù)據(jù)具備相應(yīng)的安全性，城市供水工作可以通過在實(shí)際檔案管理系統(tǒng)中各個(gè)分部內(nèi)設(shè)置一個(gè)本地?cái)?shù)據(jù)庫用于存儲檔案，此本地?cái)?shù)據(jù)庫實(shí)行單機(jī)制，為防止數(shù)據(jù)丟失因此不與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接，確保除了網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案外還能夠采取U盤等數(shù)據(jù)存儲機(jī)制將檔案以另外一種方式完成的保存下來。

3 城市供水工作中檔案管理系統(tǒng)的功能

城市供水工作的各個(gè)職能部門均與檔案管理部門有所牽連，這也要求檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包含城市供水工作內(nèi)部的各個(gè)職能部門中的全部業(yè)務(wù)范圍，圍繞著城市供水工作的全部業(yè)務(wù)流程也要求檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備不同的功能。檔案的整理應(yīng)當(dāng)圍繞著利用檔案的組卷業(yè)務(wù)作為基礎(chǔ)功能，檔案的核心功能應(yīng)當(dāng)圍繞著借閱服務(wù)展開。組卷業(yè)務(wù)指的是通過收集城市供水工作日常運(yùn)營過程中所產(chǎn)生的各種不同信息，根據(jù)相應(yīng)條件而展開立卷工作，最后在對檔案進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整;借閱服務(wù)指的是管理借閱效果、借閱登記、借閱權(quán)限。

通過對檔案管理數(shù)據(jù)流程展開的分析得出，組成檔案管理系統(tǒng)的部分為檔案原件信息管理、檔案條目信息管理。檔案條目信息管理指的是檔案管理系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)以系統(tǒng)導(dǎo)入與手動(dòng)輸入等方式，數(shù)據(jù)庫中應(yīng)當(dāng)長期存儲著立卷檔案與調(diào)整檔案，確保能夠便于借閱檔案與檢索檔案。城市供水公司中的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照其檔案管理的不同特性具備不同功能，大致可分為三個(gè)功能板塊：1）數(shù)據(jù)傳輸板塊能夠時(shí)間跨距離在城市供水工作總部與各個(gè)分部間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸;2）WEB查詢板塊能夠簡化數(shù)據(jù)查詢所提出的要求通過計(jì)算機(jī)內(nèi)部的瀏覽器隨時(shí)隨地查詢相關(guān)數(shù)據(jù);3）文件資料綜合管理板塊能夠管理檔案編研、卷內(nèi)文件、未歸檔文件、歸檔文件并且具備系統(tǒng)維護(hù)、案卷分級、統(tǒng)計(jì)年報(bào)的功能[2]。

4 城市供水工作中檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

經(jīng)調(diào)查結(jié)果表明，城市供水工作的檔案管理系統(tǒng)多數(shù)應(yīng)用DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)，其具備較為方便的維護(hù)與安裝、較為簡潔的用戶使用界面、較為規(guī)范化的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，正式因?yàn)镈ARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)所具備的諸多特點(diǎn)而廣泛應(yīng)用于諸多城市供水工作內(nèi)部的檔案管理工作。

經(jīng)過對DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)的整體分析結(jié)果表明，該系統(tǒng)中具備許多優(yōu)越之處，應(yīng)用DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)城市供水工作將相關(guān)檔案信息放置于內(nèi)部服務(wù)期內(nèi)，便于城市供水工作內(nèi)部員工的借閱與查詢。DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)將城市供水工作自動(dòng)化辦公數(shù)據(jù)接口的相應(yīng)問題有效的解決了，檔案管理系統(tǒng)能夠通過電子文件的形式將檔案信息直接收錄在內(nèi)部服務(wù)器中。同時(shí)DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)在整理檔案這項(xiàng)工作內(nèi)容上提供了兩種方法，即最新的案件歸檔、傳統(tǒng)的立卷歸檔。此外，DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)內(nèi)的WEB查詢系統(tǒng)能夠便于城市供水公司總部與各個(gè)分部間進(jìn)行查詢數(shù)據(jù)與交換數(shù)據(jù)，能夠較高管理常見的TXT文件與WORD文件。DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)能夠在實(shí)際開展的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)級別權(quán)限管理手段，對檔案與城市供水工作內(nèi)部員工設(shè)置相應(yīng)的等級權(quán)限制，城市供水工作領(lǐng)導(dǎo)層可以通過這個(gè)功能分權(quán)設(shè)置不同檔案信息的查詢?nèi)€[3]。由此可見，DARMS文件資料綜合管理系統(tǒng)具備較強(qiáng)的實(shí)用性價(jià)值。

5 結(jié)論

城市供水工作對于人們的日常生活息息相關(guān)，其所具備的重要性自然不必多言，而對于城市供水工作而言，檔案管理工作所具備的重要性也同樣不容小覷。文章通過對城市供水工作的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行綜合分析得出，檔案管理系統(tǒng)能夠提供給城市供水工作諸多便利之處，同時(shí)還能夠解決許多的實(shí)際性問題，特別的查詢檔案信息與傳輸檔案信息這兩個(gè)方面，檔案管理系統(tǒng)能夠簡化這兩個(gè)方面的流程?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)度定能夠使城市供水工作的檔案管理工作帶來幫助，而檔案管理系統(tǒng)也將隨之越加趨于先進(jìn)化。

參考文獻(xiàn)

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[2]劉恒杰，張樹梅，杜明學(xué)，等.光盤系統(tǒng)與縮微攝影系統(tǒng)在檔案工作應(yīng)用中的對比分析[J].檔案學(xué)研究，1992（02）：78-79.

[3]王佩兒.開創(chuàng)管理的新領(lǐng)域——管網(wǎng)CIS的開發(fā)應(yīng)用與供水檔案基礎(chǔ)工作[J].城建檔案，1998（06）：13-15.

作者簡介

張學(xué)成（1972-），男，漢族，吉林省東豐縣，副研究館員，本科，研究方向：檔案管理。