大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息化管理探究

龍麥養(yǎng)

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)以及4G技術(shù)的全面覆蓋，以及5G的到來(lái)，我國(guó)已步入大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這一時(shí)代背景之下，檔案的數(shù)據(jù)化、信息化已然成為未來(lái)發(fā)展中一個(gè)不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)。檔案的信息化能夠更好地適應(yīng)時(shí)代，同時(shí)也優(yōu)化了檔案處理過(guò)程，有助于檔案管理工作效率的提升。但就現(xiàn)在來(lái)看，檔案的信息化發(fā)展尚且存在著諸多的問(wèn)題。本文將就大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案信息化的優(yōu)勢(shì)、所面臨的困境以及具體的解決方法進(jìn)行深入分析探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案信息化

現(xiàn)如今，我國(guó)已然邁入大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)的應(yīng)用極大的便利了我們的生活，同時(shí)也改變了我們的生活。生活中的許多事情都與大數(shù)據(jù)有了密不可分的聯(lián)系，因?yàn)榇髷?shù)據(jù)的大規(guī)模應(yīng)用，使得人們獲得信息的渠道拓寬，信息的獲得量大幅增長(zhǎng)，也使各類(lèi)檔案的數(shù)據(jù)總量大幅增長(zhǎng)，類(lèi)型也更加豐富多彩。但同時(shí)也對(duì)檔案的管理工作造成了沉重的負(fù)擔(dān)，為了能夠更好地進(jìn)行檔案的管理，檔案信息化成了必不可少的手段。而如何將檔案信息化也成了越來(lái)越多的人所關(guān)注的焦點(diǎn)。

1 檔案信息化的優(yōu)勢(shì)

當(dāng)下是一個(gè)信息爆炸的時(shí)代，各式各樣的信息層出不窮。這使負(fù)責(zé)收集信息的各類(lèi)檔案的工作量與日俱增，傳統(tǒng)的檔案管理方式已然有些不堪重負(fù)，無(wú)法應(yīng)對(duì)數(shù)量激增的各類(lèi)信息。于是，檔案的信息化逐漸進(jìn)入人們的視線，為這一問(wèn)題提供了良好的解決思路。

1）便于保存和管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，一旦數(shù)量激增，就需要增加管理人員和存放場(chǎng)地，考慮到新舊管理人員的配合問(wèn)題以及面對(duì)眾多資料的慌亂，檔案極易丟失。就如處于大數(shù)據(jù)時(shí)代的現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式早已不堪重負(fù)。除此之外，存放時(shí)間久遠(yuǎn)的檔案本身就極難完整保存，也加大了檔案管理的難度。

與之相比，將檔案信息化就完美解決了以上的問(wèn)題，將檔案錄入存儲(chǔ)電腦后，保存便不再是問(wèn)題，更不需要擔(dān)心年代久遠(yuǎn)的問(wèn)題，無(wú)論何時(shí)從電腦導(dǎo)出，都是一份全新的檔案。至于管理問(wèn)題，只要在錄入電腦時(shí)按照一定的順序（如按照字母排序），整份檔案都會(huì)簡(jiǎn)潔明了，管理起來(lái)也會(huì)十分輕松。查找時(shí)信息化的檔案管理模式也只需在搜索引擎中輸入檔案的名字，所需檔案便可以找到，

2）降低保存成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，需要眾多人員和場(chǎng)地的投入，并且檔案中的文件越多，投入就越大。與之相比，信息化的新型檔案管理模式所需的投入相對(duì)就要少得多。首先信息化的檔案管理模式對(duì)場(chǎng)地的需求并不高，其次一旦錄入電腦之后，對(duì)與管理人員的需求也要遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。同時(shí)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受限于紙張的限制，一旦長(zhǎng)時(shí)間頻繁地翻閱使用，會(huì)使紙質(zhì)發(fā)生破損，加大保存難度和成本。但信息化的檔案卻沒(méi)有這一困擾，可以肆意的反復(fù)查閱，既省去了紙張的消耗，又使檔案的重復(fù)使用率和利用率得到顯著的提升。

3）有利于提高工作效率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式無(wú)論是保存還是提取都需要眾多手續(xù)，需要消耗大量的工作人員和工作時(shí)間，工作效率較低，同時(shí)對(duì)數(shù)量也會(huì)有所限制。而信息化的檔案管理卻沒(méi)有這個(gè)困擾，相較與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，信息化的檔案管理模式在保存和提取時(shí)的手續(xù)都會(huì)少的多，不需要消耗過(guò)多的時(shí)間和工作人員，并且其本身具有自我整理和搜索查找功能，可以將檔案信息高效整合起來(lái)，并進(jìn)行快速、精準(zhǔn)的分析，極大地提高了工作效率。

2 檔案信息化所面臨的困境

1）沒(méi)有得到相應(yīng)的重視。檔案管理工作雖然是一件極為重要的工作，但社會(huì)各界卻并沒(méi)有給予充分的重視，一些公司更是將自家的檔案管理工作視為可有可無(wú)的邊緣化工作。這種不重視的態(tài)度嚴(yán)重降低了檔案信息化的發(fā)展速度，阻礙了檔案信息化進(jìn)程?，F(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)應(yīng)用盛行，各行各業(yè)都通過(guò)各種方式參與到大數(shù)據(jù)這一巨大的社會(huì)浪潮中，但正由于各界對(duì)檔案管理工作的忽視，大部分的檔案管理工作并沒(méi)有及時(shí)地對(duì)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，仍然是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，在工作壓力倍增的同時(shí)也錯(cuò)過(guò)了大數(shù)據(jù)的這一浪潮。

2）工作人員的技能缺失。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，新型的信息化檔案管理模式雖然對(duì)與工作人員的數(shù)量需求有所減少，但在工作人員的素質(zhì)需求卻是有所增加。信息化的檔案管理模式是借助大數(shù)據(jù)得以實(shí)現(xiàn)的，故而需要管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)要有所了解，需要具有大數(shù)據(jù)管理意識(shí)，但在實(shí)際工作中，這種具有大數(shù)據(jù)管理意識(shí)的工作人員數(shù)量極為稀少。若是工作人員沒(méi)有這種大數(shù)據(jù)意識(shí)，就會(huì)導(dǎo)致在實(shí)際工作中無(wú)法真正發(fā)揮出大數(shù)據(jù)應(yīng)有的作用，在此之下，即便檔案管理工作已經(jīng)向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，仍然會(huì)不時(shí)有問(wèn)題爆發(fā)，導(dǎo)致工作效率的降低。大部分的工作人員缺少這項(xiàng)技能，阻礙了信息化的檔案管理模式的推廣。

3）檔案信息化建設(shè)存在安全隱患。信息化的檔案管理雖簡(jiǎn)化了工作流程，但仍然要立足于基礎(chǔ)檔案信息的整理，其中包括檔案信息的收集與歸納，文件的分類(lèi)等，這些基礎(chǔ)檔案信息整理是檔案進(jìn)行信息化管理的前提條件。但在實(shí)際工作中，很多的檔案管理工作并沒(méi)有一個(gè)科學(xué)、完整的檔案管理規(guī)章制度，這導(dǎo)致工作人員在對(duì)檔案在進(jìn)行整理歸納時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，可能會(huì)對(duì)檔案的信息化建設(shè)帶來(lái)嚴(yán)重的問(wèn)題。

同時(shí)網(wǎng)絡(luò)安全隱患問(wèn)題也隨之出現(xiàn)，信息化的檔案管理立足于網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)打破了空間和時(shí)間的限制，卻也沒(méi)有了現(xiàn)實(shí)中墻壁的保護(hù)，檔案信息管理、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的維護(hù)都需考慮到安全隱患的問(wèn)題。

3 具體的解決方案

1）宣傳檔案信息化的重要性，引起社會(huì)重視。將紙質(zhì)檔案信息化是檔案管理模式的一次重大進(jìn)步，這在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已然無(wú)法滿足需求的現(xiàn)如今顯得尤為重要。為了更好地推廣信息化的檔案管理模式，必須要讓社會(huì)各界認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性。強(qiáng)化企業(yè)、圖書(shū)館等需要進(jìn)行檔案管理的部門(mén)的檔案信息化觀念。定期定點(diǎn)進(jìn)行有關(guān)檔案信息化的宣講;相關(guān)的政府部門(mén)可以加大倡導(dǎo)力度，全方位、多角度地對(duì)檔案信息化的優(yōu)勢(shì)及其重要性進(jìn)行宣傳，以引起社會(huì)重視，唯有社會(huì)各界真正將檔案信息化重視起來(lái)，檔案信息化才能更好地進(jìn)行推廣。

2）培養(yǎng)員工的專業(yè)技能?，F(xiàn)階段中的檔案管理工作中的人員大多缺少大數(shù)據(jù)意識(shí)，無(wú)法勝任信息化的檔案管理工作。因此，想要推廣檔案管理的信息化，就需要加大投入，對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)員工們的大數(shù)據(jù)思維以勝任信息化的檔案管理工作。例如定期開(kāi)展與信息化檔案管理相關(guān)的課程讓員工學(xué)習(xí)等等。

3）完善檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)出現(xiàn)的時(shí)間尚短，也不夠完善，許多的信息化檔案管理工作并沒(méi)有一個(gè)科學(xué)、完善的檔案管理規(guī)章制度，導(dǎo)致信息化的檔案管理在工作時(shí)進(jìn)行地并不順利。為此，必須要完善檔案信息化建設(shè)，建立一個(gè)完整、科學(xué)的檔案管理規(guī)章制度。

同時(shí)為應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，需要從政府監(jiān)管和技術(shù)進(jìn)步兩方面入手。首先，政府要出臺(tái)相應(yīng)的法律法規(guī)來(lái)完善檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，打造一個(gè)健康的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。技術(shù)層面，根據(jù)級(jí)別和工作的不同，設(shè)定不同的操作權(quán)限，以保障檔案信息的安全性，從根本上解決檔案信息化建設(shè)中有可能會(huì)遇到的安全隱患。

4 結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)如今，大數(shù)據(jù)應(yīng)用在各行各業(yè)都有所涉及，在此背景之下，檔案的信息化已然是不可逆轉(zhuǎn)的潮流，雖然尚有不少問(wèn)題殘留，但這并不是檔案管理工作止步不前的理由。隨著人們的日益重視，相關(guān)法律法規(guī)的逐步完善以及技術(shù)的不斷進(jìn)步。檔案信息化必將推廣開(kāi)來(lái)。

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