大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升策略分析

梁英波

摘 要：事業(yè)單位是國家管理下對社會(huì)發(fā)展有直接影響的單位，涵蓋的類型多種多樣，而當(dāng)前的時(shí)代對事業(yè)單位的效率提出了更高的要求。為此，事業(yè)單位需要借助現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)以提升自身的管理和運(yùn)行效率，而檔案作為事業(yè)單位記載信息的載體，提升檔案管理的效率是提升事業(yè)單位運(yùn)行效率的前提。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化措施

近年來，我國的信息化技術(shù)水平日漸成熟，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理能力的提升開辟了新的發(fā)展思路和途徑，尤其在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理領(lǐng)域引入大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)無疑會(huì)為檔案管理發(fā)展帶來全新的機(jī)遇。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1）人員觀念意識(shí)淡薄。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨使得處理大量的數(shù)據(jù)集成為可能，而很多企業(yè)和個(gè)人也看中了大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，開始利用大數(shù)據(jù)技術(shù)處理檔案等文件信息，大幅提升了管理效率。但事業(yè)單位由于長期受國家的管理，其內(nèi)部人員在進(jìn)行工作時(shí)普遍以穩(wěn)定性優(yōu)先，因此并不傾向于頻繁的使用先進(jìn)的技術(shù)，因此我國很多事業(yè)單位在大數(shù)據(jù)時(shí)代依舊在使用傳統(tǒng)的方式管理檔案數(shù)據(jù)。但隨著檔案數(shù)據(jù)的增加，這種傳統(tǒng)的管理方式將逐漸難以適應(yīng)大量檔案的管理工作。此外，事業(yè)單位的性質(zhì)使得在其中應(yīng)用先進(jìn)檔案管理技術(shù)顯得非常困難，特別是對于部分保密性質(zhì)較強(qiáng)的單位來說，出于保密需求，這些單位往往會(huì)較為抗拒使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理。

2）檔案信息開發(fā)程度較低。對檔案信息的利用的有效途徑是開發(fā)檔案中的資源，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，將檔案信息利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的有效方式也是對檔案信息進(jìn)行開發(fā)，只有充分的開發(fā)才能夠?qū)F(xiàn)有的檔案信息轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)庫中從而利用數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檔案的管理。但目前事業(yè)單位建立的檔案管理制度主要以儲(chǔ)存為主，缺乏對檔案進(jìn)行開發(fā)的途徑，加之檔案數(shù)據(jù)的日漸增多，檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)變得越來越困難，這同時(shí)也不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展。

3）電子信息的保密問題。信息時(shí)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用大幅提升了人們的工作效率，事業(yè)單位也不例外，但電子信息在提升工作效率的同時(shí)也帶來了信息保密的問題。事業(yè)單位要提升檔案信息管理效率，就需要將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，而電子檔案與紙質(zhì)檔案不同的是其保密性將進(jìn)一步降低。對于惡意攻擊者來說，將有更多的方式獲取電子檔案的信息，但這對于檔案管理人員來說通常是難以發(fā)現(xiàn)的，因此攻擊者的竊密行動(dòng)可能會(huì)造成事業(yè)單位重要信息的泄露，對單位的信息安全造成影響。

2 大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升策略

1）深入挖掘檔案信息的各項(xiàng)資源。事業(yè)單位并非專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，因此在大數(shù)據(jù)背景下的信息化檔案工作不可避免地會(huì)存在一定的問題與不足，所以相關(guān)工作人員要實(shí)時(shí)記錄好信息檔案的實(shí)際情況，做到定期調(diào)整、完善檔案使用的規(guī)則體系。從電子信息技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用來看，信息化的檔案管理模式比傳統(tǒng)檔案管理模式更加快捷、簡單，能夠在較短的時(shí)間內(nèi)完成檔案錄入、分類、管理、查詢和運(yùn)用等工作，極大地提高了檔案管理的效率與管理質(zhì)量，充分開發(fā)檔案資源，防止檔案信息浪費(fèi)。例如，可為事業(yè)單位的檔案使用添加“關(guān)鍵詞搜索”的功能，當(dāng)用戶想要精確定位某一個(gè)檔案的時(shí)候，只需要將檔案信息之中的關(guān)鍵字詞或時(shí)間關(guān)鍵詞輸入，即可快速反饋查詢到該檔案，大大提升了檔案的使用效率。而如果采用傳統(tǒng)方法進(jìn)行檔案查找，則需要耗費(fèi)大量無意義的時(shí)間在所有檔案中篩選。又如，在現(xiàn)代化的檔案信息之中，除了傳統(tǒng)的文字內(nèi)容以外，還可以添加一定圖片信息、音頻信息等，從而豐富檔案內(nèi)容，記錄更多的數(shù)據(jù)與信息內(nèi)容。

2）制定出科學(xué)完善的檔案管理制度。不可否認(rèn)，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作在跨入信息化時(shí)代后，變得更為方便、快捷，但檔案管理工作的本質(zhì)還是高度依賴于人工，相關(guān)職能人員的能力水平，將直接程度上決定其工作的效果以及效率，因此針對這一問題，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制定出更為完善的檔案管理制度，循序漸進(jìn)地推動(dòng)檔案工作完善，進(jìn)一步利用好檔案的作用與價(jià)值。首先，要針對事業(yè)單位的實(shí)際情況以及對檔案的使用需求，建設(shè)專門的信息化檔案管理的規(guī)章制度，不僅僅是對管理人員的約束，更是指導(dǎo)廣大職能人員以正確、規(guī)范的姿態(tài)使用檔案信息內(nèi)容。其次，針對檔案管理工作的職能人員，事業(yè)單位也要定期對其展開教育、培訓(xùn)的工作，讓工作人員積極參與現(xiàn)代化的信息培訓(xùn)，從而在夯實(shí)自身檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)背景下，進(jìn)一步提升自己的信息化水平。

3）加強(qiáng)制度建設(shè)和檔案利用。在大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案信息化管理制度的建設(shè)，把大的工作分配到每一個(gè)工作人員頭上，把檔案工作與編辦同安排同部署，共同推進(jìn)，給予個(gè)人具體的權(quán)限，防止檔案信息的泄露，與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)對檔案查看與調(diào)取權(quán)限也進(jìn)行設(shè)定，其制度與傳統(tǒng)方式相類似。除此之外還應(yīng)當(dāng)注重對工作人員的培訓(xùn)，比如境外檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)或數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，都可以規(guī)范程序和技術(shù)，借鑒發(fā)展自身。最后，應(yīng)當(dāng)注重發(fā)揮檔案管理的參考和憑證作用，完善借閱流程化，特別是對法人登記等，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持查閱持有介紹信與證明材料。

4）建設(shè)大數(shù)據(jù)信息庫。應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，優(yōu)化信息采集工作，將互聯(lián)網(wǎng)+和RFID的優(yōu)勢徹底發(fā)揮出來，落實(shí)責(zé)任，確保信息準(zhǔn)確完整，嚴(yán)守保密制度。為促進(jìn)大數(shù)據(jù)在檔案管理中的利用率，筆者認(rèn)為可以建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，在一個(gè)地區(qū)需要使用其他地區(qū)檔案時(shí)，只需要向中央數(shù)據(jù)庫提交申請與理由，方便快捷的同時(shí)可以促進(jìn)地區(qū)間數(shù)據(jù)共享，減少不必要的人力物力損耗。

5）加快智慧檔案建設(shè)速度和力度。首先，要樹立大數(shù)據(jù)思想。檔案管理人員的思維對檔案管理的服務(wù)水平提升具有決定性的作用，因此，檔案管理人員必須要樹立大數(shù)據(jù)的思維，將大數(shù)據(jù)的檔案管理理念運(yùn)用到實(shí)際工作中，為構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。其次，要加大資源投入力度。提升檔案管理服務(wù)水平需要從軟硬件方面對檔案管理進(jìn)行全面優(yōu)化。硬件設(shè)施上，應(yīng)對檔案的保存條件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行必要的更新維護(hù);軟件設(shè)施上，則要加強(qiáng)對電子檔案和檔案管理系統(tǒng)的安全保衛(wèi)工作，保證檔案信息資源安全、完整。最后，要構(gòu)建多元化的智慧檔案信息系統(tǒng)。加強(qiáng)電子檔案的收集與歸檔管理，同時(shí)要提升紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化速度和效率，從檔案信息需求出發(fā)，將各類信息資源收集到資源共享平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案資料及其他各種信息資源的智能采集和自動(dòng)歸檔。

6）加強(qiáng)信息安全防護(hù)。電子信息雖然有助于提升工作效率，但也存在容易泄密的問題，并且電子信息的泄密不同紙質(zhì)信息直觀，因此難以被發(fā)現(xiàn)。為加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案的管理，應(yīng)當(dāng)建立電子信息保密制度，重視信息安全防護(hù)，避免因信息泄露造成損失。

3 結(jié)束語

綜上所述，充分利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在互聯(lián)網(wǎng)+的背景下進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理制度的改進(jìn)和提升，有助于我們與時(shí)代接軌。相較于舊的管理模式，大數(shù)據(jù)管理模式能帶來更多便捷，提高工作效率，統(tǒng)籌兼顧各部門之間的人員調(diào)動(dòng)，在新的時(shí)代背景下，為進(jìn)一步完善內(nèi)部工作機(jī)制提供保障。

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