公路工程檔案管理信息化路徑分析

鹿丹

摘 要：隨著交通強(qiáng)國信息化新征程的開啟，對大力發(fā)展智慧公路建設(shè)，以公路智能信息化引領(lǐng)交通強(qiáng)國建設(shè)，高質(zhì)量服務(wù)國家重大戰(zhàn)略、實現(xiàn)交通運輸高質(zhì)量發(fā)展提供堅實支撐和不竭動力。檔案管理工作是公路建設(shè)管理必不可少的環(huán)節(jié)，在公路管理中具有基礎(chǔ)性地位，尤其在信息化時代下，發(fā)揮檔案管理信息化在公路運輸行業(yè)的乘數(shù)效應(yīng)十分重要。目前新形勢背景下的檔案管理呈現(xiàn)出多樣化的特點?；诖?，本文詳細(xì)分析了公路工程檔案管理信息化存在的問題，并提出了針對性的措施，具有一定的參考性意義。

關(guān)鍵詞：公路工程;檔案管理;信息化;路徑

在實施公路工程建設(shè)中，如何有序管理檔案是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，工程檔案管理環(huán)節(jié)在整個工程建設(shè)中起到記錄、保存公路數(shù)據(jù)整合作用，為以后進(jìn)行公路修建和維護(hù)提供主要依據(jù)。公路工程檔案主要由招標(biāo)文件、施工技術(shù)方案、驗收文件、施工設(shè)計圖、工程質(zhì)量文件等組成，內(nèi)容繁多、種類多樣，檔案管理工作難度加劇。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷迅猛發(fā)展，公路工程檔案已經(jīng)逐步向信息化管理轉(zhuǎn)變，使檔案管理更加便捷，因此對公路工程檔案管理信息化路徑進(jìn)行分析是十分必要的。

1 檔案信息化概述

近些年來，伴隨著信息化技術(shù)的普及與推廣，我國各行各業(yè)以廣泛的使用信息化技術(shù)對其存放的檔案進(jìn)行管理，但其實對于該信息化建設(shè)并沒有全面的認(rèn)知，我們從廣義和狹義兩個角度來分析檔案信息化建設(shè)的含義;首先從廣義角度來看，檔案管理信息化就是將單位的檔案與社會上諸多影響因素信息進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，并將信息進(jìn)行整合從而形成具體、全面的信息體，為管理人員進(jìn)行決策和判斷提供一個比較科學(xué)和客觀的依據(jù);而從狹義角度來看，是指將檔案進(jìn)行信息化處理，實現(xiàn)自身的信息化，可以說廣義的信息化是建立在狹義信息化基礎(chǔ)上，并有一定程度的延伸和拓展，而且這兩種檔案信息化定義都是為了將檔案轉(zhuǎn)化為有用的信息，以利于領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策和使用，尤其在當(dāng)前處于信息化高度發(fā)達(dá)的背景下，能夠?qū)n案信息與社會政治，經(jīng)濟(jì)有機(jī)結(jié)合起來，并通過一定的分析和處理，將檔案信息和其他信息融合在一起，從而提煉出跟為全面的信息。

2 公路工程檔案管理信息化的意義

1）使公路工程檔案的使用期限延長。在對工程的檔案管理實踐過程中，我們發(fā)現(xiàn)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案管理過程轉(zhuǎn)化成信息化管理的過程可以提高檔案的使用壽命，使用信息化管理技術(shù)可以在有效降低檔案管理成本的同時減小空間的使用，從而降低在檔案管理過程中的資源浪費。除此之外，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)檔案丟失和被破壞的現(xiàn)象，信息化管理可以有效規(guī)避這些風(fēng)險，從而使公路工程檔案保存和使用的期限更加長久。

2）使檔案管理的服務(wù)效率提高。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理過程中，需要大量的物力和人力，但檔案的管理效率低下，比如在檔案的查閱過程中往往需要很復(fù)雜的手續(xù)才能完成，而且也會出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確等問題。對公路工程中的檔案進(jìn)行信息化管理，可以對整合好的檔案進(jìn)行快速閱讀和調(diào)取，只要在計算機(jī)中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵詞，就可以查找到自己需要的檔案和與之相關(guān)的檔案，整個過程操作簡單且查閱速度快，節(jié)省了很多人力物力。

3 公路工程檔案管理現(xiàn)狀

1）公路工程檔案管理制度不夠規(guī)范。公路建設(shè)的過程其實就是工程檔案的建立過程，這就意味著工程檔案的建立需要經(jīng)歷漫長而復(fù)雜的階段。從工程立項逐步到工程驗收結(jié)束的各個環(huán)節(jié)形成的檔案材料來源于不同單位或部門，實際上，也就加大了工程檔案建立的難度。所以信息化檔案管理就是促進(jìn)工程檔案管理效率提高的重要手段。但是在公路工程管理中，有些單位盡管已經(jīng)初步建立檔案管理方面的制度，但是不夠全面，很難確保檔案材料建立完整。

2）檔案管理人員綜合專業(yè)技能不高。公路工程信息化檔案管理需要人員具備一定的專業(yè)技術(shù)、過硬本領(lǐng)和知識儲備，從而能有序開展信息化檔案管理工作。但是現(xiàn)在很多從事公路工程檔案管理人員普遍都存在專業(yè)知識匱乏、技術(shù)能力不過關(guān)等現(xiàn)象，有些對于利用計算機(jī)軟件進(jìn)行信息數(shù)字化檔案管理的工作不夠了解。在公路工程檔案管理中，有些是檔案專業(yè)人員，他們具有較好的檔案專業(yè)知識，但是對于公路工程建設(shè)方面的知識不夠清楚。

3）公路工程檔案歸檔的質(zhì)量不高。在公路工程檔案管理中，常常存在檔案歸檔時資料不夠完整的問題。多數(shù)工程在竣工時僅僅存留一些施工設(shè)計圖、竣工圖、少許報告，基本沒有工程檔案材料，中間基礎(chǔ)材料也沒有，工程聯(lián)系單和監(jiān)理質(zhì)量文件等更是缺乏。還有就是檔案歸檔時真實性不強(qiáng)，由于工程施工時間持續(xù)長，無從核實。

4 檔案管理信息化路徑

1）強(qiáng)化檔案管理人員的意識。檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理信息化時，必須正確認(rèn)識信息在檔案管理工作中的重要性，只有管理者從心底重視，就可以快速把檔案管理信息化工作的要求落到實際檔案管理工作中。目前，普遍的檔案管理工作人員已經(jīng)習(xí)慣了之前長期采用的管理的檔案管理方式，因此很難從意識上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。因此將強(qiáng)化和提升檔案管理人員的意識作為工作的重點，并輔以購買先進(jìn)性的設(shè)備，使其盡早盡快的適應(yīng)信息化檔案管理的方式。

2）建設(shè)復(fù)合型的檔案管理隊伍。在公路工程檔案管理信息化過程中，對人才的培養(yǎng)是一項非常重要的基礎(chǔ)工作。第一，應(yīng)該使檔案管理人員熟悉電子文件的相關(guān)特點，使其了解網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的相關(guān)知識，從而保證檔案信息的安全性和完整性。第二，檔案管理人員應(yīng)該從自己的實際工作出發(fā)，不斷進(jìn)行強(qiáng)化學(xué)習(xí)，持續(xù)學(xué)習(xí)最新的專業(yè)技能，提高自身的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)。為了加快傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，相關(guān)部門應(yīng)該定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容是信息管理和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的知識。檔案管理者必須嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的規(guī)章制度，規(guī)范管理人員的行為，使安全至上的理念深入人心。

3）建立健全檔案管理制度。公路工程檔案信息化管理一定要在完整健全的制度體系下嚴(yán)格執(zhí)行才能保障檔案信息的安全性和全面性。建立完善的檔案管理制度體系是公路工程檔案信息化工作中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，因此遵守規(guī)則制度檔案管理才能有序?qū)嵤９饭こ滔嚓P(guān)單位必須認(rèn)真貫徹《檔案法》《檔案安全保管細(xì)則》《公路工程檔案管理辦法》、檔案管理人員的崗位責(zé)任制等制度，還要建立一套完整的公路工程檔案管理工作制度，從而指導(dǎo)檔案管理工作。制度的建立一定要落實到位，不能形同虛設(shè)，應(yīng)操作性強(qiáng)，做到有規(guī)章制度可遵循。

4）建立檔案數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息安全。為了保證檔案信息的安全性，我們應(yīng)該不斷對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善和補(bǔ)充。信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)了信息的共享，使用戶之間能夠方便快捷交流。公路工程的相關(guān)檔案數(shù)量巨大且種類繁多，這就使得公路工程的檔案管理信息化極為困難。所以，在對公路工程進(jìn)行信息化管理的過程中，面對檔案進(jìn)行精確的篩選是保證公路工程數(shù)據(jù)庫準(zhǔn)確性和完整性的關(guān)鍵。除此之外，對公路工程的數(shù)據(jù)信息中心進(jìn)行建立和完善也是提高檔案安全性的關(guān)鍵工作。由于公路工程的建設(shè)數(shù)量不斷增多，數(shù)據(jù)庫中的信息量也開始不斷增加，這就使傳統(tǒng)的信息管理弊端開始暴露。基于這個原因，為了更好地給人們提供便捷和人性化的服務(wù)，應(yīng)該從公路工程的實際情況出發(fā)，增加對公路信息檔案管理的資金投入，充分利用現(xiàn)代化的手段，建立并完善檔案管理的信息化體系。

5 結(jié)語

在新形勢下，需要把握信息時代的特點，找出公路工程檔案管理中存在的問題，在全面分析的基礎(chǔ)上，整合多項因素，調(diào)整和創(chuàng)新機(jī)制，使工作體系能夠得到進(jìn)一步完善，最終實現(xiàn)檔案管理的高效性。必須樹立新型化理念，完善相關(guān)模式，提高檔案管理人員的素質(zhì)，可以為公路工程檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)公路工程事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展。

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