對(duì)縣級(jí)人力資源市場(chǎng)人事檔案規(guī)范化管理的思考

摘 要：現(xiàn)階段，因?yàn)楹暧^經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的不斷變化，所以傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已很難滿足實(shí)際工作需要，因此要推進(jìn)其優(yōu)化改革?？h級(jí)人力資源市場(chǎng)是人事檔案管理工作的落實(shí)執(zhí)行者，更是其規(guī)范化管理改革的窗口，所以必須要提高對(duì)這方面改革的關(guān)注度，并積極探尋全新的工作方法、工作理念，以確保能夠更好的服務(wù)群眾、服務(wù)社會(huì)，最終促進(jìn)國(guó)內(nèi)人力資源市場(chǎng)的有序發(fā)展。以下筆者根據(jù)實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，從其規(guī)范化管理改革的必要性出發(fā)對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行了分析探究，希望對(duì)推進(jìn)各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的優(yōu)化改革有所幫助。

關(guān)鍵詞：縣級(jí)人力資源市場(chǎng);人事檔案;規(guī)范化管理

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展完善，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)也在日漸激烈，而這方面的競(jìng)爭(zhēng)也已經(jīng)影響到了由人力資源市場(chǎng)所主導(dǎo)的人事檔案管理工作。從單位從屬關(guān)系上來(lái)說(shuō)，縣級(jí)人力資源市場(chǎng)隸屬于縣人力資源和社會(huì)保障局，是兼具就業(yè)政策宣傳、人力資源開發(fā)、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)、市場(chǎng)招聘服務(wù)、檔案管理和人事代理等職能的綜合性服務(wù)機(jī)構(gòu)。根據(jù)實(shí)際工作現(xiàn)狀分析，其過(guò)去所推行的人事檔案管理模式已很難滿足實(shí)際工作需要，所以要推進(jìn)其規(guī)范化管理改革。

1 縣級(jí)人力資源市場(chǎng)推進(jìn)人事檔案規(guī)范化管理改革的必要性分析

首先縣級(jí)人力資源市場(chǎng)的人事檔案規(guī)范化管理改革可以為各地吸納人才、促進(jìn)人才的有序流動(dòng)打好基礎(chǔ)。以人事代理制度為代表的新型人事檔案管理制度的誕生使這部分工作變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)，其中所蘊(yùn)含的社會(huì)化屬性將成為今后一段時(shí)期內(nèi)的工作重心。其核心在于為整個(gè)社會(huì)成員提供帶有統(tǒng)籌性和全局性特征的人事檔案管理服務(wù)，進(jìn)而使相關(guān)區(qū)域內(nèi)的人才在可控范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)有序、健康流動(dòng)。

其次縣級(jí)人力資源市場(chǎng)是基層人力資源管理及服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)其人事檔案管理工作開展規(guī)范化改革可以在現(xiàn)有基礎(chǔ)上提高其工作與服務(wù)質(zhì)量。日常工作中，縣級(jí)人力資源市場(chǎng)所經(jīng)手的人事檔案具有明顯的廣泛性及復(fù)雜性特點(diǎn)，而這也在無(wú)形中增加了其人事檔案管理工作的難度。因此需要通過(guò)規(guī)范化的人事檔案管理流程來(lái)應(yīng)對(duì)其實(shí)際管理工作的復(fù)雜性，從而提高工作質(zhì)量。[1]

最后人事檔案信息化趨勢(shì)下，信息技術(shù)在日常人事檔案管理工作中的實(shí)踐應(yīng)用使對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)化改革已經(jīng)成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)。因此需要推進(jìn)信息技術(shù)在日常工作中的實(shí)踐應(yīng)用，讓其成為傳統(tǒng)人事檔案管理的后備支撐，最終實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化管理改革。[2]

2 縣級(jí)人力資源市場(chǎng)人事檔案規(guī)范化管理改革的阻礙

1）沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。社會(huì)各界對(duì)人事檔案管理工作的重要性缺少正確認(rèn)識(shí)，致使人力資源市場(chǎng)內(nèi)部產(chǎn)生了一系列錯(cuò)誤工作作風(fēng)，影響到了各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的落實(shí)實(shí)施。此外，因?yàn)闆](méi)有認(rèn)識(shí)到這部分工作的重要性，所以相應(yīng)的管理設(shè)備、硬件設(shè)施投入也一直沒(méi)有落實(shí)到位，于是就造成了檔案管理場(chǎng)地狹小、經(jīng)費(fèi)短缺、人員短缺的局面。[3]今后若想要推進(jìn)其規(guī)范化管理改革，首先要正確認(rèn)識(shí)這部分工作的重要性，并做好相應(yīng)的人員物資保障工作，進(jìn)而營(yíng)造出全新的管理格局。

2）人事檔案管理制度不規(guī)范。日常工作中，個(gè)別地區(qū)的縣級(jí)人力資源市場(chǎng)依舊沒(méi)有建立起完善的工作制度，甚至出現(xiàn)了套用《收集干部人事檔案歸檔規(guī)定》框架的錯(cuò)誤做法，最終造成了問(wèn)題百出的局面。具體來(lái)說(shuō)，對(duì)人才信息進(jìn)行收集、歸檔時(shí)拖延的時(shí)間較長(zhǎng)，管理手段落后、形式化嚴(yán)重都是這方面最典型的問(wèn)題。今后需要根據(jù)實(shí)際工作需要并參照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)一步完善其管理制度，之后才能夠創(chuàng)造出全新的管理格局，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化改革的管理目標(biāo)。

3）沒(méi)有對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)的分類。對(duì)求職者的人事檔案進(jìn)行必要的分類可以在現(xiàn)有基礎(chǔ)上提高管理效率，也能夠?yàn)楹罄m(xù)檔案資料的管理及開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。對(duì)用人單位來(lái)說(shuō)，他們需要在最短的時(shí)間內(nèi)找到最符合自己用人需求的人才，而對(duì)于求職者來(lái)說(shuō)，他們也會(huì)希望自己的人事檔案或求職信息能夠及時(shí)得到用人單位的關(guān)注，所以對(duì)檔案進(jìn)行分類是必不可少的一項(xiàng)工作，但實(shí)際工作中很多縣級(jí)人力資源市場(chǎng)卻根本沒(méi)有進(jìn)行必要的人事檔案分類，這直接造成了人事檔案管理混亂的局面。后期若用人單位想要查閱人事檔案，也必須要耗費(fèi)大量的人力及物力。

4）人事檔案管理信息化水平滯后。從大環(huán)境來(lái)看，自主擇業(yè)或是創(chuàng)業(yè)的大中專院校畢業(yè)生正在不斷增加，所以及時(shí)、快速的查閱個(gè)人信息也就成為一種新需求?；诖?，我們需要著手建立人力資源市場(chǎng)中未就業(yè)及靈活就業(yè)人員的檔案信息共享平臺(tái)，并以此為基礎(chǔ)推動(dòng)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)。但結(jié)合實(shí)際工作現(xiàn)狀分析，眼下縣級(jí)人力資源市場(chǎng)的人事檔案管理工作仍處在相對(duì)初級(jí)的階段，“一排鐵柜裝檔案、一臺(tái)電腦存編號(hào)”的現(xiàn)象依舊存在，所以后續(xù)工作中要進(jìn)一步推進(jìn)其人事檔案管理的信息化建設(shè)，提高實(shí)際管理規(guī)范性。

3 縣級(jí)人力資源市場(chǎng)中人事檔案規(guī)范化管理改革的具體策略

1）正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，完善管理制度。首先要正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，之后才能夠使相關(guān)負(fù)責(zé)人員端正工作態(tài)度，把控好其中各個(gè)方面的細(xì)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的改革中，縣級(jí)人力資源市場(chǎng)中的相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮好模范帶頭作用，可以通過(guò)相關(guān)主題的培訓(xùn)活動(dòng)逐步引導(dǎo)基層工作人員轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)。之后還要保證其人員、物資投入可以及時(shí)到位，從而為各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作的推進(jìn)落實(shí)掃清障礙。

以上述工作為基礎(chǔ)，還需要在今后工作中進(jìn)一步完善人事檔案管理制度。需要根據(jù)實(shí)際工作需要建立與社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展相匹配的縣級(jí)人力資源市場(chǎng)人事檔案管理機(jī)制，從而更好的滿足信息時(shí)代下人事檔案管理工作的實(shí)際需要。之后各地的縣級(jí)人力資源市場(chǎng)還需要根據(jù)本區(qū)實(shí)際情況制定流動(dòng)人員和靈活就業(yè)人員的人事檔案管理制度，從而提高整體管理工作的針對(duì)性。此外，還應(yīng)當(dāng)在實(shí)際工作中將檔案“專人專管”的工作原則落實(shí)到位。要量化相關(guān)工作人員的績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)缺乏責(zé)任心、不遵守工作制度的管理人員堅(jiān)決進(jìn)行處理。當(dāng)然，還需要組織好人事檔案管理人員的培訓(xùn)再教育，以提高其專業(yè)素質(zhì)，讓其可以靈活應(yīng)對(duì)工作中出現(xiàn)的種種挑戰(zhàn)。

2）做好人事檔案分類。新形勢(shì)下，縣級(jí)人力資源市場(chǎng)中相關(guān)負(fù)責(zé)人員一定要將人事檔案的分類工作落實(shí)到位，這既是為了降低后續(xù)工作的難度，提高個(gè)人以及企業(yè)的服務(wù)滿意度，也能夠提升人力資源市場(chǎng)的社會(huì)信譽(yù)度，從而為相關(guān)改革措施的推進(jìn)落實(shí)打好基礎(chǔ)。實(shí)際工作中，可以嘗試根據(jù)求職者的學(xué)歷、年齡、專業(yè)特長(zhǎng)以及求職傾向?qū)ζ溥M(jìn)行分類。此外，如果能夠?qū)F(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于其中，便可以在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)一步提高工作效率。

3）加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)。實(shí)際工作中，要進(jìn)一步推進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)在日常人事檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用，進(jìn)而加強(qiáng)其管理信息化建設(shè)。具體來(lái)說(shuō)，可以改革過(guò)去以人工收集數(shù)據(jù)為主的工作模式，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成各項(xiàng)數(shù)據(jù)的收集整理。之后還可以嘗試通過(guò)數(shù)字化檔案的管理來(lái)提高人事檔案的管理儲(chǔ)存及開發(fā)利用效率，從而提高服務(wù)質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，還需要?jiǎng)?chuàng)建相關(guān)信息資料的數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，進(jìn)而對(duì)現(xiàn)行的工作模式進(jìn)行更深層次地創(chuàng)新改革。這方面的改革中，要做好安全防范工作，切實(shí)保障相關(guān)檔案資料的安全性。此外，還要有針對(duì)性地提高相關(guān)工作人員的信息素養(yǎng)，幫助其適應(yīng)未知的工作環(huán)境。

4 總結(jié)

人事檔案管理是縣級(jí)人力資源市場(chǎng)所負(fù)責(zé)的非常有代表性的一部分工作。新形勢(shì)下，我們需要進(jìn)一步推進(jìn)其規(guī)范化管理改革，集中力量解決好眼下存在的問(wèn)題，之后才能夠創(chuàng)造出全新的管理格局。以上筆者對(duì)此類問(wèn)題進(jìn)行了分析探究，希望對(duì)推進(jìn)相關(guān)工作的優(yōu)化改革有所幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]劉宇霞.淺談人才市場(chǎng)人事檔案管理方法與模式創(chuàng)新[J].科技風(fēng)，2020（15）：204.

[2]王丹.淺析如何做好人事檔案管理工作[J].農(nóng)家參謀，2020（11）：200.

[3]李依宸.試論事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（08）：168-169.

作者簡(jiǎn)介

田志芳（1973-），女，大學(xué)本科，統(tǒng)計(jì)師轉(zhuǎn)檔案，清徐縣人才交流服務(wù)中心，研究方向，人事檔案管理。