探究事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑

劉鐵軍

摘 要：事業(yè)單位加強檔案管理工作有助于完善數(shù)據(jù)信息存儲機制，認(rèn)真梳理以往工作的得失，從而為事業(yè)單位的全面深化改革提供指導(dǎo)意見。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作還有待于完善，需要構(gòu)建更加科學(xué)的檔案管理運轉(zhuǎn)機制，強調(diào)在強有力的軟硬件配置下滿足檔案使用的需要。本文主要分析事業(yè)單位檔案管理的主要問題，根據(jù)現(xiàn)代化的檔案管理理念，總結(jié)檔案管理的優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化改革

檔案是事業(yè)單位寶貴的資源，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理工作方式方法，有效應(yīng)對日益豐富的各類型檔案數(shù)據(jù)信息。當(dāng)前還要構(gòu)建先進的檔案管理模式，合理的配置檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備，解決以往檔案管理工作中的弊端，達到全面提高檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的主要缺陷

1）管理理念較落后?，F(xiàn)代化的檔案管理要求發(fā)揮檔案的實用價值，保證檔案管理部門可以為單位的決策、重大的業(yè)務(wù)工作項目提供數(shù)據(jù)信息的支持，滿足用戶的個性化檔案檢索需要，根據(jù)用戶的需求進行實時的檔案供給。但是，事業(yè)單位目前的檔案管理理念較為落后，檔案管理工作的主要目標(biāo)在于保證檔案不丟失方面，抱殘守缺的檔案管理方式不利于發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值。很多時候事業(yè)單位只配置一名非檔案專業(yè)的檔案管理人員，這名檔案管理人中的日常工作主要進行紙質(zhì)文檔的收集，由于缺乏對業(yè)務(wù)工作的了解，導(dǎo)致檔案的應(yīng)用價值低，重多有歷史意義的資料未能及時得到保存。當(dāng)前還要梳理檔案管理的過程，明確檔案管理工作的態(tài)度，注重消除檔案管理的困擾，強調(diào)構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理體系，從而有效解決檔案管理工作中存在的現(xiàn)實問題。由于缺少信息化的檔案管理理念，檔案管理人員的服務(wù)意識不足，各部門沒能認(rèn)清在檔案管理中的配合作用，因此不利于構(gòu)建合理的檔案管理工作體系，檔案管理的整體運轉(zhuǎn)效率較低。

2）管理制度待更新。目前事業(yè)單位還缺乏有效的檔案管理制度，現(xiàn)有的檔案管理制度不足以應(yīng)對和指導(dǎo)具體的檔案管理工作。檔案管理制度是檔案工作的基本參照，是保證事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的基本條件。有些事業(yè)單位檔案管理的隨意性較大，檔案管理制度更新不足，陳舊的檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)高速運轉(zhuǎn)的檔案時代。制度問題導(dǎo)致檔案管理效率低，資源散亂，以及存在資料調(diào)取困難的問題，檔案遺失問題經(jīng)常出現(xiàn)。檔案管理制度缺失會造成大量的檔案遺失的情況，一些檔案管理人員因缺乏強有力的制度約束，導(dǎo)致檔案日常管理不積極，相關(guān)部門配合不到位問題時有發(fā)生。例如，事業(yè)單位未能執(zhí)行新版的信息人檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，不注重研究符合事業(yè)單位檔案工作現(xiàn)實需要的檔案管理制度，未能在第三方檔案管理專業(yè)機構(gòu)的指導(dǎo)下完善檔案管于是工作流程，不能在制度更新的基礎(chǔ)上形成全員有效參與的檔案管理配合工作機制。

3）管理模式較陳舊。陳舊的檔案管理模式主要指的是當(dāng)前很多事業(yè)單位還停留在紙質(zhì)檔案管理的模式下，檔案管理的創(chuàng)新性不足，信息化檔案管理設(shè)備配置嚴(yán)重的不足，現(xiàn)有的檔案管理設(shè)施設(shè)備不滿足檔案共享使用的現(xiàn)實需要。一些傳統(tǒng)的檔案管理流程制約了檔案管理的效率，基層檔案管理人員僅僅關(guān)注檔案的收集，較大的精力放在檔案的存儲方面，檔案的應(yīng)用價值還未能在日常工作中充分的體現(xiàn)來。傳統(tǒng)的檔案管理模式導(dǎo)致檔案管理的安全性與效率較低，檔案以手工操作的方式進行管理的居多，檔案數(shù)據(jù)總量較低，檔案管理的真實性低。由于缺乏科學(xué)化的檔案管理模式，致使大量潛在的檔案信息未能有效挖掘，上下游相關(guān)單位的檔案數(shù)據(jù)信息未能得到及時的存儲，涉及本單位的檔案信息變動不及時，檔案的應(yīng)用價值低，檔案工作質(zhì)量堪憂。

2 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化改革的路徑

1）重視檔案管理的日常工作。事業(yè)單位必須改變檔案管理的理念，注重檔案管理的工作的意義，優(yōu)化檔案管理的制度建設(shè)工作，形成自上而下高度重視檔案管理的氛圍。首先，全面加強檔案管理工作的宣傳工作，促進全體職工高度的認(rèn)識檔案管理的意義，引導(dǎo)所有職工從本職工作角度配合做好檔案管理工作。切實轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作理念，豐富檔案管理的方式方法，大力引導(dǎo)所有工作人員認(rèn)識到檔案管理的重視性，加大檔案管理的投入力度，提高檔案管理的效率，制定檔案管理設(shè)施設(shè)備的投資完善計劃，緊跟檔案管理信息化建設(shè)的步伐，推動檔案管理硬件設(shè)施設(shè)備的不斷革新。合理的配置專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員，促進檔案管理人員的信息化工作能力不斷提升，優(yōu)化配置專業(yè)的檔案管理工作人才，在信息化背景下提高檔案管理人員的智能化工作水平。只有檔案管理瞄準(zhǔn)信息共享的目標(biāo)，構(gòu)建符合大數(shù)據(jù)、云存儲的相互往來的檔案管理工作機制，才能提高檔案管理工作的整體效率，合理的配置檔案數(shù)據(jù)資源，滿足未來檔案業(yè)務(wù)工作需要。

2）優(yōu)化檔案管理工作的體系。公益型事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)檔案往往涉及公益事業(yè)的重要信息，這些檔案對社會經(jīng)濟發(fā)展有重要的意義。事業(yè)單位承擔(dān)的檔案管理工作責(zé)任是重大的，需要建立更加完善的檔案管理工作體系。首先，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度的重視檔案管理工作，切實認(rèn)清事業(yè)單位檔案管理的重要意義，明確檔案資源的重要實用價值。注重根本上優(yōu)化檔案管理體系，明確檔案管理工作的責(zé)任分工，保證事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、各級干部和基層職工以高度負(fù)責(zé)的精神投入到事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中。其次，全面加強事業(yè)單位檔案管理工作的監(jiān)督，建立檔案管理體系以外的監(jiān)督機制，在現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的約束下科學(xué)的審視事業(yè)單位檔案管理的實績水平，經(jīng)常性的梳理檔案管理工作中的不足，尤其保證重點檔案、重大項目檔案的齊全，同時督促相關(guān)檔案向電子化的方向快速發(fā)展。第三，還要對檔案的功能進行區(qū)分，制定科學(xué)的檔案管理獎懲績效考核辦法，基于檔案管理實績對一線檔案管理人員進行獎懲，充分的調(diào)動檔案管理人員的積極性，大力提高檔案管理人員的創(chuàng)新性，促進檔案管理信息化快速普及，發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新作用。

3）提升檔案管理信息化意識。事業(yè)單位檔案管理必須由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式向信息化管理方式的方向轉(zhuǎn)型，注重大力的開展好信息化檔案管理建設(shè)工作，強調(diào)在制度上、方法上、設(shè)備上、人員配置上逐步的向信息化檔案管理的方向邁進，著力消除檔案管理信息化意識不足，相關(guān)信息設(shè)備操作風(fēng)險性較大的問題。事業(yè)單位一方面要把重要精力放在以往紙質(zhì)檔案的電子化方面，大力推動全部檔案的電子化，從而滿足檔案的使用檢索需要。另一方面還要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作體系，保證電子檔案的存儲管理規(guī)范性，基于規(guī)范化的模式全面提高檔案操作的效率，推動檔案的自動化和智能化管理。大力搭建優(yōu)質(zhì)的檔案管理平臺，著力提高檔案的共享與快速傳遞效率，滿足不同人員的檔案獲取需要。這樣才能體現(xiàn)檔案的應(yīng)用價值，提高檔案管理人員的工作創(chuàng)新性，真正的開發(fā)檔案的實用價值，發(fā)揮事業(yè)單位大量公益檔案對社會經(jīng)濟建設(shè)的促進輔助作用。信息化時代還要強化檔案的安全管理，注重在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下保證檔案的安全化運轉(zhuǎn)，強調(diào)建立科學(xué)的電子檔案監(jiān)控體系，有效防止電子檔案的風(fēng)險，加強電子檔案的風(fēng)險防控工作。

3 結(jié)論

事業(yè)單位檔案資料是重要的社會資源，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的途徑，需要構(gòu)建完善的事業(yè)單位檔案管理工作機制，提高事業(yè)單位檔案管理的抗風(fēng)險意識，注重保證檔案信息的完整性與安全性，強調(diào)檔案資源的深度更新，著力創(chuàng)新檔案管理工作的方式方法，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員在檔案管理中的主體作用，依托強有力的設(shè)施設(shè)備和管理軟件系統(tǒng)更好的發(fā)揮檔案的實用價值。

參考文獻

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