探討事業(yè)單位檔案管理改革模式

呂衛(wèi)征

摘 要：檔案是機(jī)關(guān)和事業(yè)單位日?；顒?dòng)中記載歷史和相關(guān)人事變動(dòng)等情況的文字憑據(jù)。檔案是對(duì)社會(huì)歷史活動(dòng)和過去情況的真實(shí)記錄，人們?cè)诟鞣N社會(huì)活動(dòng)中，需要查考過去的工作與生產(chǎn)情況，研究事物的發(fā)展規(guī)律，繼承已有的成果，尤其是機(jī)關(guān)和事業(yè)單位，在進(jìn)行行政管理和業(yè)務(wù)工作的過程中，檔案就成了過去的歷史和所發(fā)生的故事的真實(shí)記錄和反映，這樣一來檔案就成了查考憑據(jù)，那么檔案就具備利用的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;改革措施

事業(yè)單位檔案管理工作信息化改革主要是指事業(yè)單位在檔案管理工作開展過程中，通過應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)作為平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化、虛擬化發(fā)展，使檔案管理工作能夠更加高效的履行自身的服務(wù)職能。而檔案管理信息化是事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要趨勢。隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也日益普及，信息化技術(shù)快速的應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中。在信息化背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也必須要打破傳統(tǒng)工作模式的束縛，做到與時(shí)俱進(jìn)?，F(xiàn)階段，一些大型的檔案和數(shù)據(jù)管理機(jī)構(gòu)都已經(jīng)充分地實(shí)現(xiàn)了自身的信息化改革。而且隨著對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)處理技術(shù)等先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用，也使檔案管理工作當(dāng)中的許多難題迎刃而解，因此通過檔案管理的信息化改革可以使檔案管理具有更多的優(yōu)勢。而事業(yè)單位檔案管理工作信息化改革是自身工作的需要。在日常的事業(yè)單位檔案管理工作過程中，需要對(duì)歷史資料和歷史信息進(jìn)行調(diào)研。而采用傳統(tǒng)的管理模式在開展工作時(shí)需要進(jìn)入到檔案庫，并按照檔案的具體歸類原則來查找相應(yīng)的檔案，導(dǎo)致工作效率較低，無法有效的滿足工作需要。而在信息化檔案管理模式改革下，相關(guān)管理人員只需要通過檢索數(shù)據(jù)庫，分析數(shù)據(jù)信息，可以高效的進(jìn)行調(diào)閱。

1 檔案管理存在的主要問題

1.1 管理意識(shí)淡薄

一直以來，事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作都缺乏重視，這也使文書人員與檔案管理人員整體水平不高、相關(guān)意識(shí)淡薄。文書檔案管理職員匱乏，留有很大的流動(dòng)性，這不僅不助于文書檔案辦理水準(zhǔn)的提高，而且還會(huì)使文書職員與檔案辦理職員缺乏職業(yè)責(zé)任感和專業(yè)性。有的單位雖然有專門的文書檔案辦理職員，但其學(xué)識(shí)和專業(yè)素養(yǎng)并不能順應(yīng)檔案工作的需求。同時(shí)，當(dāng)前事業(yè)單位文書人員與檔案管理人員普遍含有年齡偏大的問題，這部分人員雖然在文書事務(wù)與檔案管理事務(wù)中有豐富的經(jīng)驗(yàn)，但對(duì)于信息化知識(shí)的掌握較少，這就使其無法與如今迅速發(fā)展的檔案管理工作要求相適應(yīng)，攔阻了文件檔案信息辦理工作更高的發(fā)展。在法院書記員大部分都是年輕人，但是檔案室的檔案管理人員以年長者為主，缺少新鮮的能量，缺少信息傳遞的渠道。有的檔案管理人員也并不熟悉法院卷宗的規(guī)定，只是一個(gè)勁的催收卷宗，未能考慮到材料收集的實(shí)際情況，收到卷宗也只是一味地歸檔，并不做相關(guān)的一系列專業(yè)的檢查。忽略了文書檔案這一無形財(cái)產(chǎn)，由此可見，檔案管理意識(shí)十分淡薄。

1.2 電子信息的保密問題

信息時(shí)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用大幅提升了人們的工作效率，事業(yè)單位也不例外，但電子信息在提升工作效率的同時(shí)也帶來了信息保密的問題。事業(yè)單位要提升檔案信息管理效率，就需要將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，而電子檔案與紙質(zhì)檔案不同的是其保密性將進(jìn)一步降低。對(duì)于惡意攻擊者來說，將有更多的方式獲取電子檔案的信息，但這對(duì)于檔案管理人員來說通常是難以發(fā)現(xiàn)的，因此攻擊者的竊密行動(dòng)可能會(huì)造成事業(yè)單位重要信息的泄露，對(duì)單位的信息安全造成影響。

1.3 管理制度不完善及信息化設(shè)備水平落后

在科技水平日新月異的背景下，不進(jìn)則退的危機(jī)感在各行各業(yè)悄然而生，也激勵(lì)著事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的方式變革，值得注意的是，不應(yīng)只注重管理形式的創(chuàng)新，而忽視內(nèi)容與制度的完善，這將會(huì)導(dǎo)致檔案管理的工作效率低下。在信息革新時(shí)代，更多新的管理手段與方式在我國各個(gè)層面的工作領(lǐng)域推廣開來，其中不乏有新的檔案管理方式，比如使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理。一方面，在我們?nèi)粘９芾砉ぷ髦?，雖然很多部門已經(jīng)引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，但是其使用范圍并沒有理想中的廣泛，更多工作人員依舊運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方式，拘泥守舊。另一方面，只更新部分設(shè)備，將會(huì)導(dǎo)致相關(guān)設(shè)備不配套或不能共享的狀況，甚至在檔案管理與其他單位的聯(lián)通中，因其調(diào)取手段落后，導(dǎo)致一些不必要的麻煩。舊的設(shè)備安全性能差，與新設(shè)備一起使用對(duì)事業(yè)單位檔案的整體安全也構(gòu)成了相當(dāng)大的威脅，所以從宏觀層面看，事業(yè)單位的檔案管理模式與設(shè)備均處在較低的信息化層面，對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的使用也非常有限，我們應(yīng)當(dāng)從軟件和硬件兩方面入手，不僅要改善設(shè)備，還應(yīng)當(dāng)對(duì)管理制度進(jìn)行革新，設(shè)置新機(jī)制以配合新設(shè)備的使用，兩相融合，同步發(fā)展，才能達(dá)到對(duì)檔案的高效管理和高水平管理。

2 事業(yè)單位檔案管理改革模式

2.1 檔案管理服務(wù)能力拓展

事業(yè)單位開展檔案管理工作的本質(zhì)是服務(wù)，而其實(shí)際價(jià)值的體現(xiàn)也同樣來源于服務(wù)。所以事業(yè)單位應(yīng)該提高自身的服務(wù)水平，從而有效的促進(jìn)檔案管理工作的信息化改革。而想要做到這一點(diǎn)，首先應(yīng)該擴(kuò)展服務(wù)功能，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式中所涉及的服務(wù)職能，僅僅只是局限于檢索查閱等層面，而在信息化改革模式下，則可以通過對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用進(jìn)一步的擴(kuò)展其功能。通過開發(fā)先進(jìn)的功能模塊，從而有效的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)規(guī)避、篩選和對(duì)比。其次應(yīng)該進(jìn)一步的擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，事業(yè)單位所提供的服務(wù)內(nèi)容十分被動(dòng)，而管理者僅僅只是作為一個(gè)數(shù)據(jù)信息的管理倉庫，而在信息化改革模式下，則可以進(jìn)一步的擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容，使其完成由被動(dòng)到主動(dòng)的轉(zhuǎn)變，為需求者提供更有針對(duì)性和個(gè)性的服務(wù)。

2.2 完善電子檔案的組織和管理

隨著信息時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)被普遍的運(yùn)用到文書工作與檔案管理工作之中，對(duì)文書事務(wù)與檔案辦理事務(wù)提出了更廣、更深的需求。實(shí)踐證實(shí)，在各事業(yè)單位內(nèi)部，制定一項(xiàng)科學(xué)有效的制度，有助于提高工作效率，況且，當(dāng)前我國較多事業(yè)單位的檔案辦理工作中的弊端之處，有一部分原因便是電子檔案體制不健全，所以制定相應(yīng)的制度規(guī)范是非常有必要的。因此，各企事業(yè)單位需要根據(jù)自身的現(xiàn)狀和發(fā)展成效，建立一套成熟的管理體系，并具體落實(shí)。惟有如此，才能使各項(xiàng)政策有效地貫徹實(shí)施，從而提高工作的質(zhì)量和效率，推進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)健康發(fā)展。文書職員和檔案管理職員需要熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，并將現(xiàn)代科技大力投入到文檔信息資源的處理、保管和治理事務(wù)中，提高文檔辦理水平。所以，單位應(yīng)組織相關(guān)工作人員學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)，健全電子檔案體系，加強(qiáng)其管理隊(duì)伍建設(shè)。

2.3 優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

由于檔案管理工作的性質(zhì)，這一工作在大多數(shù)事業(yè)單位中屬于重要性不高的“閑職”，也并非具有專業(yè)技術(shù)的人才的首選，因此目前我國大多數(shù)事業(yè)單位中檔案管理人員老齡化程度較為嚴(yán)重，而老年人的思維和技能的顯著不如年輕人，因此當(dāng)未來事業(yè)單位進(jìn)行檔案電子化后，現(xiàn)有的檔案管理人才將無法支撐電子檔案的管理和維護(hù)工作。為此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重優(yōu)化檔案管理人才的結(jié)構(gòu)，通過吸納具有相關(guān)技術(shù)和技能的年輕人進(jìn)入的方式確保檔案管理人才能夠支撐單位檔案信息的轉(zhuǎn)化，在檔案管理部門形成“年輕人為主、老年人為輔”的局面，讓有專業(yè)知識(shí)和技能的年輕人充分發(fā)揮其作用。

3 結(jié)語

事業(yè)單位必須重點(diǎn)關(guān)注檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化，制訂科學(xué)有效的檔案管理辦法，建立相關(guān)管理工作制度，充分利用信息化技術(shù)和配套設(shè)備，有效提升檔案管理工作水平，為事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮積極作用。

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