人力資源管理中軍干所檔案管理的思考

井濟(jì)華

摘 要：軍干所檔案資料不僅記錄了軍休干部的個人信息、工作經(jīng)歷等內(nèi)容，還記錄了相關(guān)會議及政策信息，開展規(guī)范的檔案管理工作可以進(jìn)一步提高檔案資料的利用率，保護(hù)檔案資料的完整性和真實性，為軍干所開展相關(guān)工作提供有效參考依據(jù)。軍干所需要明確對檔案管理的重要性和加強對檔案資料的管理力度，并根據(jù)軍干所具有特殊性和實際工作需求重新優(yōu)化檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理更具規(guī)范性和有效性。本文就人力資源管理中軍干所檔案管理工作作出分析，提出幾點建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：人力資源;軍干所;檔案管理

軍干所服務(wù)的對象主要是軍隊離休退休干部，對軍休干部開展人力資源管理，做好檔案管理工作，能夠進(jìn)一步提高對軍休干部的服務(wù)及管理水平，充分體現(xiàn)檔案資料的價值，但目前軍干所檔案管理工作在開展過程中存在一些問題，如檔案管理規(guī)范性差、檔案信息化程度不足、檔案開發(fā)利用水平低、管理人員意識薄弱等，嚴(yán)重影響了軍干所檔案管理工作的效率和質(zhì)量。為有效改善此類情況，需要人力資源管理人員能夠明確意識到開展好檔案管理工作對軍干所的各項工作將起到積極促進(jìn)作用，進(jìn)而對存在的問題進(jìn)行綜合分析，結(jié)合相關(guān)政策要求及軍干所的特殊性等實際情況制定具有針對性的管理策略。

1 人力資源管理中軍干所檔案管理工作存在問題

軍干所檔案資料主要記錄管理軍休干部的個人信息、工作經(jīng)歷、政策待遇、立功表現(xiàn)等內(nèi)容，具有較高的歷史收藏價值，高質(zhì)量的檔案管理工作可進(jìn)一步提升檔案資料的利用效果，同時也可作為評估考核軍休干部業(yè)績和落實待遇的參考依據(jù)。但軍干所檔案管理在實際工作中還存在一些問題，嚴(yán)重滯后了檔案管理工作的開展進(jìn)度，難以真正發(fā)揮檔案管理工作的開展價值，以下就相關(guān)問題作出分析。

1）檔案管理制度不合理。軍干所服務(wù)對象主要是軍休干部，其檔案管理工作也存在一定的特殊性，在檔案管理過程中應(yīng)比普通單位檔案管理的制度更為嚴(yán)格，軍干所在制定本單位檔案管理制度過程中未根據(jù)軍干所檔案管理的實際需求和特殊性制定合理完善的檔案管理制度，即使部分軍干所能夠?qū)ψ陨韱挝坏臋n案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，但由于軍干所檔案管理人員對檔案管理工作的重視度不夠，并在制度的執(zhí)行和落實過程中無法對檔案管理工作的順利開展起到實質(zhì)性作用，使得檔案管理制度流于表面。

2）缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。軍干所軍休干部并不是來自同一地方和同一軍隊，這種情況下所產(chǎn)生的檔案資料內(nèi)容也較為復(fù)雜多

樣[1]。但由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致軍干所檔案管理過程中極易對檔案資料的類型、范圍產(chǎn)生混淆，無法對檔案資料進(jìn)行正確有效的收集、整理、分類和保存。除此之外檔案資料在歸檔前檔案管理人員需要對檔案內(nèi)容進(jìn)行核對審查，確保檔案資料內(nèi)容正確和完整，但由于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和管理人員專業(yè)能力較差，極易出現(xiàn)檔案字跡不清、資料信息缺失、資料混亂等情況。

3）檔案管理工作信息化程度不足。新時代發(fā)展背景下信息技術(shù)及自動化設(shè)備的有效應(yīng)用可進(jìn)一步提高檔案管理的智能化和高效

性[2]。但目前軍干所檔案管理工作信息化程度明顯不足，主要體現(xiàn)以下兩方面。一方面先進(jìn)管理軟件系統(tǒng)及設(shè)備引進(jìn)力度弱，大多數(shù)軍干所還采取人工管理的方式，或者引進(jìn)的軟件系統(tǒng)只應(yīng)用于檔案管理的基礎(chǔ)階段，后續(xù)工作還需要通過檔案管理人員進(jìn)行手動完成。另一方面檔案管理人員未經(jīng)過相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，使其信息技術(shù)運用能力較弱，難以高效運用軟件系統(tǒng)及設(shè)備開展檔案管理工作。

4）缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識。軍干所很多人力資源管理人員都存在一人多崗的情況，檔案管理工作在其工作總量中占比不大，在開展工作過程中缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識，極易忽略檔案管理工作，導(dǎo)致很多人力資源管理人員在檔案管理方面意識薄弱，加之受到傳統(tǒng)觀念的影響，在檔案管理過程中一般僅對檔案資料進(jìn)行簡單的收集記錄和保存，并沒有對檔案資料進(jìn)行有效開發(fā)利用。這種情況長期維持只會降低檔案管理人員的工作能力，形成固定的管理思維，難以根據(jù)新時代發(fā)展需求對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新。

2 人力資源管理中高效開展軍干所檔案管理工作的有效策略

1）完善軍干所檔案管理制度。完善軍干所檔案管理制度，可有效推動和保障軍干所檔案管理工作的穩(wěn)定開展，所以需要人力資源管理人員能夠?qū)ΜF(xiàn)有的檔案管理制度作出調(diào)整改進(jìn)[3]。首先正確認(rèn)識檔案管理工作，明確檔案資料的收藏價值和管理意義，提高對檔案管理的重視度，其次針對軍干所的特殊性和檔案管理實際情況進(jìn)行綜合分析，參考其他單位檔案管理制度，并結(jié)合國家所制定的相關(guān)法律及要求對現(xiàn)有的軍干所檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，合理規(guī)范檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，完善檔案管理流程，明確各個工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人，同時加強制度的執(zhí)行及落實效果，促使軍干所檔案管理更具規(guī)范化、程序化和合理化。

2）加強信息化建設(shè)，保障檔案管理安全性。一方面為避免紙質(zhì)檔案因儲存時間長而發(fā)生字跡模糊、內(nèi)容缺失的情況，軍干所要根據(jù)工作目標(biāo)及實際需求，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可儲存大量的檔案資料的特點，應(yīng)在檔案管理工作中引入先進(jìn)軟件和加強設(shè)備應(yīng)用程度，建立起檔案管理系統(tǒng)平臺。檔案管理人員可將軍休干部和文書檔案資料錄入管理系統(tǒng)中，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對資料進(jìn)行收集、整理和分析。另一方面軍干所借助互聯(lián)網(wǎng)開展檔案管理工作還需要加強對檔案資料的安全管理力度，對保密性較強的檔案資料在錄入系統(tǒng)后應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的安全密鑰，并對檔案管理工作涉及的軟件及設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時對軟件設(shè)備進(jìn)行更新，才能真正提高軍干所檔案管理的信息化水平。

3）提高檔案資料的開發(fā)利用效果。軍干所不同檔案資料具有不同價值，檔案管理人員應(yīng)充分意識到檔案資料的價值性，提高對檔案資料的開發(fā)利用效果[4]。首先檔案管理人員要增強管理意識，在檔案管理工作中能夠?qū)哂胁煌睦脙r值的檔案資料，進(jìn)行高效收集和分類整理，提高檔案資料的開發(fā)和利用效果，其次組建一支檔案管理專業(yè)隊伍或聘請檔案管理專業(yè)人士，對檔案資料的收集整理工作進(jìn)行指導(dǎo)落實，同時將軍干所檔案資料的開發(fā)利用工作納入人力資源管理工作中，促使檔案管理人員能夠形成正確的管理意識，不斷提高檔案管理工作的實效性。

4）高效開展檔案管理人員培訓(xùn)工作。充分體現(xiàn)軍干所檔案資料的價值，提高軍干所檔案管理的實效性，還需要人力資源管理人員能夠定期開展檔案管理人員培訓(xùn)工作[5]。由于軍干所工作人員有限，檔案管理工作往往是人力資源管理人員工作的一部分，勢必會出現(xiàn)對檔案管理的不重視和執(zhí)行不規(guī)范等問題，正因如此檔案管理培訓(xùn)工作顯得格外必要。首先要提高檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)識和重視度，其次根據(jù)檔案管理內(nèi)容及目標(biāo)制定培訓(xùn)計劃，結(jié)合檔案管理人員的實際水平合理規(guī)劃培訓(xùn)內(nèi)容。最后在培訓(xùn)過程中對出現(xiàn)的新管理知識、新管理方法、新管理技術(shù)等要及時納入培訓(xùn)內(nèi)容中，通過理論與實踐相結(jié)合的培訓(xùn)方式不斷提高檔案管理人員的綜合能力。

3 結(jié)語

綜上所述，人力資源管理中軍干所檔案管理工作的有效開展，可進(jìn)一步提高軍干所檔案資料的開發(fā)利用程度，充分發(fā)揮檔案資料的價值，為軍干所的穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。需要軍干所對檔案管理工作予以重視，通過完善軍干所檔案管理制度、提高檔案管理信息化水平、加大檔案資料開發(fā)利用程度、開展人員培訓(xùn)工作等方式促使軍干所檔案管理工作更具規(guī)范化、信息化和全面化。

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