建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理新模式的思考

陳麗妃

摘 要：新的房地產(chǎn)登記檔案管理模式要在舊的模式下進(jìn)行完善，對(duì)相應(yīng)的問題進(jìn)行優(yōu)化。與舊模式的管理方式相比，新的報(bào)告在對(duì)房地產(chǎn)登記檔案管理方面有了進(jìn)一步的要求，對(duì)于房地產(chǎn)登記檔案管理模式進(jìn)行改革，是目前房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的必要手段。新型管理模式可以更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，有利于為大眾提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)檔案管理模式;思考;模式改進(jìn)

隨著我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)的不斷發(fā)展，在新時(shí)代下，對(duì)房地產(chǎn)登記制度進(jìn)行統(tǒng)一管理，可以在很大程度上有效提升房地產(chǎn)管理的質(zhì)量和效率。我國(guó)在對(duì)檔案管理方面有著更為嚴(yán)格的要求，經(jīng)過多年的不斷發(fā)展也有了很大的進(jìn)步，但是，目前在房地產(chǎn)統(tǒng)一登記檔案管理方面仍有一些問題需要繼續(xù)改進(jìn)，新的方式有利于增強(qiáng)管理整體的質(zhì)量。

1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理存在的問題

在早期的檔案管理模式上，我國(guó)對(duì)于檔案管理主要采用紙質(zhì)的方式，這種方式是較為落后的管理模式，在管理過程中存在著很多不足，因此隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，要對(duì)管理模式進(jìn)行變更，使其從傳統(tǒng)的管理模式上轉(zhuǎn)化為較為新型的應(yīng)用型管理模式，在管理模式轉(zhuǎn)變的過程中，存在諸多房地產(chǎn)管理記錄上的問題[1]。

1）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)問題。在檔案管理方面會(huì)使用數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案進(jìn)行存檔，但由于數(shù)據(jù)庫(kù)可能本身功能較為缺失或數(shù)據(jù)庫(kù)不斷更新的原因，導(dǎo)致保存技術(shù)沒有與時(shí)代緊密結(jié)合在一起。這種現(xiàn)象會(huì)導(dǎo)致原本已經(jīng)登記入庫(kù)的房地產(chǎn)文件無法被數(shù)據(jù)庫(kù)識(shí)別或數(shù)據(jù)存在丟失。除此之外，如果沒有對(duì)已交易的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)保存，也會(huì)造成在信息方面存在漏洞。

2）平臺(tái)數(shù)據(jù)互通問題。在對(duì)房地產(chǎn)登記檔案進(jìn)行記錄時(shí)，主要是由具有登記功能的政府進(jìn)行錄入信息，其中包括縣、區(qū)、市等。但是在對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和合成過程中，可能會(huì)根據(jù)不同的地方采取不同的采集方式，而導(dǎo)致一些問題出現(xiàn)。這些問題包括信息缺失，數(shù)據(jù)缺失以及數(shù)據(jù)，無法得到共享。各個(gè)區(qū)域的數(shù)據(jù)庫(kù)在構(gòu)建時(shí)可能沒有考慮到信息共享的問題，因此地區(qū)之間的差異，會(huì)使得一些信息互通方面的問題不由自主地產(chǎn)生。這種問題會(huì)增加房地產(chǎn)登記檔案工作的工作量，房地產(chǎn)登記檔案管理的效率也因此下降。

3）不動(dòng)產(chǎn)數(shù)據(jù)的真實(shí)性問題。在對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行登記時(shí)，最主要的特點(diǎn)是要保證房地產(chǎn)登記檔案的完整和真實(shí)性，這其中最為重要的一點(diǎn)是真實(shí)性的保證，是檔案管理的基礎(chǔ)。在對(duì)房地產(chǎn)進(jìn)行檔案登記時(shí)應(yīng)對(duì)各個(gè)信息進(jìn)行嚴(yán)格把控，其中包括要對(duì)檔案登記程序進(jìn)行規(guī)范，需要對(duì)房地產(chǎn)所在地建筑面積，房屋用途和房主信息等進(jìn)行確定。保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性十分重要。數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，資料不夠齊全會(huì)影響后期對(duì)于房地產(chǎn)記錄工作的管理，會(huì)對(duì)其帶來不必要的工作量。

4）紙質(zhì)檔案存放管理問題。部分檔案可能由于特殊性，沒有辦法對(duì)其進(jìn)行電子歸檔，因此只能使用紙張形式進(jìn)行保存，但這種保存形式存在很大的隱患，保存地如果發(fā)生環(huán)境變化，會(huì)對(duì)紙張?jiān)斐刹豢赡娴膿p傷和遺失。例如，當(dāng)儲(chǔ)存環(huán)境較為潮濕時(shí)，會(huì)使得紙質(zhì)檔案由于潮濕的問題變得沒有辦法識(shí)別，字跡不夠清晰，除此之外，紙質(zhì)檔案的存放處范圍比較廣泛，可能在各個(gè)區(qū)域都有一定的存放，因此無論在哪個(gè)部分出現(xiàn)問題，都可能會(huì)對(duì)房地產(chǎn)登記檔案管理造成很大的工作量[2]。

2 建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案新型管理

1）理順管理機(jī)制，規(guī)范操作流程。在對(duì)房地產(chǎn)登記檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化時(shí)應(yīng)考慮到眾多問題，其中包括要對(duì)分工和協(xié)調(diào)管理機(jī)制進(jìn)行明確。要在房地產(chǎn)登記處配備一定的檔案管理專業(yè)人員，專業(yè)人員的數(shù)量主要是根據(jù)工作量來逆行調(diào)整。除此之外，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的配置以及增加搜索窗口，使人員的調(diào)動(dòng)在一定范圍內(nèi)進(jìn)行流動(dòng)，增加緊迫感，除此之外，對(duì)專業(yè)人員的資歷要有一定的要求。對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行一定的梳理，首先要從申請(qǐng)驗(yàn)證出發(fā)，其次是要經(jīng)過審批，最后再進(jìn)行檢查、認(rèn)證和歸檔。這一系列的業(yè)務(wù)流程對(duì)于文件歸檔來說十分重要，可以保證在歸檔過程中不會(huì)出現(xiàn)問題。將業(yè)務(wù)處理和歸檔環(huán)節(jié)緊緊的聯(lián)系在一起，更加有利于歸檔工作順利進(jìn)行，歸檔過程中應(yīng)該嚴(yán)格的按照作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

2）建立統(tǒng)一的信息平臺(tái)，健全網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制。建立不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)主要是通過建立信息平臺(tái)的方法，對(duì)不動(dòng)產(chǎn)信息進(jìn)行登記，實(shí)現(xiàn)諸多功能為一體的管理模式。其中包括統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一監(jiān)管、統(tǒng)一查詢與服務(wù)[3]。除此之外，也要考慮到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可能會(huì)帶來的隱患，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)在對(duì)信息進(jìn)行整理、建檔的同時(shí)也可能會(huì)導(dǎo)致信息泄露，因此做好網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范工作十分重要，它可以在最大程度上對(duì)建檔信息進(jìn)行保密，對(duì)網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，有利于為信息化平臺(tái)建設(shè)打好基礎(chǔ)。

3）制定目標(biāo)計(jì)劃逐步分步實(shí)施。根據(jù)房地產(chǎn)登記制度的建立，對(duì)房地產(chǎn)登記檔案進(jìn)行整理，新的管理工作主要通過三個(gè)步驟進(jìn)行建設(shè)。第一階段需查明分散檔案，對(duì)情況進(jìn)行摸底，并對(duì)檔案最終清理和整合。第二階段是將現(xiàn)有的紙質(zhì)文檔或其他文檔進(jìn)行規(guī)范，統(tǒng)一為電子文件，建立相應(yīng)的電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，將文檔導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行保存，做到統(tǒng)一管理。第三階段是對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)范，需要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立進(jìn)行完善，使檔案管理的模式逐漸地轉(zhuǎn)化為信息化管理。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立為房地產(chǎn)登記檔案管理提供了保障，除此之外也增加了檔案管理工作的效率，提供了優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4）設(shè)立省市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)中心。隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)于檔案管理也催生出很多新型的模式，其中包括二維代碼和物理網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為檔案管理提供了較大的發(fā)展空間。對(duì)高科技進(jìn)行應(yīng)用有利于構(gòu)建一個(gè)數(shù)字化的管理系統(tǒng)。這種管理模式使分散在各個(gè)部門的管理文件在很大程度上，可以組合與連接在一起。除此之外，還可以做到數(shù)據(jù)在電子文檔上的信息共享以及安全傳輸。實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)中登記的信息可以在最大限度內(nèi)，在社會(huì)資源共享鏈中進(jìn)行循環(huán)，擁有更大的內(nèi)在價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，為社會(huì)提供較為全面和綜合的信息化服務(wù)態(tài)勢(shì)，使房地產(chǎn)檔案信息資源做到利用率最大化。

5）強(qiáng)化建設(shè)電子文檔的安全性。對(duì)房地產(chǎn)登記的檔案進(jìn)行檢索主要通過數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立可以使檔案調(diào)取十分容易，因此對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建立和規(guī)范十分重要。在對(duì)電子文檔進(jìn)行歸檔時(shí)，也要做到信息備份，信息備份主要是為了防止網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。除此之外，要對(duì)檔案做好保密工作，對(duì)于檔案登記管理要做好相應(yīng)的預(yù)防和保密，對(duì)登記管理制度進(jìn)行規(guī)范化。

6）做好登記檔案的編研工作。編研工作主要是對(duì)記錄進(jìn)行管理，將靜態(tài)的文件資源轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的文件資源，在基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行加工處理。較好地開展編研工作，更加有利于為社會(huì)服務(wù)。對(duì)房地產(chǎn)登記檔案工作進(jìn)行管理，有利于發(fā)揮一定的宣傳效應(yīng)，使更多的人充分了解房地產(chǎn)登記檔案的價(jià)值。

7）提升不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。房地產(chǎn)登記檔案管理具有一定的復(fù)雜性，因此對(duì)于專業(yè)人員具有較高要求，專業(yè)人員只有技能水準(zhǔn)達(dá)標(biāo)才可以勝任登記工作，這是保證房地產(chǎn)登記檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。相關(guān)部門可以通過培訓(xùn)的方式來增加檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

3 結(jié)束語(yǔ)

新型的房地產(chǎn)登記檔案管理模式與舊的管理模式相比具有諸多優(yōu)點(diǎn)，可以為管理問題帶來方便的同時(shí)更加有利于資源共享，相關(guān)部門應(yīng)該在一定的條件下對(duì)檔案管理體系進(jìn)行改進(jìn)，使其更好地服務(wù)于行業(yè)。除此之外，要對(duì)管理人員進(jìn)行一定的專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，使專業(yè)人員的素養(yǎng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。房地產(chǎn)登記檔案的標(biāo)準(zhǔn)管理模式，應(yīng)該適應(yīng)大數(shù)據(jù)下的時(shí)代發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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