淺談如何對人事檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理

郭昶杰

摘 要：人事檔案是每一個人在社會上行動軌跡的一個縮影。人事檔案直接反應(yīng)了人員的家庭背景、學(xué)歷、社會工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)資格等等人事內(nèi)容。人事檔案也可以稱之為人員在這個社會標(biāo)簽的匯總?？茖W(xué)規(guī)范的進(jìn)行人事檔案管理不僅是對人事檔案管理工作的負(fù)責(zé)，更是對每一個人成長過程見證記錄的負(fù)責(zé)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;科學(xué)規(guī)范;有效管理;標(biāo)準(zhǔn)化控制

隨著國民收入水平的不斷提高，國家經(jīng)濟(jì)的飛速成長，越來越多的人才需求得以顯現(xiàn)。判定人才的標(biāo)準(zhǔn)，第一印象就是人才的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷。而經(jīng)歷的準(zhǔn)確性就是依靠人事檔案進(jìn)行判斷。所以，當(dāng)今社會越來越關(guān)注人事檔案的管理，因?yàn)槿耸聶n案涉及人員管理、人才引進(jìn)等多個維度的使用，無論是從信息的錄入、查找、更新都需要科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理措施進(jìn)行嚴(yán)格的管理。以下總結(jié)幾點(diǎn)人事檔案科學(xué)規(guī)范管理的建議，希望通過分享總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，收獲心得。

1 人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 思想建設(shè)有待提高 責(zé)任落實(shí)有待加強(qiáng)

人事檔案管理工作作為一項(xiàng)重復(fù)性較強(qiáng)的工作。存在工作內(nèi)容枯燥、工作目標(biāo)單一的特點(diǎn)。但這些特點(diǎn)并不是不重視人事檔案管理工作的借口。目前，人事檔案管理工作大部分都是錄入性工作，很難取得顯著的成效，更加難以取得明顯的工作成果，這就導(dǎo)致部分工作人員出現(xiàn)散漫的工作態(tài)度，工作起來采用消極的方式進(jìn)行工作，導(dǎo)致人事檔案管理工作出現(xiàn)短板。并且，由于人員較少，工作職責(zé)不清晰，責(zé)任落實(shí)不到位，很多人事檔案存在信息不完善，查找困難的現(xiàn)象，這也直接影響著人事檔案管理工作的規(guī)范性。

1.2 管理機(jī)制有待完善

人事檔案管理工作主要的工作內(nèi)容是整理人員信息，完善信息內(nèi)容，準(zhǔn)確的將信息進(jìn)行錄入，形成科學(xué)規(guī)范的檔案編制，方便后續(xù)查找與修改，并且完好的保存檔案的初始版本。所有的工作內(nèi)容都很繁雜，但工作內(nèi)容缺少技術(shù)性、挑戰(zhàn)性，更加缺少不可替代性。這就直接導(dǎo)致工作成效無法明顯體現(xiàn)。工作成效不能夠明顯體現(xiàn)，管理機(jī)制作用不能完全發(fā)揮，導(dǎo)致很多人事檔案管理工作處于被動狀態(tài)。

1.3 人員業(yè)務(wù)水平良莠不齊

人事檔案管理工作的工作人員由于時代的發(fā)展變革，人員流動性極大。一些單位沒有設(shè)專門的部門或人員進(jìn)行此項(xiàng)工作的梳理。大部分工作人員都是身兼數(shù)職，人事檔案管理工作只是作為工作人員其中的某一項(xiàng)工作，這就直接導(dǎo)致部分單位人事檔案管理的工作人員缺乏專業(yè)性，沒有得到系統(tǒng)的培訓(xùn)就開始展開工作，人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，工作質(zhì)量上下不一。

1.4 管理方法有待改進(jìn) 管理設(shè)備有待更新

人事檔案管理工作由于受到重視水平較低的影響，導(dǎo)致工作人員沒有進(jìn)行主動的思考如何進(jìn)行管理辦法的創(chuàng)新。很多人事檔案管理工作的管理辦法依然延續(xù)傳統(tǒng)，依靠落后的管理辦法管理現(xiàn)代的人事檔案信息。同時，由于部分單位對人事檔案管理工作由于重視程度較低，導(dǎo)致人事檔案管理設(shè)備陳舊，根本無法適應(yīng)現(xiàn)今社會的發(fā)展，更新迭代幾乎停滯不前。

2 人事檔案管理的措施建議

2.1 加強(qiáng)隊(duì)伍思想建設(shè) 提高業(yè)務(wù)水平

人事檔案管理工作是單位工作的一環(huán)。同單位管理一樣，不能僅僅重視重點(diǎn)業(yè)務(wù)部門，其他部門都同樣需要重視，只有這樣，才能讓單位管理水平得到顯現(xiàn)。人才隊(duì)伍建設(shè)是單位發(fā)展的原動力，這其中人事檔案管理工作更是動力的主要判定。所以，任何單位都應(yīng)當(dāng)注重人事檔案管理工作，培養(yǎng)培訓(xùn)工作人員，不斷提高工作人員業(yè)務(wù)水平，才能讓人事檔案管理工作水平得以提高。例如，檔案材料的收集、歸檔、鑒別需要規(guī)范化，只有規(guī)范工作流程，才能提高工作內(nèi)容的質(zhì)量，否則檔案信息根本無法準(zhǔn)確的表達(dá)人事信息，或者檔案內(nèi)容過于繁雜，并不能精練的表達(dá)人事信息，這些信息的表達(dá)都需要通過不斷提高工作人員業(yè)務(wù)水平，才能得到不斷提升。

2.2 建立健全管理機(jī)制

人事檔案管理工作除了在思想上需要不斷的重視，人員的業(yè)務(wù)水平上不斷提高，同時，也需要在管理機(jī)制上不斷的加強(qiáng)。任何一項(xiàng)工作的管理機(jī)制都需要不斷的完善，人事檔案管理工作也是如此。例如，人事檔案的信息錄入需要形成標(biāo)準(zhǔn)化的統(tǒng)一格式，借閱、修改人事檔案信息需要嚴(yán)格的審批流程進(jìn)行審批。任何人不得以違規(guī)的形式進(jìn)行人事檔案的借閱、修改甚至調(diào)換，這些規(guī)章制度都應(yīng)不斷進(jìn)行更新，加以完善，才能讓人事檔案管理工作更上一個臺階。例如，人事檔案管理工作經(jīng)常存在信息不準(zhǔn)確需要相關(guān)人員重新進(jìn)行填寫，而填寫內(nèi)容又經(jīng)常進(jìn)行返工，這就要求人事檔案管理工作機(jī)制設(shè)立即時反饋機(jī)制，做到任何人事檔案管理不重復(fù)、不積壓、不散失。

2.3 更新迭代管理設(shè)施

人事檔案需要常年存放，這需要人事檔案管理的設(shè)備不斷的更新。首先，人事檔案管理設(shè)備需要做到防火、防潮、防蟲，避免人事檔案信息受到不必要的損塞;其次，人事檔案管理設(shè)備需要做到防塵，保證人事檔案信息的完好性;再者，人事檔案管理設(shè)備需要多空間進(jìn)行組合，檔案室、閱覽室、辦公室要有所區(qū)隔，最好是相對獨(dú)立的空間，保障人事檔案信息不會遭到人為破壞，最大程度的保障人事檔案管理信息的完整性;最后，人事檔案管理信息需要多個維度信息錄入，不僅是電腦打字的錄入，也需要照片、掃描等方式進(jìn)行信息的錄入，這樣才能完善信息的全面性與準(zhǔn)確性，此時，就需要人事檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新，建立現(xiàn)代化辦公體系，全力保障人事檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3 結(jié)束語

人事檔案管理工作在現(xiàn)今社會依然存在諸多問題，如工作人員思想認(rèn)識有待提高，業(yè)務(wù)水平有待提升，管理機(jī)制有待完善，設(shè)備陳舊有待更新等問題。但任何問題的出現(xiàn)都有相應(yīng)的解決辦法與措施。只要我們能夠在人事檔案管理工作人員的思想建設(shè)上多下力度，不斷加強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立健全人事檔案管理工作機(jī)制，及時更新管理設(shè)備，那么，相信通過這些努力一定會讓人事檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

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