基層事業(yè)單位文件檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)路徑探析

謝笑言

摘 要：在有效的研究基層事業(yè)單位文件檔案管理現(xiàn)代化建設工作過程中，要結(jié)合基層事業(yè)單位實際，有針對性的加強對于檔案現(xiàn)代化管理的分析能力，從而才利于不斷提高檔案管理效率。本文通過實踐分析，闡述了檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵和要求，總結(jié)了開展現(xiàn)代化管理的具體路徑，希望分析能夠不斷提高基層事業(yè)單位文件檔案管理工作開展質(zhì)量。

關鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化

在當前經(jīng)濟高速發(fā)展的大背景下，檔案管理的方式存在著與以往不同的變化。應當讓先進的技術手段應用到現(xiàn)今基層事業(yè)單位檔案管理工作中，助力其工作效率的不斷提升，從根本上解決該工作專業(yè)化人才緊缺及管理工作量大的問題。因此，對于基層事業(yè)單位來說，要加快檔案管理現(xiàn)代化的推動進程，依靠本部門真實情況，確定出準確的檔案管理革新計劃，助力推動基層事業(yè)單位逐步轉(zhuǎn)向科技化辦公的新路徑。

1 關于檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵和要求的分析

伴隨社會的進步，科學技術的研究進程也在隨之增速，社會的科技化水平也在不斷向前邁進。為了確保基層事業(yè)單位的檔案管理工作能夠擁有緊跟時代發(fā)展、不斷進步完善的工作模式，要求基層事業(yè)單位積極按照信息化辦公的標準，對自身的檔案管理模式進行創(chuàng)新轉(zhuǎn)變。需要注意的是，工作模式改變的前提條件是該單位要對其檔案管理模式有系統(tǒng)的認知，且要對之后該項工作的開展有充分的研究。特別是當信息平臺上線之后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的撤銷、無紙化檔案的管理模式等，這些都是所在單位要思考的問題。作為基層文件檔案管理人員，要提高對于現(xiàn)代化檔案管理工作的能力與認識，下面具體分析。

1.1 檔案管理無紙化

網(wǎng)絡信息技術的廣泛應用，使文字儲存方式增多。信息技術的大范圍使用，使得無紙化文字模式變得極為常見，其會逐漸代替以前的紙質(zhì)文字儲存模式。檔案管理開展中應用信息技術，能夠極大提高工作成效。

1.2 檔案管理數(shù)字化

在其檔案管理中，同時使用攝影和信息技術，可以對檔案管理中各種圖文進行處理，使用縮微攝影技術就可將其轉(zhuǎn)換成壓縮文件。通過計算機進行智能化控制，從而有效解決了檔案管理占用內(nèi)存大的問題，為檢索提供了便捷方法。有效解決了紙板文件因為存放不良所導致的發(fā)黃、腐爛、蟲蛀等各種問題，增長了檔案使用期限，使檔案變得有聲色、圖文并茂。

2 基層事業(yè)單位文件檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)途徑

在檔案管理過程中，采取現(xiàn)代化管理模式時非常重要的，也是該工作順利開展的基本保障。想要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，首先要積極投入現(xiàn)代化裝備設施，其次要借鑒現(xiàn)代化管理模式。只有兩者兼?zhèn)洌拍苁乖摴ぷ黜樌M行?，F(xiàn)代化檔案管理工作的開展必須要具備一定的科技信息技能，這也符合當前高速發(fā)展的社會。因此，作為事業(yè)單位，要及時吸收前沿理念、模式、技術，推動檔案管理工作的順利進行。

2.1 基層事業(yè)單位應更新檔案管理理念

事業(yè)單位存量檔案較多，且類別較為復雜，這也為檔案管理工作者造成了較大的工作難度。如果應用現(xiàn)代化的管理理念實施檔案管理，便可有效簡化冗繁的信息處理流程，大幅提高檔案的管理質(zhì)效。為了確保事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量能夠達到理想水平，管理人員需切實轉(zhuǎn)變工作理念，從管理層積極調(diào)整工作思路，充分認識到檔案管理的意義與重要性，從上至下構(gòu)建更為完善的管理體系，從而妥善落實各項檔案管理工作。此外檔案管理還應從人本角度出發(fā)，充分調(diào)動員工的服務意識，增強崗位技能與責任感，并從用戶需求角度出發(fā)考慮問題，切實為信息需求者提供更為適合、滿意的服務內(nèi)容。

2.2 基層事業(yè)單位應完善檔案管理制度

當前事業(yè)單位的檔案管理工作具有較為完善的制度保障，對實際管理工作的開展作出了明確的規(guī)定。但隨著管理工作要求的不斷提高，當前的管理制度內(nèi)容已無法切實滿足實際工作需求，對此，管理人員應著手實施管理制度的修訂和完善，結(jié)合具體的工作開展情況及信息處理情況，形成更為完善且適用的制度內(nèi)容，以此提升檔案管理工作的質(zhì)效。此外事業(yè)單位還需切實貫徹落實制度要求，使制度發(fā)揮應有的管理作用，有效規(guī)范相關人員的行為和工作流程。在完善制度的同時，事業(yè)單位還需相應建立激勵約束機制，將管理制度的內(nèi)容盡量細化，具體落實到崗位人員，明確劃分工作內(nèi)容及職責，以此作為階段性考核的依據(jù)。對于取得較高考核成績的人員，可適當基于嘉獎，以此鼓勵工作人員的熱情和積極性，反之也要重點分析出現(xiàn)失誤的原因，并采用適當?shù)呐嘤柣蛘邔W習方式提升工作人員的職業(yè)技能，保證檔案管理效果達到預期水平。

2.3 基層事業(yè)單位應重視人才培養(yǎng)工作

從事檔案管理相關工作人員的技能水平將直接影響到管理工作的效果，因此事業(yè)單位應格外關注對從業(yè)人員的技能培訓，通過定期開展主題講座等方式深化提升崗位人員的職業(yè)意識和技能水平。此外在聘用人才方面，事業(yè)單位可考慮返聘離退休人員重新回到工作崗位，以其豐富的工作經(jīng)驗帶領其他員工開展管理工作，從而大幅提高檔案管理工作的質(zhì)量。此外事業(yè)單位還應側(cè)重對年輕人員的聘用和培養(yǎng)，優(yōu)先考慮吸納優(yōu)秀大學畢業(yè)生，對其加強工作技能培訓，并側(cè)重傳授工作經(jīng)驗，以此全面提升檔案管理人才的整體素養(yǎng)。在人才培養(yǎng)工作開展過程，要重視加強檔案管理人員的現(xiàn)代化技術水平，通過有效的加強檔案人員工作能力，利于提高文件檔案管理工作效率。

2.4 加快檔案管理的軟、硬件建設

為了減少檔案存放空間，提升文件保存的安全性，減少外界因素破壞信息的可能，檔案管理單位應在設備購置方面加大資金投入，同時及時開展設備使用技巧方面的培訓活動，以此提升設備在管理工作中發(fā)揮的效果。有了信息化技術與相應設備的參與，對檔案信息的管理水平能夠?qū)崿F(xiàn)進一步提升，將原本的紙質(zhì)存儲形式變?yōu)殡娮有问?，不僅可擴大信息存儲量，同時還能減少存放空間，也保障了信息數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。信息技術還能為管理人員明顯減少信息處理量，減輕工作壓力，避免人為處理信息所產(chǎn)生的失誤。可見，管理部門應側(cè)重引進先進的信息設備，加強對自身管理技能的提升，以專業(yè)化的軟件構(gòu)建信息記錄與檢索平臺，快速滿足用戶的信息需求，以科技化的方式為用戶提供更高效的體驗。服務模式的轉(zhuǎn)變不僅顯現(xiàn)出事業(yè)單位檔案管理工作水平的提高，還能進一步擴大檔案信息的受眾范圍，有效發(fā)揮檔案存儲的價值，讓更多人理解檔案管理工作的意義與價值。

3 結(jié)束語

總之，作為基層單位，在有效的開展檔案現(xiàn)代化建設過程中，要結(jié)合工作開展實際，科學的制定更加完善的現(xiàn)代化管理方案，從制度的完善入手，科學的引入相關人才，從而加強軟硬件設備的建設工作，以此才利于全面提高事業(yè)單位文件檔案管理工作開展質(zhì)量，希望結(jié)合以上闡述，能夠為事業(yè)單位文件檔案管理工作開展提供有效保證。

參考文獻

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