淺析如何加強檔案館檔案規(guī)范化管理

鄭瑾薇

摘 要：隨著社會的發(fā)展，檔案管理作為各單位管理工作中極其重要的一部分內容，人們對于它的關注度在不斷地上升。尤其是隨著社會信息化發(fā)展進程的不斷推進，檔案管理工作的性質以及工作方式都發(fā)生了顯著變化，在多種因素的影響下，我國的檔案管理規(guī)范化程度還比較低，導致大多數(shù)檔案都無法實現(xiàn)充分利用。在這一背景下，本文通過對檔案館檔案規(guī)范化管理中存在的問題進行分析，并針對這些問題提出較為可行的解決措施，以期能夠為推動我國檔案規(guī)范化管理進程做出貢獻。

關鍵詞：檔案規(guī)范化管理;問題;對策

檔案來源于文件，是由文件有條件地轉化而來，檔案管理是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務，尤其是對于機關事業(yè)單位而言，文本檔案中詳細記錄了和單位創(chuàng)建發(fā)展中具有一定關系的事件，包括一些在單位發(fā)展過程中舉辦的一系列活動、項目等，這些檔案資料不但可以在相關部門檢查時出示，還可以在單位未來制定決策時提供參考依據(jù)。所以，在一定程度上，檔案管理的工作效率、工作質量以及規(guī)范化程度都將會對單位的未來發(fā)展造成一定的影響。

1 檔案規(guī)范化管理中存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全

當前我國的檔案管理制度還不夠完善，規(guī)范化管理水平較低，主要是因為管理人員對檔案管理工作不夠重視。一方面是由于檔案管理工作比較復雜，并且大多數(shù)檔案管理人員往往是身兼數(shù)職，而檔案管理工作相較于其他工作而言更為枯燥，管理人員容易喪失工作積極性。另一方面，因為大多數(shù)單位都沒有制定完善的檔案管理制度，或是隨著時代發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)無法滿足當前發(fā)展的實際需要，這些因素都是導致檔案規(guī)范化管理程度較低的主要原因。

1.2 檔案管理信息化程度低

大多數(shù)單位依舊遵循著傳統(tǒng)的檔案管理方式，也就是在檔案管理的各環(huán)節(jié)都是采用人工進行，這種方式的效率比較低，檔案管理工作量比較大，規(guī)范性比較差，并且在處理檔案時需要保持高度集中的注意力，一旦中間的某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，可能就需要推翻之前的工作從頭開始，導致檔案處理速度較慢。除此之外，隨著工作節(jié)奏的加快，檔案的更新速度也在不斷地提升，這也在一定程度上加大了檔案管理工作的難度。傳統(tǒng)紙質文檔不易搜索、保存，當需要調取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索，不但制約了檔案規(guī)范化管理進程的推進，也導致檔案管理的工作質量與工作效率始終無法得到顯著提高。

1.3 檔案管理隊伍素質低

檔案管理人員需要直接參與到檔案管理工作之中，他們的素質將會對檔案管理工作的質量與效率造成直接的影響，甚至會影響到檔案規(guī)范化改革進程。從整體情況來看，因為檔案管理工作比較繁瑣，年輕人很難靜下心進行這一工作，并且檔案管理相較于其他工作而言對業(yè)務能力以及技術的要求相對較低，在人員選擇上面就存在了一定的問題，直接導致檔案管理工作隊伍綜合素質偏低，且群體年齡普遍偏大，對新事物、新理念的接受程度比較差，工作效率比較低，這將會對新制度的推行造成一定的阻礙。除此之外，因為單位領導對檔案管理的重視程度較低，在后期也沒有對管理人員進行專業(yè)的培訓，導致檔案管理隊伍無法滿足規(guī)范化管理的需求。

2 解決檔案規(guī)范化管理問題的措施

2.1 完善檔案管理制度

為了能夠真正解決檔案規(guī)范化管理過程中存在的規(guī)范化程度較低的問題，單位需要結合自身實際發(fā)展情況，對原檔案管理制度進行優(yōu)化改革，制定一個滿足自身實際發(fā)展需要的檔案管理制度，以便于使檔案管理人員在實際工作中做到有法可依，確保檔案管理規(guī)范化進程的順利推進。單位在建立健全檔案管理制度的過程中，需要注意以下兩個方面：一方面，在制定檔案管理制度時需要結合單位未來發(fā)展規(guī)劃，有針對性地進行檔案管理工作;另一方面，需要注意檔案管理制度與單位內部其它工作能夠相互配合，使制度更加地靈活。就當前檔案管理工作中出現(xiàn)的一系列問題，進行科學、系統(tǒng)、全面的分析，在檔案調取、查閱的時候，需要嚴格按照相關制度進行。建立并完善檔案管理制度，可以顯著避免檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失情況的出現(xiàn)，確保檔案的準確性和完整性，除此之外，還需要對檔案管理工作流程進行完善，建立更加系統(tǒng)性和科學性的檔案管理制度。

2.2 加強檔案信息化管理

伴隨著數(shù)字信息化時代的到來，各單位也需要緊隨時代發(fā)展潮流，及時對檔案管理工作進行改革創(chuàng)新，確保其能夠更好地為單位發(fā)展服務。通過借助國內外先進的科學技術，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術與檔案管理的充分融合，從而能夠實現(xiàn)檔案資料的共享。在檔案信息化的管理過程中一定要尤其重視網(wǎng)絡人格化檔案管理工作的創(chuàng)建，對局域網(wǎng)進行合理運用，并將單位內不同的科、股室點作為主要依托，展開相關的整理工作，實現(xiàn)各科、股室之間的互聯(lián)互通，從而推動單位的整體的發(fā)展。在進行檔案信息化管理之前需要將相關信息提前收集并整理到計算機之中，當需要調取檔案資料時能夠直接在電腦上搜索尋找到目標進行打印，管理人員不需要再浪費大量的時間在尋找檔案中。當檔案信息化管理已經(jīng)完善后，在接下來只需要每隔一段時間對其中的檔案信息進行更新補充，就能夠最大程度地保證檔案信息數(shù)據(jù)的完整性。

2.3 提升檔案管理隊伍整體素質

檔案管理工作具有極高的機密性，并且工作內容比較乏味，長期以往工作人員將會喪失耐心，因此在選擇檔案管理人員時，首先選擇責任心強、能夠堅守崗位的人員。隨著檔案規(guī)范化管理進程的推進，為了確保各項資料的保密性以及準確性，需要對檔案管理人員隊伍進行優(yōu)化調整。加強對隊伍現(xiàn)有工作人員的素質教育，定期為他們組織培訓或是開展知識講座，豐富他們的專業(yè)知識，使他們認識到檔案管理工作的重要性，除此之外，還需要及時選拔一些有技術、經(jīng)驗、能力的人才加入檔案管理隊伍之中，提升檔案管理隊伍的綜合實力與素質，進一步推動檔案規(guī)范化管理進程。

3 結束語

總而言之，檔案管理工作不是一朝一夕就能夠看到效果的，它需要長時間的堅持，在此之前，我們需要對檔案管理工作在單位運行中的重要作用有一個全面的認識，從而能夠自覺加強檔案管理意識，完善檔案管理制度，加大單位檔案管理力度，優(yōu)化檔案管理隊伍，提升檔案管理水平。除此之外，還需要在檔案管理工作中融入信息化技術，實現(xiàn)檔案價值的充分利用，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化，最終能夠進一步提升單位的綜合實力。

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