創(chuàng)新檔案服務 提升檔案管理水平

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理工作的性質和內容也在不斷發(fā)展和變化。如何適應社會發(fā)展趨勢，創(chuàng)新服務，求新求變是關鍵。本文就對當前檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題進行分析，并就如何創(chuàng)新檔案服務、提升檔案管理水平提出相應策略及可行性路徑，僅供參考。

關鍵詞：檔案管理;創(chuàng)新服務;策略;可行性路徑

新形勢下，人事人才公共就業(yè)和人才服務部門始終堅持民生為本，人才優(yōu)先的工作主線，把檔案服務工作放在更加突出位置[1]，不斷創(chuàng)新，積極提升案檔案管理水平，不斷提高人才資源配置效率，服務人才、服務發(fā)展、服務大局。本文以福建省大田縣人事人才公共服務中心的具體工作實踐為例，就如何創(chuàng)新檔案服務的策略及路徑作初步的探究，以期為各基層人才服務單位提升檔案管理水平提供參考。

1 基本現(xiàn)狀

福建省大田縣為例，全縣人口42萬多。大田縣人事人才公共服務中心主要職能是貫徹省市縣人事人才政策，負責流動人員（大中專畢業(yè)生）的人事檔案接收、轉遞、管理，并開具各種以檔案信息為主的證明;開展高校畢業(yè)生政策咨詢和服務、就業(yè)指導、就業(yè)推薦、就業(yè)報到登記及就業(yè)見習補貼的發(fā)放等。該中心目前管理大中專畢業(yè)生檔案16030冊，其中畢業(yè)生檔案14251冊，其他流動人員檔案1779冊;每年新接收畢業(yè)生檔案約1500冊，接收各類歸檔散材料約2000人次，檔案綜合利用約1000人次，檔案有關政策咨詢2000多人次。

2 存在的困難

1）各方重視不足。各級政府部門普遍對檔案工作重視不夠，主要認為檔案工作并非影響當?shù)亟?jīng)濟社會發(fā)展的中心工作，因此無法從地方政府層面對檔案管理工作進行高起點、高站位、高標準、嚴要求的安排部署，直接導致政策制度保障不夠，資金投入不夠、部門聯(lián)動不夠、檔案工作無法順暢開展等現(xiàn)狀。此外，廣大大中專畢業(yè)生對本人檔案的重要性了解不足，對檔案寄存、流轉等一系列問題重視不足，造成諸多自帶檔案、親人代辦等不合規(guī)行為，給檔案管理帶來一系列問題和困難。

2）資金投入不足?！扒蓩D難為無米之炊”，加強檔案室硬件建設，配置必須的檔案管理設施設備是做好檔案工作的基本保證[2]。由于體制機制因素及各級政府對檔案管理的認識有偏差，導致檔案管理專項經(jīng)費不足，無法為檔案工作提供良好的條件和保障，甚至有的部門根本沒有檔案管理經(jīng)費，連寄一份畢業(yè)生檔案都要由主管局實報實銷，嚴重阻礙了檔案管理工作的正常開展。

3）信息化建設滯后。檔案信息化建設是一項系統(tǒng) 工程，不但要統(tǒng)籌規(guī)劃、集中研發(fā)、精心部署，還要注重結合檔案管理工作實際，積極探索，做好技術難題破解、系統(tǒng)兼容、數(shù)據(jù)安全、應用便捷性等各項細致繁瑣工作[3]。對于檔案管理部門尤其是基層檔案管理單位而言，面臨人財物等諸多困難，檔案信息化建設舉步維艱。

4）工作壓力太大。隨著形勢的發(fā)展，以及“一趟不用跑、最多跑一趟”等各項工作制度的全面落實，檔案管理面臨新的問題和挑戰(zhàn)，筆者負責的人事人才公共服務中心現(xiàn)有應往屆畢業(yè)生檔案15030冊。每年除了要做好畢業(yè)生檔案轉遞、信息錄入、實名登記等工作外，還要為畢業(yè)生提供檔案查詢、招聘信息推送等服務。同時，還要做好大學生創(chuàng)業(yè)項目申報、“三支一扶”崗位征集等其他工作，工作壓力劇增。

3 創(chuàng)新檔案服務的策略及可行性路徑

檔案與人們的生活息息相關，作為檔案管理部門、機構來說，需要提供政策保障，有效加強管理;對于檔案從業(yè)人員來說，關鍵是提升個人素質，增強業(yè)務能力，創(chuàng)新服務，提升服務水平。

1）服務意識創(chuàng)新。對于檔案從業(yè)人員來說，要不斷學習，實現(xiàn)自我提升，尤其是要充分認識到新形勢下創(chuàng)新的重要性。有了創(chuàng)新意識，才能在檔案服務過程中，勇于進取，積極開拓，先行先試，主動作為;能夠具備網(wǎng)絡信息意識，充分將檔案管理與網(wǎng)絡資源相互結合，實現(xiàn)更好的服務;有了創(chuàng)新意識，才能發(fā)揮潛能，整合資源，創(chuàng)造條件，結合人才服務單位的作用和職能，發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢，更好為廣大流動人員和畢業(yè)生提供便捷、高效、人性化的檔案服務。

2）服務理念創(chuàng)新。創(chuàng)新檔案服務理念，首先，要實現(xiàn)一個改變，即：從單純的為流動人員（大中專畢業(yè)）服務到為全局服務的改變，這就要求無論是檔案管理部門還是檔案從業(yè)工作者，都要牢固樹立“服務發(fā)展、服務大局、服務需求”的理念，牢記責任和使命，并落實到具體實際工作中去。其次，要強化兩種意識：一 是整合意識。檔案的服務對象是人，每個人的工作生活一直在變化，因此，作為檔案從業(yè)人員，要結合實際需要，整合檔案資源，提供高效服務，發(fā)揮檔案的信息作用和價值。二是要效率意識。社會的發(fā)展對各行各業(yè)提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，在檔案服務的實際過程中，面對人才的快速流動現(xiàn)實，必須改變 過去檔案工作“坐等服務”、甚至是無所作為、毫不作為的狀態(tài)，積極作為，主動服務。以筆者的工作實踐為例，為解決檔案服務的“最后一公里”問題，2019年在全市創(chuàng)造性地實行鄉(xiāng)鎮(zhèn)（企業(yè)）檔案聯(lián)絡員制度，通過充分發(fā)揮基層單位的資源優(yōu)勢，為廣大返鄉(xiāng)創(chuàng)業(yè)大學生提供更好的人才服務。如：在開展省級資助項目征集申報工作過程中，由于部門聯(lián)動，資源共享，信息精準，經(jīng)過對全縣返鄉(xiāng)大學生創(chuàng)業(yè)情況全面細致的了解，結合省上相關文件的要求，精心遴選出“大田縣濟陽鄉(xiāng)清境家庭農(nóng)場”的福建師范大學畢業(yè)生劉增強、“福建大田縣七里香農(nóng)業(yè)開發(fā)有限公司”的大田職專畢業(yè)生林玉萍、“大田縣小京星幼兒園有限公司”的廈門嘉庚學院畢業(yè)生連保平、“福建大田縣天潤現(xiàn)代農(nóng)業(yè)有限公司”的福建農(nóng)林大畢業(yè)生范煜、“大田縣王涵家庭農(nóng)場有限公司”的福建農(nóng)業(yè)職業(yè)技術學院畢業(yè)生蘇云捷、“福建省三明市大田縣果一樂水果店”的廈門嘉庚學院畢業(yè)生顏馨、“福建省三明市稷麥菽生態(tài)農(nóng)業(yè)有限責任公司”的福建工程學院畢業(yè)生陳勝江等7位創(chuàng)業(yè)者申報畢業(yè)生創(chuàng)業(yè)省級資助項目，全部獲得省上批準，不但超額完成市里下發(fā)給縣里的5個名額任務，還為全市全面完成該項申報做出了不小的貢獻。

3）服務機制創(chuàng)新。經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，賦予檔案 管理新的意義和內涵。首先，要處理好兩大關系：一是理清為公眾服務與為檔案服務的關系，主要要結合檔案工作的社會性、公益性和安全性等特性，合理選擇檔案服務的根本方向及工作方式方法，等等;二是理清檔案服務隊伍建設和干部隊伍建設的關系[4]，這是小與大的關系，局域與全局的關系。其次，要做好兩項工作：一是檔案 信息化。檔案信息化建設是大勢所趨，更是強化檔案管理的必然選擇。以大田縣為例，目前該縣已完成對全縣大中專畢業(yè)生庫存14251冊檔案基本信息的采集、錄入電腦，并上傳到三明市人力資源和社會保障局網(wǎng)，極大方便了流動人員的檔案查詢。二是拓展檔案資源。從廣義來說，檔案服務應該面對大眾，更要貼近實際、貼近需求，因此，作為基層人才中心服務單位更應該從服務機制層面，確保檔案資源的真實性、豐富性和可靠性，如：建立民生檔案利用體系，加強民生檔案開發(fā)，并圍繞民生檔案積極開展檔案服務。

4）服務方式創(chuàng)新。創(chuàng)新檔案服務方式，首先，要明確檔案的兩大社會功用：一方面是要滿足社會的需要，滿足人民大眾的現(xiàn)實需求;另一方面是能夠充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，為最廣泛的社會大眾提供網(wǎng)上咨詢、檔案轉遞、信息推送及其他個性化服務等多樣化服務。其次要做好三個動作：一是靠前服務。如：深入企業(yè)、深入基層一線，為企業(yè)做好政策宣傳和解釋工作;接待來電來訪流動人才，為其辦理查詢檔案、出具相關證明，歸檔等具體事項。2019年，該縣人才中心共接收檔案1328冊，轉出流動人員檔案565冊，并做好原改制單位人事代理人員工資檔案的核定等服務。二是主動服務。如：為做好就業(yè)見習工作，通過廣泛發(fā)動，制發(fā)文件等多種方式，讓政策深入人心。同時，通過深入就業(yè)見習單位調查走訪，最后遴選大田縣總院、大田縣婦幼保健院、大田縣貝貝幼兒園等3家見習單位進行就業(yè)見習崗位征集，2019年度共組織就業(yè)見習大中專畢業(yè)生15名，發(fā)放就業(yè)見習補助資金57600元。三是精準服務。精準服務是建立在檔案數(shù)據(jù)庫建設基礎上的實際創(chuàng)新。如：通過實行畢業(yè)生實名登記制度，辦理流動人才流入、流出等手續(xù)，協(xié)調解決人事檔案、職稱評定等一系列問題，形成在冊人員的檔案信息動態(tài)更新和整合匯總，所有材料均真實、準確、詳實、齊全，最后實現(xiàn)對畢業(yè)生就業(yè)信息的精準推送及企業(yè)需求信息的精準對接。如：做好離校未就業(yè)實名登記跟蹤服務工作，對2019年離校未就業(yè)實名登記畢業(yè)生進行電話了解就業(yè)情況，并通過咨詢組織部、團縣委、民政局、人武部等相關單位多方了解全縣三支一扶、志愿者、服務社區(qū)、村官、應征入伍等畢業(yè)生的實名登記情況，針對不接電話的畢業(yè)生我們通過發(fā)送短信方式讓他們了解招聘信息、就業(yè)幫扶政策。2019年省內高校畢業(yè)生282位跟蹤服務也已全部梳理，就業(yè)率達到99.29%。

5）人才隊伍創(chuàng)新。人才是第一資源，檔案服務的創(chuàng)新，本質上就是人才隊伍的創(chuàng)新。以檔案從業(yè)人員為例，主要要實現(xiàn)以下幾個方面創(chuàng)新：一是精神方面。作為檔案人員，愛崗敬業(yè)，才能保證對工作的專注和追求卓越;積極進取，敢為人先，才能敢于挑戰(zhàn)傳統(tǒng)、挑戰(zhàn)自我，善于總結，破舊迎新;求真務實，才能勇于探索，積極實踐，確保工作的高效率、高質量完成;二是道德方面。真正的人才是德才兼?zhèn)涞娜耍聻椴畔龋瑢τ跈n案管理來說，事關每一個在冊人員的重要而私密信息，稍有差池，都會帶來難以估量的負面效應和社會影響。三是能力方面。檔案人員個人學習能力是影響其做好工作、提供服務的基礎和保證，尤其是面對新形勢的新變化、新問題和新挑戰(zhàn)，只有善于學習，才能處變不驚，積極有為;工作能力是個人分析問題、解決問題的能力，這與個人的人生經(jīng)歷、知識儲備等因素有關。檔案管理及服務工作是繁瑣而細致的工作，檔案管理人員緊跟時代發(fā)展步伐，加強自我歷練，不斷提升自我，滿足現(xiàn)代檔案管理的需要，符合檔案服務的需求，時代社會的發(fā)展。

4 結語

綜上所述，檔案與每位公民緊密相連，無論是生活還是工作，都存在需要建立檔案、使用檔案的時候。在現(xiàn)代檔案管理當中，為了進一步提升檔案利用、保管等方面的效率和質量，檔案機構或部門則必須不斷結合時代發(fā)展需求及公民使用檔案的需求，增強檔案服務意識以及服務能力。對此，以上也展開了較為詳細的分析和探討，其中著重提出了關于增強服務意識及服務能力的措施，希望能夠在這方面能夠提供一些參考。

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作者簡介

郭寶珍（1972-），女，漢族，福建大田人，本科，大田縣人才中心主任，高級館員，福建省大田縣人力資源和社會保障局，研究方向：檔案管理。