基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理的現(xiàn)狀及分析

高艷芝 鄭元?jiǎng)P

摘 要：人事檔案作為基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)部人才資源的載體，做好人事檔案管理工作對(duì)于一個(gè)基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的發(fā)展尤為重要。通過(guò)人事檔案可以證實(shí)員工的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況，具有原始性、真實(shí)性和完整性，是第一手的參考材料?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，是歷史地、全面地了解識(shí)別人才和正確選用人才的基礎(chǔ)，是基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人力資源部門選人、用人最好的參謀和依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng);信息化

基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理在很長(zhǎng)一段時(shí)間延續(xù)著傳統(tǒng)的手工管理模式，然而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的飛速發(fā)展及普遍應(yīng)用，加之人事制度的不斷改革，這種手工管理模式在很大程度上已經(jīng)不能滿足人們的需要，信息化建設(shè)已成為所有基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 檔案管理的基本含義和意義

1）檔案管理的主要含義。從檔案管理得勁角度而言，人事檔案管理主要是以檔案為基礎(chǔ)，認(rèn)真展開(kāi)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)以及利用的工作。這些資料將會(huì)直接體現(xiàn)內(nèi)部員工以往的經(jīng)歷以及綜合表現(xiàn)，以個(gè)人為基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)組合在一起，以備考察的文件資料。一般來(lái)說(shuō)，幾乎所有資料都與員工的個(gè)人活動(dòng)有所聯(lián)系。

2）檔案管理的主要意義。衛(wèi)生院之所以進(jìn)行檔案管理，主要目的便是能夠?qū)T工自身的業(yè)務(wù)能力以及思想水平有所了解，以此為之后的人才儲(chǔ)備提供相應(yīng)的參照依據(jù)，進(jìn)而確保衛(wèi)生院的人力資源管理更具有效性特點(diǎn)。如此一來(lái)，衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的開(kāi)展將會(huì)更具戰(zhàn)略性特點(diǎn)，進(jìn)而推動(dòng)各項(xiàng)活動(dòng)順利進(jìn)行。

2 基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

1）對(duì)人事檔案管理認(rèn)知存在缺陷。盡管我們國(guó)家普遍衛(wèi)生院對(duì)于醫(yī)療技術(shù)建設(shè)有著比較高的重視程度，從而使得醫(yī)療質(zhì)量得到了全面提高。但從實(shí)際角度來(lái)看，其改造的部分基本上都以基礎(chǔ)設(shè)施為主，而行政層面的管理工作仍然十分落后。最具代表性的便是對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視。由于多方面因素存在，我國(guó)衛(wèi)生院并未意識(shí)到人事檔案管理的意義所在，同時(shí)也未能將其和人才建設(shè)以及醫(yī)療建設(shè)聯(lián)系在一起，進(jìn)而使得衛(wèi)生院自身的發(fā)展受到了諸多限制。

2）檔案管理的方法存在缺陷。當(dāng)前普遍衛(wèi)生院在進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，往往會(huì)將資金成本全部集中在設(shè)備層面，而對(duì)于信息化建設(shè)缺乏足夠重視。然而我們國(guó)家目前已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在多個(gè)領(lǐng)域之中得到了應(yīng)用，因此檔案管理同樣需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。但從目前來(lái)看，我國(guó)人事檔案管理的模式仍然極為陳舊，很難滿足廣大員工的實(shí)際需求。除此之外，一些衛(wèi)生院對(duì)檔案管理根本不重視，甚至還沒(méi)制定管理方案，制度也存在較大缺陷，進(jìn)而使得檔案管理缺少足夠的規(guī)范性和秩序性。

3）員工綜合能力較差。檔案管理本身屬于一項(xiàng)綜合性任務(wù)，需要員工自身有著較強(qiáng)的知識(shí)基礎(chǔ)以及實(shí)踐能力。然而目前我國(guó)普遍衛(wèi)生院內(nèi)部人才部分是臨時(shí)聘用，之后再進(jìn)行知識(shí)普及，使得自身管理水平十分有限。如此一來(lái)，檔案管理工作自然很難達(dá)到預(yù)期，存在諸多缺陷。

3 解決基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理工作措施分析

1）提高基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。檔案管理工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)知程度，是做好人事檔案工作的關(guān)鍵。要做好檔案管理工作，必須堅(jiān)決克服各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的“說(shuō)起來(lái)重要，抓起來(lái)次要，用起來(lái)需要，忙起來(lái)忘掉”的現(xiàn)象。尤其作為分管領(lǐng)導(dǎo)，要定期向檔案管理人員了解員工檔案工作情況，并積極幫助檔案管理人員在工作過(guò)程中遇到的問(wèn)題，形成“主要領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)抓，分管領(lǐng)導(dǎo)主要抓，管理人員具體抓”的良好工作環(huán)境。

2）開(kāi)拓材料收集渠道，豐富檔案內(nèi)容。人事檔案材料涉及面廣，收集渠道多，收集難度大。作為檔案管理部門要想系統(tǒng)、完整地收集一個(gè)員工的全部材料，用等、靠、要、送材料的方式已經(jīng)行不通了，一定要變被動(dòng)為主動(dòng)，千方百計(jì)找材料，想方設(shè)法要材料。全面完整地收集材料是做好人事檔案管理工作的前提和必備條件。可以從三方面著手：一是做好鑒定類、考核類、任免類等普遍材料的收集，采取經(jīng)常收集與定期收集相結(jié)合、重點(diǎn)收集與普遍收集相結(jié)合的方法，通過(guò)各種形式催要檔案材料，防止遺漏;二是做好職稱評(píng)定、年終表彰及員工審查、違紀(jì)處分等階段性材料的收集，確保檔案材料的全面性和完整性。同時(shí)，還要重點(diǎn)收集反映員工德、能、勤、績(jī)、廉等方面的材料，使人事檔案的使用價(jià)值和利用率得到明顯的提高;三是收集能夠反映個(gè)人職業(yè)道德、政治素質(zhì)、思想情操、工作作風(fēng)等方面的材料，特別是能夠體現(xiàn)人才智力、能力、水平、專長(zhǎng)、業(yè)績(jī)的材料。做好這三點(diǎn)，會(huì)使檔案內(nèi)容更加全面完整，使檔案的價(jià)值得到體現(xiàn)，利用率得到充分發(fā)揮。

3）建立完善的認(rèn)識(shí)檔案制度。要不斷健全和完善人事檔案收集制度、鑒別歸檔制度、查閱制度、檔案轉(zhuǎn)遞制度、保密制度等，并且認(rèn)真按照規(guī)定的制度和程序辦事。檔案管理人員要堅(jiān)決做到“五不查，四不借，三不轉(zhuǎn)”。即無(wú)介紹信不查、非正式黨員不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不查;四不借，即未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，親屬檔案不借;三不轉(zhuǎn)，即個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒(méi)有調(diào)令不轉(zhuǎn)，材料不全不轉(zhuǎn)。只有做到這些，才能有效提高檔案的準(zhǔn)確性和工作效率。

4）全面提高基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理者的素質(zhì)。做好基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)干部人事檔案管理工作，就必須提升人事檔案工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加大對(duì)人事檔案工作者的培訓(xùn)力度，有針對(duì)性和計(jì)劃性地舉辦培訓(xùn)班，組織檔案工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等法律、法規(guī)。通過(guò)學(xué)習(xí)切實(shí)提高檔案工作水平，培養(yǎng)出一支思想過(guò)硬、作風(fēng)扎實(shí)，樂(lè)于奉獻(xiàn)的綜合型檔案管理人員。

5）做好人員培訓(xùn)工作。單從衛(wèi)生院自身的角度而言，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，理應(yīng)時(shí)刻貫徹“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的基本原則。因此，衛(wèi)生院可以定期從行業(yè)中邀請(qǐng)一些知名人士，針對(duì)法律、醫(yī)療知識(shí)以及業(yè)務(wù)技能方面進(jìn)行宣講，以此完成培訓(xùn)工作。而對(duì)于最終的結(jié)果，同樣需要進(jìn)行認(rèn)真考核，以防培訓(xùn)最終流于形式。為了提升人員的積極性，還可以舉辦檔案知識(shí)比賽，將最終的比賽結(jié)果和員工的績(jī)效考核結(jié)合在一起，從而可以使得所有員工自身的積極性得到有效激發(fā)，變被動(dòng)為主動(dòng)，認(rèn)真投入到學(xué)習(xí)工作之中。除此之外，基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)還需要從實(shí)際情況入手，改進(jìn)早期集中授課的方式，通過(guò)分層的模式，促使培訓(xùn)活動(dòng)變得更具人性化特點(diǎn)，確保其更好地完成知識(shí)吸收。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著我國(guó)信息化水平的提高，基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的人事檔案管理工作需要通過(guò)開(kāi)放化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，提高自身的工作效率和質(zhì)量，更好地為社會(huì)服務(wù)，以此來(lái)提高基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的工作質(zhì)量和效率。同時(shí)，作為檔案管理者，也應(yīng)該抓住新時(shí)代新機(jī)遇，不斷創(chuàng)新發(fā)展，讓基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的人事檔案管理工作得到更好的提升，全力為基層醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的發(fā)展做好服務(wù)和保障。

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作者簡(jiǎn)介

高艷芝（1979-），女，漢族，檔案室，本科，檔案專業(yè)，主任，助理館員，費(fèi)縣衛(wèi)生健康局。

鄭元?jiǎng)P（1988-），男，漢族，辦公室，檔案專業(yè)，主任，助理館員，費(fèi)縣芍藥山衛(wèi)生院。