提高企業(yè)檔案管理歸檔率的方法

姚士國

摘 要：規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化作為保證新時期檔案信息最大化使用效率的基本原則經(jīng)過深入思考發(fā)現(xiàn)因缺乏規(guī)范性管理工作，難以保證歸檔效率，而過于陳舊的制度無法保證各項工作的有序開展。通過全面分析明確應(yīng)當(dāng)以完善檔案制度為主規(guī)范各項操作，以定期開展培訓(xùn)工作為輔助，提高檔案歸檔率，為企業(yè)檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;歸檔率;有效方法

歸檔作為檔案管理的基礎(chǔ)工作，整理、鑒別、存儲會提升檔案管理整體工作質(zhì)量，為企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展提供有利條件。存儲原始記錄、及時歸檔以為企業(yè)決策及相關(guān)規(guī)劃提供有效參考依據(jù)，為實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)奠定良好基礎(chǔ)。

1 企業(yè)檔案管理歸檔中存在的問題

1.1 缺乏規(guī)則意識

以正確認(rèn)知提升檔案管理效力，客觀反映企業(yè)在檔案管理工作中存在的問題，對于檔案管理成效而言，正確意識的建立與其有著十分重要的關(guān)系。企業(yè)在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中依據(jù)其實際情況總結(jié)發(fā)現(xiàn)因未能正確認(rèn)知歸檔管理的實質(zhì)含義，因缺乏對正視與關(guān)注使得現(xiàn)有檔案管理工作過為單一。除此之外，檔案管理人員未以發(fā)展眼光看待檔案管理工作，而缺乏重視使得檔案管理歸檔工作效率難以保障。

1.2 盲目催收加大規(guī)的難度

綜合辦公室作為檔案收發(fā)工作的主要部門，只有以相互協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌共進(jìn)的方式才能保證檔案管理檔案歸檔工作的有序開展。而就現(xiàn)階段而言，未依據(jù)企業(yè)制度進(jìn)行收發(fā)與催辦，使得制度在執(zhí)行過程缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性、工作缺乏嚴(yán)密性。各基層單位的檔案文件極為散亂，加劇檔案歸檔難度。

1.3 檔案載體形式過多，加大工作難度

越發(fā)多元的經(jīng)濟活動及頻繁的對外交流，使得檔案管理歸檔工作內(nèi)容也在逐步增加，而多樣化檔案形式未得到重視，使得其在工作過程中僅以常規(guī)性操作進(jìn)行處置，而加大檔案管理歸檔難度。

2 提高企業(yè)檔案管理歸檔率的方法

2.1 明確目標(biāo)突破重點 構(gòu)建交流平臺

保障企業(yè)經(jīng)濟效益與社會價值作為原始檔案的實質(zhì)，其不僅能夠為企業(yè)經(jīng)營決策提供重要參考依據(jù)，還能夠推動其業(yè)務(wù)拓展、擴大現(xiàn)有規(guī)模，正確理解“管理無小事”的內(nèi)涵，避免因輕視或忽視造成經(jīng)濟損失。秉承有序管理原則，明確各項工作內(nèi)容，提升目標(biāo)規(guī)劃的合理性與適宜性，預(yù)設(shè)工作重點、難點，分解日常工作內(nèi)容，重新整理無序文件，結(jié)合現(xiàn)代化管理內(nèi)容，采取規(guī)范操作，保證管理工作質(zhì)量，節(jié)省檔案查詢時間。在歸檔、移交工作中歷史檔案的整理需要設(shè)置獨立內(nèi)容，積極與各級部門溝通，提質(zhì)增效，溝通交流渠道的搭建能夠提升整體工作效率，以及時跟蹤、公布等方式推進(jìn)檔案管理工作，全面貫徹現(xiàn)代化檔案整理方法，明確目標(biāo)突破重點，以專業(yè)技術(shù)操作、總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗，營造良好的日常工作氛圍。

2.2 完善檔案歸檔制度 圍繞增益服務(wù)

現(xiàn)階段，大多數(shù)企業(yè)檔案管理工作者并非專業(yè)人員，而這也在無形中加大管理難度，無法保證整體歸檔效率，完善企業(yè)組織架構(gòu)依據(jù)其業(yè)務(wù)特點內(nèi)容實現(xiàn)多檔案建立制度，以提升整體工作的實效性，以指導(dǎo)性內(nèi)容優(yōu)化組織架構(gòu)體系，只有全面了解與掌握相關(guān)內(nèi)容，明確劃分檔案文件范圍為后續(xù)工作提供有利條件。在收集相關(guān)文件時應(yīng)當(dāng)依據(jù)職位及信息輸出的不同選擇適宜的辦法進(jìn)行處置，為相關(guān)活動提供重要參考依據(jù)，在檔案管理中，檔案庫存量作為其中的重要問題，只有檔案管理部門協(xié)同合作才能提升歸檔率，規(guī)范檔案管理工作，以推進(jìn)企業(yè)各項工作的有序開展。收集檔案、及時整理其中散亂的內(nèi)容，劃分重點與難點，充分了解檔案特征，查找其中存在的問題以分批整理、移交的方式優(yōu)化整體工作?？茖W(xué)的管理方法能夠充分調(diào)動管理人員的積極性，通過參觀學(xué)習(xí)、共同交流等方式為日常檔案管理工作提供指導(dǎo)性建議，整理各級檔案時以收集、整理為主總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗，以互幫互助，提升檔案管理增益服務(wù)效果。

2.3 規(guī)范檔案管理程序 樹立歸檔意識

貫徹落實檔案法規(guī)條例開展宣傳推廣活動，以有效舉措全面落實檔案管理內(nèi)容，使得企業(yè)工作人員能夠正確理解與積極學(xué)習(xí)相關(guān)內(nèi)容，從而提升檔案工作指導(dǎo)效率。除此之外，對于檔案管理制度的應(yīng)用應(yīng)當(dāng)依據(jù)企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展的實際情況及其未來發(fā)展方向為主，在崗位責(zé)任制制度建立過程中以科學(xué)合理為原則，提升整體歸檔率。另外，還應(yīng)當(dāng)形成企業(yè)聯(lián)合機制，通過定時匯報的方式創(chuàng)新檔案管理內(nèi)容，規(guī)范檔案管理程序，樹立歸檔意識，加大資金投入力度，進(jìn)一步推動企業(yè)檔案管理工作能夠得到確切落實，提升檔案歸檔率。

2.4 定期開展教育培訓(xùn) 提升業(yè)務(wù)能力

政治素養(yǎng)作為檔案管理工作人員的必備修養(yǎng)之一，其應(yīng)當(dāng)在日常工作中積極學(xué)習(xí)，通過了解與掌握檔案管理的實質(zhì)性內(nèi)容，提升自身的業(yè)務(wù)能力。日益多樣的檔案類型，使得現(xiàn)有檔案載體內(nèi)容也越發(fā)多元，而不斷變化的檔案管理方法與管理途徑在無形中加大檔案管理工作的難度，而為迎合新時期檔案管理需求應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，掌握理論性內(nèi)容，通過學(xué)習(xí)與鍛煉提升自身實踐能力。企業(yè)定期開展培訓(xùn)活動，通過平臺搭建為但管理工作人員提供學(xué)習(xí)機會，不僅學(xué)習(xí)新知識還能夠深化原有理論基礎(chǔ)，進(jìn)而優(yōu)化整體技能，提升歸檔質(zhì)量，保證企業(yè)檔案管理工作水平。僅依靠檔案管理工作實現(xiàn)理想的歸檔率是不切實際的，而企業(yè)各級部門只有統(tǒng)籌配合，充分發(fā)揮溝通連接作用，實現(xiàn)資源共享，以保證其業(yè)務(wù)方向的正確性，提升業(yè)務(wù)能力。引導(dǎo)工作的開展在于知識培訓(xùn)與交流活動，通過定期開展教育培訓(xùn)進(jìn)一步深化檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平。

2.5 重視管理源頭導(dǎo)向 強化指導(dǎo)水平

為提升企業(yè)歸檔率，在檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)監(jiān)督與管理檔案的產(chǎn)生及其實際使用效果，以根源為切入點，對現(xiàn)有工作程序進(jìn)行優(yōu)化與完善，提升管理的規(guī)范性與嚴(yán)格性?，F(xiàn)階段，內(nèi)部形成與外部形成作為重要檔案所產(chǎn)生的基本渠道，申報材料、合同等內(nèi)容應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間進(jìn)行歸檔，并以嚴(yán)格管理方式提升整體工作的規(guī)范性與系統(tǒng)性。歸檔狀況的填寫應(yīng)當(dāng)在臺賬表格后方進(jìn)行備注，針對無法及時歸檔或超出期限歸檔等問題，及時調(diào)取整理并在第一時間標(biāo)明原因，使得后續(xù)工作能夠依據(jù)其去向及時間進(jìn)行處置。檔案管理部門在月底時應(yīng)當(dāng)核實現(xiàn)有存檔狀況，依據(jù)其實際內(nèi)容及數(shù)量進(jìn)行篩選與核對，而外部形成檔案材料的內(nèi)容則過于寬泛，只需保證其整體的完整性與全面性，即能夠約束及控制文件的規(guī)范使用。通過分析、總結(jié)、歸納現(xiàn)有數(shù)據(jù)，提升檔案歸集的效果[1]。在匯編基礎(chǔ)性材料的同時應(yīng)當(dāng)及時查閱相關(guān)資料，保證其所體現(xiàn)的內(nèi)容符合現(xiàn)階段的實質(zhì)情況，為增強檔案管理工作效率重視資料匯編工作，降低因外界因素影響而產(chǎn)生的損失。信息化服務(wù)的開設(shè)能夠提升企業(yè)檔案管理工作的便捷性，保障整體運營成效，落實檔案信息化管理工作提升整體效率與水平保障管理質(zhì)量。以知識經(jīng)濟為背景，重視信息資源的應(yīng)用作為現(xiàn)階段的主要形式，充分發(fā)揮知識管理效率，推動企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。報告應(yīng)當(dāng)以檔案管理為基礎(chǔ)，重視內(nèi)容科學(xué)性與合理性，充分挖掘檔案管理中的隱藏價值，提升資源使用率，保障各項工作的有效性。以信息化、規(guī)范化檔案管理工作優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理效力，樹立正確的歸檔意識，提升檔案歸檔率。完善檔案管理制度，合理應(yīng)用相關(guān)措施，提升工作效果，正確認(rèn)知檔案管理與歸檔的重要性，強化指導(dǎo)水平支持各項工作，以實現(xiàn)信息最大化流通。

3 總結(jié)

信息資源以檔案為載體為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供重要參考依據(jù)。而知識管理作為檔案管理的實質(zhì)，應(yīng)當(dāng)在利用信息資源的同時保障其安全性，在開展各項服務(wù)時以規(guī)范性操作保證信息流通的安全性，提升歸檔率，熟練掌握檔案信息化管理等方式，實現(xiàn)資源共享，為推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定扎實基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]張靜.淺析提高企業(yè)檔案管理歸檔率的方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（05）：113-114.