檔案利用過程中存在的部分問題及相關建議

李平

摘 要：在社會發(fā)展過程之中，檔案對于整個社會發(fā)展具有重要的參考價值，這使得檔案資源利用愈來愈受到重視。本文以檔案利用為分析對象，首先介紹檔案信息資源開發(fā)利用的重要性，接著分析了檔案利用過程中存在的部分問題，最后論述了完善檔案利用的相關建議，以提升檔案利用效率，將檔案資源的價值充分發(fā)揮出來。

關鍵詞：檔案;利用;對策

檔案可以真實記錄社會發(fā)展軌跡，在推動社會發(fā)展方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。隨著信息化建設步伐不斷推進，整個社會對于信息需求會越來越大，而檔案作為一種信息資源，它也必然會發(fā)揮出重要的作用和價值。檔案利用也愈來愈受到關注。

1 檔案資源開發(fā)利用的重要性

第一，社會經(jīng)濟發(fā)展的客觀需要。檔案資源不僅僅是一種信息資源，它也是非常寶貴的社會資源，檔案信息包含有許多重要內(nèi)容，可以為社會經(jīng)濟發(fā)展提供一手資料，因此加強檔案資源開發(fā)利用十分必要。第二，體現(xiàn)檔案自身價值。檔案信息的價值具有隱蔽性特點，因此需要加大開發(fā)力度，不斷挖掘潛在價值。為了最大程度挖掘檔案信息資源中的經(jīng)濟效益和社會效益，檔案管理機構需要加快檔案信息資源開發(fā)，使其潛在價值得以充分挖掘，以便可以為社會發(fā)展作出貢獻。

2 檔案利用過程中存在的部分問題分析

2.1 檔案利用率有待提升

第一，利用形式相對傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新。目前，很多檔案利用都是以事實性利用為主，很少會進行知識性利用，研究型利用更是少之又少。在利用過程之中，由于缺乏科學管理系統(tǒng)，缺乏深層次開發(fā)利用，每一次利用都是根據(jù)原有目錄尋找原始資料，而這種方式使得檔案利用效率不高。因此，當前檔案利用應當結合信息技術進行改進，這樣才能最大程度提高檔案利用效率。第二，檔案利用形式比較保守。目前，大部分檔案利用都是以查詢或者借閱方式為主，依舊采用傳統(tǒng)服務思維，過于追求保護檔案的秘密。在新時期，檔案利用可以在法律法規(guī)允許框架下探索靈活多變的利用模式，充分挖掘檔案潛在價值，提高檔案利用率[1]。除了觀念保守之外，檔案管理機構的網(wǎng)絡化設施不夠成熟，無法為檔案利用提供有效保障，最終也會影響檔案利用。

2.2 檔案信息化建設滯后

第一，檢索體系開發(fā)較為滯后。在檔案利用之時，檔案利用效率與檢索工具體系開發(fā)存在著非常密切的聯(lián)系，一套完善的檢索體系可以提高檔案信息利用效率，可以將相關信息完整呈現(xiàn)在用戶面前。但是，當前大部分檔案保存機構都缺乏有效檢索工具，最終會使得檔案服務質量受到影響。第二，數(shù)字化程度有待提升。當前，人民日益增長的查詢需求和落后網(wǎng)絡水平之間的矛盾變得較為突出，很多管理機構的計算機硬件設施不夠足，軟件設備沒有及時更新，甚至有一些檔案保存機構只設置有一臺電腦提供咨詢檢索服務。與此同時，當前檔案目錄體系建設也不夠完備，很多目錄體系只存在于一級目錄之中，二級目錄建設相對較少，三級目錄建設更是少之又少，使得檔案利用數(shù)字化進程受到影響。

2.3 網(wǎng)絡化進程緩慢

第一，檔案網(wǎng)站內(nèi)容相對稀少。當前，大部分檔案網(wǎng)站主要是介紹檔案服務部門職責，介紹內(nèi)部分工，介紹檔案查閱流程等相關信息，很少會為用戶提供檢索工具以及在線查詢功能[2]。例如，在某些檔案管理機構導航欄中，導航欄中只有單獨政務公開內(nèi)容，而公開內(nèi)容中主要是包含有部門分類以及在崗人數(shù)。第二，后續(xù)維護工作進展比較緩慢。在當前已經(jīng)建成的檔案服務網(wǎng)站之中，很多網(wǎng)站長期沒有進行有效維護，一些損壞的鏈接沒有進行修復，這也使得檔案網(wǎng)站中的很多鏈接無法正常使用，為用戶利用檔案信息帶來了極大不便。第三，導航欄目設置不夠科學。當前，雖然有些網(wǎng)站設置了查詢功能，但是查詢功能體驗度較差，查詢所獲得的信息都是一些零散信息，沒有將信息完整展現(xiàn)在廣大用戶面前。

2.4 檔案館人員需加強檔案利用服務

第一，工作人員檔案利用意識不到位。對于任何一件事情來說，工作人員態(tài)度對于事物發(fā)展都具有非常重要的作用，會影響著事物發(fā)展水平。當前，很多檔案工作人員并沒有認識到檔案利用對于整個社會的重要意義，工作人員的檔案利用意識較為淡薄，這也在一定程度上影響了檔案利用率。在一些工作人員看來，檔案只要確保沒有丟失即可，根本沒有任何檔案利用意識，也沒有發(fā)現(xiàn)檔案中所存在的巨大價值。第二，檔案工作人員信息組織能力不強。在檔案管理工作之中，很多檔案管理人員信息組織能力較差，例如缺乏專業(yè)檢索技能，沒有掌握正確的檔案分析方法，很多檔案文獻都沒有進行編研。

3 完善檔案利用的相關建議

3.1 提高檔案利用率

第一，轉變服務方式，加強主動型服務。為了增強檔案利用效率，檔案服務人員需要采用積極主動服務模式，需要拋棄以往坐等上門的消極服務意識。為此，檔案工作者可以針對市場需求主動提供服務，可以通過廣泛而又深入調研了解不同使用者的真實利用需求，提供多種不同信息利用方式，編撰一體化的檢索工具，打造高效檢索系統(tǒng)，提高自身主動服務能力。第二，加強服務支撐，提高利用效率。為了提高服務效率，檔案管理機構還需要完善各種硬件軟件設施。在硬件方面，檔案管理機構需要增加網(wǎng)絡設備以及電腦配置數(shù)量和質量，在軟件方面需要進一步開發(fā)智能化檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化信息網(wǎng)絡檢索服務，提升檔案利用效率[3]。

3.2 完善檔案信息服務內(nèi)容

第一，不斷豐富檢索工具。為了增強檔案利用效率，檔案工作人員需要不斷豐富檢索工具，可以根據(jù)檢索范圍、編制方法、功能以及形式等各方面標準來完善檢索。例如，根據(jù)檢索范圍，檔案管理機構可以分為專題范圍、檔案館范圍、館際檢索范圍和全領域檢索范圍，以便可以檢索出有用信息，為用戶提供高效檔案利用服務。第二，增加服務內(nèi)容。為了提高檔案利用效率，檔案管理機構可以通過技術加強檔案內(nèi)容聯(lián)系，可以實現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡化，同時可以設置檔案資源網(wǎng)絡導航功能，提高數(shù)字化檢索利用效率，開展各種各樣的檔案咨詢服務。

3.3 加快檔案網(wǎng)絡化發(fā)展步伐

第一，豐富檔案利用服務形式。為了滿足用戶檔案利用需求，檔案網(wǎng)站除了為用戶提供各種在線檢索服務之外，檔案網(wǎng)站還可以為用戶提供無償打印、無償下載、無償傳真、無償轉載、訂閱等各種各樣的服務，以便可以提升檔案利用質量。第二，強化網(wǎng)站后續(xù)維護工作。為了充分利用檔案，檔案管理機構需要加強檔案網(wǎng)站維護工作，加強網(wǎng)站內(nèi)容更新頻率，同時需要刪除錯誤或者失效的信息，填補空白，提供在線檢索服務，以便提升檔案管理使用效率。

3.4 提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)

為了提升檔案利用質量，檔案管理機構還需要進一步提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)，加強工作人員利用意識，使工作人員可以主動為用戶提供各種各樣的利用信息，同時還需要進一步加強工作人員信息組織能力，使他們具有良好檔案分析技巧，提高檔案文獻編撰質量，及時為用戶提供高質量信息，方便用戶利用。

4 結語

綜上所述，為了增強檔案利用效率，檔案管理機構需要提高檔案利用率，完善檔案信息組織內(nèi)容，完善檔案網(wǎng)絡化建設步伐，提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)，增強檔案利用效率。

參考文獻

[1]趙善棟.了解檔案利用需求 提高檔案服務水平[J].辦公室業(yè)務，2019（06）：137-138.

[2]華信輝，尚季芳.甘肅省檔案館檔案利用述論[J].檔案學研究，2019（03）：98-105.

[3]焦丹瓊.關于優(yōu)化檔案利用服務工作策略的思考[J].教育教學論壇，2019（35）：92-93.