淺談高中學(xué)校檔案管理與工作效率的提升

馬文利

摘 要：對于高中學(xué)校來說，做好檔案管理工作有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文對高中學(xué)校檔案管理存在的問題進(jìn)行簡要的分析，并針對性的提出提升學(xué)校檔案管理工作與工作效率的方法，從而為檔案管理工作的開展盡綿薄之力，希望對一線檔案管理人員來說有一定借鑒意義。

關(guān)鍵詞：高中;檔案管理;效率

學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容之一就是學(xué)校檔案，學(xué)校檔案見證了學(xué)生在校期間的各方面表現(xiàn)，是學(xué)生將來步入社會的寶貴資料和財富。目前傳統(tǒng)的檔案管理理念和方法已經(jīng)不適用于信息時代的發(fā)展要求，所以需要急迫的進(jìn)行改革，提高高中檔案管理質(zhì)量，增強(qiáng)校園運(yùn)行水平，這有利于學(xué)校的長期穩(wěn)定發(fā)展。

1 高中學(xué)校檔案管理與工作問題

1）對檔案重要性認(rèn)識有待提升。受傳統(tǒng)教育理念的影響，高中學(xué)校的注意力一般都是放在提高學(xué)校重點(diǎn)本科升學(xué)率方面，而對學(xué)生的個性化發(fā)展沒有投入太多精力，缺乏對檔案管理作用的認(rèn)知，對檔案重要性認(rèn)識有待提升。高中檔案主要是記錄了學(xué)生在高中期間的各種表現(xiàn)和成績，例如學(xué)生的學(xué)業(yè)情況和有關(guān)思想道德品質(zhì)方面，這對學(xué)校管理和開展教學(xué)活動有促進(jìn)作用。在實(shí)際高中學(xué)校檔案管理過程中，部分學(xué)校并沒有對檔案管理工作給予高度重視，導(dǎo)致整個管理工作處于滯后狀態(tài)，人力、物力以及資金投入力度也比較小，這些對于高中檔案管理工作今后順利開展都是十分不利的。

2）缺乏完善的檔案管理制度。高中學(xué)校大多都在長期的工作中建立起了基本的工作制度，但一些制度由于沒有及時更新，已經(jīng)無法滿足工作的需要，與當(dāng)今的工作實(shí)際相脫節(jié)。當(dāng)今對于學(xué)校檔案的管理已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，因此，就應(yīng)建立起有關(guān)信息化檔案管理的機(jī)制和規(guī)范。但從實(shí)際來看，一些學(xué)校還沒有做到與時俱進(jìn)，沒有跟隨工作的調(diào)整來建立相應(yīng)的制度，因此，一些工作環(huán)節(jié)仍處在沒有依據(jù)的狀態(tài)，不能有效地防范一些問題，影響了工作開展的實(shí)效性。

3）各部門配合度較低。對高中學(xué)校的檔案管理工作進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)大部分學(xué)校會將檔案管理工作交給學(xué)校的檔案室開展，這在很大程度上，會使學(xué)校其他部門人員并不明確檔案管理工作的內(nèi)容和重要性，還會認(rèn)為檔案管理工作只是檔案室的問題，一遇到與檔案管理工作相關(guān)的任務(wù)就會移交給檔案室，從而無法默契配合檔案室完成檔案管理工作，這就使得其他部門人員在工作中對檔案管理工作呈現(xiàn)出漠不關(guān)心的態(tài)度。從檔管理工作的實(shí)際情況來說，這一工作本身就具備了很強(qiáng)的系統(tǒng)性，這一系統(tǒng)性對各部門的配合度有著很高的要求，需要學(xué)校的各個部門共同努力做好相互配合，才能保障檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

4）存在管理人員匱乏的問題。在當(dāng)前由于不少的高中學(xué)校并不重視檔案管理工作，因此檔案管理崗位上有很多兼職人員，這些兼職人員的管理專業(yè)能力比較差。而兼職人員主要由校外大學(xué)生或者校內(nèi)的任課教師所擔(dān)任著，這些兼職人員不僅缺乏專業(yè)的管理知識，還難以全身心的投入到管理工作當(dāng)中，只是簡單的完成一些檔案的挑揀工作，無法做好細(xì)致分類工作，從而會影響到檔案管理的效率與質(zhì)量。

2 高中學(xué)校檔案管理與工作效率的提升

1）提高檔案管理工作意識。對高中的檔案管理工作進(jìn)行分析，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前有許多檔案管理部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)以及高中教師本身所具備的檔案管理意識并不高，重視程度也比較低，這在一定程度上成為阻礙檔案管理工作效率和質(zhì)量提升的重要因素之一。由此可見，學(xué)校想要提升檔案管理水平和工作效率，就需要提升教職工的檔案管理意識，而檔案管理意識主要包括了服務(wù)意識和進(jìn)取意識以及開放意識，從這些方面對教職工進(jìn)行培育，以此來激發(fā)教職工對檔案管理工作的支持和熱情，為檔案管理工作的順利開展起到推動作用。對此，學(xué)校可以采取宣傳的方式，對檔案管理的意義進(jìn)行宣傳，讓教職工正確了解檔案管理工作和檔案的重要性，讓教職工認(rèn)識到檔案如果出現(xiàn)丟失和殘缺的問題后，會對學(xué)校和教師以及學(xué)生帶來哪些損失，通過普及知識來提升教職工對檔案管理的重視。

2）提升檔案管理工作人員的專業(yè)技能。在信息化時代下，檔案管理工作也要緊跟時代的腳步，積極將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，以此來提升檔案管理工作的效率和整體質(zhì)量。這時學(xué)校就需要提升到管理人員的專業(yè)技能，只有這樣才能充分的將信息化技術(shù)的價值發(fā)揮出來，對此，學(xué)校要提升重視力度，通過加大培訓(xùn)和嚴(yán)格招聘與定期考核等方式，提升檔案管理人員應(yīng)用信息化技術(shù)的熟練性和專業(yè)性，只有這樣才能從整體上提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。檔案管理工作對工作人員有著多方面的要求，不僅要具備專業(yè)的技術(shù)應(yīng)用能力，還要具備縝密的思維和良好的職業(yè)道德，在明確要求的基礎(chǔ)上學(xué)校才能有方向的培訓(xùn)和招納工作人員。在信息時代下，通過建立并完善信息管理系統(tǒng)，將這一系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，可以真正實(shí)現(xiàn)文件的生成和傳送的一體化管理當(dāng)中，這在很大程度上大大減少了人工的工作量，省去了文件打印和裝訂以及粘貼的工作環(huán)節(jié)，還有效降低了紙質(zhì)資源的浪費(fèi)，對學(xué)校來說有著節(jié)省成本的好處。并且應(yīng)用信息化技術(shù)，還能夠隨時隨地的對文件進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)快速檢索和插入，這對提升工作效率與質(zhì)量有著很大的幫助。在明確信息化技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，相關(guān)管理人員就需要通過努力學(xué)習(xí)，來提升自身應(yīng)用計算機(jī)的能力，通過利用計算機(jī)技術(shù)對文本檔案信息進(jìn)行電子加密，為學(xué)校和用戶提供更好的服務(wù)體驗(yàn)。

3）完善管理制度，提升檔案管理的規(guī)范化。管理制度是保障管理工作規(guī)范發(fā)展的重要依據(jù)，通過完善管理制度，讓管理的各項(xiàng)工作能夠有法可依。對此，學(xué)校與檔案管理部門要建立在自身實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，對檔案管理制度進(jìn)行完善。在完善檔案制度的過程中，還需要根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定，對檔案管理的工作制度和規(guī)章制度以及日常管理制度和獎懲制度進(jìn)行完善，以此來確保管理制度內(nèi)容的詳細(xì)和具體，在檔案管理制度中要明確檔案管理人員的職責(zé)范圍與工作目標(biāo)。除此之外，學(xué)校還需要完善歸檔制度和收集制度，更加嚴(yán)格化的開展檔案收集工作，以此來確保檔案材料具備利用價值。例如：在檔案管理工作當(dāng)中，管理人員要做好定期檢查檔案的工作，這一檢查工作主要包括保證管理室的整潔和干凈，對進(jìn)出人員進(jìn)行嚴(yán)格登記和把控，以此來確保檔案信息的完整性與保密性。學(xué)校通過完善檔案管理的規(guī)章制度，來提升檔案工作的規(guī)范化，只有這樣才能從流程上提升檔案管理工作的科學(xué)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。

4）加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，以此來提升檔案的利用率。對檔案管理工作來說，主要包括檔案的收集、分類和裝訂以及后期的管理工作等等，而這些工作都需要學(xué)校的多個部門共同完成的，對此，學(xué)校要設(shè)置相應(yīng)的專職檔案員，來負(fù)責(zé)完成各環(huán)節(jié)的內(nèi)容。而當(dāng)前學(xué)校的管理工作呈現(xiàn)出部門之間相脫離的現(xiàn)象，這一現(xiàn)象會直接影響檔案管理工作的效率和審核力度。對此，學(xué)校要加強(qiáng)部門之間的聯(lián)系，通過多個部門的良好配合，提升部門之間的默契度，這樣才能提升檔案管理工作的效率和檔案的利用率。

3 結(jié)語

檔案工作在一定程度上直接影響了高中學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展，對此學(xué)校要提升對檔案管理工作的認(rèn)識和重視，通過完善管理制度、努力提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)、創(chuàng)新管理方法，來提高檔案管理工作的效率和整體水平。除此之外，還要積極將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中，以此來提升檔案管理工作的信息化和規(guī)范化，推動檔案管理工作朝著新方向不斷前進(jìn)。

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