關(guān)于高校檔案管理信息化建設(shè)的思考

張子義

科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息化時(shí)代已然到來，老舊式檔案管理模式已經(jīng)難以滿足社會(huì)發(fā)展需求。高校檔案信息是現(xiàn)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中的重要資源形式，與此同時(shí)，也是社會(huì)軟實(shí)力的有力彰顯，所以說高校檔案信息化發(fā)展是大勢(shì)所趨。本文從實(shí)際角度出發(fā)，對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)方案予以詳細(xì)分析和闡述。

社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，高校檔案管理方式層面的變化可謂天翻地覆，由傳統(tǒng)管理模式慢慢朝著信息化方位轉(zhuǎn)變。信息化技術(shù)融入到高校檔案管理工作中來，提升了后者工作的有效性和便捷性，不僅如此，也相對(duì)推動(dòng)了檔案管理工作未來的可持續(xù)發(fā)展，所以做好高校檔案管理信息化建設(shè)，就顯得尤為關(guān)鍵和重要。

1 高校檔案管理信息化內(nèi)涵分析

我們通常所說的檔案管理信息化建設(shè)，便是在檔案管理階段內(nèi)，使得檔案信息達(dá)成集接受、傳遞、存儲(chǔ)、共享于一體的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作手段，之后對(duì)檔案資源予以高效配置和科學(xué)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)真正意義上的社會(huì)性檔案信息全面共享，由此來強(qiáng)化檔案信息本身利用效率和服務(wù)質(zhì)量。

高校檔案管理信息化，即為最大限度上借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等模式，針對(duì)高校檔案信息資源予以收集和管理以及開發(fā)利用的一個(gè)過程，期間要求檔案信息務(wù)必要實(shí)現(xiàn)高度共享。關(guān)于高校檔案信息化管理內(nèi)涵，以下將作出幾點(diǎn)闡述：首先是對(duì)高校檔案資源予以透徹開發(fā)，隨之將數(shù)字化技術(shù)視為基本媒介，循序漸進(jìn)達(dá)成高校檔案信息資源數(shù)字化發(fā)展格局;其次是科學(xué)有效的使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，讓高校內(nèi)部相關(guān)檔案業(yè)務(wù)管理活動(dòng)可以完成自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，并且可以一體化進(jìn)行對(duì)接收、傳遞和存儲(chǔ)以及瀏覽等工作的處理;再者是使用網(wǎng)絡(luò)即時(shí)進(jìn)行檔案信息資源交流共享，最大限度上彰顯出高校檔案信息資源的核心價(jià)值和意義;最后是高校檔案管理信息化不能一蹴而就，是一個(gè)由淺入深、由點(diǎn)及面的行進(jìn)過程，高校檔案管理信息是信息技術(shù)普及和不斷應(yīng)用的一個(gè)過程，與此同時(shí)，也是對(duì)信息資源進(jìn)行有效開發(fā)和利用的一個(gè)過程，高校檔案管理信息化發(fā)展便代表著信息服務(wù)的發(fā)展效力，是信息活動(dòng)日漸延伸的一個(gè)過程。

2 高校檔案管理信息建設(shè)的意義所在

2.1 資源共享性體現(xiàn)

需知，高校檔案管理信息化涵蓋了資料存取功能以及檔案服務(wù)功能，并且和國際網(wǎng)絡(luò)之間達(dá)成了相互連接，所以便為高校內(nèi)部和社會(huì)上的網(wǎng)絡(luò)用戶提供多累數(shù)據(jù)可文獻(xiàn)資源檢索服務(wù)和咨詢服務(wù)，資源共享優(yōu)勢(shì)突出，方便大家去掌握最新學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)。

2.2 安全實(shí)效性突出

高校檔案管理信息化，可以保障檔案資料保存的完整性和安全性。因?yàn)楦咝n案資料都需要長久保存，旨在提升存儲(chǔ)環(huán)境質(zhì)量且防止文檔受損，每年都要支出大額檔案保管經(jīng)費(fèi)，再加上要反復(fù)的翻看檔案，這就在無形之中造成了檔案受損和丟失情況出現(xiàn)，不利于文檔保管和利用。處在數(shù)字化的運(yùn)作模式下，校內(nèi)檔案資料通過數(shù)字信息轉(zhuǎn)換模式會(huì)永久保存到電腦里，就算原件損壞和丟失，這些珍貴信息資料也不會(huì)丟失。因?yàn)闄n案查閱通常都在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，所以檔案原始資料受損可能性便會(huì)大大降低。

2.3 服務(wù)有效性彰顯

高校檔案管理信息化操作，可以穩(wěn)步提升檔案工作效率和管理質(zhì)量。高校檔案管理數(shù)字化模式形成，一改往日傳統(tǒng)老舊套路，持續(xù)推進(jìn)了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程。檔案數(shù)字化管理讓高校檔案存儲(chǔ)和查詢以資料借閱等工作變得愈加的高效和穩(wěn)定，基于此，穩(wěn)步提升高校檔案管理工作效率和整體水準(zhǔn)。應(yīng)該了解到，檔案管理信息化實(shí)則是學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)中的必備要素，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展和完善，加之當(dāng)下辦公自動(dòng)化不斷普及，近些年產(chǎn)生了綜合性的電子文件和檔案類型，所涉內(nèi)容繁多，其囊括了高校教科研相關(guān)內(nèi)容以及學(xué)校管理內(nèi)容等，這樣一來，學(xué)校檔案載體不再是以紙質(zhì)媒介為主，磁性載體和光介質(zhì)載體相繼進(jìn)入大眾視野，到現(xiàn)在形成了多元化載體并存格局?；谏鲜鏊裕咝n案管理工作要同樣的基于信息化平臺(tái)來運(yùn)作，對(duì)數(shù)字化信息資源予以接收和整理以及存檔等。

3 現(xiàn)存問題闡述

現(xiàn)在，高校檔案管理工作是全國各大高校管理工作中的重要組成部分，當(dāng)前時(shí)代是信息化時(shí)代，旨在全面推動(dòng)學(xué)校管理建設(shè)工作的發(fā)展進(jìn)程，很多學(xué)校都開始進(jìn)行檔案管理工作改進(jìn)和創(chuàng)新，但是還是存在一些弊病，包含著主客觀兩個(gè)方面。

3.1 工作人員素養(yǎng)低下、工作能力不達(dá)標(biāo)

部分高校中的檔案管理人員，一般情況下均以臨時(shí)聘任為主，這些人員尚未經(jīng)過專業(yè)檔案知識(shí)、技能層面的培訓(xùn)，不了解檔案管理工作的具體操作流程以及相關(guān)注意事項(xiàng)，也沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性與內(nèi)涵，大都自作主張，根據(jù)自己的思維模式來管理檔案，這樣便會(huì)造成信息的丟失和不完備情況出現(xiàn)。學(xué)校方面沒有對(duì)檔案管理人員重要性加以認(rèn)知，另外，檔案工作資金投入顯著不足，不重視對(duì)檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)和深造，導(dǎo)致了工作人員掌握的技能和學(xué)識(shí)滿足不了檔案工作需求和未來學(xué)校發(fā)展需求。

3.2 校內(nèi)檔案管理設(shè)施陳舊、技術(shù)服務(wù)水平差

檔案管理工作實(shí)踐流程中，國內(nèi)各地區(qū)院校的差異主要體現(xiàn)在地區(qū)差異上，也就是南北方的差異，南方高校管理水平普遍優(yōu)于北方高校管理水平，之所以出現(xiàn)這種情況，資金投入水平迥異便是主要原因，很多一流高校資金來源相對(duì)來說比較廣泛，學(xué)?？衫觅Y金源眾多，學(xué)校檔案管理工作投入的資金額度便會(huì)增加，但是普通高校卻不然，其資金來源渠道少且資金匱乏，導(dǎo)致投入到檔案管理工作中的資金就少，使得后續(xù)學(xué)校檔案管理工作變得舉步維艱。

4 解決對(duì)策分析

當(dāng)前高校檔案管理工作的核心發(fā)展目標(biāo)便是實(shí)現(xiàn)信息化管理和數(shù)字化管理，之后在此基礎(chǔ)上全面推動(dòng)高校發(fā)展。怎樣將高校檔案管理水平上升一個(gè)檔次，從而維系檔案管理力度不失衡，不斷提升檔案工作水平和效率，要從以下幾個(gè)方面入手解決：

4.1 人才隊(duì)伍建設(shè)

正確的做法是，需要加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)力度，不斷提升檔案管理工作人員的素養(yǎng)。高校檔案管理人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)，會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來很大影響，阻礙檔案工作的發(fā)展和優(yōu)化，現(xiàn)在檔案管理工作效果不佳，管理人員素質(zhì)低下是主要問題。因此就要加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)，還有就是對(duì)其專業(yè)技能進(jìn)行培養(yǎng)，定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化、常態(tài)化培訓(xùn)，提升他們的技能水平，與此同時(shí)，日漸強(qiáng)化他們對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知程度，讓他們學(xué)會(huì)使用新技術(shù)和新方法等進(jìn)行檔案管理，在實(shí)踐中獲取真知，如此方可提升高校檔案管理工作的整體水平。

4.2 加大資金投入力度

一定要加大高校檔案信息化管理工作的資金投入量，最大限度上提升檔案管理信息化能效?，F(xiàn)在，高校檔案管理工作中的突出弊病便是管理設(shè)施陳舊、資金匱乏，尚無雄厚資金支持，檔案管理工作便難以落實(shí)到位。所以說，各大高校就要積極的引入社會(huì)資金，持續(xù)拓寬資金渠道和路徑，之后在此基礎(chǔ)上不斷引進(jìn)和更新設(shè)施，而后去大力提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

4.3 管理手段的創(chuàng)新優(yōu)化

高校檔案管理信息化手段的創(chuàng)新勢(shì)在必行，目的便是為了創(chuàng)設(shè)出具備本校特色的檔案管理體系。部分學(xué)校進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，一般都是以單一化檔案歸類模式為主，這種模式雖然操作簡單，但是在以后進(jìn)行檔案查找時(shí)會(huì)相當(dāng)困難，甚至?xí)斐芍匾獧n案信息流失，特色校園建設(shè)也不見成效。因此，必須要提升高校檔案管理信息化建設(shè)水平，在日常工作中不忘技術(shù)創(chuàng)新，及時(shí)的進(jìn)行現(xiàn)代化管理手段融入，構(gòu)筑成一套具備本校特色屬性的高校檔案管理結(jié)構(gòu)體系。

5 結(jié)束語

當(dāng)前高校檔案管理中的突出問題便是怎樣將檔案管理信息化建設(shè)做到盡善盡美，之后在此基礎(chǔ)上減少工作量、減輕工作人員的壓力?，F(xiàn)在，諸多高校都在履行檔案管理信息化建設(shè)任務(wù)，但是期間仍舊存在著諸多弊端和不足，所以務(wù)必要針對(duì)性的予以處理，從而更好更優(yōu)的提升高校檔案管理信息化建設(shè)效率和質(zhì)量，促進(jìn)高校一切工作的有條不紊進(jìn)行。

（作者單位：青島大學(xué)研究生院）