淺談?dòng)吞餀n案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用

(陜西延長(zhǎng)石油油田公司陜西延安716000)

摘要隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化得到了快速發(fā)展和完善。油田企業(yè)傳統(tǒng)的手工檔案管理已經(jīng)日趨顯現(xiàn)其弊端。建設(shè)數(shù)字檔案館是油田檔案工作發(fā)展的必由之路。根據(jù)企業(yè)油田油井檔案的實(shí)際工作需要而設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，其數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以O(shè)racle 數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)構(gòu)架，屬于C/S 結(jié)構(gòu)，為網(wǎng)絡(luò)版，也可單機(jī)使用。

關(guān)鍵詞檔案管理；企業(yè)檔案；油田檔案；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)

一、油田檔案計(jì)算機(jī)管理目標(biāo)及內(nèi)容

檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體及企事業(yè)單位在從事生產(chǎn)活動(dòng)過(guò)程中，形成的具有一定價(jià)值的材料或?qū)嵨铩榱颂岣邫n案管理工作效率、提高檔案查找的準(zhǔn)確率，采用一套規(guī)劃嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、規(guī)范的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理已經(jīng)成為我國(guó)的一些檔案管理部門(mén)的必要措施。

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)一步的發(fā)展，數(shù)字信息將滲透到我們生活的各個(gè)領(lǐng)域，在企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館是檔案工作發(fā)展的必由之路，也是今后發(fā)展的目標(biāo)。

油田檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案收集的數(shù)字化、檔案保管的數(shù)字化、檔案利用的數(shù)字化，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。

油田數(shù)字檔案工作系統(tǒng)的主要內(nèi)容包括：

數(shù)字檔案的收集。數(shù)字檔案的收集手段主要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來(lái)完成。由于油田內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)已達(dá)成熟階段，所以數(shù)字文件歸檔將是一種很便捷的方式。只需各部門(mén)資料處理人員將形成的電子文件通過(guò)局域網(wǎng)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案館即可。

數(shù)字檔案的保管。檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲(chǔ)器以及光、磁盤(pán)存儲(chǔ)，極小空間可存放大量的數(shù)字文件。同時(shí)，防止信息丟失、被非法更改等，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，更應(yīng)注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲(chǔ)管理等問(wèn)題。

數(shù)字檔案的利用。油田內(nèi)部管理局域網(wǎng)的成熟運(yùn)用，通過(guò)油田內(nèi)部局域網(wǎng)開(kāi)展電子檢索服務(wù)。在各采油廠、各部門(mén)之間互傳、互換信息；聯(lián)機(jī)建立用戶使用情況文檔。

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、檢索、借閱等功能，提高了檔案整理、編目和保管水平，提高了工作效率，完全符合現(xiàn)代檔案管理信息化的需要。

二、油田檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的背景及作用

在手工管理檔案時(shí)主要存在的缺點(diǎn)是：檢索工具少，無(wú)法提供高效、快速的利用；檔案在查閱過(guò)程中，丟失、損壞現(xiàn)象嚴(yán)重；無(wú)法多人同時(shí)利用檔案，重復(fù)利用率低。

現(xiàn)有的很多企業(yè)檔案工作事實(shí)上是計(jì)算機(jī)管理模式，工作對(duì)象不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。這樣做使檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展失去了外在的動(dòng)力。

油田檔案管理系統(tǒng)是以檔案工作的基本理論為指導(dǎo)，結(jié)合計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)開(kāi)發(fā)而成的，其作用如下：

一是具有強(qiáng)大的查詢檢索功能，方便快捷。

二是使用檔案管理系統(tǒng)后，原始檔案的使用率下降，使得檔案保存時(shí)間大大延長(zhǎng)，而且通過(guò)使用真空壓縮技術(shù)降低檔案的占用空間、倉(cāng)儲(chǔ)、管理費(fèi)用。

三是取代了檔案管理人員大量繁重的手工操作，使檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、人性化。

四是對(duì)于數(shù)字檔案館的建設(shè)具有推動(dòng)作用，同時(shí)提高檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。

將保存的所有油田檔案進(jìn)行逐一排查、記錄，并集中將檔案號(hào)、井號(hào)以及其它信息分廠、分區(qū)逐級(jí)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，采用基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)(VFP)管理檔案，查檔速度比人工管理方便、快捷。

為實(shí)現(xiàn)油田檔案電子化，我們根據(jù)企業(yè)油田油井檔案的實(shí)際工作需要，設(shè)計(jì)了計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)。該數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)以O(shè)racle 數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)構(gòu)架，屬于C/S 結(jié)構(gòu)，為網(wǎng)絡(luò)版，也可單機(jī)使用。

三、油田檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1、檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)

建立計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)主要有以下幾個(gè)功能模塊：

(1)程序登陸模塊：進(jìn)行軟件使用者身份、權(quán)限等各種安全保護(hù)。

(2)普通查詢模塊：油田檔案資料各類(lèi)條件組合查詢信息；對(duì)資料所屬采油廠、區(qū)塊、單井檔案號(hào)進(jìn)行精確、模糊定位以及圖片查詢。

(3)系統(tǒng)維護(hù)模塊：對(duì)使用人員進(jìn)行密碼、級(jí)別等信息設(shè)定。

(4)數(shù)據(jù)庫(kù)模塊：?jiǎn)挝?、技術(shù)、類(lèi)別、文化、圖片、項(xiàng)目刪除信息維護(hù)；數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換(Oracle- Vfp)功能，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換格式存入到磁盤(pán)。

(5)基本信息模塊：將油田油井各類(lèi)檔案基本信息、圖片進(jìn)行輸入、修改、刪除、保存。

(6)圖片信息模塊：經(jīng)過(guò)多條件組合查詢，鎖定具體井號(hào)信息；所屬采油廠、檔案號(hào)模糊查詢定位。并將測(cè)井、古井各類(lèi)圖件信息圖片進(jìn)行處理。

(7)分類(lèi)信息模塊：原始記錄、詳細(xì)信息、類(lèi)別查詢、檔案轉(zhuǎn)遞等分類(lèi)信息批量顯示。

(8)統(tǒng)計(jì)信息模塊：對(duì)油井各類(lèi)條件組合查詢信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)以及報(bào)表輸出；對(duì)采油廠編號(hào)、油井井號(hào)、檔案號(hào)進(jìn)行模糊定位以及圖片查詢。

(9)幫助模塊：針對(duì)軟件的使用以及功能進(jìn)行簡(jiǎn)單說(shuō)明。

2、油田油井檔案計(jì)算機(jī)管理工作程序及應(yīng)用

(1)檔案人員接收檔案后將基本信息通過(guò)程序輸入數(shù)據(jù)庫(kù)中保存。

(2)將檔案涉及到的具有重要參考價(jià)值的可視化信息掃描成圖片，對(duì)應(yīng)基本信息保存到計(jì)算機(jī)中。

(3)將檔案材料的物理位置輸入數(shù)據(jù)庫(kù)。

(4)采油廠、公司各部門(mén)需要統(tǒng)計(jì)、查閱、調(diào)出檔案時(shí)，根據(jù)程序的多種組合查詢條件檢索到相應(yīng)資料，并且打印出來(lái)。若需要原始材料，則定位到具體物理位置提取相關(guān)檔案進(jìn)行查閱。

通過(guò)應(yīng)用油田檔案系統(tǒng)，將公司各采油廠(部)各類(lèi)油井的各種信息逐一錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，油井重要材料通過(guò)掃描成可視化圖片保存在計(jì)算機(jī)中，前端應(yīng)用程序系統(tǒng)直接從網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫(kù)提取數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)油井檔案從基本信息的處理、圖片信息的處理，充分利用油井資料，對(duì)提高勘探開(kāi)發(fā)效益將起到積極的推動(dòng)作用。

四、建立和完善油田檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的目的及意義

通過(guò)應(yīng)用油田檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，充分利用各類(lèi)檔案資料創(chuàng)造最大的價(jià)值，已成為油田檔案管理的重要工作內(nèi)容。

1、建立油田檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，通過(guò)快速反饋準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)決策部門(mén)及時(shí)掌握相關(guān)方面的各廠，各區(qū)塊，各類(lèi)油井工程、地質(zhì)資料，使油井資料效能得到有效發(fā)揮。

2、油田檔案管理電子化的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了快速、多途徑的全文檢索，減輕了檔案員的勞動(dòng)強(qiáng)度，同時(shí)使檔案人員從繁重、緩慢的手工檢索中解脫出來(lái)，更多地關(guān)注油田檔案信息資源的建設(shè)、開(kāi)發(fā)與服務(wù)。

3、建立油田檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)有利于保持文件的歷史原貌。很多原始的很難長(zhǎng)時(shí)間保存的文稿、圖片，隨著時(shí)間的推移會(huì)變黃、老化，通過(guò)電子化存入計(jì)算機(jī)中，可以永久性保留。

4、建立油田檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)有利于提高檔案管理的工作質(zhì)量，全方位提高檔案工作的質(zhì)量和效益，使油田檔案管理更加科學(xué)、高效。

5、建立油田檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，不但解決了手工管理的不利因素，還提高了信息采集的迅速性和準(zhǔn)確性。為不同單位及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在油田各類(lèi)資料的使用上提供及時(shí)、可靠的依據(jù)。

五、結(jié)論

1、隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，建立油田檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化油田的重要方面，也是提高企業(yè)管理效率的重要內(nèi)容，對(duì)單位改善管理和降低成本，提高內(nèi)部管理的效率和效能至關(guān)重要。

2、通過(guò)油田檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，能充分利用現(xiàn)有基礎(chǔ)資料，加強(qiáng)基礎(chǔ)信息的分析對(duì)比，有利于提高檔案管理的工作質(zhì)量，減少文件管理不善等問(wèn)題，使油田檔案管理更加科學(xué)、高效。

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作者簡(jiǎn)介

張曉萍，女，陜西延川人，現(xiàn)供職于陜西延長(zhǎng)石油集團(tuán)油田公司勘探部．