公共部門采購合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)研究

田益峰　宋啟杰　崔雪峰

摘要：文章從研究公共部門采購合同管理現(xiàn)狀入手，初步設(shè)計(jì)了公共部門采購合同管理系統(tǒng)的基本框架，從要素、功能和結(jié)構(gòu)分析，定位了系統(tǒng)模式，設(shè)計(jì)了運(yùn)行流程，在此基礎(chǔ)上從三個(gè)方面進(jìn)行了功能模塊設(shè)計(jì)，分析了系統(tǒng)開發(fā)工具，提出了開發(fā)的基本思路，最后針對(duì)總體設(shè)計(jì)的問題提出了建議對(duì)策。

關(guān)鍵詞：公共部門;采購合同管理;功能設(shè)計(jì)

公共部門采購工作主要是國家機(jī)關(guān)、各級(jí)政府事業(yè)部門以及使用公共資金的非營(yíng)利組織等單位部門依托自身資源或者是委托第三方采購機(jī)構(gòu)所實(shí)施采購業(yè)務(wù)工作。合同管理作為公共部門采購重要組成，是確保采購有效實(shí)施的重要手段，是保證公共事務(wù)順利開展的有力支撐。采購合同管理是一項(xiàng)多要素管理工作，它不僅對(duì)合同的價(jià)格要素、質(zhì)量要求進(jìn)行管理，而且還要充分了解供應(yīng)商的信譽(yù)、能力及以往的履約情況。目前，公共部門采購管理系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)行，但是在使用過程中還局限于合同形式審核和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，服務(wù)的成分多于管理，采購效果不夠明顯。究其原因，主要是因?yàn)樵诓少徍贤芾磉^程中沒有將關(guān)鍵數(shù)據(jù)深度挖掘，尚未形成動(dòng)態(tài)管理。因此，有必要通過改進(jìn)現(xiàn)有模式，強(qiáng)化采購合同管理頂層設(shè)計(jì)，深入研究公共部門采購合同管理的內(nèi)涵外延、系統(tǒng)要素、業(yè)務(wù)需求、功能結(jié)構(gòu)、運(yùn)行機(jī)理等內(nèi)容，強(qiáng)化采購合同管理的功能結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，運(yùn)用信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)采購合同的科學(xué)高效管理，從而不斷提高采購工作的質(zhì)量和效益。

一、公共部門采購合同管理系統(tǒng)的基本框架

按照系統(tǒng)論觀點(diǎn)，合同管理系統(tǒng)包含多種要素，同時(shí)它又從屬采購這個(gè)系統(tǒng)。我們研究合同管理系統(tǒng)必須從公共部門采購這個(gè)基本點(diǎn)上進(jìn)行思考。

（一）系統(tǒng)組成

1.?采購合同管理系統(tǒng)要素

包括采購合同管理的主體和客體，也就是采購管理部門、采購機(jī)構(gòu)、采購單位（需求單位）、供應(yīng)商、采購合同以及簽訂合同的相關(guān)活動(dòng)等內(nèi)容，其中采購合同又包含了價(jià)格、數(shù)量等諸多內(nèi)容。

2.?采購合同管理系統(tǒng)功能

它源于合同管理的基本目標(biāo)和定位，包括采購供應(yīng)商資質(zhì)、合同計(jì)劃、合同進(jìn)度、價(jià)格、質(zhì)量、績(jī)效、結(jié)算以及聯(lián)合監(jiān)督管理等功能模塊。

3.?采購合同管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

按照業(yè)務(wù)職能劃分，可以分為采購機(jī)構(gòu)、需求單位、財(cái)務(wù)部門、管理部門等。其中，采購機(jī)構(gòu)是將采購結(jié)果整理提交管理部門審核;采購單位根據(jù)規(guī)定按合同建議方案簽訂合同;管理部門和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購合同審核備案和結(jié)算審批。

（二）總體框架

按照管理職能劃分，采購合同管理系統(tǒng)可以分為決策層、管理層、執(zhí)行層和保障層。其中，決策層負(fù)責(zé)大政方針的制定與起草，屬國家機(jī)關(guān)層面;管理層則負(fù)責(zé)采購合同的規(guī)劃計(jì)劃管理，處于省部級(jí)單位層面;執(zhí)行層又可以區(qū)分成常設(shè)機(jī)構(gòu)與臨時(shí)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)合同的運(yùn)行管理;保障層，也可以理解為支撐層，主要是負(fù)責(zé)合同管理系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù)保障。其中，執(zhí)行機(jī)構(gòu)和保障機(jī)構(gòu)屬于微觀層面。

1.?合同管理系統(tǒng)運(yùn)行模式

合同管理系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)分布，實(shí)行自上而下管理：決策機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)制定方針政策，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購合同管理工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo);管理機(jī)構(gòu)通過規(guī)劃計(jì)劃組織協(xié)調(diào)工作貫徹最高決策層的指示要求;執(zhí)行層則保證管理層相應(yīng)計(jì)劃的落實(shí)。合同管理根據(jù)新的運(yùn)行規(guī)程可以采取采購機(jī)構(gòu)集中簽訂合同或由采購單位自行組織簽訂合同等方式進(jìn)行。

2.?合同管理的運(yùn)行流程

（1）前期管理。主要包括采購合同準(zhǔn)備和合同訂立，合同前期準(zhǔn)備主要側(cè)重于合同建議方案審核，包括預(yù)成交供應(yīng)商的資質(zhì)審核，物資工程服務(wù)等標(biāo)的技術(shù)、商務(wù)狀態(tài)審核。采購合同的訂立管理包括采購合同的技術(shù)商務(wù)條款的確定、合同簽訂主體的明確及合同的審批，其中還包括合同的變更與取消等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

（2）中期管理。主要是采購合同的履履行與監(jiān)管，是采購合同管理的關(guān)鍵過程，包括采購合同的質(zhì)量控制、采購的結(jié)算審價(jià)及與之相關(guān)的監(jiān)督管理工作。其中，采購合同的質(zhì)量控制包括了生產(chǎn)前的技術(shù)狀態(tài)交付、生產(chǎn)過程中的質(zhì)量監(jiān)管及生產(chǎn)結(jié)束后的質(zhì)量檢驗(yàn)驗(yàn)收等諸多環(huán)節(jié)。采購結(jié)算審價(jià)則包括了采購合同履行過程中相關(guān)票據(jù)的審核和支付審批工作，對(duì)于需要審價(jià)的單一來源項(xiàng)目，則由系統(tǒng)平臺(tái)單位安排相應(yīng)的審價(jià)機(jī)構(gòu)或者小組實(shí)施審價(jià)，并通過數(shù)據(jù)系統(tǒng)對(duì)審價(jià)結(jié)果進(jìn)行橫向的審核比對(duì)。

（3）后期管理。主要是采購合同的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與合同項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)價(jià)。采購合同的績(jī)效評(píng)價(jià)將合同相關(guān)要素及供應(yīng)商履約績(jī)效評(píng)定成績(jī)，進(jìn)入產(chǎn)品價(jià)格庫和供應(yīng)商庫等對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)中心，綜合采購合同履行的質(zhì)量維度、交付維度、經(jīng)費(fèi)使用維度、對(duì)整個(gè)系統(tǒng)保障的貢獻(xiàn)率等情況綜合進(jìn)行評(píng)估，并與歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合比較，從而評(píng)定合同履行的績(jī)效。采購合同的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)則是在整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)上對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行分類并進(jìn)行相應(yīng)處理。

3.?合同管理系統(tǒng)的監(jiān)管機(jī)制

公共部門采購合同管理，通過網(wǎng)上運(yùn)行和信息處理，經(jīng)過采購合同關(guān)鍵數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)的橫向、縱向比對(duì)，對(duì)存在偏離歷史數(shù)據(jù)較大的合同項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)警、分析，實(shí)現(xiàn)采購實(shí)時(shí)監(jiān)管的目的。同時(shí)，根據(jù)分析結(jié)果進(jìn)行必要的處理，對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行必要背書，存疑項(xiàng)目責(zé)成采購機(jī)構(gòu)或采購單位對(duì)項(xiàng)目實(shí)施情況做出相應(yīng)的說明，存在違規(guī)違紀(jì)的單位或個(gè)人移交相關(guān)部門，將相關(guān)處理結(jié)果在網(wǎng)上進(jìn)行公示，并關(guān)聯(lián)相關(guān)誠信網(wǎng)站自動(dòng)更新信用狀態(tài)。

二、公共部門采購合同管理的功能模塊設(shè)計(jì)

公共部門采購合同處理過程中涉及海量數(shù)據(jù)，如何將這些終端數(shù)據(jù)加以有效利用，進(jìn)行相應(yīng)的信息處理、業(yè)務(wù)管理和輔助決策是相當(dāng)必要的。根據(jù)公共部門采購合同履約實(shí)務(wù)操作的步驟、環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，可以梳理出需要重點(diǎn)設(shè)計(jì)的內(nèi)容。

（一）合同訂立變更取消模塊的功能設(shè)計(jì)

1.?合同建議方案審核模塊功能設(shè)計(jì)

主要針對(duì)合同的符合性維度進(jìn)行考核。采購機(jī)構(gòu)或采購單位與成交中標(biāo)供應(yīng)商，根據(jù)招標(biāo)文件、投標(biāo)文件和承諾的相關(guān)內(nèi)容簽訂采購合同草本，合同建議方案通過合同模版的規(guī)范性審查，經(jīng)過綜合比對(duì)，符合要求的合同進(jìn)入正式合同簽訂及履約階段，如果不符合要求則返回采購機(jī)構(gòu)或采購單位重新修改。主要內(nèi)容包括采購合同模版的設(shè)計(jì)與合同建議方案審核流程。

2.?合同變更、取消模塊功能設(shè)計(jì)

主要針對(duì)合同的剛性維度進(jìn)行考核。合同是對(duì)公共部門用戶和供應(yīng)商雙方利益的約束和規(guī)范，在合同簽訂之后不能夠隨意進(jìn)行變更或者取消，如果確需變更取消的，必須進(jìn)行相應(yīng)的報(bào)批或者公示程序，通過該模塊可以規(guī)范采購合同的變更管理，并且對(duì)采購項(xiàng)目中的變更或者取消情況進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范和監(jiān)督。

（二）合同履約過程模塊的功能設(shè)計(jì)

合同履約過程模塊包括合同質(zhì)量控制、結(jié)算數(shù)據(jù)共享對(duì)接以及履約監(jiān)管設(shè)計(jì)等三個(gè)子功能模塊。

1.?合同檢驗(yàn)驗(yàn)收質(zhì)量控制功能模塊設(shè)計(jì)

主要針對(duì)合同的質(zhì)量符合性、可靠性維度進(jìn)行考核。合同標(biāo)的的質(zhì)量控制，就是對(duì)產(chǎn)品標(biāo)的在前期、中期和后期進(jìn)行的全壽命周期質(zhì)量管控，質(zhì)量管控一方面是針對(duì)合同文本的技術(shù)、商務(wù)要求的符合性檢測(cè);另一方面包括了產(chǎn)品性能的質(zhì)量提升和可靠性指標(biāo)考量，通過系統(tǒng)有效管理和控制，不斷提升采購的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量。

2.?合同與結(jié)算數(shù)據(jù)共享對(duì)接功能模塊設(shè)計(jì)

主要針對(duì)合同的經(jīng)費(fèi)維度進(jìn)行考核，通過全維度信息反饋和數(shù)據(jù)比對(duì)，利用偏差分析等統(tǒng)計(jì)工具，對(duì)合同履約過程中的價(jià)格因素進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤與反饋，確保在資金支付前能夠結(jié)合以往歷史數(shù)據(jù)提供預(yù)警功能，降低資金使用風(fēng)險(xiǎn)。

3.?合同履約監(jiān)管模塊功能設(shè)計(jì)

主要針對(duì)合同的時(shí)空維度、關(guān)聯(lián)關(guān)系和關(guān)鍵事件進(jìn)行考核。合同履約監(jiān)管應(yīng)該針對(duì)供應(yīng)商履約的時(shí)間要素和空間要素進(jìn)行集中考核，并且將供應(yīng)商的在公共部門內(nèi)部、外部的履約情況進(jìn)行關(guān)聯(lián)考核，同時(shí)對(duì)其發(fā)生的關(guān)鍵性事件進(jìn)行重點(diǎn)考核。對(duì)于違規(guī)、違法或者是違反信用規(guī)定的行為實(shí)施一票否決、聯(lián)合懲戒，并且通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行共享。

（三）合同后續(xù)評(píng)價(jià)監(jiān)管模塊的功能設(shè)計(jì)

合同后續(xù)評(píng)價(jià)監(jiān)管模塊包括合同完成績(jī)效評(píng)估和合同管理統(tǒng)計(jì)分析兩個(gè)子功能模塊。

1.?合同完成績(jī)效評(píng)估模塊功能設(shè)計(jì)

主要針對(duì)合同的綜合維度進(jìn)行考核。針對(duì)合同的價(jià)格因素、交付因素、履約情況、供應(yīng)商綜合表現(xiàn)、公共部門用戶滿意度等諸多維度進(jìn)行綜合考量，并且針對(duì)考核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行正面反饋，并進(jìn)行相應(yīng)評(píng)級(jí)累計(jì)。

2.?合同管理統(tǒng)計(jì)分析模塊功能設(shè)計(jì)

主要針對(duì)合同的綜合維度進(jìn)行考核。針對(duì)合同要素和管理的相關(guān)內(nèi)容及對(duì)應(yīng)的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸納、整理，生成有效的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，來有效指導(dǎo)采購合同管理實(shí)踐。

三、公共部門采購合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的技術(shù)應(yīng)用

根據(jù)目前情況，結(jié)合合同管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)需求，主要采用相關(guān)的數(shù)據(jù)采集、預(yù)處理、存儲(chǔ)與訪問和數(shù)據(jù)應(yīng)用等技術(shù)。

（一）公共部門采購合同數(shù)據(jù)采集及預(yù)處理技術(shù)

數(shù)據(jù)收集作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，主要從潛在數(shù)據(jù)源中獲取數(shù)據(jù)，并面向后續(xù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理、數(shù)據(jù)分析建模進(jìn)行預(yù)處理。公共部門采購合同數(shù)據(jù)的主要采集來源是國家、省市級(jí)政府采購網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)、政府開源數(shù)據(jù)、工商管理系統(tǒng)和其他單位主體運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)等。通過數(shù)據(jù)采集技術(shù)可以大大拓寬供應(yīng)商信息的收集渠道，除了政府管理部門的工商信息、信用信息、商標(biāo)專利信息、法律訴訟信息等，還可以通過網(wǎng)絡(luò)爬蟲等技術(shù)手段從互聯(lián)網(wǎng)獲取供應(yīng)商經(jīng)營(yíng)情況、庫存情況、擴(kuò)產(chǎn)融資信息、產(chǎn)品質(zhì)量評(píng)價(jià)、售后服務(wù)滿意度等信息，為簽訂采購合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。

（二）公共部門采購合同數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與訪問技術(shù)

分布式存儲(chǔ)技術(shù)具有經(jīng)濟(jì)、高效、容錯(cuò)好特點(diǎn)，它與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的類型和數(shù)據(jù)的組織管理形式直接相關(guān)。對(duì)于公共部門采購合同數(shù)據(jù)來說，供應(yīng)商與供應(yīng)商、供應(yīng)商與采購機(jī)構(gòu)、采購機(jī)構(gòu)之間是一個(gè)典型的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系，如果再考慮到具體采購的項(xiàng)目屬性來說，更是一個(gè)復(fù)雜的圖形數(shù)據(jù);標(biāo)書、合同、供應(yīng)商資質(zhì)等文件可以采用文檔存儲(chǔ);供應(yīng)商、專家、采購機(jī)構(gòu)等基本信息的存儲(chǔ)就適合用關(guān)系數(shù)據(jù)庫。

（三）公共部門采購合同數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)

在合同數(shù)據(jù)分析過程中，可以通過大量采購交易記錄的關(guān)聯(lián)分析，分析陪標(biāo)、圍標(biāo)、串標(biāo)等情形。利用大數(shù)據(jù)可視化技術(shù)，建立數(shù)據(jù)化的供應(yīng)商評(píng)價(jià)模型，在合同訂立前，對(duì)投標(biāo)人的信用、相互之間有沒有利益關(guān)系等這些以往很難界定、不能直觀顯示的問題，可以利用網(wǎng)絡(luò)關(guān)系圖呈現(xiàn)出來，真正實(shí)現(xiàn)量化評(píng)標(biāo)，從而為優(yōu)選供應(yīng)商隊(duì)伍提供數(shù)據(jù)支持;可以利用圖表展示供應(yīng)商固定存貨數(shù)量、生產(chǎn)規(guī)模和最大生產(chǎn)能力，以及物流企業(yè)的存儲(chǔ)、包裝、運(yùn)輸、配送能力等。

四、對(duì)策建議及展望

一是通盤考慮、統(tǒng)籌謀劃。要構(gòu)建一張圖、一張網(wǎng)，建設(shè)采購合同管理系統(tǒng)不是完全獨(dú)立的工作，它是在采購系統(tǒng)基礎(chǔ)上的拓展和延伸。因此，在功能模型設(shè)計(jì)過程中，既不能囿于以前的發(fā)展模式單純做修修補(bǔ)補(bǔ)的工作，同時(shí)又不能就事論事，只見樹木不見森林，要提高宏觀站位，運(yùn)用最新理念和最先進(jìn)技術(shù)，把合同管理系統(tǒng)研發(fā)設(shè)計(jì)置身于整個(gè)采購系統(tǒng)中去思考研究。

二是積極穩(wěn)妥、建成先用。在設(shè)計(jì)的時(shí)候，要在整個(gè)大的平臺(tái)上進(jìn)行技術(shù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通互用，同時(shí)又要保持合同管理子系統(tǒng)、子模塊相對(duì)獨(dú)立，要在設(shè)計(jì)的理念和方式上考慮到大量數(shù)據(jù)的冗余和負(fù)載，有效提高計(jì)算速度和處理速率，在完成系統(tǒng)后盡快投入試驗(yàn)和試用，并根據(jù)使用情況及時(shí)進(jìn)行反饋，并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行有效維護(hù)和更新完善。

三是善于拿來、為我所用。在對(duì)公共部門采購合同管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)調(diào)研的過程中，要充分考慮現(xiàn)有京東、順豐、阿里巴巴、政采云等系統(tǒng)的架構(gòu)應(yīng)用，要選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的大型企業(yè)或者單位，與公共部門建立長(zhǎng)期深遠(yuǎn)的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，一方面要通過借鑒先進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)技術(shù)上短期內(nèi)的快速提升，另一方面要在一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)上要通過精度加密方式確保系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。

（作者單位：宋啟杰，軍委后勤保障部采購服務(wù)中心;田益峰、崔雪峰，國防大學(xué)聯(lián)合勤務(wù)學(xué)院）