行政單位人力資源檔案管理的提升策略探究

摘要：在現(xiàn)階段的改革發(fā)展背景下，行政單位在人力資源檔案管理工作的開展過程中，就要充分注重方法的創(chuàng)新應(yīng)用，從整體上提升人力資源檔案管理工作的質(zhì)量水平。基于此本文先就行政單位人力資源檔案的特征以及管理的作用簡(jiǎn)要闡述，然后就行政單位人力資源檔案管理的現(xiàn)狀以及提升措施詳細(xì)探究，希翼從理論上就檔案管理的研究分析，為實(shí)際管理工作良好推進(jìn)起到積極作用。

關(guān)鍵詞：行政單位;人力資源;檔案管理

中圖分類號(hào)：G271;D630. 3

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-5312 （2020）15-0281-02

一、引言

行政單位人力資源檔案管理工作的實(shí)際開展過程中，受到諸多層而因素的影響，其中還存在著一些問題，檔案管理效率低以及管理人員素質(zhì)有待提升等，影響了行政單位人力資源檔案管理工作的高效落實(shí)。如果沒有從這些基礎(chǔ)工作方而進(jìn)行強(qiáng)化，就必然會(huì)影響人力資源檔案管理工作整體質(zhì)量水平提升。

二、行政單位人力資源檔案的特征及管理的作用

（一）行政單位人力資源檔案的特征體現(xiàn)

行政單位人力資源檔案有著鮮明的特征，如：

（1）檔案的多樣化特征，人力資源檔案涉及到的內(nèi)容比較豐富，如員工基本資料以及學(xué)歷認(rèn)證材料和工作業(yè)績(jī)等諸多內(nèi)容都涵蓋其中。具體的人力資源檔案管理工作開展當(dāng)中，就要能從多方而進(jìn)行優(yōu)化，為人力資源檔案管理工作的質(zhì)量提升打下基礎(chǔ)①。

（2）階段性特征。行政單位人力資源檔案在階段性特征方而也表現(xiàn)的比較明顯，主要是體現(xiàn)在幾個(gè)階段，如檔案形成，檔案發(fā)展，離職退休檔案，不同的階段檔案所涉及到的內(nèi)容是不同的，在具體的檔案管理中要針對(duì)性管理。

（二）行政單位人力資源檔案管理的作用

行政單位人力資源檔案管理工作的開展過程中涉及到諸多層而的內(nèi)容，在實(shí)際的管理工作開展中就要能從不同的角度出發(fā)，發(fā)揮人力資源檔案管理的積極作用，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)作用層面：

其一，促進(jìn)行政單位良好發(fā)展。行政單位人力資源檔案管理工作開展當(dāng)中涉及到的內(nèi)容較為豐富，發(fā)揮人力資源檔案管理工作的作用，這就需要相關(guān)管理人員自身全而了解人力資源檔案的作用價(jià)值，強(qiáng)化人力資源檔案管理的意識(shí)。行政單位在人力資源的管理工作開展過程中，要選擇專業(yè)化管理人才進(jìn)行實(shí)施檔案管理工作，從整體上提升人力資源檔案管理的質(zhì)量水平，只有從這些基礎(chǔ)工作方而得到了強(qiáng)化，才能真正為行政單位的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)②。

其二，調(diào)動(dòng)員工工作積極性。行政單位在人力資源檔案管理工作的開展當(dāng)中，以調(diào)動(dòng)員工工作潛質(zhì)為重要的任務(wù)，從而才能真正有助于為行政單位的發(fā)展起到促進(jìn)作用。人力資源管理人員要對(duì)行政單位人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行全而的了解認(rèn)識(shí)，注重從人力資源檔案管理方而進(jìn)行積極優(yōu)化，起到激勵(lì)以及約束作用，發(fā)揮員工的工作潛力。

三、行政單位人力資源檔案管理的現(xiàn)狀及提升措施

（一）行政單位人力資源檔案管理的現(xiàn)狀

現(xiàn)階段的行政單位人力資源檔案管理工作的開展當(dāng)中所存在的問題是比較多樣的，從以下幾點(diǎn)進(jìn)行闡述：

1.檔案失真的問題突出

從行政單位人力資源檔案管理工作開展的情況能發(fā)現(xiàn)，在實(shí)際的檔案管理工作落實(shí)中沒有將檔案信息的真實(shí)性得以重視，從而造成檔案失真的文體③。行政單位在人力資源檔案管理方而由于制度上的制定存在不足之處，相關(guān)的手續(xù)沒有完善，為員工制作不真實(shí)的檔案問題突出，這就必然影響人力資源檔案的管理效果，不利于檔案管理工作的良好開展。

2.檔案管理人員能力需要提升

行政單位在人力資源檔案管理工作的開展過程中，需要有相應(yīng)專業(yè)化管理人員作為支撐，才能真正有助于提高檔案管理的工作質(zhì)量。而對(duì)新的發(fā)展時(shí)期，檔案管理人員在實(shí)際管理工作開展中所而臨的挑戰(zhàn)也比較大，需要充分注重方法的創(chuàng)新應(yīng)用，才能有助于人力資源檔案管理的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。而在實(shí)踐當(dāng)中，一些檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)水平?jīng)]有達(dá)到相應(yīng)的要求，進(jìn)行人力資源管理工作開展當(dāng)中相關(guān)人員的主動(dòng)積極性不高，缺乏信息化的專業(yè)管理素質(zhì)，這就必然會(huì)影響人力資源檔案管理工作的良好推進(jìn)。

3.檔案管理設(shè)施有待完善

行政單位人力資源檔案管理效率和質(zhì)量有效提升，這就需要從基礎(chǔ)的設(shè)施完善建設(shè)方而加強(qiáng)重視，發(fā)揮檔案管理設(shè)施的積極作用，將各項(xiàng)的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，從整體上提高人力資源檔案管理的質(zhì)量水平。而從實(shí)際人力資源檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，由于相應(yīng)檔案管理的設(shè)施沒有完善建立，設(shè)備存在老化等各種問題，這就必然會(huì)對(duì)人力資源檔案管理工作的開展產(chǎn)生很大程度的影響，不利于提升檔案管理的效率④。

（二）行政單位人力資源檔案管理提升措施

行政單位在人力資源檔案管理工作的開展過程中，需要從多方而加強(qiáng)重視，注重方法的創(chuàng)新應(yīng)用，從以下幾點(diǎn)措施實(shí)施方而要加強(qiáng)重視：

1.注重完善檔案管理制度體系

為促進(jìn)行政單位在人力資源檔案管理質(zhì)量提升，相關(guān)行政單位領(lǐng)導(dǎo)層要對(duì)人力資源檔案管理的力度要進(jìn)一步強(qiáng)化，結(jié)合實(shí)際需要進(jìn)行構(gòu)建相應(yīng)管理制度，從而才能真正有助于將各項(xiàng)檔案管理工作加以有效落實(shí)。具體的檔案管理工作開展中，在完善科學(xué)的制度保障下，檔案管理工作的各流程的操作都能規(guī)范進(jìn)行，各環(huán)節(jié)都有責(zé)任人參與其中，明確各責(zé)任人職責(zé)，如此便能在人力資源檔案管理中得以有效落實(shí)⑤。制定完善化檔案制度要能夠結(jié)合實(shí)際檔案管理的需要進(jìn)行落實(shí)，將各項(xiàng)制度都能和實(shí)踐檔案管理操作的需求相結(jié)合，只有從這些基礎(chǔ)層面得到了強(qiáng)化，才能保障各項(xiàng)檔案管理工作有效落實(shí)。

2.注重信息化檔案管理的質(zhì)量控制

行政單位人力資源檔案管理工作的開展過程中，為促進(jìn)管理的效率水平有效提升，這就需要從數(shù)字化的建設(shè)工作方而加強(qiáng)重視，人力資源檔案管理當(dāng)中通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)科學(xué)化運(yùn)用，為檔案管理工作的良好推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從而才能真正提升人力資源檔案管理的效率。

數(shù)字化的檔案建設(shè)是未來行政單位人力資源檔案管理發(fā)展的方向，在當(dāng)下的數(shù)字化技術(shù)廣泛應(yīng)用下，行政單位高層也要樹立數(shù)字化的檔案管理意識(shí)，將數(shù)字化技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人力資源檔案管理工作當(dāng)中加以科學(xué)化運(yùn)用，從而有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。數(shù)據(jù)庫的建立下能將人力資源檔案信息容納其中，從而提升檔案信息化的管理效率，對(duì)于人力資源檔案的利用價(jià)值也能有效提升，這對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展也能提供必要服務(wù)。數(shù)字化的人力資源檔案管理工作開展中，通過動(dòng)態(tài)化的反映行政單位員工知識(shí)經(jīng)歷以及能力等各方而的信息，這對(duì)人力資源價(jià)值的充分利用打下了堅(jiān)實(shí)基石出。

3.注重強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)能力

行政單位在人力資源檔案管理工作的開展過程中，要充分注重以專業(yè)化的人才培養(yǎng)為重要任務(wù)，只有打?qū)嵢瞬呕A(chǔ)才能真正有助于將人力資源檔案管理的工作得以良好落實(shí)，才能有助于提升行政單位各項(xiàng)工作的質(zhì)量水平，只有從這些基礎(chǔ)層而得以強(qiáng)化，才能保障檔案管理的質(zhì)量水平⑥。人力資源檔案管理人員專業(yè)化水平提升需要從不同的途徑來實(shí)現(xiàn)，如行政單位要對(duì)人力資源檔案管理工作加強(qiáng)重視，注重管理人才的專業(yè)化培訓(xùn)，在人才的培訓(xùn)投入上進(jìn)一步加大力度，通過聘請(qǐng)專業(yè)人士進(jìn)行開展講座的方式，為人力資源檔案管理人員傳授專業(yè)知識(shí);以及通過檔案管理人員集中交流活動(dòng)的方式，探討管理的經(jīng)驗(yàn)以及方法，這些都能有助于為人力資源檔案管理質(zhì)量提升起到積極作用。檔案管理人員自身也要在專業(yè)化知識(shí)技能的學(xué)習(xí)方而進(jìn)行優(yōu)化，信息化技術(shù)的應(yīng)用以及數(shù)字化技術(shù)的操作都要能夠達(dá)到熟練的程度，為提高人力資源檔案管理質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.提高檔案利用價(jià)值

人力資源檔案管理工作的開展當(dāng)中，要充分注重將檔案的利用價(jià)值得以有效提升，這是人力資源檔案管理的重要目標(biāo)之一，只有將檔案資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來，才能凸顯出檔案管理的重要性。所以要注重結(jié)合行政單位的發(fā)展需要，做好人力資源檔案內(nèi)容更新，將人力資源檔案利用體系進(jìn)行完善，保障檔案資源的利用效率有效提高。

四、結(jié)語

綜上而言，行政單位人力資源檔案管理工作的開展過程中，要充分注重方法的創(chuàng)新應(yīng)用，管理人員要從不同角度出發(fā)，和時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)以及要求相契合，從而提高檔案管理質(zhì)量水平。通過上文中就人力資源檔案管理的研究分析，這對(duì)實(shí)際工作的落實(shí)能起到積極作用。

注釋：

①郎方，基于檔案管理工作的實(shí)踐與認(rèn)識(shí)[J].人力資源，2020 （06）：91.

②金建軍，芻議人力資源服務(wù)檔案管理存在的問題和對(duì)策[J].老字號(hào)品牌營銷，2020 （03）：6465.

③武曉燕，淺析檔案在人力資源管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：164+166.

④張娜，新時(shí)期提升人力資源檔案管理工作的策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（04）：165-166.

⑤許立男.如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平[J].中外企業(yè)家，2020（06）：147.

⑥李燦，行政單位人力資源檔案管理提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）：152.

作者簡(jiǎn)介：楊秀清（1976-）.女，河南安陽人，大學(xué)本科，安陽市殷都區(qū)紀(jì)委監(jiān)委，研究方向：檔案學(xué)、檔案管理。