計(jì)算幾技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

朱仰臣

摘要：信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展，使我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)得到更加廣泛的應(yīng)用，其提高了檔案管理的水平與效率，現(xiàn)今，檔案管理人員逐漸意識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案管理的重要作用，所以本文針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中所面對(duì)的問(wèn)題，進(jìn)行了研究與分析，并提出相應(yīng)的可行性建議，以提高檔案管理的安全性與時(shí)效性。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù);檔案管理;安全性

中圖分類(lèi)號(hào)：G270. 7

史獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1005-5312 （2020）15-0287-01

一、引言

計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)著世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，在我國(guó)事業(yè)單位的各項(xiàng)管理體制中，檔案管理是事業(yè)單位的核心，為日常工作的開(kāi)展提供便利。與傳統(tǒng)的檔案信息管理模式相比，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，其儲(chǔ)存容量大和搜索信息快，以及使用成本低，可以為企業(yè)減少成本支出，所以，研究人員應(yīng)該對(duì)相關(guān)領(lǐng)域進(jìn)行積極探索，不斷的提高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)資源共享與信息共享。

二、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中存在的問(wèn)題

雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)只是一種輔助工具，多數(shù)檔案館依舊主要依靠人工記錄的方式，但是這些紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)受潮與變質(zhì)的問(wèn)題，造成信息出現(xiàn)漏洞，導(dǎo)致重要資料丟失，由于沒(méi)有合適的數(shù)據(jù)檔案庫(kù)，以至于沒(méi)有發(fā)揮檔案管理系統(tǒng)的作用，導(dǎo)致檔案管理效率縮水，降低了檔案信息管理的質(zhì)量與水平。

應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，可以直接進(jìn)行信息儲(chǔ)存和查閱資料，提高了檔案管理效率，同時(shí)降低了檔案管理的成本與費(fèi)用，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理尚處于探索階段，有以下幾點(diǎn)不足之處：第一，電子檔案對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)講，雖然更加方便整理，但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的多元化，電子檔案的儲(chǔ)存環(huán)境的變得更加復(fù)雜、多樣，電子文檔可以輕松的處理一些簡(jiǎn)單的文字信息，但是當(dāng)相同的檔案信息放在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)中，會(huì)產(chǎn)生不兼容性，出現(xiàn)無(wú)法使用的情況。第二，很多單位的各部門(mén)之間缺乏及時(shí)信息交流、溝通，導(dǎo)致管理模式和制度都存在著眾多差異，很難完成管理檔案的協(xié)調(diào)性工作，所以增加了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的難度。第三，檔案信息的安全性問(wèn)題已經(jīng)成為網(wǎng)絡(luò)信息化的重要阻礙，同時(shí)而對(duì)黑客、電腦病毒以及人為的泄密盜取數(shù)據(jù)等問(wèn)題，都為檔案的安全性埋下重大隱患（1）。

三、計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用改革

（一）實(shí)現(xiàn)文檔統(tǒng)一，避免分離

計(jì)算機(jī)技術(shù)將信息文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)方式進(jìn)行儲(chǔ)存，其通過(guò)電子數(shù)據(jù)的模式進(jìn)行傳遞，并用多媒體信息將圖片與聲音等綜合信息儲(chǔ)存，凸顯了計(jì)算機(jī)技術(shù)的自動(dòng)化與媒體化的特點(diǎn)。為了實(shí)現(xiàn)文檔統(tǒng)一，檔案管理人員應(yīng)該具備思維策略，制定規(guī)范系統(tǒng)的工作制度，并且建立科學(xué)的檔案管理模式，確保檔案有序的進(jìn)行。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化與數(shù)字化的管理，可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)、高速掃描，還有數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)手段，避免管理人員因?yàn)槿狈芾斫?jīng)驗(yàn)無(wú)法反映其個(gè)人工作能力，防止出現(xiàn)斷檔的情況。為了發(fā)揮檔案的作用和提高檔案管理的質(zhì)量，以及避免重復(fù)性工作，在單位各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)文檔一體化，應(yīng)該改變之前的檔案分離管理問(wèn)題，樹(shù)立從源頭做起的意識(shí)，對(duì)檔案有一個(gè)完整規(guī)劃，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)一體化管理模式。

（二）制定相應(yīng)的制度

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上解決了檔案管理的漏洞，但尚未設(shè)定完整的管理制度，好的管理是成功的一半，所以，必須及時(shí)完善各方而的管理制度，做到任何一個(gè)環(huán)節(jié)都有法可依和有章可循，確保現(xiàn)代化管理的高效性。電子文檔的來(lái)源途徑包括計(jì)算機(jī)技術(shù)人員、數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理人員等，文檔的來(lái)源途徑眾多，所以必須制定相應(yīng)的制度，解決電子文檔的歸檔問(wèn)題，同時(shí)督促歸檔人員的自覺(jué)性。單位日常工作制度應(yīng)該把電子文件歸檔制度列入其中，并且加入信息管理工作程序中。此外，由于電子文檔容易被修改，所以應(yīng)該采用雙軌制歸檔，做成兩套內(nèi)容相同的檔案，將重要的電子性文件制成拷貝文檔，提高電子文檔的安全性，與此同時(shí)，管理人員需要保護(hù)電子文檔的原始信息，深入各個(gè)工作環(huán)節(jié)，掌握電子文檔的接收與儲(chǔ)存等，也可以把電子文檔設(shè)置成只讀文件，提高其安全性與可靠性②。

（三）解決信息化管理中的安全問(wèn)題

計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的安全控制第一環(huán)節(jié)就是控制訪問(wèn)入口，核查訪問(wèn)者的身份，并對(duì)其進(jìn)行身份驗(yàn)汪，如果訪問(wèn)者已經(jīng)注冊(cè)，就允許進(jìn)入系統(tǒng)查找所需要的資料。雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提高了便攜性，但也帶來(lái)了安全隱患，管理人員可以根據(jù)資料級(jí)別進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)設(shè)置，例如：一級(jí)檔案不需要聯(lián)網(wǎng)，二級(jí)檔案連接局域網(wǎng)，三級(jí)檔案可以聯(lián)網(wǎng)等設(shè)置。同時(shí)，加強(qiáng)法律宣傳，提高檔案管理者的法律意識(shí)，目前，國(guó)家已經(jīng)制定《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法>等，增強(qiáng)了行政部門(mén)的執(zhí)法力度，所以依法治檔已經(jīng)成為檔案管理工作者的主要手段。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在科技高速發(fā)展的背景下，信息化與檔案管理的融合，充分說(shuō)明了國(guó)家信息化產(chǎn)業(yè)的崛起，通過(guò)借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，增加了對(duì)文件檔案的管理，促進(jìn)了檔案的科學(xué)化。特別是借助高效率的管理模式，不但降低于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本，還實(shí)現(xiàn)了資源共享，為人力資源的管理提供了便利，也為檔案管理實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新與發(fā)展。

注釋?zhuān)?/p>

①?gòu)埐蕰?shū)，探析計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用[J].中外企業(yè)家，2019 （30）：103.

②土雅喆，計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2019 （10）：135.