N生產(chǎn)制造企業(yè)采購(gòu)和付款內(nèi)部控制的探析

彭娣娣（河南林業(yè)職業(yè)學(xué)院）

內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展至關(guān)重要，建立內(nèi)部控制體系是企業(yè)良好運(yùn)行的基石[1]。在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)活動(dòng)中，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)的首要活動(dòng)，它牽涉到企業(yè)大量資金的流出、生產(chǎn)與銷(xiāo)售環(huán)節(jié)，因此采購(gòu)與付款內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)部控制的重中之重。本文主要從N生產(chǎn)制造企業(yè)入手，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的常見(jiàn)問(wèn)題并且提出相應(yīng)的優(yōu)化意見(jiàn)。

■N生產(chǎn)制造企業(yè)的采購(gòu)和付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

伴隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，各個(gè)企業(yè)意識(shí)到內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)企業(yè)管理的重要作用。N生產(chǎn)制造企業(yè)采購(gòu)部由三人組成，A、B兩人是負(fù)責(zé)主要原材料的購(gòu)買(mǎi)，其中A采購(gòu)員是財(cái)務(wù)經(jīng)理，C采購(gòu)員負(fù)責(zé)除以上原材料外公司其他物資的購(gòu)買(mǎi)，如日常用品和車(chē)間輔助材料等的購(gòu)買(mǎi)。對(duì)于主要原材料的采購(gòu)流程為：A采購(gòu)員根據(jù)原料庫(kù)存量的多少，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)行政經(jīng)理審批后，由A或者B采購(gòu)員進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)并報(bào)銷(xiāo)。日常用品和車(chē)間輔助材料等的采購(gòu)流程為：由使用各部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，交由C采購(gòu)員統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)，由各個(gè)需要部門(mén)驗(yàn)收后進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。財(cái)務(wù)部與采購(gòu)相關(guān)的人員有兩人，一人負(fù)責(zé)核實(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)，一人負(fù)責(zé)付款審批、付款執(zhí)行與記錄采購(gòu)業(yè)務(wù)。從公司的采購(gòu)現(xiàn)狀看，公司的采購(gòu)成本增加、采購(gòu)物資流失、諸多應(yīng)付賬款未付等，都與采購(gòu)的內(nèi)控有關(guān)。

■N生產(chǎn)制造企業(yè)的采購(gòu)和付款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)是企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中很容易出現(xiàn)紕漏的環(huán)節(jié)之一，在數(shù)工業(yè)企業(yè)中，采購(gòu)成本都占據(jù)了企業(yè)總成本的很大一部分。然而企業(yè)在采購(gòu)和付款過(guò)程中很容易出現(xiàn)以權(quán)謀私，偷工減料，以次代好，收受回扣等違法違紀(jì)行為。本N生產(chǎn)制造企業(yè)采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)存在的主要問(wèn)題如下：

（一）崗位職責(zé)不清晰

詢問(wèn)價(jià)格并且最終選擇供應(yīng)商，采購(gòu)合同的訂立與審批，購(gòu)買(mǎi)原材料以及報(bào)銷(xiāo)、付款審批和執(zhí)行等業(yè)務(wù)由同一部門(mén)或個(gè)人辦理。如本企業(yè)一般有采購(gòu)經(jīng)理經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的詢價(jià)后，自主確定供應(yīng)商，并不需要再經(jīng)過(guò)其他人的商議和審批，并且日常只有采購(gòu)經(jīng)理向供應(yīng)商詢價(jià)、下訂單、商量運(yùn)輸和付款事宜，公司內(nèi)的其他人沒(méi)有和供應(yīng)商有關(guān)聯(lián)系，這樣很容易造成弄虛作假，以權(quán)謀私等問(wèn)題。

（二）缺乏完善的采購(gòu)計(jì)劃

制定完善的采購(gòu)計(jì)劃是整個(gè)采購(gòu)工作的第一步，而N生產(chǎn)制造企業(yè)的原材料采購(gòu)工作缺乏計(jì)劃性。公司在決定是否購(gòu)買(mǎi)原材料時(shí)，會(huì)依靠倉(cāng)庫(kù)管理人員人工判斷存貨的充足率，從而決定采購(gòu)與否以及采購(gòu)數(shù)量。這種沒(méi)有真實(shí)數(shù)字依據(jù)的采購(gòu)管理方法會(huì)導(dǎo)致原材料過(guò)多或者過(guò)少。如果倉(cāng)庫(kù)存貨過(guò)多，會(huì)占用大量資金，大大增加了庫(kù)存成本。然而存貨不足時(shí)，又會(huì)影響使用部門(mén)的工作，降低工作效率。并且在日常工作中，企業(yè)在緊急需要時(shí)直接打電話，使其送貨，企業(yè)缺乏計(jì)劃性。在現(xiàn)在供過(guò)于求的市場(chǎng)環(huán)境下，供應(yīng)商都在努力的尋找客戶，有些供應(yīng)商在沒(méi)有經(jīng)的客戶的同意，直接送貨上門(mén)，由于是經(jīng)常地業(yè)務(wù)來(lái)往，企業(yè)也不好拒絕只好先行放置本企業(yè)，導(dǎo)致原材料的堆積，破壞企業(yè)有序的采購(gòu)業(yè)務(wù)。

（三）缺乏對(duì)供應(yīng)商的系統(tǒng)管理

缺乏供應(yīng)商管理是目前很多公司在采購(gòu)管理中都會(huì)存在的問(wèn)題。N生產(chǎn)制造企業(yè)為了短期利益，單純考慮供應(yīng)商的供貨價(jià)格，而對(duì)其他因素不予考慮。該公司選擇供應(yīng)商時(shí)，把工作重心放在價(jià)格的談判上，強(qiáng)調(diào)“三方比價(jià)’,通過(guò)單純的比較供應(yīng)商的價(jià)格，從中選擇價(jià)格最低的供應(yīng)商，而忽視產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期限、供應(yīng)商信譽(yù)等的重要因素。然而這些問(wèn)題，往往在后續(xù)才會(huì)暴露出來(lái)，并且會(huì)產(chǎn)生很大的負(fù)面影響。比如材料的質(zhì)量等。材料的質(zhì)量會(huì)直接影響產(chǎn)品的材料單耗量和產(chǎn)品質(zhì)量。

（四）采購(gòu)發(fā)票報(bào)銷(xiāo)不規(guī)范

采購(gòu)人員采購(gòu)后一般由采購(gòu)經(jīng)理簽字后報(bào)銷(xiāo)，會(huì)計(jì)人員只要看到有采購(gòu)經(jīng)理的簽字后就進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，沒(méi)有與財(cái)務(wù)經(jīng)理和驗(yàn)收人員溝通。發(fā)票的報(bào)銷(xiāo)制度相對(duì)寬松，會(huì)計(jì)人員對(duì)于采購(gòu)人員的報(bào)銷(xiāo)發(fā)票檢查不仔細(xì)，容易出項(xiàng)跨期現(xiàn)象。

（五）付款不按照合同條款進(jìn)行還款

一般采購(gòu)合同上都標(biāo)明付款方式、付款期限。但是企業(yè)并不按照合同條款進(jìn)行還款，而是拖欠貨款，不能及時(shí)的還款，這樣容易損壞企業(yè)的名譽(yù)，容易和供貨商產(chǎn)生矛盾，情況嚴(yán)重會(huì)造成供應(yīng)商拒絕供貨。

■完善企業(yè)采購(gòu)和付款內(nèi)部控制的有效措施

（一）采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的崗位分工要清晰

N生產(chǎn)制造企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定完善的采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)崗位職責(zé)，明確采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的主要部門(mén)和崗位的職責(zé)以及對(duì)應(yīng)權(quán)限，根據(jù)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的重要性及金額大小的不同，對(duì)具體業(yè)務(wù)進(jìn)行分類歸納，然后對(duì)各層次進(jìn)行授權(quán)，明確具體職責(zé)[2]。做好采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。

（二）制定完善的采購(gòu)計(jì)劃

在進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)之前，企業(yè)要根據(jù)庫(kù)存管理系統(tǒng)中的庫(kù)存量以及訂貨所需時(shí)間制定完善的采購(gòu)計(jì)劃，將請(qǐng)購(gòu)、詢價(jià)、確定供應(yīng)商等采購(gòu)要遇到的每一項(xiàng)工作都進(jìn)行合理籌劃。為了避免出現(xiàn)原材料短缺和材料積壓的情況。N生產(chǎn)制造企業(yè)需要建立采購(gòu)部門(mén)與生產(chǎn)部門(mén)的信息共享機(jī)制和聯(lián)動(dòng)機(jī)制，采購(gòu)部門(mén)要依據(jù)生產(chǎn)部門(mén)的生產(chǎn)需要量進(jìn)行長(zhǎng)短期的規(guī)劃，做到原料庫(kù)存的合理性，減少存貨的短缺成本和儲(chǔ)存成本。

（三）加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理

采購(gòu)和付款環(huán)節(jié)中對(duì)于供應(yīng)商的管理是非常重要的。N生產(chǎn)制造企業(yè)需要選擇資質(zhì)優(yōu)良的供應(yīng)商并與他們建立雙方互惠共贏的關(guān)系。如果沒(méi)有優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，采購(gòu)的商品就會(huì)缺少成本或者質(zhì)量?jī)?yōu)勢(shì)，那么產(chǎn)品在銷(xiāo)售市場(chǎng)中也會(huì)失去競(jìng)爭(zhēng)力，在銷(xiāo)售市場(chǎng)中也很難有立足之地。因此，為了企業(yè)的各方利益，需要加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理。對(duì)于供應(yīng)商的管理主要有以下兩個(gè)方面：

完善供應(yīng)商評(píng)審機(jī)制。N生產(chǎn)制造企業(yè)的供應(yīng)商評(píng)審小組應(yīng)由總經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理、采購(gòu)經(jīng)理以及財(cái)務(wù)經(jīng)理組成。根據(jù)企業(yè)制定的供應(yīng)商評(píng)審細(xì)則從多角度對(duì)各個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行詳細(xì)的評(píng)比，最終根據(jù)評(píng)審結(jié)果制定優(yōu)良供應(yīng)商名單，并將優(yōu)良供應(yīng)商檔案進(jìn)行記錄。供應(yīng)商評(píng)審細(xì)則主要考慮以下因素：

（1）價(jià)格。價(jià)格是評(píng)審供應(yīng)商需要考慮的重要因素之一。價(jià)格過(guò)高，會(huì)增加采購(gòu)成本，從而導(dǎo)致產(chǎn)品成本過(guò)高，失去產(chǎn)品市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。但是一味的追求最低價(jià)格，通常如果價(jià)格過(guò)低，可能質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，也會(huì)產(chǎn)生一系列不好的影響。因此企業(yè)需要將各個(gè)供應(yīng)商的采購(gòu)價(jià)格與市場(chǎng)的平均價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，不宜偏移市場(chǎng)價(jià)格過(guò)大，最好選擇相同質(zhì)量?jī)r(jià)格最優(yōu)的供應(yīng)商。

（2）質(zhì)量。如果材料的質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，就不能生產(chǎn)出優(yōu)質(zhì)的商品，因此就會(huì)失去客戶的信賴，可能會(huì)喪失更多的業(yè)務(wù)，因此，企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí)必須關(guān)注采購(gòu)物資的質(zhì)量。

（3）交貨期限。交貨期限對(duì)于采購(gòu)活動(dòng)尤為重要，采購(gòu)的貨物如果不能按照約定時(shí)間到達(dá)，勢(shì)必影響公司的正常生產(chǎn)銷(xiāo)售，會(huì)增加企業(yè)存貨的短缺成本。企業(yè)可以通過(guò)各種途徑去深入了解供貨方的生產(chǎn)設(shè)備情況、技術(shù)水平以及供貨能力等。企業(yè)盡量選擇供貨能力強(qiáng)的供應(yīng)商，日常能夠按時(shí)交貨，如果企業(yè)有緊急訂單也有相應(yīng)的能力滿足。

（4）信譽(yù)。考察供應(yīng)商的信譽(yù)，選擇信譽(yù)好的供應(yīng)商進(jìn)行合作。

（5）結(jié)算條件?，F(xiàn)金流量是企業(yè)的血液，對(duì)企業(yè)而言非常重要，合理的安排資金的使用，有利于公司的發(fā)展。不同的供應(yīng)商會(huì)給出不同的信用條件。企業(yè)可以選擇信用條件相對(duì)寬松的供應(yīng)商，從而提高企業(yè)資金的使用效率。

N生產(chǎn)制造企業(yè)應(yīng)根據(jù)這5個(gè)因素，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)定，記錄評(píng)定結(jié)果，作為以后年度評(píng)審的資料。同時(shí)將評(píng)審的相關(guān)信息反饋給供應(yīng)商，各個(gè)供應(yīng)商可以根據(jù)自身的不足之處進(jìn)行改正。

（四）會(huì)計(jì)報(bào)銷(xiāo)要規(guī)范

采購(gòu)人員采購(gòu)后應(yīng)及時(shí)報(bào)銷(xiāo)，避免出現(xiàn)跨期現(xiàn)象，采購(gòu)物資在結(jié)算時(shí)必須取得以下憑證：增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票、運(yùn)輸發(fā)票、到貨驗(yàn)收單一式兩份（供應(yīng)分公司直達(dá)各單位的物資，必須加蓋財(cái)務(wù)印章）、訂貨合同、質(zhì)量證明書(shū)、資金跟蹤卡等。經(jīng)理簽字前要仔細(xì)詢問(wèn)，避免出現(xiàn)虛假報(bào)銷(xiāo)情況。

（五）應(yīng)按合同的規(guī)定及時(shí)付款

按照合同的規(guī)定在信用期限內(nèi)及時(shí)給供應(yīng)商付款，如果遇到特殊情況未能及時(shí)付款的，向供應(yīng)商說(shuō)明其理由，得到供應(yīng)商的認(rèn)可。企業(yè)盡量要和供應(yīng)商保持融洽的關(guān)系。

■總結(jié)

總而言之，采購(gòu)與付款內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的重要把控點(diǎn)，只有制定完善的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制，才能盡量避免企業(yè)出現(xiàn)徇私舞弊、損害企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益，才能給企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理創(chuàng)造良好的環(huán)境。