高校預(yù)約報銷系統(tǒng)流程瓶頸分析

馬連成（應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院財務(wù)處）

隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，科研經(jīng)費不斷增長。高校會計核算的工作日益繁重，財務(wù)管理工作面臨巨大的挑戰(zhàn)。近年來，“報銷難”已成為廣大教職工反映最為強烈的問題，傳統(tǒng)的報銷模式已經(jīng)不能滿足教職工的需求。針對這一現(xiàn)象，各大高校都在積極地轉(zhuǎn)變報銷方式，實行網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，使傳統(tǒng)報銷模式的整理原始憑證和填制報銷單等環(huán)節(jié)在任何地方都可以完成，減少了教職工的等待時間，提升報銷效率和財務(wù)處的服務(wù)水平。這是會計信息化的又一次改革。因此，本文對高校預(yù)約報銷系統(tǒng)流程及利弊等問題進行分析，并提出相應(yīng)的建議和改進的措施。

■傳統(tǒng)報銷模式的現(xiàn)狀分析

（一）財務(wù)業(yè)務(wù)量增大，財務(wù)人員偏少，環(huán)境惡劣

目前高校都采用了會計電算化，但由于高校的各項經(jīng)費來源于不同渠道、報銷項目也比較繁雜，財務(wù)人員既要審核原始憑證，又要進行業(yè)務(wù)審批，還要填制會計憑證，有時還要為教職工解釋財務(wù)報銷流程和管理制度等方面的財務(wù)知識，但由于現(xiàn)階段高校配備的財務(wù)人員較少，從而造成了財務(wù)人員極大的工作量。

傳統(tǒng)的報銷模式，財務(wù)人員不但要在嘈雜的環(huán)境下認真嚴謹?shù)膶徍嗽紤{證，還要面對排隊等候報銷的教職工，同時還要提高工作效率。財務(wù)人員長時間在此環(huán)境下工作，沒有了認真思考仔細核對票據(jù)的時間，無法有效地完成財務(wù)管理工作。

（二）教職工對報銷信息不全面了解

財務(wù)報銷需要嚴格執(zhí)行國家有關(guān)財政法規(guī)、會計制度以及高校管理制度。由于部分經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及的專業(yè)知識比較強，非財務(wù)人員無法熟練掌握，造成了教職工對報銷制度理解不全面，有時需要多次前往財務(wù)處進行咨詢才能有效地辦理完報銷手續(xù)。從而影響了財務(wù)人員的工作效率，使教職工對財務(wù)處及財務(wù)人員的工作產(chǎn)生了不滿，極大地增加了財務(wù)人員的工作難度。同時，高校的財務(wù)人員工作能力和工作水平良莠不齊，對更新的財務(wù)制度掌握不全面，在辦理相關(guān)報銷業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的問題不能準(zhǔn)確地給予答復(fù)，給財務(wù)報銷工作帶來了相應(yīng)的負面影響。

（三）教職工報銷等待時間較長

傳統(tǒng)的報銷模式業(yè)務(wù)流程多，程序復(fù)雜，財務(wù)人員不能完全滿足每一位教職工的需求。尤其是在學(xué)期末或年末，教職工會同一時間到財務(wù)辦理報銷手續(xù)，由于高校配備的財務(wù)人員較少，財務(wù)崗位無法實現(xiàn)一對一服務(wù)，直接導(dǎo)致財務(wù)人員工作量超負荷，影響報銷的準(zhǔn)確度和效率，在業(yè)務(wù)量增大的時候，財務(wù)人員需要加班加點才能完成工作。

■高校預(yù)約報銷系統(tǒng)的流程

預(yù)約報銷系統(tǒng)是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢的一種新型報銷形式。

（一）網(wǎng)上授權(quán)

項目經(jīng)費負責(zé)人可以登錄學(xué)院財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，選擇項目授權(quán)模塊，將其項目授權(quán)給經(jīng)辦人，這樣不但可以節(jié)約項目經(jīng)費負責(zé)人的管理成本，提高報銷效率，還可以將不同的項目授權(quán)給不同的經(jīng)辦人，有效的杜絕了徇私舞弊的行為發(fā)生，也提高了經(jīng)費的管理。

（二）經(jīng)辦人網(wǎng)上信息錄入并投遞

經(jīng)辦人取得授權(quán)之后，登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，按照報銷內(nèi)容整理好票據(jù)分別在系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，提交之后打印出網(wǎng)上預(yù)約報銷單。

經(jīng)辦人在取得網(wǎng)上預(yù)約報銷單之后，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，通過合適的時間將報銷單據(jù)傳遞到財務(wù)處。

（三）財務(wù)人員審核制單及差錯修改

財務(wù)人員在接到報銷單據(jù)之后，進行初審分單，按照類別分配給不同的財務(wù)人員，對沒有問題的單據(jù)，生成會計憑證，并由出納利用網(wǎng)銀支付系統(tǒng)進行電子支付并短信通知，從而縮短了報銷等待、財務(wù)人員進行賬務(wù)處理的時間。對有問題的單據(jù)，財務(wù)人員電話聯(lián)系經(jīng)辦人進行差錯修改。另外，經(jīng)辦人還可以登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，通過單據(jù)處理跟蹤模塊，實時查詢報銷進度，有效地避免了經(jīng)辦人多次往返財務(wù)處，也避免了報銷矛盾的發(fā)生。

■實行高校預(yù)約報銷系統(tǒng)的優(yōu)勢

（一）減輕財務(wù)人員的工作量，減少教職工的報銷時間

教職工在進入預(yù)約報銷系統(tǒng)之后，根據(jù)有關(guān)提示準(zhǔn)確的填入相關(guān)內(nèi)容，如報銷項目、原始憑證的張數(shù)和金額等。高校預(yù)約報銷系統(tǒng)可以按照預(yù)約報銷單內(nèi)容信息，財務(wù)人員結(jié)合投遞的原始憑證，自動生成會計憑證，有效地降低了財務(wù)人員手工填制的出錯率，保證了財務(wù)內(nèi)容的真實準(zhǔn)確性，且提高了財務(wù)信息內(nèi)容的全面性，有利于為上級部門提供準(zhǔn)確無誤的財務(wù)報表。同時，也大大節(jié)約了財務(wù)人員的工作時間，把傳統(tǒng)的財務(wù)人員工作重心由復(fù)雜、費時、費事、費力、低效的勞動中解放出來。

實行網(wǎng)上預(yù)約報銷之后，教職工可以在任何時間提交報銷申請，選擇自己合適的時間到財務(wù)處辦理，避免報銷人員頻繁到財務(wù)且長時間的排隊等候，同時，財務(wù)處如大市場無秩序、擁擠的現(xiàn)象也隨之消失。

（二）提高財務(wù)服務(wù)水平，有效改善教職工的滿意度

高校財務(wù)處的主要職責(zé)是為行政部門、教學(xué)單位、科研部門以及后勤部門等提供高質(zhì)量的服務(wù)，其服務(wù)能力水平直接關(guān)系到其他部門對財務(wù)處的綜合評價及學(xué)校的未來發(fā)展。預(yù)約報銷系統(tǒng)的推行，促使財務(wù)工作從核算型向管理型進行轉(zhuǎn)變。財務(wù)人員應(yīng)即時對更新的財務(wù)知識進行學(xué)習(xí)，開拓知識體系，促使財務(wù)人員更加有效地掌握處理業(yè)務(wù)的能力，提高其服務(wù)質(zhì)量。在運用預(yù)約報銷系統(tǒng)時，教職工可以逐漸掌握報銷流程和財務(wù)報銷制度，從心理上對財務(wù)人員退回不合理的原始單據(jù)給予理解，降低了與財務(wù)人員在報銷過程中所產(chǎn)生的矛盾。同時，預(yù)約報銷系統(tǒng)的實行，實現(xiàn)了財務(wù)數(shù)據(jù)的信息化，為財務(wù)人員對前來辦理報銷業(yè)務(wù)的教職工營造了一個和諧的工作氛圍。根據(jù)對辦理報銷業(yè)務(wù)的教職工進行問卷調(diào)查，可以發(fā)現(xiàn)在實施網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)之后，大家對財務(wù)的工作效率、服務(wù)水平、服務(wù)質(zhì)量及服務(wù)態(tài)度等有了大幅度的提升。

（三）提升決策管理水平，實現(xiàn)財務(wù)管理細致化

傳統(tǒng)的財務(wù)管理職能偏向于核算，忽視了管理。隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校的教育教學(xué)、科研經(jīng)費不斷增長，高校的教育科研逐漸呈現(xiàn)出多樣化，資金的多元化，財務(wù)處也從原來的核算轉(zhuǎn)向科研經(jīng)費管理及利益的分配等方面，強化部門管理和財務(wù)崗位資源統(tǒng)籌分配迫在眉睫。實行網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，是對財務(wù)部門業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，財務(wù)崗位的重新分配，將財務(wù)人員的工作內(nèi)容轉(zhuǎn)向至收入、支出、預(yù)算、控制、評價經(jīng)營業(yè)績等方面進行精細化，做到對事前預(yù)測分析、事中預(yù)算控制、事后核算評價，保證各項經(jīng)費的真實性、全面性、完整性，有效地優(yōu)化了資金的使用，提升了財務(wù)管理的細致化水平。

■實行高校預(yù)約報銷系統(tǒng)的弊端

使用預(yù)約報銷系統(tǒng)辦理報銷業(yè)務(wù)，減少了排隊等候的時間，為教職工提供了便捷、高效的服務(wù)水平，減輕了財務(wù)人員的工作壓力。但在使用過程中，由于系統(tǒng)不夠完善，出現(xiàn)了以下幾種問題。

（一）報銷人員操作不規(guī)范

預(yù)約報銷系統(tǒng)的信息填制要求將原始單據(jù)進行分類匯總，錄入的內(nèi)容要按照報銷類型進行填寫，如購買商品、通訊費、郵電費等。因此，此報銷系統(tǒng)對報銷人員的要求比較高，雖然使用預(yù)約報銷系統(tǒng)大多是學(xué)院教職工，學(xué)識比較高，但隔行如隔山，部分教職工對報銷系統(tǒng)操作流程不太熟悉，使得報銷人員會在原始票據(jù)分類匯總錄入上產(chǎn)生混淆。對有些科研項目的報銷需要錄入的內(nèi)容比較多，需要掌握一定的會計專業(yè)知識才能順利地辦理報銷手續(xù)。再加上對預(yù)約報銷系統(tǒng)中的內(nèi)容填寫以及數(shù)據(jù)的修改等不太熟悉，常常會出現(xiàn)差錯，從而導(dǎo)致修改數(shù)據(jù)時才發(fā)現(xiàn)前期錄入數(shù)據(jù)丟失，或者造成預(yù)約報銷不成功的情況，影響了報銷的進度，同時也影響了教職工對使用預(yù)約報銷系統(tǒng)的耐心。部分負責(zé)科研的老師，覺得使用預(yù)約報銷系統(tǒng)填寫相關(guān)信息比較繁瑣，沒有傳統(tǒng)的報銷模式將票據(jù)直接交給財務(wù)人員進行歸類匯總方便?；谝陨洗嬖诘膯栴}，導(dǎo)致大家對預(yù)約報銷系統(tǒng)的使用產(chǎn)生了抵觸情緒，從而影響了預(yù)約報銷系統(tǒng)的全面推廣。

（二）原始憑證傳遞過程存在安全隱患

原始憑證是會計憑證中最為重要的票據(jù)，不僅記載著詳細的經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息，而且是付款的重要依據(jù)，因此，原始憑證中信息的安全性和全面性尤為重要。所以在校內(nèi)設(shè)立原始票據(jù)投放點必須安全可靠，嚴防原始票據(jù)被不法分子盜取或者故意篡改。

教職工需要真實填寫報銷單，并要充分相信財務(wù)人員。財務(wù)人員也應(yīng)當(dāng)嚴格遵守職業(yè)操守，認真嚴謹?shù)貙徍藞箐N單及原始憑證，在各項手續(xù)齊全的情況下準(zhǔn)予報銷付款，不得因個人情感或私欲，從而引起報銷糾紛，降低了財務(wù)處的威嚴，影響了預(yù)約報銷系統(tǒng)的推進。

（三）預(yù)約報銷模式與傳統(tǒng)報銷模式的矛盾

在財務(wù)人員不繁忙時段，傳統(tǒng)報銷模式與預(yù)約報銷模式之間沒有較大的沖突性；反之，在遇到報銷繁忙，財務(wù)人員業(yè)務(wù)量大的時候，如期末或者年末階段，不僅預(yù)約報銷人數(shù)會增加，而傳統(tǒng)報銷模式的人數(shù)也會增加。若預(yù)約報銷的教職工集中在某一時間段時，優(yōu)先辦理報銷業(yè)務(wù)的優(yōu)勢將會變成了劣勢，教職工對采用預(yù)約報銷系統(tǒng)的積極性就會降低并產(chǎn)生抵觸情緒。另外，在報銷的繁忙階段，使用傳統(tǒng)的報銷模式與使用預(yù)約報銷系統(tǒng)相比，教職工將會與財務(wù)人員形成新的矛盾，同樣也影響財務(wù)處在學(xué)院的服務(wù)滿意度。

■實行高校預(yù)約報銷系統(tǒng)的建議

（一）加強財務(wù)報銷流程的宣傳

財務(wù)處應(yīng)定期到各系部開展網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)流程及財務(wù)制度的知識講座，宣傳使用網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的優(yōu)點以及對學(xué)院財務(wù)管理的意義，宣傳網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的使用說明，并用實例進行講解操作步驟，也可以在學(xué)院官網(wǎng)發(fā)布網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的報銷流程及相關(guān)規(guī)定。網(wǎng)上預(yù)約報銷的專項受理人要做好相應(yīng)的答疑工作，聽取教職工對網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)所提出的意見和建議，從而以進一步修正網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)的可操作性。

（二）系統(tǒng)安全性問題

預(yù)約報銷系統(tǒng)主要依靠網(wǎng)絡(luò)，以網(wǎng)絡(luò)為媒介傳遞各種信息，而財務(wù)信息都屬于機密信息，對信息的安全性尤為看重，而網(wǎng)絡(luò)安全問題目前得不到很好的保障，因此，高校實行預(yù)約報銷系統(tǒng)必須考慮財務(wù)數(shù)據(jù)的保密性，充分做到信息的安全性和穩(wěn)定性，盡量減少木馬侵入或黑客攻擊。同時，部門管理人員應(yīng)對不同的使用者給予相應(yīng)的權(quán)限，以免發(fā)生漏洞。

（三）優(yōu)化報銷系統(tǒng)

在保證系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性的前提下，應(yīng)做好系統(tǒng)版本的優(yōu)化和維護?？蓮囊韵聝煞矫婵紤]：①多渠道獲取信息。除了短信推送，網(wǎng)絡(luò)查看之外，高校還可以建立QQ群或者微信公眾賬號，將報銷信息自動推送，方便報銷人多渠道獲取相關(guān)報銷信息，同時相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也可以在線審批，加快了報銷速度。②其他相關(guān)信息優(yōu)化。預(yù)約報銷系統(tǒng)可以在頁面上設(shè)計的簡潔明了、便于操作，相關(guān)必填項目可以表示“*”提醒，一些重要項目，可以在下方備注填寫說明，刪除一些不必要的填寫項目。

（四）合理選擇預(yù)約方式

教職工在登錄預(yù)約報銷系統(tǒng)之后，可以先選擇報銷的來源渠道，根據(jù)報銷項目的類型分類整理原始票據(jù)并填寫費用報銷單，錄入相關(guān)報銷信息。核對報銷數(shù)據(jù)錄入無誤后，即可進入預(yù)約報銷模塊，即根據(jù)同一項目的不同類型采用不同的預(yù)約方式。以便財務(wù)人員在審核預(yù)約報銷業(yè)務(wù)時，不同的報銷業(yè)務(wù)能夠分別自動生成相對應(yīng)的會計憑證，有利于財務(wù)人員準(zhǔn)確的判斷并處理相應(yīng)的業(yè)務(wù)。

（五）加強財務(wù)人員隊伍的建設(shè)

隨著近些年的稅收改革，對會計人員的要求越來越高，要大力培養(yǎng)會計、稅收、審計三位合為一體的復(fù)合型人才。因此，高校要高度重視會計隊伍的培養(yǎng)與建設(shè)，不斷強化會計人員的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德，打造一支業(yè)務(wù)精、能力強、高素質(zhì)的會計隊伍。要拓寬會計人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識，對實操進行培訓(xùn)與指導(dǎo)，逐漸調(diào)整會計隊伍的結(jié)構(gòu)體系。培養(yǎng)會計人員樹立以“始于師生需求、終于師生滿意”的服務(wù)意識，加強學(xué)習(xí)的主動性和自覺性，努力成為一名德、能、勤、績、廉的復(fù)合型人才。

■結(jié)語

預(yù)約報銷系統(tǒng)作為一種全新的報銷模式，高校推行網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)，很好的提升了財務(wù)工作效率、服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，為高校資金的安全性提供了可靠的保證，同時也監(jiān)督了高校的財務(wù)狀況，促進提升高校財務(wù)管理的工作水平。但高校實行網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng)既有優(yōu)勢又有弊端，在實際使用過程中還需要不斷地優(yōu)化與完善，從而有效地緩解了高?！皥箐N難”等問題，為學(xué)院的持續(xù)發(fā)展提供良好的支持和保證。