信息化時(shí)代提升檔案管理水平的策略與方法分析

賈江仙

摘 要：檔案管理的數(shù)據(jù)體量大，冗余度高，信息傳輸?shù)恼鎸?shí)性比較低，在管理的過(guò)程當(dāng)中很可能造成檔案數(shù)據(jù)丟失和檔案數(shù)據(jù)管理效率低下的問(wèn)題?；诖?，本文主要分析信息化時(shí)代提升檔案管理水平的價(jià)值，并探討其有效的路徑;此外，對(duì)信息化時(shí)代檔案管理中應(yīng)該注意的事項(xiàng)予以介紹，希望能夠全面提升檔案管理的實(shí)際效果。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;檔案管理;管理水平;檔案管理注意事項(xiàng)

引言

檔案管理信息化可以顯著提升管理的效率，為后期的決策做出有效的數(shù)據(jù)支撐，尤其是在現(xiàn)代化管理的背景之下，檔案管理可以和人力資源管理、財(cái)務(wù)管理整合在一起，共同為決策的優(yōu)化進(jìn)行做出有效的建設(shè)。目前，建設(shè)信息化檔案管理模式最大的問(wèn)題就是數(shù)據(jù)冗余的問(wèn)題，只有解決該問(wèn)題才能提高檔案管理科學(xué)化水平。

一、信息化時(shí)代提升檔案管理水平的價(jià)值

信息化時(shí)代做好檔案管理工作具有多項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，其主要展現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，做好檔案管理工作，可以提高人們對(duì)于檔案的認(rèn)識(shí)程度，尤其是提高數(shù)字化管理的能力，進(jìn)行高效的電子檔案錄入，并對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)的采集。

其次，做好檔案管理工作，可以方便民眾對(duì)檔案信息進(jìn)行快速的查詢，并對(duì)檔案信息進(jìn)行共享等其他方式的利用，這樣的數(shù)字化管理方式可以進(jìn)行電子檔案的全面維護(hù)，應(yīng)用信息化的管理軟件等等，建設(shè)更加科學(xué)的檔案歸類(lèi)。

最后，建設(shè)信息化的檔案管理方式，提升檔案管理的水平，還可以避免由于資源不足或者資源冗余的問(wèn)題，從而造成檔案資源的浪費(fèi)。

二、信息化時(shí)代提高檔案管理科學(xué)性的對(duì)策

1.建立科學(xué)的檔案管理流程

第一，在檔案管理之前，要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行全方面的分析，探討檔案的立卷過(guò)程和組卷過(guò)程，從而確定不同分類(lèi)方式存在的問(wèn)題，更加科學(xué)的進(jìn)行審卷，對(duì)這些環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化處理。尤其是要重點(diǎn)管理檔案的來(lái)源，根據(jù)上級(jí)檔案管理中心的相關(guān)指令，并結(jié)合國(guó)家的行政政策以及地方的行政指令、公文或者公告等等，對(duì)于檔案的來(lái)源進(jìn)行不同的歸類(lèi)。這樣的方法不僅可以避免收集到的信息無(wú)效，還可以避免收集到的信息虛假或者錯(cuò)誤。承辦的所有材料都要標(biāo)明檔案的來(lái)源之處，減少后期處理過(guò)程當(dāng)中存在的遺漏現(xiàn)象。

第二，信息收集之后，要將所有的資料呈報(bào)給相關(guān)的部門(mén)，標(biāo)注檔案的序號(hào)，進(jìn)行統(tǒng)一的立卷管理，再由信息化的管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一的歸類(lèi)，按照文檔的類(lèi)型、文檔的用處等等，建設(shè)完善的檔案信息庫(kù)，完成最初步的檔案管理工作。完成這一步之后，要按照數(shù)字條碼管理的方式對(duì)這些檔案信息進(jìn)行規(guī)碼，可以是二維碼，也可以是條形碼，方便后期檔案信息的查詢。

第三，要根據(jù)檔案信息的內(nèi)容確定科學(xué)的標(biāo)題，良好的標(biāo)題可以方便后期的查詢，也可以降低檔案分包管理工作的難度，這就完成了檔案管理的進(jìn)一步工作，但是，到這一步為止仍需要加強(qiáng)注意力，因其并不意味著正式進(jìn)入到了入庫(kù)階段，還需要對(duì)檔案的真實(shí)性以及檔案的來(lái)源進(jìn)行二次審查。通過(guò)這樣的歸檔分卷標(biāo)配的方式，完成檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案移交的初步準(zhǔn)備工作。

2.增強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)性

首先，在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，要對(duì)各個(gè)步驟的主要目的和中心環(huán)節(jié)進(jìn)行項(xiàng)目任務(wù)化的管理，并結(jié)合大數(shù)據(jù)的管理思維，做好檔案移交的核對(duì)工作，做到一一對(duì)應(yīng)，確保二維碼和條形碼當(dāng)中反饋的數(shù)據(jù)信息，可以和文件資料當(dāng)中的內(nèi)容信息一一對(duì)應(yīng)。如果出現(xiàn)任何問(wèn)題，都要及時(shí)向上級(jí)的檔案管理部門(mén)和檔案的移送部門(mén)進(jìn)行溝通，及時(shí)找到正確的檔案信息，避免遺漏。

其次，在檔案接收入庫(kù)管理的過(guò)程當(dāng)中，也要按照這種信息化的管理方式，成立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，為后期的檔案借用和檔案查閱提供方便的信息，同時(shí)，還要按照系統(tǒng)化的管理原則，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新，避免檔案內(nèi)容過(guò)于陳舊。除此之外，還要對(duì)檔案的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，探討哪一類(lèi)的檔案查詢的次數(shù)和頻次最高，這樣可以方便后期管理。

最后，在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，還要按照系統(tǒng)化的原則對(duì)于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的維護(hù)，避免基礎(chǔ)數(shù)據(jù)損失而造成查詢功能的不完善。做好日常管理工作，協(xié)調(diào)好檔案管理人員和檔案管理設(shè)備，進(jìn)行日常的維護(hù)，通過(guò)統(tǒng)計(jì)盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)哪些檔案已經(jīng)存在了更新不及時(shí)的現(xiàn)象。并配合綜合檢索發(fā)現(xiàn)一些無(wú)效檔案，或者是密級(jí)改變的檔案，進(jìn)行銷(xiāo)毀或者是其他相應(yīng)的處理，應(yīng)用這種系統(tǒng)管理的方式，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

3.加強(qiáng)入庫(kù)管理的數(shù)字化建設(shè)

入庫(kù)管理主要是按照檔案的類(lèi)別來(lái)進(jìn)行分析。

一方面，在檔案入庫(kù)之前要按照文檔類(lèi)型來(lái)建設(shè)不同的文檔保密盒子，例如，待處理文件和歸類(lèi)成卷文檔，就要放在不同的管理類(lèi)別當(dāng)中，避免混放在一起，影響實(shí)際的檔案查詢效果，按照統(tǒng)一化的原則，來(lái)對(duì)這些檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的處理，如果后續(xù)還要對(duì)檔案進(jìn)行升級(jí)，則需要放置在更大容量檔案這個(gè)類(lèi)別當(dāng)中，從而方便后期管理減少管理的冗余。

另一方面，在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，要按照歸類(lèi)入檔案袋、歸類(lèi)入檔案和未歸檔庫(kù)、已歸檔庫(kù)來(lái)進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的管理，按照數(shù)字化管理原則，來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行編目，從而方便后期查詢工作順利開(kāi)展，在立卷的基礎(chǔ)之上，來(lái)操作數(shù)據(jù)庫(kù)的管理工作，尤其是要按照不同用戶的需求和不同管理部門(mén)的需求，標(biāo)定好不同的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用信息。在刪除、查詢、傳輸、復(fù)制的過(guò)程中充分應(yīng)用這個(gè)信息來(lái)進(jìn)行全面的維護(hù)，實(shí)行批量掛接。

除此之外，在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，還要按照科學(xué)的管理原則，對(duì)于不同信息的編輯類(lèi)型進(jìn)行特殊的注意，如果統(tǒng)一歸檔之后，發(fā)現(xiàn)數(shù)字信號(hào)對(duì)接錯(cuò)誤的問(wèn)題，就要進(jìn)行及時(shí)的處理。編目整理過(guò)程當(dāng)中，要對(duì)立卷后的檔案劃入不同的類(lèi)目庫(kù)，從而完善歸檔庫(kù)的信息，在經(jīng)過(guò)編目之后，對(duì)于檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行全面的核對(duì)。發(fā)放不同顏色的編碼，按照不同的類(lèi)型進(jìn)行收規(guī)，建設(shè)統(tǒng)一的管理體系。

4.架設(shè)信息化管理程序

（1）本著簡(jiǎn)單易行的原則，來(lái)對(duì)檔案管理的信息化界面進(jìn)行靈活的調(diào)度，檔案管理人員要充分了解電腦硬件信息和軟件信息，按照以往的工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)選擇合適的系統(tǒng)，不同的系統(tǒng)工作的差別比較大，例如，windows xp系統(tǒng)和service2017系統(tǒng)都可以對(duì)檔案信息進(jìn)行優(yōu)化管理，但是，工作人員要根據(jù)自己的辦公習(xí)慣和操作的方便程度來(lái)選擇合適的系統(tǒng)。原則上來(lái)講，盡可能的選擇windows微軟操作系統(tǒng)，可以方便更多的新人加入到檔案管理的過(guò)程當(dāng)中來(lái)，也符合其他的操作習(xí)慣。

（2）要按照市場(chǎng)當(dāng)中最新的檔案管理軟件來(lái)對(duì)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)，還要做好檔案信息化管理的設(shè)備維護(hù)工作，秉持先進(jìn)的檔案管理理念，具有一定的前瞻性來(lái)進(jìn)行整體的系統(tǒng)設(shè)計(jì)和思考。在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，還要按照權(quán)限分明的原則，來(lái)對(duì)不同部門(mén)的工作內(nèi)容進(jìn)行界定，例如，統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的部門(mén)，就要按照類(lèi)型、時(shí)間和文檔等格式進(jìn)行數(shù)據(jù)化的管理;借閱管理的部門(mén)，要對(duì)客戶的信息身份進(jìn)行核實(shí)，按照不同類(lèi)型的文檔進(jìn)行收規(guī)管理。

（3）系統(tǒng)架構(gòu)與設(shè)計(jì)可以基于bs結(jié)構(gòu)來(lái)進(jìn)行統(tǒng)籌分析，盡可能簡(jiǎn)化操作頁(yè)面，提高瀏覽器的打開(kāi)效率，并按照服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)的針對(duì)性設(shè)計(jì)原則，應(yīng)用瀏覽器將操作指令輸入到服務(wù)器當(dāng)中，結(jié)合云端計(jì)算功能和云端服務(wù)功能，來(lái)對(duì)不同的功能層級(jí)進(jìn)行鏈接，保障分析層次和執(zhí)行層次的用戶要求都可以得到相應(yīng)的滿足。例如，某檔案管理工作是就應(yīng)用SQL server數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，對(duì)整體的檔案管理工作進(jìn)行了統(tǒng)籌設(shè)計(jì)與分析。一個(gè)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)鏈接12個(gè)瀏覽器，可以提供更加高效的服務(wù)。

（4）系統(tǒng)設(shè)計(jì)還要包含檔案的銷(xiāo)毀工作，尤其是一些行政機(jī)關(guān)部門(mén)，檔案數(shù)據(jù)經(jīng)年累月，數(shù)量非常大，如果一些檔案已經(jīng)超過(guò)了查詢的時(shí)限，就要對(duì)這些檔案進(jìn)行及時(shí)的銷(xiāo)毀處理，避免形成冗余信息，占據(jù)工作內(nèi)容。在操作時(shí)要進(jìn)行多層次的核實(shí)，確保被銷(xiāo)毀的卷宗對(duì)各個(gè)部門(mén)的工作以及對(duì)優(yōu)化決策沒(méi)有任何負(fù)面的影響，在文件鑒定完成之后，納入到銷(xiāo)毀的條目，形成一個(gè)系統(tǒng)日志。收編入庫(kù)之后，提交銷(xiāo)毀信息獲得批準(zhǔn)，再進(jìn)行數(shù)據(jù)的銷(xiāo)毀。

（5）選擇科學(xué)的存儲(chǔ)方式，按照目前數(shù)據(jù)庫(kù)的概念和結(jié)構(gòu)來(lái)進(jìn)行更高層次的邏輯設(shè)計(jì)，通過(guò)多樣化的存儲(chǔ)來(lái)滿足用戶的實(shí)際需求，登錄基本信息對(duì)于用戶信息需求進(jìn)行列表管理，既要包含身份證號(hào)、所屬單位、出生日期、職務(wù)、居住地等等，也要包含聯(lián)系電話、電子郵件、工作編號(hào)等具體的可查找的數(shù)據(jù)信息，按照這樣的系統(tǒng)性開(kāi)發(fā)原則，來(lái)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。

三、信息化時(shí)代檔案管理工作中的注意事項(xiàng)

上文所述均為信息化時(shí)代有關(guān)檔案管理體系建設(shè)方面的問(wèn)題，對(duì)于檔案管理工作至關(guān)重要。然而，當(dāng)工作人員享受到基于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的信息化檔案管理的便利性之后，往往會(huì)對(duì)細(xì)節(jié)之處予以忽視，造成不小的損失?；诖?，工作人員必須注意信息化時(shí)代檔案管理工作中容易引發(fā)問(wèn)題的“微小環(huán)節(jié)”，保證檔案管理工作質(zhì)量。

1.電子檔案審閱格式方面的注意事項(xiàng)

美國(guó)微軟公司推出的windows操作系統(tǒng)，目前在電腦端占據(jù)絕對(duì)的“統(tǒng)治”地位，盡管智能手機(jī)發(fā)展迅速，安卓和蘋(píng)果系統(tǒng)呈現(xiàn)出分庭抗禮的態(tài)勢(shì)，但是在信息化時(shí)代，電子檔案依然以windows系統(tǒng)下的word文檔作為主要媒介。曾幾何時(shí)，人們對(duì)于正版、盜版操作系統(tǒng)，金山旗下WPS辦公軟件與word辦公軟件的兼容問(wèn)題頭痛不已，很多檔案經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸之后，輕則出現(xiàn)“格式錯(cuò)亂”問(wèn)題，重則直接導(dǎo)致檔案源代碼錯(cuò)亂，進(jìn)而內(nèi)容“全毀”。時(shí)至今日，隨著微軟公司公布了word的有關(guān)代碼，兼容性問(wèn)題得到了極大改善，但是，這并不意味著檔案管理人員可以放松警惕，一些微小疏忽仍然會(huì)給檔案管理工作造成麻煩。

比如，在企業(yè)交流過(guò)程中，原則上禁止有關(guān)人員通過(guò)各種方式私下接觸，應(yīng)用對(duì)公社交軟件（如QQ、微信等）也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，故而有關(guān)檔案、文件信息傳輸通常采用電子郵件形式。一般來(lái)說(shuō)，電子郵件中如果添加了“附件”，為了方便使用者查看，運(yùn)營(yíng)商往往會(huì)提供“預(yù)覽”功能。當(dāng)郵件接收方通過(guò)預(yù)覽方式打開(kāi)檔案之后，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有關(guān)格式不符合相關(guān)要求。比如，某建筑企業(yè)向建設(shè)單位（城市建設(shè)部門(mén)）遞交工程投標(biāo)書(shū)，每一項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)該采用何種字體、行間距等均有明確要求。但是在預(yù)覽模式下，網(wǎng)絡(luò)云存儲(chǔ)端為了節(jié)省空間，在不影響檔案文件完整性的前提下，盡可能縮減了字符（空格等），接收人員乍看之下，認(rèn)為標(biāo)書(shū)不符合要求，進(jìn)而退回，要求更改。由此很可能導(dǎo)致較大的誤會(huì)，影響工程進(jìn)度。因此，檔案管理人員在“享受”信息化檔案管理模式便利性的同時(shí)，還需不斷提升對(duì)有關(guān)知識(shí)的了解程度，避免檔案管理工作受制于“微不足道”的細(xì)小環(huán)節(jié)。

2.電子檔案存儲(chǔ)篩選方面需要注意的問(wèn)題

上文提到的WPS及word辦公軟件，在文件名結(jié)尾處往往存在.docx、.doc等后綴，但此類(lèi)后綴究竟代表什么意思，很多檔案管理人員不甚理解，故而在執(zhí)行批量篩選、存儲(chǔ)作業(yè)時(shí)，經(jīng)常在不經(jīng)意間，漏掉了一些重要檔案文件。比如，某些檔案文件夾中收錄的信息較多，在篩選時(shí)，檔案管理人員往往選擇“按文件格式查看”的選項(xiàng)，由此導(dǎo)致.docx和.doc文件相隔甚遠(yuǎn)，在批量復(fù)制備份時(shí)，輕則順序錯(cuò)亂，重則文件丟失。一般來(lái)說(shuō)，.doc文件可以被視為純文本文檔，即打開(kāi)、關(guān)閉方式非常直接，控制程序并未執(zhí)行其他操作;而.docx文件出現(xiàn)在word2007版本之后，其實(shí)質(zhì)上是一種“半壓縮”文件，每次打開(kāi)、關(guān)閉的過(guò)程中，系統(tǒng)控制程序執(zhí)行“自動(dòng)解壓”“自動(dòng)壓縮”命令。由于速度極快，用戶并不會(huì)感受到任何異常。于是，很多時(shí)候出現(xiàn)電子檔案丟失時(shí)，管理人員無(wú)法弄清究竟在何處出現(xiàn)了差錯(cuò)。由此可見(jiàn)，檔案管理人員在開(kāi)展日常工作時(shí)，必須注意此類(lèi)問(wèn)題，每當(dāng)系統(tǒng)、軟件升級(jí)時(shí)，需要反復(fù)查驗(yàn)，保證檔案的完整性。

四、結(jié)論

綜上所述，通過(guò)模塊劃分以及編碼管理等方式，檔案管理的水平可以不斷提升，適應(yīng)當(dāng)前的信息化時(shí)代發(fā)展背景。從本文分析可知，研究提升檔案管理信息化水平的路徑，有利于我們從問(wèn)題發(fā)展的角度看待目前檔案管理當(dāng)中存在的不足。因此，我們要加強(qiáng)系統(tǒng)性研究，不斷豐富研發(fā)的路徑，進(jìn)行系統(tǒng)的科學(xué)設(shè)計(jì)，提高檔案管理的實(shí)際應(yīng)用效果。

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（作者單位：福建省龍巖市永定區(qū)人大常委會(huì)

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