試析行政檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用

曾佳乙

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息化技術(shù)應(yīng)用于各行各業(yè)之中，為人們的生產(chǎn)、生活提供了極大的便利。信息化技術(shù)的推廣與普及是社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的一個(gè)重要特征，信息化技術(shù)的應(yīng)用為各行各業(yè)提供了一種新的發(fā)展模式，并迅速改變著人們的生活。當(dāng)前，我國高校行政檔案管理工作較為復(fù)雜，且存在著諸多問題，要想促進(jìn)行政檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，勢(shì)必要將信息化技術(shù)應(yīng)用到其中。本文闡述了高校行政檔案管理工作的重要性以及存在的問題與不足，并在此基礎(chǔ)上就如何在行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)提出了一些針對(duì)性建議，希望能夠促進(jìn)我國高校行政檔案管理工作的健康穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：行政檔案;管理;信息化技術(shù);應(yīng)用

前言

高校要想得到健康、有序地運(yùn)行，就必須有行政檔案管理工作作為基礎(chǔ)。然而，當(dāng)前我國高校行政管理工作來看管理辦法仍然較為傳統(tǒng)，也就是說檔案的收集、分類以及歸檔工作仍然依靠人工進(jìn)行處理，這在很大程度上影響了相關(guān)工作的效率。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息化技術(shù)應(yīng)用于高校行政檔案管理工作中勢(shì)必會(huì)成為一種必然趨勢(shì)。信息化技術(shù)在行政檔案管理工作中的應(yīng)用將在很大程度上提升相關(guān)工作的效率。信息化技術(shù)是一種較為新型的管理方式，具有如下特點(diǎn)：存儲(chǔ)量較大;時(shí)效性較強(qiáng);便于后續(xù)的管理與查詢。由此可見，在高校行政檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)將會(huì)大大提高工作效率，促進(jìn)我國高校的快速、健康、有序發(fā)展。

一、關(guān)于高校行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的認(rèn)識(shí)

1.行政檔案信息化管理的概述

信息化技術(shù)在行政檔案管理工作中的應(yīng)用，突破了傳統(tǒng)意義上的人工管理模式，有效轉(zhuǎn)變了人工管理模式下效率低下、后續(xù)查詢不方便、存儲(chǔ)量較小等問題和不足。信息化的行政檔案管理指的是借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，對(duì)行政檔案管理中的相關(guān)信息進(jìn)行較為智能地提取、分類、整理以及加工，以便于能夠在最大程度上提升相關(guān)工作的辦事效率，更好地服務(wù)于師生。與傳統(tǒng)意義上的人工檔案管理方式相比，信息化技術(shù)在行政檔案管理工作中的應(yīng)用可以存儲(chǔ)更多的檔案信息、能夠及時(shí)有效地查詢和修改相關(guān)信息，除此之外，還能夠利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，快速傳遞相關(guān)行政檔案信息，這在很大程度上節(jié)約了社會(huì)的人力、物力和財(cái)力資源。

2.在高校行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)在高校行政檔案管理中的應(yīng)用，是對(duì)傳統(tǒng)人工檔案管理工作的一種替代。高校行政檔案管理的信息化能夠統(tǒng)一相關(guān)信息的字體、字號(hào)以及格式，大大節(jié)約了人力、物力和財(cái)力，為后續(xù)相關(guān)工作的開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)相對(duì)于傳統(tǒng)人工來說一個(gè)非常顯著的優(yōu)點(diǎn)在于可以對(duì)海量的信息進(jìn)行存儲(chǔ)并運(yùn)作，再加上其字體、字號(hào)、格式以及紙張都是相同的，這樣在整體上提升了高校行政檔案管理工作的效率。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，人們的生活節(jié)奏越來越快，節(jié)約時(shí)間和人力成本成為許多人追求的首要目標(biāo)，因此，現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)在高校行政檔案管理中的應(yīng)用很好地契合了人們的需求。

3.樹立行政檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)

隨著信息化技術(shù)在高校中的應(yīng)用與普及，高校的發(fā)展朝著現(xiàn)代化方向的發(fā)展，高等院校只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展，才能在最大程度上促進(jìn)其各方面的綜合發(fā)展。高等院校的現(xiàn)代化建設(shè)與發(fā)展，一方面應(yīng)當(dāng)依靠現(xiàn)代新進(jìn)的信息化手段，另一方面還應(yīng)當(dāng)梳理標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)，從思想上對(duì)信息化技術(shù)加以重視。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化也就是在進(jìn)行管理檔案的過程中，必須將每一項(xiàng)工作的具體標(biāo)準(zhǔn)制定出來，然后每一個(gè)相關(guān)部門按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)開展后續(xù)工作，只有這樣才能在最大程度上節(jié)約人力、物力與財(cái)力，進(jìn)而保證高校行政檔案管理工作的快速、有序開展。

4.信息化技術(shù)應(yīng)用在行政檔案管理的步驟

高校檔案管理工作首先要做的就是對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行搜集與整理，這是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。搜集與整理相關(guān)信息，一方面需要現(xiàn)代化現(xiàn)金信息技術(shù)的支持與幫助，另一方面還需要素質(zhì)較高的人員進(jìn)行操作。由于現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的更新速度比較快，所以相關(guān)人員必須不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，以便于不斷豐富自己的知識(shí)儲(chǔ)備。搜集與整理完相關(guān)信息之后，就應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行歸納與分類。歸納與分類信息是高校檔案管理工作的核心所在，需要相關(guān)工作人員認(rèn)真、謹(jǐn)慎。

二、高校行政檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)的重要性

1.有利于提高高校行政檔案管理工作的時(shí)效工作率

高校行政檔案管理信息化指的是將現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到高校行政檔案的管理工作中，并對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分類、整理與存檔，這樣能夠在很大程度上節(jié)省相關(guān)工作人員的時(shí)間和精力，提高行政管理工作的工作效率，促使高校行政檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。與此同時(shí)，在高校行政檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代現(xiàn)金科學(xué)技術(shù)，可以大大提升信息的準(zhǔn)確性，在最大程度上減少相關(guān)檔案信息的破損和丟失。

2.有利于高校行政管理的透明化和公開化

將現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用于高校行政檔案管理工作中，有利于促進(jìn)高校行政管理的公開化和透明化。行政部門的工作計(jì)劃、工作人員的相關(guān)信息、相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)懲罰情況等信息，將全部展示在高等院校的官方網(wǎng)站上，這樣可以幫助相關(guān)工作人員更好地了解本部門的情況，從而更好地進(jìn)行監(jiān)督管理，促進(jìn)高校行政管理的透明化和公開化。

3.有利于提高高校行政檔案的利用率

將現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用到高校行政檔案管理工作中，可以在最大程度上提升高校行政檔案管理工作的工作效率，降低相關(guān)工作人員的時(shí)間成本;除此之外，高校行政檔案管理的信息化可以更好地服務(wù)于相關(guān)人員，便于相關(guān)人員查找信息，進(jìn)而提升工作效率，在最大程度上提高高校行政檔案的利用率。

4.有利于高校輔助工作的可持續(xù)發(fā)展

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)也得到飛速發(fā)展，這在很大程度上提升了人們的生活水平，與此同時(shí)高校行政管理工作的問題也逐漸顯現(xiàn)。傳統(tǒng)上高校行政檔案管理工作的模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，因此，必須對(duì)高校行政檔案管理工作進(jìn)行升級(jí)和轉(zhuǎn)型，以便于促進(jìn)行政管理工作質(zhì)量的提升，進(jìn)而促進(jìn)輔助工作的可持續(xù)發(fā)展。

三、信息化技術(shù)應(yīng)用到高校行政檔案管理中存在的問題

1.管理人員對(duì)高校行政檔案信息化工作不夠重視

當(dāng)前，絕大多數(shù)高等院校的工作重心都放在了擴(kuò)大招生上，在工作方式與工作方法上有了一定的革新。但是值得注意的是，相關(guān)管理人員并未對(duì)現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)在高校行政檔案管理工作中的應(yīng)用給予充分的重視，這在很大程度上導(dǎo)致了高校檔案信息管理工作的混亂、無序，不僅降低了相關(guān)部門的工作效率，而且還對(duì)高校檔案信息的安全性產(chǎn)生了不良影響。

2.信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

行政檔案信息化需要依托現(xiàn)代現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行，包括計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，需要投入大量計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、服務(wù)器等硬件，而目前很多高校在檔案管理上采用的設(shè)備還停留在基礎(chǔ)管理階段，設(shè)備陳舊，故障頻發(fā)，同時(shí)，投入的資金不足，無法滿足現(xiàn)代信息化技術(shù)要求，限制檔案信息化管理水平的推進(jìn)和提升。

3.高校行政檔案管理人員的素質(zhì)較為低下

當(dāng)前，現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)應(yīng)用于高校行政檔案管理工作中的一個(gè)重大阻礙在于行政檔案管理人員的素質(zhì)較為低下。當(dāng)前，在我國高等院校中相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)知識(shí)較強(qiáng)，但是大多數(shù)工作人員的管理水平較為低下，能夠運(yùn)用管理系統(tǒng)進(jìn)行精確操作的工作人員更是少之甚少。高校行政檔案管理人員雖然具備較強(qiáng)的專業(yè)理論知識(shí)，但是大多數(shù)缺乏檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這在很大程度上阻礙了高校檔案管理工作的發(fā)展，進(jìn)而阻礙了相關(guān)工作的有效進(jìn)行。

4.高校行政檔案信息化管理存在安全隱患

信息技術(shù)高速發(fā)展與信息建設(shè)投入不足的矛盾，暴露了信息化管理安全隱患，其主要問題有：

第一，行政檔案存儲(chǔ)空間安全不足，缺乏對(duì)電子檔案有效管理，教師、管理員、學(xué)生都可以獲取到電子檔案。同時(shí)，缺乏存儲(chǔ)有效存儲(chǔ)備份，缺少備份服務(wù)器，或者備份服務(wù)器缺少合理管理，主服務(wù)器和備份服務(wù)器均存放在同一空間，電子檔案均有可能泄露或丟失。

第二，高校行政信息管理系統(tǒng)采用的防護(hù)技術(shù)主要有防火墻、電子簽名、密鑰管理、數(shù)字認(rèn)證等技術(shù)，這些技術(shù)為信息管理系統(tǒng)保駕護(hù)航，但是如果信息管理安全技術(shù)的不夠完善，則信息管理系統(tǒng)有可能受到惡意攻擊或竊取。

四、信息化技術(shù)在高校行政檔案管理中的應(yīng)用策略

1.加強(qiáng)對(duì)高校行政檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)

信息化管理過程中，管理理念對(duì)管理質(zhì)量和管理效率具有重要影響，高校管理層應(yīng)重視信息化管理，行政檔案管理人員要積極了解信息化管理特點(diǎn)、要求和發(fā)展趨勢(shì)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理理念，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息化檔案管理的技術(shù)、流程、相關(guān)程序和法律法規(guī)，建立現(xiàn)代化的信息管理理念。具體而言，高校行政檔案管理部門可以組織員工開展信息化系統(tǒng)調(diào)研，開展檔案信息化討論、分析和探討適合本校的檔案信息化建設(shè)路徑，確定信息化建設(shè)的目標(biāo)，結(jié)合實(shí)際工作情況，提出建設(shè)思路和對(duì)策，提高行政檔案管理人員對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)。

2.建立健全相關(guān)應(yīng)用制度

要想使高校行政檔案管理工作能夠有序、規(guī)范開展，首先應(yīng)當(dāng)建立健全相關(guān)的應(yīng)用制度。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，絕大多數(shù)人都將利益放在了第一位，并不惜為利益鉆空子，在這樣的時(shí)代背景下，必須建立健全相關(guān)的應(yīng)用制度才能在最大程度上約束相關(guān)人員的行為。高校相關(guān)單位和部門在開展行政檔案管理工作時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)結(jié)合本部門的實(shí)際情況制定切實(shí)可行的檔案搜集、分類、整理以及歸檔等工作細(xì)則，并對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行相應(yīng)的約束和監(jiān)督。行政檔案最重要的是要追求其真實(shí)和完整，因此高校行政檔案管理部門必須向相關(guān)工作部門下發(fā)其詳細(xì)的制度，以便于保證檔案信息不被毀損、不被丟失，在最大程度上保證高校檔案信息的真實(shí)、完整。

3.引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，作為大數(shù)據(jù)處理的主流技術(shù)云計(jì)算技術(shù)已開始應(yīng)用于檔案信息管理，由于檔案管理系統(tǒng)可在云端運(yùn)行，可以減少處理能力和硬盤存儲(chǔ)空間，大大降低計(jì)算機(jī)成本。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可在短時(shí)間對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘分析、整合，可以優(yōu)化管理信息、查詢、過程控制和分析決策，智能化的運(yùn)行提高了檔案管理系統(tǒng)效率。檔案管理人員可以采用電子標(biāo)簽技術(shù)在檔案中植入電子標(biāo)簽，可以實(shí)現(xiàn)非接觸讀取檔案信息，讀取便捷，且可以同時(shí)段讀取多芯片存儲(chǔ)信息，可以極大簡(jiǎn)化流程，提高強(qiáng)點(diǎn)速度。

確定技術(shù)路線，需要投入相應(yīng)的硬件，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，硬件的投入可以采取充分利用現(xiàn)有設(shè)備，補(bǔ)足其他設(shè)備的原則，加大檔案管理信息化的資金、人力的投入。根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，選擇合適的硬件設(shè)施、配置合適的處理軟件，建立高效的檔案信息化平臺(tái)，不僅保持設(shè)備的先進(jìn)性，同時(shí)要經(jīng)濟(jì)合理。

4.實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理

根據(jù)當(dāng)前現(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)在高校行政檔案管理工作中的應(yīng)用情況來看，今后發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)是實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理。文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)能夠在很大程度上保證文件的快速、有效傳輸，與此同時(shí)還能夠保證各種資源的共享，因此，文檔一體化灌流的實(shí)現(xiàn)對(duì)于高等院校的健康、持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。文檔的一體化，可以幫助相關(guān)行政管理部門不斷完善自身內(nèi)部的信息檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)而更好地為相關(guān)工作提供最大程度上的便利。

5.加大信息管理的安全防護(hù)建設(shè)

建立安全防范制度，定期對(duì)防火墻、電子簽名、密鑰管理、數(shù)字認(rèn)證等安全保障技術(shù)升級(jí)，采用入侵檢測(cè)技術(shù)檢查系統(tǒng)完整性，定期開展網(wǎng)絡(luò)安全測(cè)試，定期進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)解決安全隱患。定期備份檔案信息數(shù)據(jù)，采用多技術(shù)手段進(jìn)行備份數(shù)據(jù)，避免突發(fā)事件對(duì)檔案信息帶來的破壞。

6.加快行政檔案信息專業(yè)人才的培養(yǎng)

檔案信息化管理涉及到的知識(shí)層面和技術(shù)層面都比較廣，高校應(yīng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。一方面，高校內(nèi)應(yīng)成立一批專業(yè)的計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)人才，為檔案信息化提供技術(shù)支持，另一方面，應(yīng)培養(yǎng)或聘用專業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理人才，保證行政檔案管理科學(xué)、高效的進(jìn)行，為檔案信息化提供理論支撐，組建成專業(yè)檔案信息化團(tuán)隊(duì)，長期負(fù)責(zé)學(xué)校復(fù)雜的行政管理系統(tǒng)。

五、小結(jié)

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)也在不斷地發(fā)展與革新，信息時(shí)代的到來給人們的生產(chǎn)生活帶來了極大的便利?，F(xiàn)代先進(jìn)科學(xué)信息技術(shù)在高校行政檔案管理工作中的應(yīng)用，在很大程度上節(jié)約了人力、物力以及財(cái)力，極大地提升了相關(guān)工作部門的工作效率，進(jìn)而促進(jìn)了高等院校的健康、可持續(xù)發(fā)展。但是值得注意的是，當(dāng)前高校行政檔案管理的信息化還存在許多問題和不足，必須提高行政檔案管理理念、建立健全相關(guān)的應(yīng)用制度、引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入、加大信息管理的安全建設(shè)、實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理。

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（作者單位：仲愷農(nóng)業(yè)工程學(xué)院）