流程化高校工程項目管理系統(tǒng)建設(shè)研究

焦國勇　焦寶臣

摘? ?要：高校工程項目是學(xué)校正常辦學(xué)的基礎(chǔ)。通過構(gòu)建業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)高校工程項目管理的信息化，能夠提升學(xué)校管理效率，降低管理成本，提升辦學(xué)水平。高校工程項目具有種類繁多、數(shù)量較大且手續(xù)復(fù)雜的特點，不適合采用傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)建設(shè)方法，為此提出了利用業(yè)務(wù)流程平臺建設(shè)高校工程管理系統(tǒng)的技術(shù)方案。文章從高校工程項目管理所含內(nèi)容入手，分析了工程項目管理各步驟，討論了利用業(yè)務(wù)流程平臺將各步驟構(gòu)建成相應(yīng)業(yè)務(wù)流程，再利用數(shù)據(jù)管理引擎和身份管理引擎將各業(yè)務(wù)流程進行整合形成流程化高校項目管理系統(tǒng);為高校工程項目管理信息化提供了可行的技術(shù)路線，具有較高的推廣價值和實際應(yīng)用前景。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng);工程項目管理;業(yè)務(wù)流程平臺

中圖分類號：TP399 文獻標志碼：A 文章編號：1673-8454（2020）09-0037-03

一、引言

高校工程項目是學(xué)校正常辦學(xué)的基礎(chǔ)保障，具有種類繁多、數(shù)量較大且手續(xù)復(fù)雜的特點，包含樓宇修繕、路面維護、綠化保障、新建樓宇等。項目的執(zhí)行審批往往涉及多個部門和多個重要管理崗位人員。傳統(tǒng)的線下管理模式需要相關(guān)人員往返多個部門進行審批，效率低下。為此期望通過信息化手段改善高校工程項目管理。

高校信息化建設(shè)已成為眾多高校建設(shè)關(guān)注的重點領(lǐng)域。對于高校工程項目管理，期望建設(shè)通過構(gòu)建信息系統(tǒng)的方式將傳統(tǒng)的線下管理轉(zhuǎn)變成線上辦理業(yè)務(wù)，以此來達到提高效率、降低學(xué)校管理成本的目的。[1]

傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)建設(shè)需要依據(jù)部門工作業(yè)務(wù)內(nèi)容，對其進行科學(xué)流程化梳理，而后建設(shè)成線上管理信息系統(tǒng)。高校工程項目種類繁多且涉及部門和崗位較多，各重點崗位管理人員流動較多，因政策導(dǎo)致的關(guān)鍵管理節(jié)點經(jīng)常發(fā)生變化，因此經(jīng)常會需要對高校工程項目管理的關(guān)鍵節(jié)點、審批流程和關(guān)鍵崗位負責(zé)人進行變更和調(diào)整。然而傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管理流程和功能設(shè)置比較固定，更改起來比較困難，往往需要信息系統(tǒng)開發(fā)公司重新開發(fā)相關(guān)功能或程序才能實現(xiàn)。同時，高校工程項目情況復(fù)雜，種類繁多，有些需要整體的管理，有些只是需要對其進行簡單的管理，也就是說每個工程項目所需要的管理步驟或內(nèi)容是不一樣的，這也不適用于傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)建設(shè)方法。為此，需要一套能夠靈活配置的流程化管理平臺來實現(xiàn)高校工程項目的線上管理。

業(yè)務(wù)流程平臺具有靈活配置流程、角色和權(quán)限設(shè)置多樣化等優(yōu)點。利用流程平臺構(gòu)建信息系統(tǒng)已在金融和科研領(lǐng)域有相關(guān)的應(yīng)用。[2][3]基于此，利用業(yè)務(wù)流程管理平臺建設(shè)工程項目管理系統(tǒng)，來實現(xiàn)工程項目管理的信息化，避免傳統(tǒng)信息系統(tǒng)建設(shè)所帶來的流程變化和關(guān)鍵節(jié)點審批人員變更困難等問題。

本文以南開大學(xué)為例，研究了如何利用業(yè)務(wù)流程平臺構(gòu)建高校工程項目管理系統(tǒng)。

二、業(yè)務(wù)流程平臺介紹

業(yè)務(wù)流程平臺為用戶提供一個通過簡單配置就能實現(xiàn)線上辦理業(yè)務(wù)的信息化管理平臺。該平臺能夠提供可視化的配置界面，對開發(fā)者的開發(fā)能力要求較低，只需要能夠利用Office繪制表單，后交付平臺運行即可。圖1給出了業(yè)務(wù)流程管理平臺的示意圖。業(yè)務(wù)流程平臺包含流程管理引擎、數(shù)據(jù)管理引擎、身份管理引擎、流程監(jiān)控和安全防護幾個部分。其中，流程管理引擎負責(zé)流程的發(fā)布、修改、撤銷等工作。用戶通過流程管理引擎配置流程。數(shù)據(jù)管理引擎負責(zé)整個平臺的數(shù)據(jù)管理，包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的管理。身份管理引擎負責(zé)人員角色和權(quán)限的管理。數(shù)據(jù)管理和身份管理為流程管理引擎提供基礎(chǔ)保障。流程監(jiān)控平臺監(jiān)控整個業(yè)務(wù)流程平臺正常運行與否，同時監(jiān)控各個流程的運行狀態(tài)，對故障和問題及時報警。在當前信息安全愈發(fā)重要的環(huán)境下，業(yè)務(wù)流程平臺必須具備優(yōu)良的安全防護功能。

利用業(yè)務(wù)流程平臺構(gòu)建線上辦事流程，需要較完備的人員數(shù)據(jù)和組織架構(gòu)數(shù)據(jù)作為基礎(chǔ)支撐。在業(yè)務(wù)流程平臺上構(gòu)建流程，第一步需要梳理線下業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，并以流程化管理的思路對其進行優(yōu)化;第二步需要對線下業(yè)務(wù)的關(guān)鍵節(jié)點或?qū)徟?jié)點進行設(shè)計;第三步是在流程管理引擎上實現(xiàn)線上流程，主要包括表單設(shè)計、流程發(fā)布、用戶權(quán)限設(shè)置等等;第四步是測試，測試流程是不是按照預(yù)想的步驟順利執(zhí)行。

三、高校工程項目管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

高校工程項目種類繁多，對其建設(shè)管理系統(tǒng)首先需要梳理工程項目情況，找出管理上的共性。南開大學(xué)目前有八里臺、津南兩個主校區(qū)和一個泰達分校區(qū)，形成一校三區(qū)的辦學(xué)模式，其對管理信息化有迫切需求，各種工程項目紛繁復(fù)雜。南開大學(xué)工程項目的主要管理部門是后勤保障部，同時涉及財務(wù)處、招標辦和審計處等多個部門，因此，南開大學(xué)具有典型的高校工程項目管理的特征。本文以南開大學(xué)為例，研究如何利用業(yè)務(wù)流程平臺構(gòu)建高校工程項目管理系統(tǒng)。

1.高校工程項目管理分析

高校工程項目紛繁復(fù)雜，但均可按照圖2所給出的內(nèi)容進行管理。從高校工程項目管理示意圖中可以看出，高校工程項目管理包含工程設(shè)計、項目招標、合同簽訂、財務(wù)結(jié)算、工程報審、工程實施、工程驗收等7個方面的內(nèi)容。

工程設(shè)計，是指對需要施工的項目進行設(shè)計，設(shè)計出所需的工程材料、量單和方案。

項目招標，在工程設(shè)計的基礎(chǔ)之上，當工程項目滿足一定的條件（一般指項目預(yù)算超過一定金額）時，項目必須進行公開招標，來確定施工單位，即中標單位。

簽訂合同，在招標之后，依據(jù)招標文件按照各地方工程合同樣本要求簽訂合同。有些金額較小的工程項目，可不經(jīng)過招標直接簽訂工程合同。

財務(wù)結(jié)算，指甲方付款給乙方，必須按照簽訂合同的規(guī)定付款方式進行付款。一般情況是在合同簽訂后先預(yù)付一部分款項，待工程項目完工并驗收后再結(jié)清尾款。當項目金額比較小時也有一次性付全款的情況。因此，財務(wù)結(jié)算會在合同簽訂后和工程驗收完兩個時間節(jié)點進行，這取決于項目的具體情況。

工程報審，是指工程項目在報送審計處審計之前，工程管理部門先對工程項目的情況進行內(nèi)部審查，以保障該項目能夠順利通過審計。

工程實施，是指對工程項目具體實施的管理，主要是一些工程具體實施安排、節(jié)點的把控，以及工程竣工的確認。

工程驗收，是指在工程竣工后，組織相關(guān)負責(zé)人和專家組成的驗收小組對工程項目進行驗收。

工程項目管理一般按照圖2所示從左向右的順序進行。但是各步驟又相對獨立，經(jīng)常是有所穿插，例如：有些大的工程項目的工程設(shè)計，也會涉及單獨招標;有些小的工程項目不需要設(shè)計和招標，只是直接簽訂合同即可。因此，將各個步驟單獨拿出來，建設(shè)成業(yè)務(wù)流程，這樣既保證了工程項目管理的整體性，又具有針對各種工程項目管理的靈活性。同時，工程項目的7個管理步驟可單獨成為一個完備的管理內(nèi)容，南開大學(xué)后勤保障部的科室設(shè)計是按照這7個步驟成立的，例如：工程設(shè)計科負責(zé)工程項目的設(shè)計，工程管理科負責(zé)工程項目的招標、簽訂合同和工程報審等工作，財務(wù)科負責(zé)財務(wù)結(jié)算，現(xiàn)場科負責(zé)工程實施和工程驗收。將工程管理各步驟單獨建設(shè)成業(yè)務(wù)流程，也有利于各科室依據(jù)自己工作內(nèi)容和安排開展工作?？傊?，將高校工程項目管理各步驟單獨建設(shè)成業(yè)務(wù)流程既有利于對各種工程項目的管理，又有利于管理部門開展工作。

2.高校工程項目管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計

高校工程項目管理各步驟建設(shè)業(yè)務(wù)流程的基本思路是，項目負責(zé)單位發(fā)起相關(guān)流程需求，例如工程設(shè)計需要、簽訂合同需求、付款需求等等;之后是項目管理科進行審核并將流程分發(fā)至相關(guān)科室進行審核和處理，待相關(guān)工作完成后，將相關(guān)資料上傳并結(jié)束流程。

下面以工程設(shè)計步驟為例，介紹構(gòu)建業(yè)務(wù)流程的基本思路，具體情況如圖3所示。第一步是工程項目具體負責(zé)部門在工程設(shè)計業(yè)務(wù)流程中發(fā)起工程設(shè)計需求，在流程表單中填寫相關(guān)項目內(nèi)容，提交任務(wù)設(shè)計書;第二步是工程項目管理科審核，通過后將流程任務(wù)轉(zhuǎn)移至工程設(shè)計管理科;第三步是設(shè)計科指定項目設(shè)計負責(zé)人;第四步是設(shè)計負責(zé)人編寫設(shè)計委托書，形成專業(yè)性的設(shè)計需求文檔;第五步是項目管理科對設(shè)計需求進行確認;第六步是設(shè)計委托單位完成設(shè)計，設(shè)計負責(zé)人將設(shè)計圖紙上傳;第七步是項目管理科接收設(shè)計圖紙，確認設(shè)計圖紙滿足要求;最后是工程設(shè)計流程結(jié)束。這樣便實現(xiàn)了工程設(shè)計管理工作由線下辦理業(yè)務(wù)，轉(zhuǎn)變成信息化的線上辦理業(yè)務(wù)。

依據(jù)上述同樣的業(yè)務(wù)流程構(gòu)建思路，根據(jù)具體工作的內(nèi)容，將項目招標、合同簽訂等其他工程管理步驟構(gòu)建成相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)所有工程項目管理步驟線上辦理。

3.流程化高校工程項目管理系統(tǒng)實現(xiàn)

通過業(yè)務(wù)流程平臺，利用流程管理引擎將高校工程項目管理各步驟構(gòu)建成相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，之后再將各流程進行整合形成高校工程管理系統(tǒng)。對業(yè)務(wù)流程進行整合的過程中需要注意以下兩點：

（1）需要借助數(shù)據(jù)管理引擎，實現(xiàn)同一個工程項目的不同業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)共享。這樣能夠使一個項目在第一步發(fā)起項目設(shè)計或者其他業(yè)務(wù)流程之后，再進行其他業(yè)務(wù)流程時就不需要再次輸入相關(guān)項目信息，避免重復(fù)填寫同一內(nèi)容給用戶帶來的繁瑣負擔(dān)。同時在進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計或綜合查詢時，既能夠?qū)崿F(xiàn)針對單個業(yè)務(wù)流程又能夠針對單個工程項目進行統(tǒng)計查詢。

（2）需要借助身份管理引擎對各業(yè)務(wù)流程關(guān)鍵節(jié)點審批權(quán)限的設(shè)定，即具體到某個人審批某個事項，這樣來實現(xiàn)整個系統(tǒng)權(quán)限的統(tǒng)一設(shè)定、統(tǒng)一管理。

南開大學(xué)自2015年開始相關(guān)工作至今已經(jīng)基本完成了相關(guān)流程的建設(shè)并形成了整體的工程項目管理系統(tǒng)，如圖4所示。圖4給出了系統(tǒng)登錄之后內(nèi)部功能和所包括的業(yè)務(wù)流程。從圖中可以看出除了工程管理的各步驟業(yè)務(wù)流程之外，還有數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，用于對系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程辦理情況進行統(tǒng)計和查詢。這樣便實現(xiàn)了高校工程項目管理的信息化。南開大學(xué)自建成工程項目管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了相關(guān)業(yè)務(wù)的線上辦理，避免了用戶線下低效率的辦事現(xiàn)象，同時也規(guī)范了工程管理業(yè)務(wù)。至今，該系統(tǒng)運行良好，這大大提高了學(xué)校的管理效率，規(guī)范了管理流程，降低了管理成本。

四、總結(jié)與展望

高校工程項目具有種類繁多、數(shù)量較大且手續(xù)復(fù)雜的特點，不適合采取傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)建設(shè)方法，為此提出了利用業(yè)務(wù)流程平臺建設(shè)高校工程管理系統(tǒng)的技術(shù)方案。并從高校工程項目管理所包含的內(nèi)容入手，利用業(yè)務(wù)流程平臺將工程項目管理各步驟構(gòu)建成相應(yīng)業(yè)務(wù)流程，再利用數(shù)據(jù)管理引擎和身份管理引擎將各業(yè)務(wù)流程進行整合形成流程化高校項目管理系統(tǒng)。為高校工程項目管理信息化提供了可行的技術(shù)路線，具有較高的推廣價值和實際應(yīng)用前景。

參考文獻：

[1]劉寧.高校修繕工程管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建與實踐[J].中國教育信息化，2016（9）：46-49.

[2]龔利明.基于流程管理平臺研發(fā)金融法治辦公系統(tǒng)的實踐與探索[J].信息與電腦（理論版），2019（11）：60-61.

[3]吳長付，付廣青，杜平等.科研項目全流程信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].江蘇農(nóng)業(yè)科學(xué)，2019（12）：338-342.

（編輯：王天鵬）